实施企业财务共享中心建设厂商的选聘与合作

2022-02-05乔运锋赵春阳王思维吴美兰

冶金经济与管理 2022年3期

□ 乔运锋赵春阳王思维吴美兰

近年来，财务共享概念日趋普及，财务共享中心建设如火如荼，但财务共享中心建设是一项长期、复杂的系统工程，其不仅是要建设一个单独的财务系统，更涉及对各业务部门管理流程的梳理和使用，是企业管理模式的重大调整。

在整个过程中，具体实施企业财务共享中心建设的厂商起到举足轻重的作用：在建设前期，引导企业明确需求，参与财务共享中心建设的蓝图绘制；在建设过程中，协助企业按图索骥实现设想落地，负责软件实施及个性化开发；在上线运行后，作为运营服务的保障者和长期伙伴，协助企业不断优化提升，持续改进。

可以说，财务共享中心建设离不开实施厂商，某种意义上对实施厂商的选择决定了财务共享中心建设的成败，因此非常有必要对实施厂商的选聘与合作进行研究。

一、企业财务共享中心建设实施厂商选聘前期准备

实施厂商的选聘必须基于企业实际，企业一旦决定建设财务共享中心，必须做好实施厂商选聘的前期准备工作。

1.明确建设目标及功能需求

建设目标需要根据企业发展战略、组织架构、财务管理水平、信息化水平、上级管理要求等多种因素确定。但毋庸置疑的是，由于“业财一体化”已成为企业发展的必然趋势，因此企业财务共享中心建设目标必须以“业财一体化”为方向。因此，应当确定基础数据的创建及维护主责部门，确保基础数据来源的唯一性，同时在财务与非财务信息化系统间开放共享。

进一步而言，应当明确细化具体的建设需求，明确建设内容，绘制建设蓝图。一般来说，企业财务共享中心建设应实现“四个中心”的功能，即“会计业务核算中心、资金收支结算中心、项目财务管控中心、管理决策服务中心”，要突出业财结合、规范核算、资金管控、项目管控等关键事项和关键节点管控，为加强内部管控、提升管理水平提供手段。

2.做好业务数据与财务共享服务中心的对接

企业还应特别考虑自身信息化现状，在招投标前，应认真研究、统筹考虑目前已在使用或正在实施的采购、人力、项目管理、报表、资金、税务等系统与财务共享服务中心平台的对接，同时兼顾财务共享服务中心平台的开放性和可塑性，满足平台功能面向上级和自我发展的需要，做好业务数据与财务共享服务中心的对接，真正实现业财一体化。

二、企业财务共享中心建设实施厂商选聘流程

“知己知彼，百战不殆”，企业财务共享中心建设，也需要企业对实施厂商有充分的了解，按照规范的流程进行选聘并签订合同，防范合同执行风险。

1.确定拟入围实施厂商

目前，实施厂商主要有4类：一是老牌跨国厂商，如SAP、IBM等，这些厂商软件功能强大、理解企业运营、咨询经验丰富，同时价格不菲；二是财务软件厂商自行实施，比如国内主流财务软件厂商，这些国内大厂多以财务软件起家，账务系统强大，共享实践经验也日渐丰富，价格适中，但是系统内开发资源较为紧张；三是财务软件厂商的代理商，基于软件厂商的软件平台实施二次开发，价格适中，开发响应较快，但是代理商的身份往往并不能被大企业所接受；四是部分大型财务共享中心建设成功者，积累过程经验而形成新的专注于财务共享中心建设的厂商，其能够较好地理解企业经营逻辑并具备专业化经验，自主开发系统，并在咨询及实施领域经验丰富。

以上4类实施厂商，前期都可以接触，邀请到企业现场讲解，从不同角度增强企业对财务共享中心建设的理解，最后根据厂商特点，以及企业战略、信息化水平、预算金额等实际情况，确定拟入围实施商。

2.发布招标文件，签订合同

基于企业确定的财务共享中心建设目标、功能需求及前期与多家实施厂商的多轮沟通，企业发布经批准的招标文件。招标文件应内容全面，尽量详细明确，无法明确的以实现功能性需求为主，签订正式合同时应明确将招标文件合同作为附件，避免因合同约定不全面而导致企业利益受损。在此过程中，还需要特别注意一些关键点。

第一，长远规划，统一招标，满足功能需求，降低费用。对于第一次招标，各实施厂商会为了拿到合同竞价，因此对于财务共享中心建设企业应该有较长远的规划，尽量将业务需求一次性纳入招标文件，统一招标，分步实施。对于软件产品部分，要求实施厂商提供产品的折扣率并明确后续加购软件产品折扣率的有效期限；对于实施及开发需求，由于后期对实施厂商几乎绑定，如果不能够细化，就必须强调满足功能需求，以此来规避因约定不清楚，而不得不接受其索要高价的情况。

第二，明确系统接口，力争减少接口，实现业财系统融合。企业内部管理软件系统较多，一般而言，有物料系统、人力资源系统、OA系统、供应商系统、财务软件系统、税务系统、资金系统、报表系统等，必须整体考虑各系统间的接口需求，尽量减少接口，确保基础数据的唯一来源性，打通业务、财务、资金、税务的管理链条，实现业财融合，建立公司统一登陆和待办入口、统一门户、统一合同和数据管理入口，打通公司内外部系统，实现主数据管理统一、数据标准统一和数据信息共享，并将确定后的接口需求纳入供应商报价，应在报价表中单列报价及收费依据，避免后期新增或优化接口价格高企。

第三，明确实施团队要求，“锁定”项目经理。要求投标方列明项目组成员职责说明、人员履历，项目实施经理必须有大型企业财务共享实施经验，每个模块的负责人均需具有财务共享实施经验。投标方应保证项目组成员的稳定性，对于项目经理的更换，必须征求甲方同意，必须承诺投标方案中列明的项目主要人员必须是本项目的实施人员。

第四，制定详细的时间节点计划，约束实施厂商。近年来，财务共享中心建设需求井喷式增长，而实施厂商本身的人员流动也比较大，这就要求必须列示详细的时间节点计划（这是保证实施厂商投入人力资源的前提），按节点付款及验收，并明确对实施拖期违约的严厉的惩罚条款。

第五，制定技术转移方案。为使系统能高效、可靠运行，投标方必须在系统实施及后续服务阶段向招标方进行技术转移。明确投标人除提供系统的可执行版本外，还需提供所有程序配置说明文件，并在每次版本更新或客户化后实时更新并提供给招标方。投标人提供的各种文档应与其提供的系统功能相一致，技术文档应该全面、详细、准确。投标人提供的文档应能够满足招标人对投标人所提供的系统安装、使用、维护的需要，投标人提供的技术文档至少包括但不限于系统详细设计文档（包括但不限于系统架构图、业务逻辑图、数据字典等）、系统配置及发布手册（包括但不限于部署方案）、系统维护文档、用户操作手册、培训手册等。

第六，提供后续服务。实施厂商能够提供的后续服务，对财务共享中心建设单位尤其重要，特别是对自身信息化能力薄弱的企业更是如此，因此选聘过程中特别需要关注实施厂商的后续服务能力。一般而言，后续服务主要包括系统维护、系统升级、二次开发服务、系统运行性能解决处理方案、现场及远程技术支持、培训服务等，均应在文件中进行约定，明确服务内容、服务范围、服务响应时效、服务费用、免费服务期限的起止时间点。

三、企业与财务共享中心建设实施厂商合作的注意事项

财务共享中心建设过程即合同履约过程，因此双方应以合同（必须约定以招标文件作为合同附件）为依据履行权利与义务。根据过往经验，由于信息不对称，企业相对处于弱势，常出现实施厂商事前承诺企业可以满足其需求，但在实施过程中却存在因人员投入不足、开发力量不到位、合同条款模糊而要求新增高额开发费的现象，因此在财务共享中心建设实施过程中，企业应注意以下事项。