“互联网+”背景下高校档案信息化管理刍议

文/张栩瑞

“互联网+”时代的到来，使信息化成为推动档案工作发展的重要领域，也对高校档案工作提出新的更高要求。新修订的《档案法》明确提出电子档案效力与传统载体档案效力同等，确立了电子档案的重要法律地位，鼓励传统载体档案数字化，积极推进档案信息化，为高校档案工作指明了方向。

1 “互联网+”背景下高校档案信息化SWOT分析

高校档案信息化是指利用计算机信息技术生成、管理、开发、利用高校教学、学生个人信息、科研、财务、党政等档案的过程。SWOT（Strengths Weaknesses Opportunities Threats，简称“SWOT”）分析法又叫态势分析法。该分析方法是将与研究对象密切相关的内部优势、劣势和外部机会、威胁等详细列举，并以矩阵形式排列，再系统全面分析，从而得出结论，具有重要的决策性。“互联网+”背景下高校档案信息化建设面临诸多挑战，需要满足新要求。通过SWOT分析，可厘清高校档案信息化建设内外部因素（见表1），进行要素匹配，提供可实施战略。

1.1 优势（Strengths）

一是“互联网+”背景下高校档案目录检索信息化程度更强。近年来，随着高校档案事业的快速发展，档案保存、管理的信息化技术水平显著提升。传统纸质档案入库保存时，建立与之相对应的信息化目录索引，提升了后期档案查询、检索效率。通过计算机信息技术，借助互联网、局域网，可满足高校师生实时查询需要，突破了传统媒介下高校档案“信息孤岛”现象。二是“互联网+”背景下高校档案与教育需求契合度更高。高校档案，尤其是学生档案、科研档案、教学档案、财务档案、党政档案等，对高校教育事业发展具有很好的现实参考价值。因此，高校及其内设二级学院、系对高校档案需求大。借助“互联网+”信息技术，档案存储与利用针对性更强，切合度更高。三是“互联网+”背景下高校档案信息资源配置更加合理。高校档案作为档案事业的重要组成部分，同样具有借鉴、参考、凭证等功能，对搞好学生管理、提升科研水平、完善教学内容设置，优化行政和财务管理，促进高校教育资源更加科学、均衡配置，推动高等教育事业发展具有重要作用。

1.2 劣势（Weaknesses）

一是高校档案管理制度陈旧。2021年，新修订的《档案法》 《教育法》相继施行，但很多高校未及时修订完善档案信息化建设相应的规章制度，随着“互联网+”背景下高校信息化建设的快速发展，高校档案管理制度的滞后性越发显现。二是高校档案管理人员信息素养薄弱。“互联网+”背景下高校档案信息化建设过程中，重档案专业理论知识，轻档案信息化素养培育现象依然存在，尤其是高校档案工作的参与者，以高校科研档案为例，科研人员更多关注科研成果产出，思想上运用信息化技术管理科研数据、科研报告等认识不足，导致运用信息化技术手段管理高校科研档案的意识较低。三是高校档案信息化建设基础薄弱。“互联网+”背景下，万物互联、万物互通成为趋势。近年来，随着高等教育事业的快速发展，档案需求越来越多，但档案信息化基础建设所需的投入力度还有待加强，尤其是运用互联网技术，实现高校档案共享方面还十分单一，运用技防保护高校档案安全依然存在较大短板。

1.3 机会（Opportunities）

一是国家高度重视。新修订的《档案法》将“档案信息化建设”列为一项重要内容，明确提出“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划”，“档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设”。这些明确具体的要求，都体现了国家对“互联网+”背景下档案信息化建设的高度重视，以及对档案信息化建设的支持。二是教育部门支持。《高等学校档案管理办法》提出将“高校档案工作纳入学校整体发展规划”、“应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”、“将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求”。这些都体现了教育部门对档案工作，包括档案信息化建设的重视和支持。三是技术力量成熟。“互联网+”背景下，大数据、云计算、物联网等新技术发展应用日新月异，高校档案信息化建设也从传统的数字校园朝着智慧校园转变，现代互联网、物联网、缩微摄影技术的发展和应用，以及《电子文件归档与电子档案管理规范》、《电子档案管理系统通用功能要求》 《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》等规章制度、行业标准的颁布实施，为高校档案信息化编目、查询、检索、调阅等提供了有力的技术保障。

表1：传统载体档案与电子档案优缺点对比

1.4 威胁（Threats）

一是网络安全。“互联网+”背景下高校档案网络安全主要包括：在网络环境下能够有效保障电子档案的“三性”要求，即，保密性、完整性、可用性。其中，保密性威胁，主要表现为电子档案在存储、传输、访问过程中被恶意篡改、不法访问、信息泄露等威胁。完整性威胁，主要表现为电子档案数据、结构、背景信息在网络环境下被恶意删除、修改，破坏高校档案信息本真。可用性威胁，则是指互联网+背景下高校电子档案无法通过网络访问、查询、利用。二是人才缺乏。“互联网+”背景下高校档案信息化建设不仅要求掌握丰富的档案理论知识，还需要熟练应用计算机信息技术、互联网技术，以及各种数字信息编辑等技术，“档案-计算机-互联网”复合型人才缺乏，成为阻碍高校档案信息化建设的重要因素。

2 “互联网+”背景下高校档案信息化建设SWOT策略

要想采用SWOT态势分析法分析高校档案信息化建设，进一步明确信息化建设的优势、劣势，以及机会和威胁等全方位要素内容，就应采取综合策略，积极探索“互联网+”背景下高校档案信息化建设的优势-机会、劣势-机会、优势-威胁、劣势-威胁四个维度（见表2），切实采取有效措施，持续推动高校档案信息化建设，更好地发挥档案作用。

2.1 优势-机会（S-O）策略

一是顺应形势。高校应在思想上高度重视档案信息化建设，严格按照新修订的《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规的规定和要求，将高校档案信息化建设纳入学校发展整体规划，作为推动智慧校园建设的一项重要内容，结合高校自身档案信息化建设实际，切实加大档案信息化建设所需经费保障、人才队伍、场馆硬件设施等支持力度，细化制定出台《学校档案信息化建设规划》，明确档案信息化建设短、中、长期目标。二是增强用户体验。“互联网+”背景下，高校档案信息化建设应把档案查询、利用摆在突出位置，注重信息化平台交互性，借助移动智能终端设备，开发档案App小程序，提高档案查询利用用户体验。三是跨界合作。“互联网+”背景下高校档案信息化建设拥有良好的政策环境及现实需求，高校档案管理部门应突破传统思维限制，利用互联网、物联网技术，打破“信息孤岛”，为高校内部图书馆与档案馆之间的跨界合作，以及高校与高校之间档案馆跨馆合作提供技术支持。

表2：“互联网+”背景下高校档案信息化SWOT矩阵

2.2 劣势-机会（W-O）策略

一是制定制度。根据《档案法》 《高等学校档案管理办法》 《电子文件归档与电子档案管理规范》 等法律法规、标准规范，出台高校档案信息化建设具体的实施细则，完善档案信息化管理制度，使高校档案信息化建设有章可循、有据可依。二是把握需求。为了有效打通高校档案管理部门与教务、教学、科研等部门之间的联系，需要档案管理部门经常深入各部门，了解档案利用需求，并据此建立和完善高校档案信息化共享平台，发挥档案信息化建设应有价值。三是注重应用。“互联网+”背景下高校档案信息化建设管理的最终目标是要通过信息化技术、移动智能设备应用，与智慧校园建设融为一体，克服档案跨库、跨馆检索障碍，实现档案信息资源共享，扩大档案利用的触角和便利度。还应注重“档案云”技术应用，积极构建以云技术为支撑，聚合高校各院、系、部门档案信息资源，通过高校档案馆门户网站和平台的共享系统，实现档案资源共享。

2.3 优势-威胁（S-T）策略

一是注重技术应用。高校档案信息化建设亟需解决的问题之一便是安全问题，与此同时，信息技术的发展也为档案信息化安全提供了技术保障。为此，应高度重视高校档案信息化安全问题，积极引入密钥、数据备份、身份认证等技术，切实提高高校档案信息化技术安全防护能力。此外，应注重制度化安全保障工作。如建立相应的档案保密审核机制、档案信息系统访问权限管理办法、档案查阅审批制度，档案销毁办法等，通过严密的制度约束，保障档案信息安全。二是注重人才培育。“互联网+”背景下档案信息化发展进入了快车道，互联网、物联网、计算机信息技术给高校档案管理带来了颠覆性变革，无论是档案管理理念，还是档案管理模式，以及档案资源查询利用等，都发生了巨大变化。为此，作为高校档案管理工作的重要支撑，便是加强人才队伍建设，着力打造理论型兼具技术型的复合型人才队伍。通过请进来、走出去等方式，开阔档案管理人员视野；注重实践锻炼，采用到先进地区取经、档案信息化应用竞赛等途径，着力打造一支复合型人才队伍。三是拓展档案服务。“互联网+”背景下，应以物联网、互联网、云计算、云存储、数据挖掘等新兴技术为支撑，拓宽高校档案服务领域和层次，从传统的重保存轻利用转变为以服务高校不同群体为重点，加强档案信息化技术应用，推陈出新，利用大数据分析技术，提供更加多元、精细、个性化服务，满足高校不同群体的档案利用需求。

2.4 劣势-威胁（W-T）策略

一是构建共享平台。积极构建基于“互联网+”背景下高校档案信息共享平台，将高校各类档案信息传输到平台上，实现共享。平台系统不应发生超载负荷、系统瘫痪等问题。应开发相应的专门档案数据库，为档案信息共享提供数据支撑。如，基于C/S+B/S软件体系架构，开发涵盖展示层、应用层、服务层、驱动层和数据层逻辑结构的数据库，实现高校档案预立卷、在线著录、档案审核、档案移交等在线管理功能。二是强化平台宣传。高校档案管理部门应在建立相关平台后，运用自身的微信、微博、新闻客户端、门户网站等途径，加强高校档案信息化建设宣传力度，建立档案网络社区，为档案利用提供交流、讨论的平台，普及高校档案管理知识，激发师生参与和关注的热情，促进全社会档案意识的提高。

“互联网+”时代，高校档案信息化建设是适应时代发展的现实要求。我们应通过分析高校档案信息化建设的诸多因素，巩固“互联网+”背景下高校档案信息化建设的优势，弥补劣势，把握机会，规避威胁，不断提升高校档案信息化建设的整体水平，促进高校档案工作和整个高等教育事业的发展。