构建医院采购全流程信息化平台的探讨

林炜峰 王学理

如今，我国的信息化平台的建设逐步推向各行各业，在其高速发展的背景下，医院管理也随之进入了信息化管理的时代，医院越来越多的业务都在运用信息系统进行业务运转、运营与管理；采购的信息化管理自然也是其中必不可少的一部分，现阶段对于采购的信息化平台建设的思路主要是，了解医院当下所出现采购特点、采购常见问题以及相关的采购政策；建设主要以政策为核心，采购特点为参照基础，常见问题为建设思路，建设采购信息化管理平台。通过建设采购全流程信息化管理平台，使得医院在采购管理上能够实现科学管理、有效控制，充分解决现阶段医院采购管理急需解决的难题，采购信息化的建设也能对采购管理过程出现的问题进行有效的数据分析，平台通过获取大量采购过程中所出现的问题进行针对性的调试优化，从而使得平台能够在时代的发展下逐步得以完善，适应更加多的医院，解决更多采购所出现的问题。

1 采购全流程管理的建设背景

随着我国信息化水平高速发展的背景下，医院管理也随之进入了信息化时代，院方越来越多地运用信息系统进行业务运转、运营与管理[1]；解决好院内的信息化管理能够在很大程度上提高医院管理质量和水平，为医院带来更多的经济效益同时也能够为患者提供更加良好的服务，2015年国务院印发的《中华人民共和国政府采购法实施条例》中第三条到第六条说明相关采购概要内容[2]。目前，研究的重点是：了解当前医院采购的特点，采购渠道、采购方式、采购物品类型、物品种类等，并且在采购管理过程中容易出现协调难度较高以及采购方式较为分散的情形，进而会呈现出采购数量大、品种多、管理复杂和专业化强的趋势，因此要从根本上防范医院内部招标采购的风险[3]，所以需要对医院内部的全程招标采购进行审计[4]，并进行电子信息化记录存档。在新医改的改革与深化下，医院的采购信息化建设使得医院在采购管理上能够实现科学管理、有效控制，全面地解决了当前医疗机构采购管理中亟待解决的问题，并且也为采购过程管理中存在的一系列相关问题提供了有力的依据。采购工作是医院各项工作开展的前提，所以采购信息化的建设与医院各项工作进程能否顺利开展密切相关，对医院的整体发展具有重要意义和作用，因而全面有效的采购流程管理是医院管理方面的一项重要工作，2020年国务院办公厅关于印发中央预算单位政府集中采购目录及标准（2020年版）的通知[5]中说明各采购项的内容与标准。

当前医院硬件设备物资、软件信息系统、医用耗材等物资采购量日益增加的同时，医院设备物资招标采购工作亦愈加繁重[6]，采购金额占医院总支出的比例较大，且由于所采购的耗材器械药品医疗设备等直接关系着患者利益，为社会各界广泛关注，影响医院形象和公信力。在实践中，规避政府采购、采购执行不规范[7]、采购物品供需不匹配、价高质低等问题一定程度上仍然存在，采购违法违规行为时有发生[8]，对此医院采购业务对于信息系统的依赖程度、系统要求、安全要求也越来越高；相应的信息化治理和维护工作的难度与压力与日俱增，进而探索采购全流程信息化管理系统的建设和运行机制，对采购业务服务进行统筹管理，提高院内整体的采购的效率和采购业务水平，结合公立医院的实际情况和内在需求，探寻行之有效的应对措施，从而为公立医院成本控制与采购内部控制工作的高效开展奠定坚实的基础[9]。

1.1 采购业务的处理过程复杂

现有的采购全流程管理流程包括了采购预算、采购计划、采购招标、采购合同、设备管理、需求管理、工单管理等相关流程。同时，不同级别、不同性质的采购，其流程也因交易的复杂性而不同。由于采购过程的复杂性和采购预算业务的不同，导致了整个采购过程的复杂性，目前人工采购与半电子采购的管理方式常常出现管理上的混乱，采购的透明性、统一性不能得到保障，采购过程中的文件也难以处理。

1.2 采购途径多种多样，资源来源复杂

目前，在医院中，比较常用的三种情况下采购的模式：第一是由政企带领的集中式采购模块式[10]；第二是医疗机构委托招标代理机构的委托采购；第三是医院自行组织的采购。政府采购主要是以其目录为标准，规定范围内与金额内的相关货物、设备以及一系列服务。以下是资源复杂导致的相关问题与原因；一般情况下，集采是由政府采购管理部门负责委托招标代理机构进行采购，但是由于招标金额的不够高，政府在常规情况下是不会进行集中采购的，而医院也没有相关的能力和精力去组织招标的商品与一些相关服务。医疗机构自行购买的商品和服务数量较少，而且不列入药品集中采购目录。由于医疗机构的多元化，导致了医院的采购资源十分繁杂，导致了经费的消耗浪费情况、采购过程内容的多样化、需求类型多样化，同时增加了采购过程管理一系列难度，也给采购管理带来了一定的困难。

1.3 医疗机构缺少供应商的管理与相关服务的质量

医院的采购工作上涉及到的种类较为繁多、采购相关管理部门多，所对应的供应商家较多并且相对分散，供应商中存在的服务质量也参差不齐。因为供应商的资质要求不同，往往会因为供应商的货品的资质、质量问题，给医院的运营带来了很大的危害，尤其是对医疗器材和仪器的使用。同时，医院的损失，特别是药品、耗材的损失，远远超出了普通企业的正常申报，甚至有一定的安全风险。在这些项目中，医院在常规情况下都是通过招标的形式来购买所需的设施和相关硬件，这就需要医院对供应商的各种信息进行大量审核与工作人员仔细的分析。由于医疗机构在进行采购过程的管理方面还是缺少对供应商的一系列管理，进而会导致了在采购材料、设备方面存在一些问题，例如：质量不达标、交货延迟、售后服务不到位等。

1.4 采购材料归档工作繁重

在医院采购的经营管理中，包含了采购文件、供应商资质文件、采购合同、软件、硬件设备等，所以，在业务的全流程中，包含了各种申请、审核报表、企业情况表等。现有的人工整理、收集、归档，常常造成数据丢失、查找困难。

1.5 招标模式种类繁多

在招标管理方面，根据招标项目和项目类型的不同，招标过程包含了多种形式。在对目前市场上的招标业务进行分析和提炼的基础上，总结出3种方式：竞价招投标管理、谈判招投标管理、直接招投标管理。为了更好地实施工程招投标，必须对上述各种招标类型和方式进行抽象化和剖析，从而使招投标能够支持各种不同的招投标方式。

1.6 业务处理流程复杂

目前的招标管理工作主要由招标方案、招标公告、竞标、材料提交、标的审核、合同签订、合同执行、招标单位评估等几个方面组成。同时，不同层次招标程序的流程也不尽相同，招标过程因交易的复杂性而有所不同，招标过程的复杂性和竞标业务的差异性使招投标业务管理过程复杂，传统的传统管理模式往往存在管理混乱、招标公正性无法保证和档案管理困难等问题。

1.7 数据统计、分析能力欠缺

当前，医院各部门的采购业务逐年增加，相应的辅助业务也随之增加。每年的采购资料、文件分类、数据分析是各有关部门年终工作的重点。传统的人工数据处理方式多以表格形式进行，常常造成数据的不精确性，无法进行有效的汇总和分析。

2 基于信息化建设医院采购系统推动医院采购资源精细化管理

信息化智能化思维不仅仅是要将传统的纸质版记录修改为为电子版数据收集，更是要求我们从全新的视角去看待“医院采购管理”，规范招标行为和提高采购效率是设立招投标管理部门的最终目的，医院要想稳定运营，满足患者需求，就要做好采购、招标工作，为医院运营提供物质基础[11]。

2.1 采购信息化建设必要性

采购全程管理作为医疗机构采购事务的一种载体，承担着经济事务从采购预算、预算申报、采购计划、采购合同、付款、验收以及后期软硬件采购设备的后期维护与管理，招标采购活动作为公立医院重要的经济活动和管理工作中的重要领域，其管理水平的高低对医院的运行效率和内部控制建设有较大的影响。招标采购管理模式的不同也对采购活动实施的效率、采购风险防控及监督有直接的影响[12]。

2.2 构建实例

在院系领导的大力支持下，医院设备部、信息部、审计部、财务部等部门，通过对网络终端网络的深入研究，初步建立了采购全流程信息化平台。根据经济项目的实际情况，本平台共分为9个模块，见图1，实现了决策、执行、监督相分离的内部控制，实现了采购全过程的闭环管理。

图1 采购管理信息化架构图

2.2.1 项目管理模块 采购流程信息平台的风险控制主要集中在对采购相关项目的论证和审核过程中。通过项目管理模块的综合治理，强调临床科室可进行集体讨论、各职能单位可以联合审核、区分等级进行授权管理审批，防止项目在立项过程中与结果中出现决策性质失控的风险。

2.2.2 预算管理模块 采购管理在信息平台上，风险控制的核心是确定采购预算。因为医院的特殊性，所以，采购哪一家供应商的设备，都是由各大科室来决定的，而采购的价格，就看供应商的出价了。通过采购预算管理，可以让各职能部门介入到采购预算的审批和审核中，并与审计监督相结合，从而形成对临床科室和供应商的制约，保证采购预算的合理。

2.2.3 采购管理模块 采购管理平台存在的风险预警防控其中的重点是采购过程中的方式是否符合法律法规。按照《采购法实施条例》的规定，集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的项目必须进行政府采购。采购管理模块按照采购的金额分为一般性政府的采购、医院院内的采购和自行采购。通过对采购管理模块中的不同采购模式的需求，促使各科室按照规定的程序选择合适的采购模式，有效地降低了医院采购的风险。

2.2.4 合同管理模块 风险控制的核心是协议的签订。合同内容是否符合招标文件要求，如合同所规定的付款方式、付款计划、变更合同内容、保证质量保证是否合理等。通过合同管理模块对合同内容的把控、变更内容的记录，实现各部门各司其责，互相监督，将合同的相关风险内容降到最低。

2.2.5 资产管理模块 采购管理平台的风险防控重点监督和管理采购资产。设备资产的采购，包括设备发货、设备入库、设备出库、设备调拨、设备报废等相关设备的状态，院内有关部门都需要对其进行实时的查看并记录。通过设备资产管理对软硬件设备的监控管理，实现院内资产生命周期的电子化记录过程，把设备资产的管理工作全流程进行记录。

2.2.6 巡检管理模块 采购管理平台的风险防控重点是资产巡检的监控。资产设备当前的状态包括：机房的温度、设备的温度、设备运行情况、设备使用情况等相关资产的情况，院内巡检部门都需要再特定的时间对其进行登记、查看以便于资产设备时刻保持着可运行、可使用的情况。通过巡检管理对有关大型设备资产的巡检记录，将资产状态实时把握在系统中，实现资产利用率的最大化。

3 采购全流程管理平台的运行效果

（1）从平台整体效果查看，实现规范化、多渠道的全流程项目管理，让项目管理规范，让采购过程可追溯，让风险成本可管控，让预算范围可计划，让资源管理可统筹。通过自动监控，逐步实现系统、中间件、数据库、设备部分自动化运维，自动预警，自动恢复，减少人工巡检预警工作量，提高信息化服务效率。

（2）从临床科室效果查看，通过自动加手动的记录，让大量的问题、实践等处理结果可沉淀、可学习、可传承，规范地变更与发布，让科室的运维工作量、信息人员、供应商外部人员的工作量可追溯、可统计、可评估。

（3）从功能部门效果检视：平台采用分级授权、不兼容岗位分级设定权限，形成有效的制衡机构架构，由人为手工情况控制转变为系统自主控制，可以避免在管理过程中出现脱节的情况和决策行为的风险。与此同时，此平台还能够大量减少纸质表单的流动情况，从而避免信息遗失，同时也便于网上审批，大大提高了工作效率。同时，系统通过日常数据的分析与采集，形成可视化图表，职能部门通过可视化图表充分查看到不同纬度、不同时间、不同角度下的采购项目全流程数据，为其提供强有利的分析报告。

采购管理的目标是为了优化采购的流程，规避采购中的相关漏洞，增强医疗机构对业务风险的防范能力，保障医疗机构的资产安全与完整性。医院在建立了采购管理的信息化平台后，对采购过程进行了有效的控制，采购管理的相关工作，在电子信息化发展的趋势下一定会逐步走向完善，将现阶段因为采购信息化不完善所出现的问题进行逐一解决，促进医院采购工作的有序发展。