书店书籍资料管理信息系统分析与设计

李 栋 楠

(中国地质大学(北京)经济管理学院管理科学与工程系，北京市 100000)

0 引 言

网络技术的不断发展，推动了信息技术的发展走向了信息时代[1].在信息时代中，人们获取信息和知识的方式有着翻天覆地的变化，从之前的纸质书开始向电子书转变.由于纸质书具有能够随时做笔记、摘抄、批注同时具有美的感受等诸多优势，纸质书具有其独特的魅力，因此电子书并不会取代纸质书[2].纸质书数量的不减反增更加凸显了书店书籍管理信息系统使用的重要性.城市书店拥有书籍管理信息系统和客户服务管理信息系统可以大幅提升工作人员的工作效率，同时还能够满足用户的个性化的需求[3].本文将对书店书籍管理信息系统和客户服务管理信息系统进行分析.

1 书店组织机构及任务

目前有一部分书店是集书籍销售和书籍借阅为一体的综合型书店，一般由采编部、办公室、人力资源部、销售部、财务部、技术部和售后服务部组成.具体组织机构及分工情况见图1.

图1 书店组织机构图

2 需求分析

本文所主要研究的图书管理信息系统的主要需求方为集借阅和销售为一体的书店.发现不同书店进行书籍借阅和书籍购买的客户较多，而工作人员明显工作压力较大，因此，管理信息系统的使用会起到较好的作用.

书店中有不同种类的图书、报刊、期刊等读物，部分书店也会有电子出版物、音像制品、文化用品、文创产品等进行销售和借阅，但主要营业方式为图书、报纸、期刊等书籍资料的借阅与售卖.书店一般会为图书进行分类，如科学技术类、社会科学类、少儿读物、教辅材料、休闲娱乐类等不同类别.由于图书或其他产品种类繁多、图书的流量较大并且客户服务较为复杂，因此，图书的售卖管理信息系统和客户售后服务的管理信息系统是书店运营所需的重要工具.具体需求如下.

图书进货管理，图书的进货管理主要分为以下功能板块，分别为确定所需书籍、进货商的挑选、质量审批和图书入库分类.在书店中，图书借阅[4]的情况较为常见，因此，在图书管理信息系统中设置图书借阅功能模块必不可少.其中主要包含图书的借出功能和图书的归还功能[5].图书售卖管理，系统将统计书籍的具体信息供消费者进行挑选购买，也会更新所出售书籍的具体信息，例如剩余书籍的数量、每日销售数量、书籍的书号、出版社等信息.图书数量等信息统计[6]，按类别将书籍的数量、作者、书号、出版日期、主要内容等信息进行统计和可视化呈现.并且按照书籍的不同将借阅情况、售卖情况进行整理.顾客信息统计，将借阅书籍或购买书籍的顾客信息进行统计，包括顾客的姓名、年龄、书籍爱好、联系方式等.客户反馈信息收集，客户在进行书籍购买或借阅后，会对购书或借书的体验进行评价，填写客户评价表，书店会将客户的评价收集整理，在经营方式等方面进行优化改进.

3 系统的功能结构及数据流程

3.1 图书管理信息系统的总体功能

图书管理信息系统的基本功能结构设计如下图，根据具体的需求共分为了图书进货、借阅、售卖、信息统计、信息反馈等模块.

图2 图书管理信息系统的总体功能模块

3.2 系统功能模块描述及数据流程分析

在图书进货管理部分中，销售部各组确定所缺书籍种类，汇总后形成书籍需求表，采编部采购组制作购书计划表，并且联系供货商，采购部负责人审批购书清单通过后，采购组与财务部联系资金等事宜并且与供书商进行交易，在书籍送达后，验收组核对书籍质量和相关信息，无误后登记组将书籍信息存入图书管理信息系统，完善书籍统计表.

图书借阅管理部分中，用户在系统中检索想要借阅的书籍，并且完善借阅者个人信息表，使书店能够保存有效的借阅者的个人信息，保证后续的服务顺利进行.在填写完成后，交于书店办公室进行审批，通过后借阅者填写图书借阅申请表，再交到办公室进行审核，通过后可获得图书.

图书归还管理部分，办公室发出归还书籍的提醒，客户填写书籍归还申请表，通过办公室的审核，进行图书的归还.之后办公室检查书籍质量，无问题则在系统中完善书籍归还信息，填写归还信息表和书籍统计表.若出现丢失、损坏等问题，客户与办公室公关部进行联系，商量后续问题解决方式.

图书售卖部分，客户在系统中检索符合自身需求的书籍，销售部会根据客户需求在系统为客户进行推荐，客户判断是否符合自身需求后填写订单，销售部审核订单后顾客进行付款，销售部修改系统中书籍余量等信息.

客户售后服务信息反馈部分，由办公室的客户信息管理专员确定调查内容，设计《客户满意度调查表》并且发放，收集客户的满意度信息，接着根据用户满意度信息编制满意度调查结果分析报告，经由办公室负责人审批通过后，提出相应的改进措施.

以图书售卖部分为例，其业务处理流程图见图3、组织/业务联系表见表1、数据流图见图4.

图3 售卖业务处理流程图

表1 图书售卖组织/业务联系表

图4 图书售卖业务的数据流图

4 数据分析

4.1 数据字典

在数据流图中，对每一项业务的数据处理过程都有着详细的描述，但是对数据流图中提及的数据类却没有详细的描述.数据字典就是描述数据类的重要工具，是一种简化的、用于规范化描述数据类结构特征的表格工具.以图书销售业务为例，其数据字典见表2.

表2 图书售卖业务的数据字典

4.2 业务(功能)/数据分析——U/C矩阵

U/C矩阵，也称使用/生成矩阵，可以依据得到的系统功能结构及每一项业务的数据流图描述的各项功能与数据类间的使用与生成关系绘制生成.根据上述书店图书管理信息系统得到U/C矩阵，见表3.

表3 图书管理信息系统的U/C矩阵

利用上述的U/C矩阵，对功能的完备性和数据类的一致性和冗余性进行分析检验.

通过完备性检验，保证每一个数据类都必须有生成它的功能及使用它的功能，从上图U/C矩阵中可以发现，每一列都有U和C，可以通过完备性检验.一致性检验，保证每个数据类有且仅有一个产生者.从U/C矩阵中可以看出每一列都有且仅有一个C，说明数据表只由一个生产者产生.例如书籍统计表，其中统计着书籍的库存量、出版社、作者等信息，他是在书籍入库时产生，在书籍借阅、书籍销售、书籍归还等业务中不断被更新.冗余性检验，目的是保证每一个数据类必须是有用的，即应存在至少一个使用该数据类的功能.在上述U/C矩阵中，每一个数据类对应的列都至少含有一个U，因此说明数据类都是有用的，通过冗余性检验.

5 总 结

书店管理信息系统的应用，将复杂的书籍统计工作实现了智能化、便捷化.管理信息系统中涵盖了书店中的绝大多数业务，加强了书店对数据、信息的管理和应用.系统具有书店管理系统的基本功能,如图书管理、进货管理、销售管理、系统管理等功能外还具备了信息查询、系统维护、满意度调查等功能,并且操作简便，简化了工作的流程.