信息技术在事业单位档案管理中的应用分析

孙莉莉 烟台市自然资源和不动产登记中心

一、事业单位档案管理概述

现阶段，随着我国科学技术的不断进步，信息化技术也得到了很大的发展。面对新的发展形势，人们对事业单位的档案管理水平提出更高要求。而事业单位档案工作在社会经济发展过程中发挥着重要的参考作用。随着信息时代的到来，信息技术在社会各个方面得到广泛应用，不仅提高了档案管理工作效率，也创新了档案管理工作模式，提高了档案存储质量和档案利用效率。因此，在信息化背景下，事业单位应助推不动产登记档案管理的优化与升级，达到不动产登记档案管理的有效性模式。

二、信息技术在事业单位档案管理中的应用意义

（一）信息技术的应用使档案管理操作更加方便

现阶段，在事业单位的不动产登记档案管理工作中，要想改变传统档案管理方式，就必须应用信息技术，使档案转化成电子版本。在转化的过程中，相关档案管理人员，只要掌握一定的操作技巧，便可进行档案电子化的转换。这样，在计算机中设置固定的程度，不动产档案资料就可以自动归纳、记录，彰显信息技术的简洁、便利性，例如：在搜索栏中，输入关键词搜索，计算机就会根据关键词进入自动检索页面，检索到想要的电子档案，同时，实现网络共享服务等。有效地应用信息技术后，不仅能够提升事业单位的办事效率，而且也可以大量节约人力、物力。

（二）调整事业单位结构

在传统的档案管理中，其不仅管理难度大，而且具有复杂性，主要表现在：传统档案管理需要的人员众多，并且人员之间的构成也非常复杂，使得事业单位在档案管理这一项的开支就非常高。而信息技术的应用，可以解放人力资源，计算机可以很快在烦琐的档案资源库中找出要找的文件。同时，档案的归纳、录入及识错等工作也非常便捷，应用信息技术实践后，使得事业单位的档案服务效率得到快速提升，也增加了人民群众的满意度。

（三）提高安全性

现阶段，就一些档案室的情况来看，档案室的温度只有在低温干燥的情况下才可以维持档案资料的良好状态，并且还要做好相关的防虫措施，才能确保纸质档案不受潮、发霉、高温自燃及虫蛀的侵害。另外，很多档案室会根据单位的变动进行搬迁，这样，在搬迁过程中，很容易出现档案资料的丢失，或者出现泄密事件。针对上述现象，信息技术的优势就得到很好的体现，档案完全电子化，不仅可以进行硬盘储存、备份，而且也可以上传至云端储存，方便管理人员下载，确保不动产档案的安全性。

三、当前事业单位档案管理工作中存在的问题分析

（一）档案管理软硬件设施落后

档案管理软硬件设施落后也是当前事业单位档案管理中的一个共性问题。其主要还是由于单位高层管理人员对档案管理工作的重视度不够，投入不足，在档案管理软硬件维护、更新乃至开发等方面都不够关心，每年投入档案管理部门的经费也是少之又少，这也使得不动产登记档案管理软硬件设施很难跟上单位档案资料的增加速度，使得单位档案管理部门工作越来越困难，甚至在基础设施落后的情况下，也很难保证档案资料的准确完整。

（二）档案管理工作人员自身综合能力有待提升

档案管理工作是一项严谨、系统、细致且复杂的工作，其对实际从业人员的要求也较高[1]。在保证基本专业技能和良好的个人品德素质的基础上，有一定的解决问题能力和管理经验的人才能更好地做好单位档案管理工作。但是当前大部分事业单位的档案管理人员都难以达到这些基本的要求。由于事业单位对档案管理工作的重视度不足，档案管理人员的薪酬也较低，所招聘的人员综合素质和能力也普遍较低，很难满足单位档案管理的实际需要。甚至有些单位招聘一些临时工来进行相关档案处理工作，也会对单位档案资料造成一定的安全风险。例如不动产档案资料的泄露、档案资料的破损甚至缺失等，会严重影响事业单位档案管理工作的质量，也会对事业单位的健康发展造成极大的负面影响。

（三）档案管理工作的安全风险及隐患防控效力差

当前时代无疑是网络信息化、智能化的时代，在信息化的时代背景下单位档案管理也应该照着信息化和智能化方向发展。如今很多单位都将档案管理工作系统化，并与网络信息技术相结合构建了档案管理信息化系统，在很大程度上提升了单位档案管理工作的效率。但与此同时，由于缺乏必要的网络风险防控手段，也加大了单位档案资料泄露的风险；网络信息化平台本身就是一个开放性的平台，很多单位在档案管理革新中并没有意识到网络安全风险，在安全风险防控上不上心，导致数据泄露安全问题频发。此外，还有人为原因的攻击，主要为黑客攻击、计算机病毒入侵。黑客攻击是指黑客借助各种信息化手段来对档案信息资源进行破坏，造成信息资源缺失或分离。比如，黑客借助其手段非法访问档案信息系统，会对原有标准、有序的信息进行窃取或篡改，使得信息无法查阅或信息丢失、泄露[2]。计算机病毒入侵是指人为植入病毒，将网络平台中的数据信息进行处理、窃取，造成数据丢失，或者将病毒内自带的程序借助网络平台发送给用户，容易出现信息资源越权查阅现象。

（四）档案信息网络管理制度缺失

国家信息网络是电信网、广电网和计算机网整合在一起的网络，而国家信息化依托国家信息网络发展，促进社会经济的发展。具体表现在档案工作中就是传统纸质载体转变为数字化媒体。这种方式也推动了档案工作的发展，由传统的信息收集、目录抄写、卷宗装订等操作，转变为自动化编写目录、案卷归档等操作。电子化信息储存能够减少档案的储存面积，做到节约成本，提高工作效率。一些单位虽然已经建立了档案信息化管理系统，但是现有的网络安全管理制度不成熟，存在诸多问题，在对电子信息档案进行保存、删除转移等操作时缺乏相关的制度，容易造成信息被他人获取，出现信息泄露。

四、协调信息技术应用与事业单位档案管理工作的举措

（一）为降低安全风险需完善信息安全监管系统

1.采用信息加密技术。借助信息加密技术可以将普通信息进行编码，对机密信息进行加密，转变为乱码信息，降低信息破解率，提高信息的安全性，从而保护数据信息。

2.数字签名技术。传统文件手写签名会出现模仿，易发生信息泄露。而数字签名是对传统文件手写签名的电子化转变，可以对电子信息进行验证，提高了信息的安全性。

3.防火墙技术。防火墙技术是指在网络服务器上将计算机的各类软件、硬件设备有序地组合在一起，在内部网络和公共网络之间搭建一个具有一定安全性的网管，从而保护网络资源的安全性，避免出现信息资源盗用或者黑客入侵。

4.综合技术。借助内核技术和各类安全技术将系统内存在的有可能引发信息泄露、盗用等问题剔除，提高系统的安全性。

5.入侵检测技术。入侵检测技术是指借助相应的软件来对计算机和网络信息资源的恶意行为进行分析、识别、处理的一个复杂过程。主要是可以帮助系统来对网络恶意攻击、入侵等进行处理，并且提高系统的完整性，从而保证数据信息的安全性。

（二）要创新和完善新型档案管理体制

在事业单位档案管理部门在档案管理体制创新中，要加强信息技术的多方应用和全面融合，系统性地开展新型档案管理体制设计和实施工作，确保档案管理服务系统在良好环境中不断完善，并不断提高档案管理运行效率。在信息技术背景下，档案信息数据共享理念已经基本形成。因此，档案管理部门要提升自身的档案管理水平，必须根据用户实际需求，基于档案信息共享理念，建立档案信息数据共享服务平台，在确保事业单位档案信息数据安全的前提下，与不同行业和不同地区的档案管理部门共同合作，共同开发档案管理系统，更好地满足不同用户的档案信息需求。用户在登录档案信息系统和查询利用档案信息的时候，需要通过信息化安全技术平台的身份验证，并对用户采取分级授权、分级利用，确保事业单位档案信息数据共享过程中的数据安全，最终建立一个互联共享的新型档案信息服务体系[3]。

（三）健全单位档案管理体制机制

众所周知，事业单位档案管理工作本身就不是一朝一夕能做成的，不动产登记档案管理也是一个长期的管控过程，而要想在这个长期的管控过程中保证档案管理的质量和水平，就需要一个健全且可行的档案管理体制机制来做好约束，并提升单位档案管理的规范性。在实际健全单位档案管理体制机制时，要重点做好以下三方面工作：1.要根据事业单位实际管理水平并参考优秀同行单位档案管理经验来构建科学可行的档案管理制度，并在后续的档案管理工作过程中严格且贯彻落实执行，遇到实际管理问题时也要对管理制度进行优化等；2.要在事业单位内部构建专门的档案管理小组和保管部门，并设立对应的监督管理部门对其档案管理行为进行监督管控，管理小组负责档案的保管、更新和借用等工作，而监督小组则负责对管理人员的管理行为的规范性、合理性及合法性进行监督等；3.要对不动产登记档案材料收集、档案整理及档案归档保存等工作进行细化的管控，在制度体系上也要细化到不动产档案管理的各个方面、各个环节等。

（四）强化单位档案管理工作的信息化建设工作

当前时代是信息化的时代，本身较为繁杂的档案管理工作与高效率的信息化技术也有较好的相容性，通过专业的电子信息化设备工具来提高不动产登记档案管理工作本身的效率，这也是时代发展的要求。不动产登记档案管理的信息化系统可以使得事业单位档案管理不受空间和时间的限制，也能实现对单位各项档案资料的实时更新和资源共享。但是，上文也提到了，信息化系统本身就是一个较为开放的平台和技术措施，而单位档案管理中所涉及的大多数档案资料都有一定的保密性，所以，还必须要做好信息化系统升级的安全风险管控工作。当前的事业单位档案管理信息化网络环境并不友好，由于信息化开放及行业竞争等因素影响，实现网络信息化的档案管理信息化平台也更容易遭受到网络病毒侵害，这也需要事业单位在进行档案管理信息化革新的同时强化网络安全风险管控，采用隔离模块及防火墙等技术在档案管理日常工作中规避和防范一些病毒，并对关键性和保密性档案数据设置必要的阅读和修改权限，也能防止员工在使用档案资料时不当操作造成修改和误删除等，保障事业单位档案数据资料的安全和高效使用[4]。

（五）做好档案管理人员能力提升工作

由上文可知，事业档案管理人员的实际能力对档案管理工作有着直接且关键的影响，所以，单位要想做好档案管理工作、提高档案管理水平，还必须要做好档案管理人员能力提升工作，并将档案管理人才队伍建设作为单位档案管理优化的重点。在实际工作中，要着力做好以下四个方面工作：1.强化不动产登记档案管理人员的准入管理，提高事业单位档案管理人员招聘或引入的门槛，尽量选择相关专业人员或有档案管理经验的人员来进行档案管理工作，在此基础上要做好待选人员的考察工作，主要包括责任心、工作态度以及思想理念等方面，选择责任心强、思想意识创新性强、遵守制度及熟悉信息化操作的人员，另外还要关注其守密性等；2.要对不动产登记档案管理人员的工作及管理行为进行更加细化的管理，包括单位档案的收集、分类、保管及使用等四个方面，并贯彻到档案管理的各个环节中，以规范其档案管理行为，提升其规范意识等；3.要加强不动产登记档案管理培训教育投入支出。针对事业单位不动产登记档案管理的实操及常见问题进行技能培训等，以提升档案管理人员的管理能力和应急能力，并强化档案管理人员之间的沟通交流，互相交流分享档案管理经验等，更好地提升档案管理水平；4.优化奖惩机制。将不动产登记档案管理人员的工作效率和水平与绩效工资挂钩，并对优秀的档案管理人员进行适当的奖励激励，以此来激发事业单位不动产档案管理人员的工作积极性，并提升事业单位档案管理效率。

（六）持续开发利用档案管理工作，提高档案利用效率

事业单位要想做好档案管理工作，还必须要积极开发新的档案管理方式方法，积极应用新的档案管理技术，以不断提高档案利用及管理效率。实际上，无论什么类型的档案其一般都有着不容忽视的价值，都能或多或少地为单位生产经营及内部管理工作提供一定的借鉴、依据及参考作用，甚至起到决定性或关键性的作用。所以，单位档案管理人员要持续开发利用档案管理工作来提高档案的利用效率，着力做好单位各项档案资料的维护工作，并通过科学可行的管理工作来将“死档案”变为能为单位经济发展服务的“活资料”，这样也能真正发挥档案管理的实际价值。在实际档案管理工作中，要根据单位内部管理的实际情况和生产经营情况来开发或选择适合自身的档案管理方法和技术，不断革新档案管理思想理念，积极解决单位档案保管劣势条件，不断规范化档案管理装备，积极向上级争取档案管理专款，以便更好地服务于事业单位档案管理工作的革新与优化，推动事业单位管理工作向好的方面发展。

五、结语

综上所述，在信息时代背景下，传统档案事业迎来了机遇和挑战，其中也存在着诸多不确定性因素。传统档案事业向信息化发展过程中，借助互联网技术，给档案信息化建设带来了很多的优势，但是也存在着一些问题。因此，为了避免出现管理水平降低的情况，事业单位必需的合理应用信息技术，加快信息技术与档案管理的融合，只有这样，才可以打破传统档案管理带来的束缚，才会让事业单位不动产档案管理工作更加顺利、高效地开展。