利用帆软报表集成电子合同批上载设计及运用

唐龙 潘杨玲

（上汽通用五菱汽车股份有限公司，广西柳州 545007）

0.引言

目前，随着市场变化加剧，采购场景的变化越加繁杂、下沉，市场价格波动大，报价保价周期短，货期难定。冲突的是，生产现场库存压缩、临时市场变动大，需要尽快尽早签订采购合同。上述问题，必须通过数字化手段链接不同的业务系统减少人工操作，降低数据风险，快速批量地产生采购合同。

1.研究背景

采购合同是经济合同的一种，是供需双方为执行供销任务，明确双方权利与义务而签订的具有法律效力的书面协议，随着商品流通的发展，采购合同正成为维护商品流通秩序和促进商品市场发展完善的手段[1]。关于采购业务管理活动，评价采购业务的绩效，其中之一取决于合同数量、合同累计额、合同下发及归档质量等确保采购目的实现的工作品质。在达成采购目的的过程中，采购金额、订单数量、采购员数量、供应商个数、采购完成率、错误采购次数、合同处理时间这些活动水准或效率往往作为采购活动效率指标，由这些指标水准的上升或下降，不难了解采购员工作的压力与能力，对管理者改善组织和人员配比有很大的参考价值。上述背景中，采购合同、采购订单无论在法律风控、业务管理、绩效评价还是优化改进都占据极其重要的研究比例，因此，如何正确、及时、高效、减少人为操作、有效检验及矫正就非常重要。因此，利用采购定点数据匹配采购申请单内容定时生成报表，批上载SAP自动批量生成采购合同及采购订单已成为必须要研究和实施的课题。

2.模块搭建准备

2.1 术语简介

菱菱通：上汽通用五菱汽车股份有限公司OA系统，承载采购申请单流程Excel数据应用系统：根据采购个性化需求。在勤哲Excle服务器软件上设计搭建的采购数据应用系统。

系统模块：采购数据系统中，根据不同的采购业务场景和不同的使用功能、工作流审批权限需求而设计搭建的单独运营子模块。

帆软：基于FineReport工具的报表系统，该系统包括报表设计器、报表服务器、数据源模块和报表模板库系统[2]；基于SQL Server数据库服务器和FineReport平台设计一套采购合同批上载报表系统，实现了采购定点数据和采购申请单的实时监控，未完成采购申请单预警等功能。

PO：采购PO指的是由SAP创建的采购订单合同即本文论述的采购合同。

2.2 系统信息集成流程

对手工上传PO进行各业务场景调研如图1所示，充分调研后发现可根据以下6种情况出具PO：（1）根据已签订的开口合同、PR预算出具PO，按实际发生扣减预算结算；（2）根据自行招标的结果比对PR单出具PO；（3）根据签订的年度框架合同、PR单的详细物料清单出具PO；（4）根据已签订的开口合同、PR单的详细物料或服务清单出具PO；（5）根据公开招标结果出具PO；（6）根据造价审核单出具PO。

图1 手工流程和集成流程对比

调研后，发现对一般采购所有场景业务均可以标准化及结构化后再对制作PO的字段进行定义，开放数据接口如图2所示利用数据中台读取集成数据可以生成报表，在SAP内开发新事物代码就可以实现PO批上载的功能。

图2 帆软集成数据逻辑

2.3 定义数据项

PO在SAP-ME21N采购订单内生成，需要包含的必须字段为供应商、附加数据、交付、开票、机构数据、表头文本、表头注释、合同附文、费用出处、短文本、订单数量、单位、交货日期、净价、物料组、工厂、采购申请编号、税码、科目分配的条件，根据数据的取数来源和新开发ZMMWPCL016-一般采购批量上载的批量上载取数—显示—自动输出数据逻辑，定义帆软集成报表数据项显示如表1所示。

表1 数据来源及定义

2.4 数据接口集成数据形成报表

系统逻辑勘察完毕，各系统取数和进数信息定义明确，释放Excle服务器对应模块：（1）自行招标对应小额定点；（2）定点决议对应较高等级审批的定点；（3）物料开口对应着实物类可约定数量引用开口合同而产生的订单；（4）研发开口对应着服务类、开发类可约定人数或服务频次引用开口合同而产生的订单；（5）公开招标/审核单对应着委托代理机构或由内审科出具工程类结案单或合同变更而产生的合同；以上5类模块的API上架数字商店，通过数据中台调取菱菱通数据、Excle服务器数据于每天24:00在帆软集成报表显示，以供批上载形成PO使用。

3.批上载数据校验的实现

帆软为报表系统并不能直接将数据传输至SAP生成PO，需要人工上传批报表功能，有人为操作就有可能带来数据隐患，而基于PO作为采购合同的特性功能上，必须要保证合同数据的准确、真实和有效。因此，非常有必要做SAP输出数据的准确性校验合并有效审批。

一数一源在本文论述中起到了关键作用，纵观本文所有数据定义，一个数据有且仅有唯一来源，那么只要能有效利用key值将SAP批上载的输出再录入Excel服务器，由key值计算系统值反冲抽取数据进行验证能在百分百保证数据准确的基础上消除人工审核的校验。由此定义利用帆软报表集成采购合同批上载设计的操作流为：第一步菱菱通采购申请界面维护是否据实信息；第二步Excel服务器进行采购过程；第三步Excel服务器审批采购决议；第四步帆软集成批上载报表；第五步采购员手工上传报表至SAP；第六步SAP生成的批上载PO输出；第七步录入Excel服务器校验，最后校验成功审核通过。

采购合同包含采购申请要素、标的要素、价格要素、付款条件要素、合作单位要素、财务信息要求、本单位信息要素、合同附文要素、合同附件要素等。因本次转化是利用已有资源基础上小成本改造而成，在原SAP中已经就其要求部分匹配关系强制要求勾稽校验，例如，工厂代码与成本中心、科目代码与WBS号的关系与机构代码的交叉检查；为本次回写校验降低了难度，本文论述改造的校验功能仅需要验证采购申请与之相匹配的供应商、价格、税率信息与Excel数据应用系统的定点决议是否一致，设定主键为唯一的本表单号存储与表头注释即可实现该功能，由此数据来源一致，检验可信，可以优化后端人工审核。

4.结语与展望

采购是内外资源的连接点，是外部资源的整合者，具有高度的战略价值，但采购员在采购实践中，一半的时间耽误在事务性作业上，比如拟定采购合同、修订采购合同、审批采购合同。在正常情况下都是现有采购合同，供应商基于合同进行交付，本文基于这种前提对整个流程线上化、数字化仅用数据整合集成的方式做了一些尝试，但尚未达到采购合同自动生成的程度。从0到1，从1到N易，由N回1难，有朝一日，笔者希望在进行标准化、结构化数据后能由RPA机器人在不变更现有业务模块和基础系统的基础上自动生成PO，有效消除风险隐患。

本文仅论述了利用帆软报表集成电子合同批上载减轻采购事务性工作的一种方式，采购合同全生命周期内管理，应围绕合同制订、合同签订、合同跟踪、合同支付、合同结算、合同变更、合同终止和合同归档等业务事项综合考量，每一环节均可以再行简化或优化，未来可期。