信息化建设背景下档案数字化的营销策略研究——以秦皇岛晟卓科技有限公司为例

张 杰

（大连财经学院，辽宁 大连 116622）

档案数字化在东北地区的起步较晚，档案管理标准也不太完善，而且相关技术层面也远远没有上海、深圳等一些发展地区来得专业、规范。在2020 年3月召开的两会和中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年计划和2035 年远景目标纲要中提出要发展发扬档案事业，还要针对人事档案不合理规定进行自检自查，并且提议政务服务平台可以开展档案数字化服务，以便更好地为人民服务。这充分说明国家越来越重视并要求发展档案相关的工作，档案数字化行业在未来市场中会占有非常大的比重。

1 档案数字化的概述

1.1 档案数字化含义

档案数字化是依靠高科技技术在计算机建立数据库的一种新型工作模式，传统的纸质档案通过一系列技术手段转化成数字化档案，再通过网络进行调取、查找、阅读等需求就会便捷许多。

1.2 档案数字化特点

（1）节约成本避免浪费。传统纸质档案的生成难免会增加办公人员和办公费用，并且纸张的使用也导致管理成本大大增加。档案的数字化加工可以将传统的纸质档案转变成计算机可读的电子档案，不仅避免了纸张和人员的浪费，而且查找起来非常方便快捷。档案管理软件还可以对档案内容进行自动全文搜索，档案的自动编目、自动标引、档案管理业务等，也大大节省了查询时间。

（2）提高档案专员工作效率。档案数字化加工可以使一些历史档案资料及时归档，并且在需要调取档案时能以最快的速度提供给需要的人。档案数字化管理可以根据部门真实所需的档案信息进行完整和实时提供，由于如今社会电子化流程大幅度发展，物联网信息快速交互流通，档案数字化从根本上已经成为了“无边界档案”，智能档案库房也应运而生。

（3）减少档案原件的损坏。如果经常翻阅纸质档案卷宗进行查找，难免会发生破损、丢失、泄露等不良问题，如果原件档案遭到破坏是没有其他证明材料进行修复的，那么就会造成重大的工作失误，尤其是一些年代久远的档案资料，那么进行档案数字化加工就可以对其进行最大程度的保护。而且，进行档案数字化加工之后，还可以防止某些档案被篡改的行为。

（4）保护档案工作人员的健康。档案库房是保存或保管纸质档案的地方，这个空间并不会轻易地挪动，所以在建筑档案库房的同时，还需要具备一些其他的要求。例如：档案室不能过于潮湿和怕热，否则会导致纸质档案变得潮湿晕染或者起火烧毁，这都将影响档案的使用。所以档案库房大多呈无窗或小窗的密闭状态，由于这些要求不可避免地造成了空气污染源众多、有害气体不易扩散、滋生细菌等不良因素。这种污染是档案库房特有的，也是引发档案室工作人员经常患上肺气肿、肺部感染、皮肤过敏、鼻炎、咳嗽等各种职业疾病的罪魁祸首。

2 秦皇岛晟卓科技档案数字化业务介绍

2.1 秦皇岛晟卓科技公司简介

秦皇岛晟卓科技有限公司是一家专业从事计算机软件、电子产品、环保设备的技术开发、技术咨询、政务智能信息化，集档案研发、销售、服务为一体、档案数字化加工服务的企业，公司于2018 年正式成立，成立之初以项目部形式运作，前期晟卓科技斥资500 万元并投入大量的人力物力，最后凭借晟卓科技高质量服务的优势，良好发展至今。

晟卓科技设计的智能档案室（馆）建设是利用互联网、物联网、大数据等新技术，实现了档案资源的高度智能化管理和开发利用。自主研发的档案管理软件现已投入全国各大单位使用，实现无纸化办公体系。最大限度地实现档案信息收集工作自动化。

2.2 档案数字化外包业务的主要内容

档案数字化外包业务是档案数字化行业中一种新的管理方式。它是指各单位由于专业性不足、时间不充裕等问题，所以承包给外部专业力量进行系统性的档案数字化加工，这既节省了各单位的工作时间，也能提高工作人员的工作效率，达到双赢的目的。晟卓科技档案数字化业务主要内容包括建立可靠的数据库、整理档案资源、建设和维护档案信息网站、设计和开发档案管理软件等。

秦皇岛晟卓科技制作印刷了公司各门类产品相关的宣传册，在各宣传册中除了提供给客户基本的档案数字化知识、产品相关介绍、产品图片、产品材质性能等，还附有数字化现场工作人员的工作流程、档案室（馆）建设图例、档案室（馆）可需硬件设施及其他门类硬件功能采用等，可以帮助客户更快地了解公司的相关产品和业务范围，并且宣传册标注出了详细的产品图片、功能、优势等进行解释说明。

3 秦皇岛晟卓科技档案数字化营销策略分析

3.1 遵循国家近三年下发的相关文件政策

随着对档案事业的关注，有关档案事业的文件政策也愈来愈多。例如2020 年《国家档案局关于进一步推进机关数字档案室建设的意见》中提到要坚持技术和管理并重，既要广泛运用各种技术手段实现传统载体档案数字化成果和电子档案等数字档案资源的安全保管和有效利用，又要制定并充分实施相关配套制度，保证数字档案室实现有效管理和有效利用等。

3.2 利用微信公众平台进行宣传

公司主要利用微信公众平台进行宣传，每天定时发布国家政策、行业发展、公司业务范围等相关的内容。具体包括国家及地方政府发布的文件政策、档案数字化行业发展、公司产品门类、各地方领导莅临考察新闻稿、节气海报、节日海报、公司正在建设项目的现场图、竣工图及验收图等等，及时推送与公司息息相关的信息。

3.3 向客户展示已完成的优秀合作案例

在与客户进行说明讲解时，除了向客户介绍秦皇岛晟卓科技的一些档案管理产品，如密集架、档案柜的外观、优势之外，还会提供给客户已完成的优秀合作案例，通过成功的案例吸引潜在客户。

3.4 提供24 h 在线服务及长期有效的售后管理

达成协议并开始实施后，晟卓科技会派遣专业的档案工作人员及时到达客户工作现场，为其历史档案进行数字化加工并对新扫描档案进行同步更新。其中包括现场经理和数字化员工，现场经理负责档案数字化加工日常行为规范工作，也包括对员工的指导和领导作用。如果出现设备问题，也会及时与专业技术人员联系进行维修或调换。保证做到长期有效的售后管理，让客户放心省心安心。

3.5 与已合作的单位进行长期合作，维系老客户关系

与客户进行合作之后，通过良好的工作完成度和精准度，与单位内部工作人员的默契配合度及遇到特殊情况及时解决问题的效率，得到了客户的高度认可，从而维系与老客户之间的关系。

4 秦皇岛晟卓科技档案数字化营销管理存在的不足

4.1 电子文件档案技术保障体系不够完善

网络技术安全也是档案数字化管理面临的问题之一。档案进行数字化加工之后可以突破异地的空间屏障，在如今的大数据背景下，网络时代格外发达，这也方便了档案资源的传播和使用，不需要同时出现在某档案部门的办公室里，就可以调取或查找档案，为需要调取档案的人提供了最大的便利，也为需要学习和调研档案资料的人提供了共享共赢的福利。要想实现档案数字化管理，有必要完善技术保障，包括档案数字化设备和档案信息网络系统。

4.2 档案数字化软硬件投入建设不足

档案数字化是基于专业设备和网络技术的高科技工作，所以在配套使用的硬件、软件方面投入的资金是较大的。比如采购一些数字化加工的设备、定期维修和保养目前使用的设备、开发新的软件系统来替换过时的以及置换一些失灵的零件等，都需要大量的资金支持。但是由于政府对各单位的建设有固定的投资经费，这也导致了档案数字化的应用没有快速普及。

4.3 工作人员业务素质参差不齐

要想做好档案数字化离不开档案管理人员的大力支持和付出。老一代的档案工作者已经不能适应新时代的变化，现在急需培养综合型技术人才为档案数字化行业效力。从市场的角度出发，现在各单位并不重视档案管理人员的专业培训，不能只针对公司现有人员的专业水平，毕竟人员是具有流动性的。应该广纳贤才，丰富人员的档案管理和计算机网络知识。另外，档案管理人员只了解书本意义的档案管理知识，缺乏实践经验，不能很好地将理论与实际结合起来，随机应变的能力有待提高，否则将不能准确提供档案信息的内容。

5 秦皇岛晟卓科技档案数字化营销管理的解决方案

5.1 加强档案数字化营销管理的安全意识

随着计算机技术和网络技术的不断发展，各种黑客存在入侵盗取的风险，还有一些病毒都会造成档案信息的丢失，那么在进行档案数字化加工时更应该重视和关注这些安全问题。在这种情况下，就应该使用更先进的计算机技术来对珍贵档案资源进行加密保护或异地备份，最大程度保护好档案信息资源的安全。

5.2 电子档案管理软件的性能升级

更先进的技术是实现数字档案建设安全的有效途径。普遍的技术包括加密技术、防火墙技术、入侵警报技术、木马查询技术等。其中最基础、最常见、也是最安全的技术措施是加密技术，在进行档案数字化加工的同时会根据不同级别的档案内容，设置不同复杂程度的加密。这给增加档案信息的安全性起到了至关重要的作用。

5.3 加强工作人员的业务素质

在一些硬件、软件得到保障的同时，如果没有专业人员的支持，档案数字化建设也不能发挥出最大的作用。所以应该加大培养专业的档案管理人员的力度，不仅在专业知识方面，在整体素质水平方面也都是至关重要的。只有档案管理人员同时具备理论知识和实战经验的综合性能力，才能更好地为档案数字化服务，最大化实现档案数字化的价值。

6 秦皇岛晟卓科技档案数字化未来发展的新领域

6.1 其他政府单位的档案数字化

在之前中华全国总工会办公厅就对困难职工的档案管理提出明确标准，在2020 年辽宁省沈阳市总工会像全国看齐，制定关于困难职工档案的管理办法，为困难的职工建立困难档案，坚持一户一档，由各级总工会管理档案，并实行档案的数字化处理，逐步实现困难职工的无纸化建档，也极大地方便了困难职工建立此档案。

生态资源、环境保护也一直是国家重视的问题，保护环境的根本是绿色植被，近期国家林业和草原局制定颁布了国有林场的档案管理办法，其中包括应收集整理好林场内部树木档案的资料，并设有专门的保管存放档案的空间，加大对林场档案的利用率。而且文件中第十二条提出为方便工作的开展，国有林场也应当配备专业的电子档案管理设备，并积极开展和支持档案数字化建设相关工作。

6.2 脱贫档案数字化

2020 年国家档案局办公室和国务院扶贫办综合司印发《关于进一步做好精准扶贫档案工作的通知》，《通知》强调要努力推进精准扶贫档案工作的顺利开展，统一档案管理标准，一些发达地区可以结合实际情况积极开展档案数字化工作，并达到符合国家档案馆的进馆要求，将数字化加工完成的脱贫档案交给国家档案馆统一保管。另外，各地要在2021 年6 月末之前完成2020 年一整年的精准扶贫档案工作。

6.3 防疫档案数字化

2020 年辽宁省档案局关于要做好辽宁省新冠肺炎疫情防控文件资料收集归档工作的通知中，要求在打赢疫情防控阻击战的同时，统筹做好防疫期间的档案工作，无论是纸质档案还是电子文件都要按照《辽宁省归档文件整理实施细则》整理，在规定日期之内移交到相应的档案机构。各地国家综合档案馆在疫情稳定后半年内，建立本地区防疫专题档案，为了方便日后开展类似疾病、临床诊疗等积累宝贵的档案资料。

7 结论

总之，要想实现档案资源的合理利用和开发，就要首先完善好档案数字化工作，做好档案数字化就可以合理的开发、共享档案信息资源，这样才能更好地为国家服务，达到社会资源共享的目的。另外，在参与档案数字化的新领域扩展研究和开展过程中发现，现如今不止需要做好档案数字化的应用和管理，对于纸质档案的保存也将变成各单位参与档案检查评选的工作重点，那么下一步企业在推崇档案数字化的广泛应用的同时，也可以给客户打造合适的智能档案室建设，这些都将有利于企业开展档案数字化营销管理工作。