新形势下高校档案管理工作高质量发展问题与对策研究

□吴艳壮

无论从社会经济和科技的高速发展，还是高校高等教育事业快速进步角度来说，高校档案管理工作也越发重要。可以说，高校学生学籍、教学资料、科研成果的记录存档等学校各项活动的开展都离不开档案管理工作。由此可见，高校档案管理的高质量发展对高校未来的持续发展有着至关重要的作用。但目前来讲，现阶段高校档案管理工作的开展仍然存在一些问题，尤其面临新形势下的变革与挑战，这就要求高校档案管理人员和高校管理层要重视档案管理高质量发展和策略的制定，针对其中所存在的重大问题进行仔细分析，并采取针对性的有效解决措施，以此来促进高校档案管理工作的高质量发展。

一、高校档案管理所具有的价值

高校档案管理主要针对的内容涵盖了高校教学、科研工作以及其他各项活动积累总结产生的信息，是高校实现可持续发展的基石和保证学校记忆历史的原始记录，作为重要的信息资源，档案管理的高质量发展直接决定了高校学生乃至整个社会发展中各项信息的记录质量。所以，高校档案管理对促进高校快速发展乃至整个社会的发展进步都有着巨大的价值作用。

二、新形势下高校档案管理工作发展趋势

现代科学技术飞速发展，而各高校档案管理工作的价值作用越来越凸显，同时档案管理的技术和方法也不断改革创新，使得高校档案管理工作也开始面临新的发展趋势。

(一)高校档案管理技术的现代化。现代科技不断发展和进步，使得各行各业都发生了巨大的变化，高校档案管理工作当中，对于现代科学技术的应用也逐渐增多，甚至已经成为了当前高校档案管理工作日常开展的重要组成部分，尤其信息化技术的应用，极大地提高了档案管理工作开展的效率，减少了档案管理的工作量，使得档案信息的收集和管理更加便利，例如微缩复制技术与声像技术，使档案信息实现了数字化，对档案信息的存储和调用效率以及精准性有了不小的提升。

(二)高校档案管理的专业化。高校档案管理人员是档案管理的核心载体，其专业能力和职业素养都直接决定了档案管理工作整理数据信息的真实性与整体质量，而目前各大高校档案管理工作逐渐开始由接受过专业档案管理系统教育的专业人才来担任，与此同时，高校也定期针对档案管理团队进行综合素质以及专业理论知识的培训，使人才队伍能够做到与时俱进，不断掌握新的档案管理技术和档案管理知识，接触先进的档案管理理念，使人才队伍专业化水平得以大幅提升，同时也更加体现出了档案管理队伍的组织能力以及技术专业化。

三、目前高校档案管理工作开展中存在的问题

(一)高校档案管理理念更新转变较慢。现阶段高校档案管理工作在实际开展过程当中普遍存在重视程度较低且越来越边缘化，部分高校领导并没有结合时代发展形势积极转变管理理念，尤其在档案信息化的现代，档案管理方法陈旧，在档案管理工作创新方面稍有不足，这也使得高校档案资源管理整体质量和效果远落后于其他方面。

(二)高校档案的安全水平不高。高校档案管理工作中对于档案信息的安全管理一直是核心中的重点，更是高质量开展档案管理的根本保障，目前从档案管理实际来讲，其正在持续进行信息转换时期，纸质档案仍占有较大比重，且档案信息数字化转换速度持续加速，因此，档案安全既要关注数字化安全，同时也要重视纸质档案安全。纸质档案的安全主要是在于档案管理设备陈旧与管理制度未完善以及仍面临着不小的消防隐患和档案信息容易失窃的方面。而档案信息的数字化文件安全隐患则来自于数字档案信息数据的搜集过程中，信息数据收集程序与相关渠道管理并不规范，且部分档案管理人员由于未意识到数字档案安全的重要性，导致数字档案数据在录入、存储时易因环境因素或技术水平限制而致使存储介质寿命不长，数字档案信息遗失率较高且无法恢复，在管理时，由于安全意识问题，管理工作仍将重点放在档案信息搜集、整理上，却忽视了数字档案存储介质的维护，而且也缺少物力、专业人才和相关技术的维护。另外，在进行高校档案管理、整理融合时，对于一些结构性档案与无结构档案之间融合带来可不小的整体性威胁，对高校档案管理工作的开展造成了一定的不利影响[1]。

(三)高校档案管理基础设施建设开展较慢。高校档案管理中所应用的基础设施是保证档案基础能力得以发挥和实现高效率、高质量发展的载体之一，目前来讲，在高校档案管理工作开展过程当中，其馆库建设安全管理和基础业务等多个方面都表现出了一定的问题，尤其基础设施建设方面，由于长期以来高校对档案管理工作的重视力度不足，其结构较为弱化，且由于专业人才不足，对档案信息资源缺少整合、档案管理规范化、制度化水平不高等问题也带来了很大的影响，导致档案数字化速度缓慢，且数字化档案在硬件设施建设和配套设施方面仍有一定不足，在进行数据搜集时也常存在存储不足问题，而且由现有自动化系统与档案标准化软件系统、数据传输平台之间的匹配性不高，导致档案数字化安全性较差且效率不高，同时也缺少对资源体系管理保存，档案数据类型的分类存储也不明确，整体档案信息化设备建设和应用水平较为滞后。

(四)高校档案管理人才不足。当前，虽然高校档案管理基本已经实现了信息化设备的应用，但硬件设施整体性能却难以得到保证。一方面，由于目前高校档案管理工作人员信息技术掌握水平不足，在信息设备操作方面的能力受限，且信息化设备较为陈旧，难以保证高校档案管理信息化建设速度。另一方面，专业人才有所缺失，高校档案管理工作相对枯燥且工作量大，同时高校对于档案管理人员招聘面较窄，直接导致高校档案管理专业化人才的缺失。且专业化人才的缺失和信息化设备的老化也使得高校档案管理安全性水平受到很大影响，而档案信息安全极为重要，尤其在当前档案信息从纸质向电子化转变的重要阶段，需要兼顾纸质档案与数字化安全两方面，纸质档案需要完整地录入到数据库中，但在实际存储过程中也容易受到环境变化和技术手段的影响而产生失误，造成数字档案信息发生丢失问题，这也需要专业人才提供支持。

四、新形势下高校档案管理工作高质量发展的对策建议

(一)重视高校档案治理体系的建设与完善。要想实现高校档案管理水平的提升，就必须要顺应当前新时代发展特点，结合档案管理相关要求，积极转变高校管理层管理理念，从高校档案治理体系的现代化改进与完善入手，全面把握档案管理工作所面临的新环境、新任务和新要求，还要充分认识到档案管理对专业化、高质量人才培养、社会服务以及文化传承创新中所能够起到的价值，摆正将高校档案管理简单地作为业务管理机构或教学辅助机构的错误观念，加大档案制度完善力度，打造出全新的档案管理制度体系，还要将档案管理作为学校发展规划中的重点组成内容，将档案管理工作的创新与高质量发展作为重要的核心目标之一，形成具有学校特点的档案事业发展规划，并加强对档案相关法律法规的宣传[2]。

(二)完善高校档案资源体系。高校要充分发挥档案管理部门、档案管理人员的职能作用，鼓励其积极参与到学校所有重大活动中，不断进行信息的收集和积累，并重视学校重点工作开展和重要活动开展以及重大项目推进，与新专业、新机构形成相关文件、材料与电子照片以及音视频档案信息数据的搜集和整理力度，不但要重视档案实体安全，同时也要加快相关信息化设施设备的完善，打造出具备较为齐全功能且带有高度安全保密水平、标准化现代化档案部。

另外，要重点进行档案材料归档范围的明确规划，给予高度准确的业务指导，加强高校档案信息数据的准确搜集，提高档案信息真实性和完整性，积极积累和整理立卷以及归档，针对移交进行全过程监督跟踪，并加强新增档案信息数量与质量的严格管控，以完善档案材料立卷归档机制，提高依法治档水平[3]。

(三)重视高校档案管理信息化建设。针对高校档案管理信息化建设要给予高度的重视，并将其纳入到学校总体教学和各项管理的信息化建设中，要确保在全校无纸化办公与电子化办公带动下，实现信息数据在线归档，形成完整的电子档案，并不断加强对档案数字化设施的完善力度，投入充足资金进行档案管理信息化建设，建立健全的电子文件归档、移交和保存机制，增强电子档案在线移交、接收安全水平和传输效率，积极引入掌握现代先进信息化技术和安全技术的档案管理信息人才，运用先进技术进行档案数据库分模块建立，还要结合现代先进技术不断进行安全系统的优化，力图从全方位提高档案信息管理安全

另外，还要持续加快数字档案馆与共享平台的打造和改进，借助校内网与档案馆网站建立单独的管理系统，将档案信息明确分类并上传，最大限度促进档案利用率[4]。

(四)积极培养高质量企业专业化档案管理人才。高校要结合档案管理特点，根据新时代高校档案管理工作管理新标准，引进高新人才，促进人才结构的合理化，以内调外引来培养数字化档案信息加工、安全系统维护、数据库建立与运行等专业人才，定期进行专业理论与技巧实操培训，还要将重点向基层、一线档案管理工作人员倾斜，以提高档案管理水平和实际技能水平。此外，高校要鼓励创新科研，将职称级别提升覆盖到高校档案管理工作人员当中，并组建出一支具备较高专业素质和职业素养、满足档案发展的复合型档案管理团队。

五、结语

综上所述，高校档案管理工作的开展是一项具有明显系统性特点的工作，其需要学校各部门与高层领导的高度重视，要将档案管理工作作为日常管理工作当中的重要组成内容，给予人才、资金、设备的大力支持，同时，还要加强档案治理体系的建设和档案资源体系的完善与现代化先进的档案信息技术建设，推动高校档案管理工作的数字化信息化建设，并通过专业化档案管理人才团队建设，为高校档案管理工作高质量发展提供有力的支持。