新时代高校档案馆藏资源建设与开发利用研究——以广西科技师范学院为例

文/蓝艳林

档案是再现历史真实面貌的原始文献，高校档案是高校教育教学和高校行政管理事务活动中所形成的原始历史记录。高校档案资源是高校人才培养第一手、最原始的资料，高校档案文化资源见证了中国教育事业蓬勃发展，见证学校发展历史。因此，新时代高校档案馆馆藏资源建设与开发利用，对高校教育事业发展和学校建设具有非常重要的意义。在此，本文以广西科技师范学院为例，研究探讨新时代高校档案馆藏资源建设与开发利用。

1 馆藏资源建设与利用情况

据不完全统计，截至2021年底，广西科技师范学院共有一级类目11类、二级类目51类，各类档案馆藏资源119626件，其中教学类数量最多占比最高，达到74140件，占比62.0%。其次是文书类，25195件，占比21.1%。两类占馆藏资源的83.1%。同时，在统计数据中电子档案的数量为21786件，占档案总量的18.2%，说明在电子档案方面的收集不多，信息化的普及率仍较低。在馆藏资源利用方面，近4年查询利用次数达1528次，占馆藏资源总量的1.28%（以件为单位）。各类档案在利用率占比方面，学籍类档案利用率最高，达到44.5%。广西科技师范学院档案馆馆藏资源及利用情况详见表1。

表1：广西科技师范学院档案馆馆藏资源及利用情况

续表

2 馆藏资源存在的问题

广西科技师范学院档案馆成立于2018年5月，成立近4年来，档案馆的档案收集、整理、管理等系列工作取得了长足的进步。馆藏档案数量由2018年的68039件增加到2021年的119626件，年均增速达到约20.69%。档案利用率也由2001—2010年的0.37%提高到1.28%。然而，由于建馆时间不长，部分人员对档案管理工作的认识不足，导致馆藏资源仍存在诸多不足。

2.1 馆藏资源偏少，资料来源比较单一

广西科技师范学院作为一个具有63年历史、近年全日制学生人数达17000人的广西名校，档案总量达不到12万件，馆藏资源明显偏少。高校档案馆藏主要来源于校内各部门，档案来源途径比较单一。档案归全率较低，基建档案馆藏资源、名人档案资源及馆际资源建设方面比较欠缺。在11大类51个类目中，档案以教学类档案为主，科技类档案占比不高，仅1.3%，档案结构仍不合理。馆藏质量参差不齐，电子档案占比仅为18.2%，与档案数字化信息化建设的要求还有较大差距。

2.2 馆藏资源利用率低，服务仍处于“坐等上门”模式

目前，广西科技师范学院仍以被动提供服务为主，利用者需要到馆内进行调档查阅。由于对档案宣传力度不够，档案利用人群有限，导致档案利用率低。据统计，1958—2000年的档案利用率为0.46%，2001—2010年的档案利用率为0.37%，合并以前学校的纸质档案利用率为0.10%。2018年学校成立档案馆后，档案利用率有所提高，达到1.28%，但仍较低，4年查阅次数共1528人次，平均到每天，查阅档案者仅1人次左右。

2.3 馆藏资源数字化滞后，档案信息化水平低

由于学校经费预算紧张，档案馆申请多年的档案管理系统难以落实，仍用单机版GD2000，难以实现文档一体化管理。加上部分兼职档案管理人员对档案的数字化认识不足，电子档案没有统一收集。档案管理人员对电子扫描设施设备操作不熟练，导致仪器设备得不到有效应用，档案数字化得不到有效实施。最后导致馆藏资源数字化滞后，档案信息化水平低。

2.4 馆藏建设和开发供求不平衡，利用者倾向性明显

通过对近4年的“利用档案、资料及效果登记簿”统计分析，发现利用者对馆藏档案利用内容具有明显的倾向性。单位需求利用主要集中在文书、财务凭证等方面；个人查找以历届毕业生需求为主，需求内容集中在学籍方面。

2.5 基础设施标准建设滞后，管理人员组织结构不合理

广西科技师范学院档案馆没有独立的馆舍，档案专用库房也是由原来的图书室改造而成，目前馆舍在图书馆顶层，温湿度监控系统、灭火装置不足，这对档案的保管会带来安全隐患。库房和办公室一共有9间，面积约为700平米。4间库房虽采用密集架，但馆室面积不足，馆舍硬件设施仍相对滞后。在档案馆管理人员方面，在编人员6人虽有1人高级职称、2人中级职称，但均不是档案专业，基本上没有档案管理工作经验，且年龄上50岁以上3人，40—50岁2人，年龄结构偏老，难以适应新时代档案数字化信息化的发展需要。

3 新时代对高校档案提出了新要求

根据2021年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》要求，建立科学的管理制度，加强档案信息化建设，创新档案服务形式，推动高校档案管理的现代化建设，充分利用高校档案资源服务地方经济社会发展和学校建设。

3.1 建立科学的管理制度，推动档案管理的规范化

对照新的《档案法》第十九条规定，广西科技师范学院档案馆建设基础水平低，起步晚，需要加大对档案馆建设人力物力财力的支持，以确保学校档案馆适应新时代的建设要求。

3.2 推进电子档案管理信息系统建设，推动档案管理的现代化

对照新的《档案法》第三十五、三十六条规定，广西科技师范学院档案馆信息化建设比较滞后，迫切需要提高认识，完善设施，利用新技术，加快推进学校档案管理的现代化。

3.3 创新档案服务形式，不断提高档案服务水平

对照新的《档案法》第二十八条规定，广西科技师范学院档案馆有责任和义务去不断创新档案的服务形式，不断提高自身的档案服务水平。

4 加快高校档案的现代化建设

根据我们当前存在的问题，对照新时代对档案工作的新要求，寻找差距，结合实际，加快推进学校档案的现代化建设。

4.1 注重档案收集整理，不断丰富馆藏信息资源

档案的收集整理是档案能否被有效利用的根本前提，决定了档案资料的价值性和可利用性。一个馆藏档案不丰富、档案资源贫乏的档案部门很难做好档案提供利用工作。注重档案的收集和整理首先要确保档案的完整性，要求档案员在收集档案时一定要面面俱到，对上级部门发文、兄弟单位来文以及单位内部发文等产生的档案资料都要收集齐全。

4.2 加强制度和基础设施建设，确保档案安全

规范的档案管理制度和标准的档案馆基础设施是对档案安全的基础保障。一方面要健全各项规章制度，为安全管理的实施提供保障。另一方面要完善基础设施，严格实行档案库房的科学管理。对于电子档案而言，不光要在“九防”的环境下储存，还要利用数字签名、访问控制、防火墙、系统漏洞检测等技术，减少非法入侵。同时，做好突发事件应急处置预案，针对可能出现的紧急情况，制订各种应急预案，确保档案安全。

4.3 加快档案信息化建设，实现档案管理现代化

电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，档案部门要以《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。因我们档案馆刚成立，收集的档案信息有限。以后争取实现高校档案管理工作的一体化，档案管理人员还要对纸质档案进行电子形式上的转换，提高检索效率，加快信息化建设，实现学校档案的管理现代化。

5 创新开展高校档案的服务和利用

创新是引领发展的第一动力，高校档案的服务和利用同样需要创新驱动。特别是随着信息化时代的到来，档案工作者必需通过不断创新才能做好档案的管理和服务工作。

5.1 创新服务手段，不断丰富档案的服务内容

随着人们对档案认识、需求越来越大，要求档案开放的呼声也越来越高。传统查找档案速度慢，查全率和查准率低，迫切需要创新服务手段，不断丰富档案的服务内容。一是要通过建立档案网站，开展网上利用服务。建立档案馆内部局域网、档案网站，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为用户提供更便捷的服务。二是要开展在线服务。通过在线服务满足人们持续高涨的档案利用需求。

5.2 拓展服务领域，不断满足档案的服务需求

随着经济社会的不断发展，人们对档案服务的需求日益多样化、个性化。档案工作者要根据新时代人民群众的新需求，拓展服务领域，不断满足档案的服务需求。一是要实现信息服务的社会化。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切，档案部门既要面对政府机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。二是要加强信息资源共享。人类的知识和信息资源在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有的知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。三是要合理开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过对反馈信息进行分析研究，可以提高档案信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

6 加强档案人才队伍建设

以人为本是一切工作的出发点和落脚点。人是生产力中最活跃、最重要的因素，档案工作的高质量发展，同样离不开档案人才的培养。建设一支政治过硬、爱岗敬业、业务精湛、服务高效的档案人才队伍，为党管档，确保高校档案事业行稳致远。

6.1 提高档案职业道德素养

档案职业道德规范是档案人员普遍遵循的行为准则，是社会对档案人员的道德行为和道德关系的基本要求的概括。档案人要切实提升档案工作者的职业道德，积极践行“为党管档，为国守史，为民服务”。明确档案工作职责、使命和目标，树立档案服务新理念，明确工作目标、重点，调动档案干部的积极性和创造性，激发档案干部队伍活力和潜力，不断提升档案工作者的职业操守和文化素养。

6.2 强化档案业务知识培训

在这个知识更新与科技发展一日千里的时代，档案工作者要具备较强的综合能力，还需通过不断学习培训，以确保自身的知识结构能与时俱进。一方面，要系统学习档案专业知识，深入了解档案领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。另一方面，要进一步拓宽知识面，以更好胜任档案工作需要。如学习社会应急管理，使档案资源在关键时期发挥辅助决策作用；学习法律知识，只有做到知法、守法和用法，才能运用档案知识去协助国家法治建设。

6.3 强化档案团队建设

开展档案团队建设是一项系统工程，需要建设一个有影响力的领导班子，打造一个坚强的骨干中层，建设一个个人与事业共同成长的档案团队，夯实档案管理工作基础。通过开展团队文化建设，改进工作作风，弘扬“马上办”和“钉钉子”精神，切实推动工作提质增效。采用科学的激励手段，激发档案系统广大干部职工的积极性与创造性，让团队成员感到竞争压力，充分挖掘个人潜能，不断发展提高自己，达到个人成长与事业发展的完美结合，实现个人与团队的共同发展。