民办高校本科教学工作合格评估材料的建档思考与实践

古厚苓

（四川工商学院评建办，四川 眉山 620000）

前言

2003年，教育部正式确立了“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的本科合格评估工作方针。评估考察的重点内容主要围绕学校的办学思路与领导作用、教师队伍、教学条件与利用、专业与课程建设、质量管理、学风建设与学生指导以及教学质量等方面进行，并确定了相应的合格评估指标体系。在评估考察的过程中，评估专家对各项指标的评价，主要会比照评估指标体系，通过查阅学校合格评估材料进行定量和定性分析，合格评估材料的质量对本科教学合格评估的结果起着重要的影响作用。

1 合格评估材料建设的重要意义

合格评估材料是高等院校本科教学工作合格评估的基本材料，指高校在教学管理、教学活动等办学过程中形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像等不同载体材料的总和，是本科教学过程与基本状态的直接体现，也是本科教学工作合格评估评建工作的重要成果，更是专家系统、准确了解学校各项工作，开展评估的重要依据。国教督办函〔2021〕1 号文件要求参评高校要在教育部评估专家组现场考察前 30日将《自评报告》和支撑材料报省级教育行政部门审核，签订材料真实性承诺书，在专家现场考察和省级教育行政部门审核后，国务院教育督导委员会办公室还将对材料进行复核。可见，合格评估对参评院校材料的真实性和支撑性要求更加严格，这就要求参评学校要以高度负责的态度，按照合格评估的要求和指标体系做好各项材料的收集和整理。

2 合格评估材料的分类

合格评估材料可以根据不同的角度和方式进行划分，最常见的方式是根据材料的作用划分，常分为自评材料、支撑材料、备查材料、检索材料、展示材料五大类，其中前三类是教育部专家评估考察的必备材料。自评材料是指在科学总结学校办学思想、办学特色、教学条件、教学状态、教学效果、评建成果的基础上形成的综合性材料，包括《本科教学工作自评报告》、《本科教学状态数据分析报告》；支撑材料是支持自评结果中各个观测点的依据材料，是支撑《本科教学工作自评报告》、《本科教学状态数据分析报告》，并供专家查证与核实相关数据的依据性材料；备查材料是指与评建工作相关且能反映学校办学思想、教学过程、教学状态、教学效果与教学成效，保存在各职能部门和各学院的原始材料，主要包括：各类制度、各类规划、工作计划与实施方案、教研活动与学生活动记录和总结、财务明细、各类成果原件、学生试卷、毕业论文（设计）、实验（实践）报告、学生作业（作品）等；检索材料是指专门为专家组考察评估或部门评建人员提供的索引工具材料，主要包括支撑材料目录、归档材料目录、人才培养方案目录、管理制度目录、毕业论文（设计）目录、试卷目录、学期课表目录、各类人员名册、校历、评估专家工作指南等；展示材料是指学校为了便于专家更详细地了解学校发展历史、办学特色、教学中心地位、教学科研成果、评建工作过程的材料，如学校宣传画册、评建简报、评建材料汇编、新闻媒体报道汇编、学校突出教学中心地位材料汇编等。

此外，根据评估的实际推进流程，结合专家进校考察前中后的组织管理及合格评估指标体系研究，还可以分为报送材料、案头材料指标体系支撑材料和佐证材料等。

3 民办高校评建材料建设过程中的问题

3.1 缺乏材料的收集和整理意识

民办高校普遍存在建校时间短，人员流动率大的情况。各单位管理人员的工作重心基本侧重于教学管理的日常事务，如人才培养方案的修订、专业建设、课程建设、实践教学等工作，对于工作开展的过程性材料收集、整理，相关数据的统计和分析不够重视。基于以上情况，直接导致办公室人员、教学秘书或者具体经办人员材料收集整理意识薄弱，常有“能拖则拖，能延则延”的思想，面对材料的归纳、总结、归档通常处于无从下手的状态。

3.2 缺少专人负责材料整理工作

民办高校没有教育事业费拨款，经费主要来自于学费收入。出于对管理经费的控制和合理利用考虑，学校在配置各单位办公室、秘书人员时会适当控制人数。致使相关人员的工作饱和度高，工作任务重，事务性工作繁杂重叠，各项材料的收集整理工作基本是兼职完成，缺乏专人汇总整理和归档，当评建任务下达后，工作任务堆积，相关人员更加难以静下心来整理材料。

3.3 缺乏对材料整理的统一要求

由于评估材料的涉及点多，覆盖面广，各单位对日常材料的格式要求、归档分类等缺乏统一的格式要求和标准，如材料的留存范围和方式，纸张的尺寸，内容的字号、字体、行间距、表格要求以及文件装订等，没有统一的规范性要求。通常情况下，材料收集整理人员都是靠自己的主观判断和理解进行收集整理存档，导致汇总的各种材料五花八门且不具有代表性，更难以满足评估的要求。

4 评建材料建设管理的实践

4.1 提高认识，全员重视

合格评估材料的建设，归根结底是高校办学过程、经验、成果的结合，过程性材料的积累，整理和归档至关重要，尤其对于民办高校人员流动率较大的情况，学校各级单位一定要提高认识，高度重视、做在平时。首先，要强化过程性材料整理在教学工作中的地位，提高学校各级领导日常工作中的材料归档意识，引导广大教师和档案管理人员在日常工作中重视材料的收集和归档。其见，要提高学校领导和教学管理职能部门对教学工作档案的重要性认识，推动教学档案管理工作，使教学档案更加完整、规范，能全面的记录、反映教学活动过程。最后，学校材料管理人员要认识到材料的重要性，在具体工作中形成相关规范并加强与各单位的材料建设管理交流，切实落实好材料的收集、整理和归档工作。

4.2 掌握规则，保证质量

合格评估材料是学校迎接评估，接受教育主管部门和专家考察的重要依据，同时也是学校办学思路、成效的梳理和总结。因此，在合格评估材料的收集整理过程中应当充分掌握其建设规则，以保证材料的高质量。

（1）体现评估方针，突显材料指向

合格评估材料要体现“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的二十字方针，重点突出学校建设、整改、提高的措施与成效。档案材料建设要依据本科教学工作合格评估指标体系，紧扣指标内容及观测点内涵，切实体现学校转型发展的主线，自评报告及综述性材料要做到观点明确、依据充足、结论可靠。每个观测点的支撑材料要项目完整、内容精要、材料充分、重点突出、说服力强。

（2）归档常态化，符合规范性

本科教学工作合格评估档案材料建设要与日常工作相结合，与规范管理相结合，以规范的日常工作带动规范的材料建设。合格评估材料要准确、客观地反映学校本科教学条件、教学与教学管理真实水平以及教学质量的真实状态，努力做到各类数据统计报表客观、准确、完整，坚决杜绝各种弄虚作假现象。档案材料建设要按照支撑材料目录、归档材料目录，严格掌握评估标准，明确各类评估材料间的联系，统一数据统计口径。材料的分类和形式（包括材料的档案盒标签、目录设置、盒内目录格式、各类文档格式、立卷归档及材料的保管提交）要符合相应的规范要求。各类档案材料要做到与自评报告、综述材料、原始档案材料、档案盒内的材料相一致。

（3）彰显主动性，发挥实用性

各单位在整理原始档案材料中，应根据本单位工作的实际情况充分发挥主动性，以创新精神和特色意识开展各项评建工作和评建材料整理。原始材料应完整体现本单位的工作职责与工作状态及评建过程，在此基础上凸显本单位的工作重点、亮点与工作特色。所收集的材料不仅是服务于本科教学合格评估，还要对教学、科研和管理发挥切实的积极作用，充分体现材料实用性。

4.3 完善机制，及时归档

（1）解读评估指标，形成目录

民办高校支撑材料目录是根据合格评估指标体系40 个观测点，结合学校特色修订而成，在评估前期的准备工作中起着举足轻重的导向与佐证作用，是收集、整理、归档评估材料的重要依据。在支撑材料目录的制定过程中，应严格结合40 个观测点，按照相应的合格标准，形成支撑材料目录初稿，再逐项将材料的建设工作分解到相关部门，由各部门根据实际工作安排进一步细化、调整和补充，最终形成符合学校发展实际，具有充分支撑性的支撑材料目录。

（2）分解建档任务，责任到人

学校应设置材料收集管理的归口单位，并设置专门的对接、收集、管理和审核人员，以统筹材料的建设管理工作。学校各相关单位在接到支撑材料的收集整理任务后，应及时按照收集整理要求和标准，逐项进行任务分解，形成详细的任务分解表，落实到专人负责。材料管理人员要充分了解材料的收集管理制度、方法和规范，熟悉材料的基本内容，制定好材料收集计划，定期跟踪材料的整理情况，并及时汇总。针对不合格的材料要详细提出整改意见，及时反馈至材料收集单位或个人，逐项进行整改指导，以保证材料收集的规范性和及时性。

（3）做好自评自建，审核上报

学校应成立相应的材料自查自审工作组，对各项评估材料的系统性、规范性、完整性等方面进行全面把关。工作组成员根据评建工作的推进，以合格评估的具体要求为标准，有规律地对全校或各单位的评建材料进行细致地检查、评价和指导，可以采取听取汇报、查阅资料、交流访谈、实地考察等多种形式对合格评估材料的支撑性、数据的合理性等要反复分析、论证、审查，经相关分管领导签字后再最终上报。

4.4 专家指导，严把质量

评估专家对评估指标、政策及要求熟悉，对评估重点把握准确，在迎评过程中，邀请评估专家进行指导是非常必要和有用的。在评估材料的建设初期，可以邀请专家开展评估指标解读、材料建设重要性及策略方法等方面的专题讲座，提高全员建档的认识和积极主动性；在形成评估材料目录后，可邀请专家对目录的完整性和支撑性进行指导，减少建档曲折，提高效率；在档案收集归档后，邀请专家对材料的归档规范性进行把关，通过查阅支撑材料形式、内容、数据，抽查毕业论文（设计）、试卷等，查找问题，提出意见。针对专家提出的各项指导意见，学校应充分解读，结合自身情况，举一反三地进行反复整改和复查。

5 结语

规范、全面、有特色的评估材料对本科教学合格具有重要作用，民办高校应充分认识到合格评估的重要意义，化被动为主动，以本科合格评估为契机，注重合格评估材料的建设和管理，不断提升办学规范性，提升办学质量和水平，提高综合竞争力，真正做到“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”，为顺利通过本科合格评估打下坚实的基础，实现学校的可持续发展。