基层事业单位会计信息化建设与管理研究

2022-02-06王慧敏

产业与科技论坛 2022年4期

□王慧敏

会计是各行各业生产经营管理不可或缺的组成部分，对相关经济活动进行价值管理。20世纪50年代，电子计算机被用作会计数据处理拉开了全球会计信息化的帷幕，伴随着电子信息技术的不断发展，会计信息化进程也逐步加强。基层事业单位作为由国家行政机关举办，受国家行政机关领导的非物质生产和劳务服务的基层社会公共组织，在社会生活中扮演着举足轻重的角色，在当前的信息化社会中其会计管理水平直接影响到单位的发展，因此加强会计信息化建设与管理就成为基层事业单位的一项重要任务。

一、会计信息化与会计信息化建设

(一)会计信息化。会计信息化是信息社会的产物，其显著特点是结合现代信息技术对传统会计进行重整，并据此建立开放的会计信息系统。需要指出的是，会计信息化不仅把以计算机为核心的网络通信技术引入会计学科，使之成为会计工作的有效手段，同时还将会计相关理论、实务、管理与教育等方面进行了拓展。会计信息化的优势在于在信息化环境中，能够高效获取实时会计信息。我国目前仍然处于会计信息化的发展过程当中，促进会计信息化发展的动力主要是社会环境的变化以及会计信息使用者信息需要的变化。

(二)会计信息化建设。会计信息化建设是实现会计信息化的动态过程，包括制定建设方案，按照所在单位实际情况与条件适时配置相应的硬件和软件，对原有会计机构和业务流程进行合理化重构，并通过相应技术手段处理各类数据，按照既定格式、流程运行等等。

二、基层事业单位会计信息化建设现状与对策

目前基层事业单位逐步实现了信息化办公环境，会计业务也利用了信息化手段，各基层事业单位大都使用了一定的会计信息化系统，有相应的平台和会计团队联网开展工作，大大提高了工作的效率，对于事业单位的整体管理水平的提升起到了助推作用。但是还应当清晰地认识到，当前依然存在许多问题，要积极找出症结所在，予以科学化应对。

(一)会计信息化系统二次开发不足。会计信息化系统是基层事业单位开展信息化建设的物质依托，但许多单位在没有深度分析自身会计业务特点的情况下快速上马建设，最常见的问题是照搬其它单位固定模式，导致会计系统软件具体功能与本单位工作不契合，给会计资料和数据对接、存储和分析等带来许多未能预期的困难。

需要指出的是各类会计信息化系统都是根据一定的需求开发的，一定程度上具有普适性，在与具体单位的具体工作磨合过程中都要进行有针对性的二次开发，才能最大化地提升会计办公效率。基层事业单位虽然规模不大，但不同单位的实际业务各有不同，在信息化系统的选择上不能一概而论，要紧密结合本单位实际，与系统建设的专业人员深入沟通，对原有系统进行切合实际的优化，尤其是要积极听取和收集具体工作的财务人员的使用意见和建议，深入到确切问题和操作点，并要对系统可能植入的附加业务程序开展论证，才能够使会计信息化系统真正地发挥出应有的功能。

(二)会计信息化导向与需求不明确。会计信息化建设的根本目的是要实现管理的集约化、畅行化、高效化，但目前许多基层事业单位在推行过程中并没有站位到整体管理的层面，而是把它仅仅作为会计部门进行具体工作的一项手段，比如一些单位的财会软件只限于会计部门使用，与业务部门无法对接，许多本应该共享的资料和数据在使用时仍然需要协调相关部门人工整理，在信息集成和利用方面造成了浪费，造成工作效率的损失。

因此，在进行会计信息化建设筹备阶段，就要做好顶层设计，充分规划使用需求，并具有明确的引导性，在建设时将其全面纳入基层事业单位的业务和管理环节当中，统筹引进和应用，从而实现会计信息化系统的效率最优化。

(三)会计信息化业务能力薄弱。基层行政事业单位财务人员大多是传统财务出身，对于信息化设备的使用能力良莠不齐，对会计信息化专业知识的掌握相对薄弱，特别是在信息化建设实施的初期阶段不仅存在技术障碍，在信息化接受度和工作情绪上都会产生波动。一些单位由于建设时间紧任务重，往往只进行了较为紧凑的业务提升工作，未能开展系统化的信息化技术培训，因此原有会计人员与预期的快速转型为业务能力与信息化操作能力双精通的复合型人才有一定差距，在实际开展信息化会计业务过程中工作不畅的现象时有发生。

面对这一问题，基层行政事业单位首先要做好信息化业务普及工作，分阶段对相关人员进行有针对性的信息化知识培训，循序渐进地扎实提升业务能力；同时还要紧抓思想认识，让会计人员真正认识到信息化建设的必要性和优越性，从被动学习走向主动探索，并积极为信息化建设献计献策，只有这样才能够让会计信息化建设更快且更好地进行，并形成长期的可持续性的良性发展。

三、基层事业单位会计信息化管理路径

会计信息化系统建设起来之后，后续的管理也是会计信息化的重要组成部分。要清醒的认识到，会计信息系统在为单位带来工作效率的同时也存在相应风险，为保障其安全性与效率性，要采取相应的管理措施，不仅要进行必要的审计、内部控制，还要严格信息化会计业务的流程与监督。

(一)强化会计信息系统的审计。基层行政事业单位的会计信息系统审计是要通过审计师对本单位的信息系统组成部分进行审查，获取并评价证据，从而对该系统的各方面进行科学评定，有效判断组织目标是否达成。

会计信息系统的审计主要包括三个不同的关注层面。第一个层面是管理层所关注的信息审计内容，这当中最主要的是信息系统有效性评价，其核心是控制评价和应用系统控制评价。第二个层面是内部审计师关注的信息审计内容，其核心是信息系统的风险评估，主要针对组织方面的一般控制和业务流程方面的应用控制进行审计。第三个层面是注册会计师所关注的信息审计内容，主要从财务报表，交易生成、记录、处理和报告程序及其相关会计记录与特定项目，财务报告的编制过程等方面审计与财务报告相关的信息系统相关控制的有效性。在进行审计时一般控制要注意遵循GAIT(《基于风险的IT一般控制范围评估指南》)中的操作要点，在按照GAIT的审计步骤进行操作时要格外重视由合适的人员进行检验，并规范化地记录结果。针对业务流程方面的应用控制通常采用标准测试法，尤其是基层事业单位往往情况不太复杂，采用标准测试法能够大大减少控制测试的工作量。

(二)注重会计信息系统的内部控制。内部控制是基层事业单位的重要工作内容，强有力的会计信息系统内部控制不仅能够维护基层事业单位各种资源的安全，对提升本单位财务核算水平，确保会计核算信息真实有效、及时完整与有效利用具有重要意义，而且可以有效降低(或消除)财务风险。

会计信息系统的内部控制可以分为多种类型，按照会计工作的不同时段可以分为预防性、检测性和纠正性控制；按照管控的不同层面可以分为治理、管理和技术控制；按照控制方法可以分为手工、自动化和混合控制。会计信息系统的一般控制主要针对高层管理、系统开发与维护、数据资源管理、质量管理、安全管理、信息系统外包管理和运行管理控制。会计信息系统的应用控制主要包括输入、处理、输出三个信息化数据处理环节的控制。基层事业单位要对会计信息系统的内部控制予以充分的重视，注意从整体入手，选择科学的控制手段，建立审计线索，以保障和提高应用控制的自身质量，从而更好地实现单位会计信息化建设与运行。

(三)严格信息化会计业务的流程与监督。信息化会计业务更加注重流程性，会计信息化系统的建设与使用过程就是业务流程的整合过程，利用信息技术对原有工作流程进行重新设置，在流程重设的同时设计会计信息系统，从而实现二者的有机结合。基层事业单位应当着眼本单位内部控制的关键环节，建立完整、规范的流程，同时针对薄弱环节设立相应的防范措施和应急预案，并形成制度化的管理方法，以保障会计信息化建设与实际工作的顺利开展。另外，还要加大监督力度，保障基层事业单位各级工作人员利益的同时，设立奖惩机制，责任到人，与绩效挂钩，使工作人员真正成为信息化系统优秀的使用者与维护者。

四、做好会计信息化建设与管理的意义

(一)提高财会工作效率与工作质量。通过会计信息化建设与管理，可以有效提高基层事业单位会计工作效率，让相关工作人员从繁杂重复的手工账务工作转换至自动、快速、准确的信息化数据计算、分类、传输和存储过程，同时也极大地提高了会计操作的规范化，能够有效降低疏漏与错误，进一步保证了财会工作的业务质量。

(二)促进财会人员工作职能转变与业务能力提高。伴随着会计信息化建设与管理的逐步推进，基层事业单位的财务工作人员对于会计信息化的相关知识和实物能力得到了提升，专业知识结构得以更新。且新的知识以及信息化带来的财务工作高效化及其与管理的集约化，使得财会人员能够更好地参与到单位的管理事务中来，信息化的财务资料与数据处理也能够实现会计的事前预测、事中控制职能，使财务管理在整个单位的经营管理与提高经济效益中发挥出举足轻重的作用。

(三)推进管理现代化与财会制度改革。会计信息化建设不仅使财务技术与信息处理的技术得以革新，对于整个与财务相关的理论与实务都有重大影响，同时也带来了审计工作的变化，财会制度也必将发生相关改革。财务管理现代化是管理现代化的重要组成部分，会计信息化是财务管理现代化的核心组成部分，必将助推管理现代化步伐。