事业单位档案管理信息化建设问题

孙 静 山东省菏泽市牡丹区教育和体育局

随着社会经济的不断发展，我国对档案管理的重视程度也越来越高。目前，档案管理工作是现代社会发展中的一项重要工作，可以有效推动社会经济的发展。随着我国科技的快速发展，档案管理工作也出现了新的管理方式，信息化建设势在必行。事业单位档案管理信息化建设需要切实强化信息技术的综合应用，使其能够充分发挥高效调用、共享以及整合优化的作用，进而为促进事业单位稳定快速发展奠定良好基础。现针对当前事业单位档案管理现状，分析事业单位档案管理工作的主要问题，明确事业单位档案管理的信息化建设发展方向，为事业单位档案管理信息化建设更好地发展提供完备的思路。

近年来，随着社会经济的发展和人们工作理念的转变，人们对档案管理工作的重视度越来越高。随着信息化发展以及网络技术的应用，档案管理工作急需作出改变。当前，档案管理工作中存在效率低下、质量参差不齐、管理手段落后等问题，严重影响了事业单位档案管理工作的进展。因此基于现代信息技术手段强化事业单位档案管理信息化建设效果具有重要意义。

事业单位档案管理现状

随着社会经济的发展和信息技术的不断优化，人们对各行各业的要求也越来越高。当前事业单位档案管理工作中存在一些问题，由于各单位规模、人员结构等不同，其对档案管理工作有着不同的要求。部分事业单位不重视档案管理工作，导致档案管理手段落后，档案管理人员工作效率低下。事业单位档案管理工作需要根据员工的综合素质、工作环境进行考核评估，结合档案管理工作质量水平，分析其中可能存在的问题，避免因为档案管理工作的疏忽而出现各类问题。在实际工作中，部分事业单位没有建立完善的档案管理制度，内部规章制度不规范、不合理。在日常工作中，部分档案管理人员对档案管理制度不重视，导致出现资料丢失、保管不当等问题，直接影响了档案信息资料的安全保管，影响了事业单位工作的顺利开展。针对当前事业单位档案管理的实际情况，有关部门应该积极转变管理理念，创新管理模式，不断提高档案管理人员的综合素质，提高其知识技术水平，确保档案管理工作的持续发展。在实际工作中，档案管理部门要加强与各单位领导之间的有效沟通和交流，以有效发挥档案管理信息化建设的积极作用，探索符合时代发展的档案管理模式。

事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

我国档案管理信息化建设工作起步较晚，可参考的资料和信息也比较少。目前大部分事业单位都缺乏档案管理的专业人员。由于事业单位的特殊性，员工的工作质量、工作效率都会对档案管理信息化建设造成很大影响。有些工作人员因为日常工作过于繁忙，无法及时完成事业单位下达的档案管理建设指标，导致档案管理信息化工作出现了许多问题。近年来，虽然我国档案管理信息化建设工作取得了较大进展，但是相关管理制度、操作标准与专业技术标准还没有完全统一。现有的管理模式很难满足事业单位档案管理信息化建设工作的要求，比如，多数事业单位的相关管理制度不完善、不健全；部分事业单位的相关管理人员未及时进行培训；部分事业单位缺乏档案管理专业技术人员；部分事业单位的管理人员缺少对档案管理相关政策的了解，这些问题会影响我国事业单位档案管理信息化建设工作的效率和质量，严重制约我国事业单位档案管理信息化建设工作的开展。

事业单位档案管理信息化建设的策略

加强对档案管理信息化建设的重视程度

当前，我国档案管理工作已经逐渐走上现代化管理道路。事业单位要不断创新档案管理方式，提高事业单位档案管理现代化水平，打造高质量的档案管理信息化平台,要将档案管理信息化作为档案管理部门未来发展的重要任务之一，加强对档案管理信息化建设的重视程度。传统事业单位档案管理主要以纸质材料为主，为了优化传统档案管理现状，促进事业单位档案管理工作的可持续发展，事业单位需要不断完善相关管理制度及档案管理流程，同时还需要开展现代化档案管理信息化建设来解决档案管理存在的问题。

积极转变工作理念，有效提升事业单位档案管理水平，为各项工作提供有利条件。首先，利用现代化信息技术手段提升档案管理信息化水平。传统档案管理模式主要依靠人力和物力，难以满足当下各单位的需求。随着现代信息技术的不断发展，事业单位应该积极应用现代信息技术来优化资源配置，提高档案管理工作效率。事业单位通过信息技术手段进行档案资源的开发，可以更好地满足各个单位不同的工作需求。其次，将信息技术手段融入档案管理中。各事业单位应该积极利用信息技术手段改进档案管理方法，不断促进各项工作顺利开展。在实际工作中，应重视档案管理信息化建设，将档案管理创新理念应用到实际工作中，通过对档案资料的收集整理，有效提高档案管理的信息化水平。

制定科学的档案管理信息化建设规划

首先，在档案管理信息化建设的过程中，必须制定科学的规划，明确自身职能定位及发展目标。以相关要求及行业趋势为基础，制定合理的档案管理信息化建设规划，结合当前经济发展水平、社会环境以及国家对事业单位的管理要求，更好地提高事业单位整体工作效率。其次，事业单位需要不断完善工作流程，制定相关工作制度，不断提升其服务水平。在当前档案管理信息化建设过程中，事业单位应结合实际需求确定具体的规划，在加强现代化技术应用时，需要注意将档案管理信息化建设与生产管理融为一体。最后，为了更好地促进事业单位工作效率和服务水平的提升，应该不断完善档案管理信息化建设的服务内容并严格按照相关要求开展工作。例如，在档案管理信息化建设过程中，可实现档案信息共享、查询，并提供个人、单位联系方式等数据库信息；还可以充分利用QQ、微信公众号等平台开展工作，通过内部网站提升档案信息的公开度，促进各单位信息以及工作进展情况之间的交流、沟通等，并借助公共服务平台为受众提供优质服务，有效提升其工作质量和效率。

提升档案管理信息化水平

在档案管理信息化建设过程中必须注重提高工作人员的工作效率和水平，以更好地促进事业单位档案管理工作的开展。首先，根据各单位的实际情况制定一个合理的档案管理信息化建设规划。要积极了解档案管理工作的具体内容，包括行业发展趋势以及员工所掌握的知识技能等。其次，要进行综合分析，利用现代化手段改进传统档案管理模式中的不足，结合现代化技术的特点以及行业未来的发展趋势，综合分析档案管理领域的各项工作内容。例如利用软件技术进行档案管理存储和检索等相关操作，实现可视化。最后，要充分发挥档案管理信息化的优越性，利用先进的计算机技术对档案资料进行管理，可以利用信息技术、数据库以及生物识别技术等从整体和细节上分别提升事业单位档案管理水平。

事业单位在进行档案管理时，应该积极利用信息技术提高档案管理服务，运用信息技术建立完善且高效的档案管理信息化系统，从而规范事业单位档案管理业务，确保事业单位档案管理信息化建设达到新水平。同时，应该积极引进和应用先进的管理技术，例如，利用人工智能进行数据分析与处理工作，这样不仅能够有效保证事业单位的档案管理信息化建设要求落实到实际应用层面，同时也能使事业单位的内部系统更加完善。事业单位还应该积极主动地利用信息技术完成各项管理工作，如利用物联网建立完善且高效的档案管理体系，以实现事业单位档案资源的有效调用和共享。

由于事业单位工作的性质和特点，其内部人员和外部环境具有一定的复杂性。所以，事业单位应该利用信息技术将档案管理和业务管理相结合，提高档案管理水平和管理效果，有效发挥自身优势。为此，事业单位应积极贯彻落实《中华人民共和国档案法》的相关规定，有效整合现有的资源，提升档案利用率，并利用云计算建立完善且高效的档案管理系统，提升整个档案系统的利用率，以此促进事业单位实现良性发展。

重视专业人才队伍建设

为了更好地促进事业单位档案管理信息化建设，需要切实重视专业人才队伍的建设。可以采取各种方式进行专业人才培养，例如，对相应岗位的工作人员开展培训，通过学习来提高这些工作人员的专业技能；还可以与各高校或者科研机构合作建立人才培养基地、学习中心等，让相关岗位工作人员进入其中学习，使其更好地掌握信息网络知识，从而对事业单位档案管理进行有效优化。除此之外，还需要加强岗位人员的职业道德教育与思想教育，提高其个人素质与技能水平，提高员工的安全意识及责任意识，提升部门的综合素质能力，为推动事业单位档案管理信息化建设提供良好保障。

为了不断提高事业单位档案管理工作的质量和效率，促进事业单位的发展和壮大，重视专业人才队伍的规范化建设十分必要。因此，事业单位应根据自身业务需要打造合理的人力资源管理体系。

加强软硬件设施建设

为促进事业单位档案管理信息化建设，首先，要不断加强事业单位的软硬件设施建设。软硬件设施的完善可以让档案管理工作更加轻松，也可以为现代化档案管理系统的建立奠定良好的基础。事业单位在软硬件设施建设过程中必须重视网络建设，例如，安装具有加密功能的软件可以对档案资源进行保护，避免出现信息泄漏的风险。其次，建立和完善电子借阅系统。事业单位没有及时建立电子借阅系统或电子借阅系统不完善的话，会导致大量档案文件在无法被利用，这样不仅会造成大量档案资料的闲置，还可能影响其他相关部门的工作进展。为了提高电子档案的借阅效率，一定要建立和完善电子借阅系统，实现对档案信息的数字化控制。要利用现代化技术促进档案管理工作的信息化建设，充分利用现代化技术，提高档案数据存储能力，完善文件检索系统。最后，目前事业单位内部的档案信息资料存在一定的安全隐患。一些人会通过非法手段获取事业单位的档案信息资料或者随意删除这些资料，部分单位档案信息资料存在违规操作的现象，因此要不断加强信息安全意识，制定完善的安全措施。为了减少信息安全隐患，事业单位应该积极提高信息安全系数，设置防火墙，提高网络安全防护能力，同时不断进行系统升级，提高安全性，还要加强对数据库的管理。事业单位还要加大法律法规的宣传力度，培养相关人员的法制观念，更大程度地提高档案信息安全防护水平。

完善信息化档案管理制度

建立信息化档案管理制度是我国事业单位档案管理工作的基础。在此基础上，要充分重视管理制度对档案管理信息化建设的促进作用。为了提高档案管理信息化建设工作的科学性和合理性，需要充分结合实际工作构建起健全的信息化管理制度。例如，在信息化管理过程中要确保电子系统的安全性，这样才能对档案信息系统进行有效管理。在此基础上还要注重对相关设备的日常维护、定期检查等，使其更好地发挥作用。另外还要利用新技术对档案信息材料进行保存和管理，提升档案信息系统的实用性。同时，使用新技术进行档案管理还必须进行相应的检测，确保其符合工作标准；也要注意对软硬件的及时维护与更新，及时消除安全隐患。在档案信息系统运行时要确保相关设备不受损坏，保证设备的稳定运行，这样才能更好地提高档案信息系统的利用率。

事业单位要在开展档案管理工作的过程中逐步完善相关的规章制度，进一步规范档案管理工作，进而将信息技术融入档案管理工作中，确保档案管理制度能对事业单位档案管理工作的各项内容进行有效规范，从而进行有效的监控和管理。

事业单位档案管理信息化建设可以有效提升其工作效率，提升单位整体管理水平。事业单位应积极构建档案管理信息化平台，不断完善档案管理信息化的工作内容，促进事业单位档案管理工作顺利开展。此外要加强对信息技术的应用及相关人员之间的沟通，有效利用现代化先进技术进行档案管理工作。创新档案管理模式，更好地发挥出档案管理信息化的作用，以期为促进事业单位可持续发展提供重要保障。