科研档案整理分类的思考与实践——以中国热带农业科学院科研档案管理为例

文/曾力旺

科研档案全称是科学技术研究档案，是指在科学研究活动中形成的档案。科研档案是指科研项目在立项认证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物；科研档案具有鲜明的专业性、复杂性、种类多样性、成套性和实用性等特点。对于单位和社会来说，科研档案是科学技术成果储备的一种形式，是科研活动积累的宝贵财富。在科学技术研究过程中，科技档案发挥了强有力的参考和指导作用，是促进科研水平快速提升的有效途径之一。

1 科研档案形成和管理中存在的问题

在过去的三年中，笔者对科研单位档案管理中的档案管理水平、档案管理制度、设施设备、信息化程度、人员素质、编研等情况，调研了笔者所在单位附属的15个科研子单位以及省内外的一些兄弟科研单位。通过调研发现，科研单位的科研档案管理水平大都滞后于本单位的文书、人事及财会等档案，而且大部分科研人员的档案意识非常薄弱，科研档案专/兼职档案人员专业素养亟待加强。

科研单位的科研档案管理滞后于本单位的文书、人事及财会等档案的主要原因为，在科研单位，科研人员上至科研领导、学术专家，下至普通科研工作人员，大都重科研，轻归档，认为不仅归档工作是负担，带不来效益，还浪费科研人员的精力、物力、财力。更有很多科研工作者认为自己做出来的科研成果属于个人本身，不需要整理、立卷归档、移交科研档案。

当然，导致科研档案管理水平明显滞后于其他档案管理水平的原因除了上述的科研工作者档案意识薄弱等原因外，还有很多，如管理者对科研档案工作的重要性认识不足、领导不够重视，等等。正因为科研档案管理过程中存在这些问题，导致科研档案利用缺乏高效性、科学性和有效性，失去了科研档案本身的价值，所以有效规范科研管理是科研院所一项非常重要的工作。

目前，《科学技术研究档案管理规定》已经国家档案局、科学技术部会议修订通过，虽然《科学技术研究档案管理规定》明确了归档范围，且范围很详细地列出了科学研究过程中的三个阶段（立项论证阶段，研究实施及过程管理阶段，结题验收及绩效评价、成果管理阶段）需要归档的资料，但大多数科研单位学科领域多，且各单位申报的课题来源渠道多样，如：国家级的自然科学基金、民生项目等；科技部的一些项目、财政项目；省里的各种项目；本单位的项目；及其他横向课题及平台，等等。如何把这些科研资料进行科学、系统、有序地整理、归档，就成了科研档案管理最重要、最棘手的问题。接下来，笔者以我院科研档案的两种整理归档方法为例，探讨如何科学规范地整理科研档案。

2 科研档案的整理分类

我院科研档案存在两种分类方法，一类为以具体的作物分类，一类以项目来源分类。以作物分类的方法，因我院研究领域不断扩充，查询利用档案变得越来越复杂，故而我院在2020年后就采用了项目来源分类方法来进行科研档案的归档工作。

2.1 作物分类法。我院科研档案在2020年前一直采用以下作物分类法。

2020年以前，我院将科研档案整理分类为七大类，分别为计划规划类、科学研究专题类、专业会议类、科学技术协作类、气象类、科技情报类、综合。

档案移交至档案馆，工作人员首先根据内容，判断分为七大类中的哪一类，然后再分为其他小类。因第二大类（科学研究专题类）档案最多，接下来用两个例子来解释我院对此类档案的整理分类以及档号编写等。

2.1.1 科学研究专题类的整理、立卷及编档号。

先说科学研究专题类的整理、立卷，以某腰果新品种与繁育技术引进专题为例，该专题申请了2008年农业农村部的某项目。移交过来的材料有研究过程中的三个阶段（立项论证阶段，研究实施及过程管理阶段，结题验收及绩效评价、成果管理阶段）的所有材料。工作人员根据这三个阶段先分为三卷材料，第一卷材料为项目指南、可行性研究报告、项目申请书及相关证明、立项批复等；第二卷材料为研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务、实验、野外调查等的原始记录和整理记录等，各阶段的执行进展情况报告、总结报告、研究成果，等等；第三卷材料为验收申请书、总结材料、项目经费决算等财务情况文件材料，验收报告，研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料，等等。（实际上根据实际材料的多少分为N卷）

根据图1的科研档案分类表，此项目的档号为：二、2（3）.4。“二、”为科学研究专题类，“2”为热带油料，“（3）.”为腰果，“4”为遗传选种。

图1

接下来进行细分，若为实施过程中期材料，那档号理论上来说应为：二、2（3）.4-2（第2卷材料）。第2卷材料中的第一份文件的档号则为：二、2（3）.4-2.0001。

若腰果新品种与繁育技术方面在2008年以后还申请了其他国家、部级、省级、其他类别的项目，之后的材料档号依旧为：二、2（3）.4。根据上述方法，按照项目结题时间，依次排序为：二、2（3）.4-4（第4卷），二、2（3）.4-5（第5卷），二、2（3）.4-N（第N卷），……。

2.1.2 作物分类法的利弊。

其优点在于：项目按图1的研究专题表分类，同一种作物在本单位从最初到现在做了什么研究，一目了然。对于从事专项领域的科研人员来说，非常有帮助，能省时省力地查到相关领域所有的科研资料。

其缺点在于：一是档号基数大，从档号不能了解该盒档案内容。如图1的二、1代表产胶作物，二、2代表油料，……，有新的研究领域增加，就一直往下加，可能加到2、100；而且二、1产胶作物也会继续增加，如二、1（1）为橡胶，二、1（2）为银胶菊，增加的产胶作物一直往下排，可能排到二、1（100），……，这样一直往下加，哪怕是档案馆里的资深档案工作人员，光看档号也不知道这盒资料里大概是些什么内容。

二是未能体现项目来源。科研单位的申请项目，来源渠道多，横向课题也越来越多。但是按图1中的分类方法来分类的话，体现不出来哪些是国家级的，哪级是部省级的；如果领导需要了解某年申请了哪些国家级项目，并需要把这些档案全部找出来。按作物分类法的档案排序，找这些档案就比较费时费力。

三是档号上没有体现年度。从档号上看不出这个项目是什么时候申请的。

四是造成档案重复归档。如橡胶的遗传选种的某个课题申请了2008年部级的某个项目，在项目实施过程中，取得了重大突破，发表了非常有影响力的文章，然后进行成果申报，获得了海南省一等奖。那这个项目三个阶段的资料已经整理归档在二、1（1）.4-N盒中了，但是因为涉及研究成果，所以这个课题的成果类材料可能又被保存在七、2中，诸如此类不便的问题还有一些。

总之，我院按图1的分类方法进行科研档案整理分类时，发现分类太过繁琐，档号越来越细。基于以上这些弊端，我院的科研档案部门经过很长一段时间的思考与实践，以2019年搬馆为契机，进行了新的科研档案分类法。

2.2 项目来源分类法

从2020年开始，我院科研档案采用的是上述图2的分类方法。

图2

2.2.1 项目来源分类法的整理、立卷及编档号。从这个表格可以看出，科研档案以年度-项目/成果/平台/其他进行整理分类。一份科研档案移交档案馆，工作人员首先查看档案的结题年度，其次根据档案内容判断属于四大类（项目/成果/平台/其他）中的哪一类，最后再根据来源或细节内容进行下一步区分。下面用两例档案的档号命名来举例：

例1：橡胶树树根离体技术研究获得了2019年省级奖。此份档案的档号为：KY-2019-2·1·3-6。“KY”为科研档案，“2019”为项目结题年度，“2·1·3”为成果中科技奖励的省级奖项，“6”为2019年的省级奖项的第6卷。

例2：橡胶树树根离体技术申报了2019年省基金，获批了30万元经费。此份档案的档号为：KY-2019-1·3-5。“KY”为科研档案，“2019”为项目结题年度，“1·3”为项目中的省级项目，“5”为2019年省级项目的第5卷。

2.2.2 项目来源分类法的利弊。

项目来源分类法的优点：一是档号简单。从档号能一目了然地看出此盒档案是什么（档号里明确了年度、类别）。

二是分类简单。根据档案内容判断属于四大类（项目/成果/平台/其他）中的哪一类，然后根据来源或细节内容进行下一步区分即可。

三是便于分析。因档案按年度划分，获批的项目、成果获奖等按项目来源进行分类，有利于科研管理者分析本单位近几年哪些课题为我院的优势，哪些课题还存在短板和不足。

四是便于利用。因移交过来的科研档案已按项目、成果具体区分开，所以能非常清楚地知道本单位某年度取得了哪些成果。

项目来源分类法的缺点：当然，此种分类方法也有不便。即同一种作物在本单位从最初到现在做了哪些研究，需要找很久才能找到，因为该类作物的所有档案根据不同年度、经费来源放在了不同的密集架上。

3 项目来源分类法的意义

根据《科学技术研究档案管理规定》，科研项目结题验收时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。我院在此基础上将项目来源进一步分为四大类（项目/成果/平台/其他），而且在四大类中，项目及成果分级基本按国家、部级、省级、院级进行分级，故我院的项目来源分类法符合规定的原则。

但科学技术研究课题档案管理规范（DA/T 2-1992）中指出，科研课题档案的整理、编目按学科、专业进行分类，排列。笔者在作物分类法中描述了若按学科、专业进行分类排列，所带来的不便。对于一个大的科研单位来说，学科领域广，二级学科有近百个，且逐年增加。这就意味着代表这些学科的大档号就有近百个，然后每个学科中的不同阶段的档案也很多，最后导致该单位早期开始研究的最新产生的某项作物档案的档号变得很长，而且复杂。档案工作人员稍不注意就会写错/输入错档号，查询利用档案时也需费更多的精力和时间。

故而笔者参照2016年6月1日起施行的归档文件整理规则（DA/T 22—2015），采用年度—机构（问题）的方法进行分类。该文件主要规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法，同时也提出其他门类档案可以参照执行。本单位现在采用图2项目来源分类法，其一是因为较之图1的作物分类法要简易可行，尤其在档号上体现得更加明显。而且档案工作人员在整理归档时能更简易，查询利用档案时也能更快捷地找到对应的档案。其二是因为项目来源分类法的可操作性，我院在整理前期遗留科技档案时，用该分类法能够推行下去，在整理归档及查找利用时并没发现问题。

图2 1950年11月，东北师范大学干部王生华在朝鲜牺牲。

科研档案记录的是每名科研工作者成长进步的过程，是每一个项目或课题的技术结晶，也是科研单位发展的历史，更是科学技术不断创新的历程。科研档案的管理工作也应与时俱进，不断创新才能更好地做好科研档案管理工作。

4 结语

对于一个科研单位来说，做好科研档案管理工作需要各方面的配合，相关人员的档案意识对于科研档案工作来说非常关键，建立好科研档案制度、规范科研档案管理体系更是重中之重。提高科研档案的管理工作水平，是科研发展的需要和必然趋势，同时对提升科研工作效率、促进科研工作发展、推进科研成果产出、提高科研发展水平具有重要意义。