企业应付账款的管理及其对策

王梦成

(开滦能源化工股份有限公司财务部 河北唐山 063000)

1 应付账款管理的意义

应付账款的形成是企业发展的必然结果，随着市场经济的发展，同行业之间的竞争，造成应付账款占比逐渐增大，所以针对应付账款的管理与分析显得尤其重要，在大多数的企业认识中，都是尽可能地利用赊销手段完成业务，因为可以占用别人的资金，暂时减缓自己企业资金的压力，但是，长此以往就会使应付账款数额逐渐增加，而且如果出现应付账款的付款不及时或者出现长期不还的现象，那么将会出现供应商供货不及时甚至会与企业之间出现债务纠纷等问题，导致企业发展受阻甚至造成亏损，还会影响企业的信用。所以对应付账款进行分析与管理不仅可以避免出现与供应商的矛盾，还可以使得企业在不影响信用状况的前提下，最大化地延缓资金流出，进一步降低资金使用成本，更好地促进企业运营发展。

2 应付账款的形成方式

应付账款是买卖双方因购买材料、商品或接受劳务供应等业务延期结算而发生的债务。应付账款的形成原因主要有以下五个方面。

2.1 企业发展自然形成的应付账款

在日常经营过程中，为了抢占市场、赢得先机，企业会采取销售优惠手段，如赊销，不论是供应商还是企业本身，都会允许作为购买方的企业延迟支付货款，从而产生了应付账款，并且这种应付账款是在供应商和企业达成一致的情况下产生的。

随着企业规模的扩大，企业需求的原材料也会增多，但企业出于资金方面的考虑，为了保证正常的生产，不可能将全部的资金都用于购买材料、商品或接受劳务，因为可能会出现资金链断裂，严重影响企业的正常经营，所以，企业为了可持续发展会与供应商协商赊销的问题，进行先挂账后付款的账务处理，这样就形成了应付账款。

2.2 公司管理及采购环节形成的应付账款

企业在日常的生产经营过程中，可能出现原材料的需求量没有平时那么大，库存管理人员没有及时告知采购人员当时应进货的数量，造成采购人员对当时原材料的需求量没有正确的了解，以至于按照以往的采购量进项采购，从而导致原材料的堆积，形成一批应付账款。

2.3 企业管理人员的经营策略形成的应付账款

有一些企业管理人员制定经营策略时，有可能出现激进的管理做法，虽然当时企业的资金不是那么充裕，但是管理人员非常看好一项产品，会觉得产品将会给企业带来非常大的收益。当企业购买这项产品时，就会出现企业资金支付能力有限而形成的应付账款。这种情况下就会出现风险与收益对称原理，高风险伴随高收益，无外乎两种结果，企业管理层预测成功，企业将会有很好的收益；反之，企业资金回流困难，不能实现真正的利润，企业将会面临亏损或者破产等严重问题。

2.4 结算时间延误而形成的应付账款

很多企业在实际发生商品购销、接受劳务等一系列经济业务时，会出现信息传递延误，结算过程复杂，使得购买方不能及时做到完全的货到付款，这样便会产生相应的应付账款。

2.5 金融机构的贷款审批间接形成的应付账款

企业的正常经营下，为了快速发展，会不断扩大生产规模，需要大量的资金进行日常生产经营，所以企业会向金融机构进行贷款，以保证正常的生产需要，但是当企业向金融机构贷款筹资时，金融机构将会有很多时间对企业进行考查并层层审批，这样在时间上也会有一定的拖延，企业为了缓解资金压力，就会用应付账款来保障企业的正常经营发展。

3 应付账款管理存在的问题

应付账款的管理其根本的问题其实是企业对应付账款管理重视程度不够，如有些企业对签订合同的付款日期没有精确的统计，导致逾期支付。还有些企业对供应商的管理不够细致，不能合理分配资金等，导致与供应商关系恶化。还会出现投资不足的情况，如没到付款期，由于资金充裕就进行货款等经济业务的提前结算，以至于少占用了资金，降低了机会成本等一系列问题，其实就是企业在实际运营中对应付账款管理重视程度不够而形成的，这种重视应付账款管理程度不够的主要表现是企业没有建立一个应付账款管理的制度。企业对应付账款管理欠缺是目前普遍存在的问题，下面对具体问题进行深入剖析。

3.1 供应商管理不够细化

对于大多数企业来说，财务人员具体负责应付账款的管理，一般在财务软件系统中会建立供应商的辅助核算，但是由于时间不够或者系统原因，对供应商的信息了解得不全面，不能很好地了解到供应商的合同条款，如具体的付款时间、付款方式、是否可以进行应付票据支付货款等一系列问题，继而财务人员支付应付账款时就会出现随意支付款项，完全不能保证供应商及时得到款项，久而久之会与供应商的关系恶化，影响企业对供应商的评价和选择。

3.2 应付账款支付故意延期

一般情况下，应付账款会先按照供应商规定的付款方式及时间进行付款，通常是3个月左右。但一些企业会经常编制各种理由来延迟付款时间。如经常以企业本身回款困难、资金紧张等理由故意拖欠，这样可以大大增加企业的流动资金，降低现金流对企业发展的限制，可以扩大生产，继而增加收益。但是这样是以物换物的做法，因为眼前通过延期支付获得的收益，完全是用耗损企业本身信用达成的，会严重破坏与供应商建立的良性关系，给企业日后的生产经营留下隐患。

3.3 应付账款未定期对账

应付账款的对账在企业中有一个默认的规定，即债权单位主动找债务单位核对账务明细及余额，这样有可能导致企业与供应商未能及时对账，不利于企业对流动资金和对供应商付款计划的安排。

3.4 内控管理不完善

如果对企业从采购到付款环节内控监管力度不够，再加上一些员工职业道德败坏，就会出现腐败的现象，严重影响企业的对外形象和信用度，如有的采购人员会跟供应商私下达成协议，收取采购货物的回扣，并且会同时跟几家供应同一种货物的供货商提出折扣额，选择给自己回扣额大的供货商进行采购，把企业对于货物质量好坏、性价比等因素的考虑抛诸脑后，造成企业生产产品时采购一些质量差的原材料，长此以往会严重影响企业的货品及销售，导致对外的企业品牌价值大打折扣。

供应商为了提前占据市场，并回款顺利，通常在销售货物时会附加一些现金折扣条件，但是有的财务人员利用自己的职务之便，付款时明明是在供应商规定的现金折扣期支付货款，但是却支付的是全额款项，随后又以折扣期内付款要求供应商退款，并且退还的现金折扣额转到自己账户，不进行财务费用冲减的账务处理，这样会滋生企业内部腐败，并且给供应商留下做事非常不严谨的印象，影响供应商与企业之间的长期良性合作。

4 应付账款管理改进方向

4.1 建立供应商数据库

企业可以收集购货的种类及欠款时间、金额、供应商联系人等具体信息，根据对企业重要性、账龄长短对供应商进行企业内部划分，这样可以快速准确地分析出当前应付账款状况和下一步应该进行的付款计划，在企业资金状况允许的情况下，当前对企业生产有重要影响的及欠款时间较长的供应商应及时付款，对于未超过信用期限的也可以酌情考虑付款，让供应商提高对企业的好感度，维持企业良好的信用度；在企业资金周转困难的情况下，对于当前不能及时付款的供应商要及时沟通，争取谅解，不要对供应商拖款、欠款，并且毫无解释。

4.2 合理规划应付账款

供应商与企业的长期合作中，基于企业的商业信用，和为了尽快回款，经常会给企业一些优惠政策，例如，在现金折扣期内付款会给予一定的现金折扣，从而企业可以享受优惠减少付款额，而应付账款对企业来说是不需要任何资金成本的“短期融资”，如果可以在信用期限内将这笔资金投入更好的用途，就可以不用享有现金折扣，所以付款时机的选择是这两方面的关键，同时也一直是一个难点，解决这一难点主要是对机会成本的把握。企业如何规划应付账款应该注意以下几点问题：

机会成本就是企业在多种方案中进行决策时，被放弃的方案中的最大价值。在采购合同规定信用期限和折扣期限时，企业可以汇算出放弃折扣的机会成本，当企业银行的借款利率低于放弃折扣成本时，代表不能放弃折扣，要享受供应商提供的折扣额，企业应在折扣期限规定的最后一天进行付款，这样企业可以最大限度地使用无偿资金，并且享有优惠政策。

如果企业有更好的投资选择，并且投资回报率会大于放弃折扣成本，则应该选择投资机会，放弃享有优惠政策，追求更高的收益，当然，为了更好的收益也不能破坏与供应商的良好关系，应注意不可以超过信用期限付款，企业可以将付款日延期到信用期限的最后一天，既达到最大限度时间内使用资金，又可以使放弃现金折扣成本损失最小化，同时又不损坏良好的客户关系。

4.3 增强内控管理

在企业进行的日常经济活动中，内部控制有着至关重要的作用，是公司内部不可缺少的环节，也是一个公司正常持续经营下去的关键，所以加强应付账款的内部控制是非常重要的。应付账款的管理，对企业的商业信誉和提高经济效益都有着重要的意义，所以要建立行之有效的奖惩机制，为企业发展打下良好的基础。关于强化应付账款的内控制度有以下几点要求。

第一，财务人员应定期按照应付账款账龄进行统计分析，尤其要关注相对账龄较长的，并且长时间无供应商向企业催促尽快结付的款项，将供应商明细报送给相关部门，如果相关部门调查核实之后，确定为无人索要的账款，财务人员应及时走相关批示手续，进行应付账款冲账的账务处理，减少应付账款。

第二，督察部门在对应付账款核查时要注意应付账款信息的全面性，不只注意凭证当中填写的购货种类、数量、金额等，还要注意采购合同的重要条文，可能会涉及现金折扣期付款，核对结付日期是否在现金折扣期内，如果在折扣期内，相应的折扣额是否按照相应制度进行操作，从而防止企业内部人员利用职务之便进行违规操作，贪污应付账款的现金折扣额。

4.4 制定应付账款岗位责任制

应从采购到付款制定详细的岗位责任制度，要按照岗位不相容原则相互联系并相互制约，部门到个人、个人到具体工作，要相互分离、责任明确、分工具体，如采购人员、验收人员、记账付款等环节应该是由不同部门或者不同的人完成的，这样可以降低错误率，有效防止一人操作权利偏大而出现贪污行为，具体工作流程是企业的采购人员根据当月制定的采购计划采购原材料，并与供应商签订合理的采购合同，当材料或商品到库时，应提前组织相关部门进行货物验收，验收合格后，由采购部门业务人员整理发票、入库单等相关材料填写报销凭证，送到财务部，由财务部门会计人员审核无误后，进行挂账形成应付账款，之后根据应付账款相关信息安排付款计划，在此过程中任一环节出现违规、错误操作行为，相关人员要承担相应的责任。

4.5 提高会计人员的综合素质

应付账款的管理需要一系列的制度，并且有效的制度可以使企业做到控制、制约和监督，其实应付账款的管理还应该有员工的自我约束，要让爱岗敬业慢慢成为自觉行为。要达到自我约束，就需要会计人员提高综合素质，不断学习法律法规，清楚地知道什么是应该做的，什么是不应该做的，要提升思想觉悟，增强抵制不正之风、抗拒不良诱惑的能力。工作中要“先有德，再有才”，德才兼备才是最优秀的员工，所以会计人员要在自己的专业上肯吃苦，肯下功夫，不断地学习，只有掌握了足够的专业知识，才能在公司应付账款管理上出谋划策，才能时刻为公司的利益着想。