浅谈医院建设项目资料及时归档的重要性及管理措施

2022-02-01常州市第七人民医院档案室丁娟娟

内江科技 2022年3期

◇常州市第七人民医院档案室丁娟娟

基建档案体现和见证了医院的总体建设、经营与发展水平。本文从医院基建档案基本情况及重要性方面入手，结合自身工作实践提出了一系列有效管理措施，以及能为医院基建档案管理工作水平的改进提供些许借鉴和参考。

建设项目档案（简称基建档案）包括建设项目筹备、可研、立项、招投标、勘察设计、监理、施工、竣工等全过程，是以文字材料、图表、声像材料等形式形成的具有保存价值的材料。医院建设项目工程具有功能复杂，专业性强，参建单位多，建设周期较长的特性，并且很多医院工程建设资金由政府投资，具有公立性质。随着国民经济水平不断提高，人们越来越重视自身的健康，为改善民生就医环境，各医院不断完善扩大建设规模，形成大量的基建项目档案。因此，这时建设项目档案资料的及时、真实、完整、有效归档，对保证医院在建设期间施工全过程、全方位的把控、后期投入运营维护、新建、改扩建、修缮等工作的顺利开展起到尤为重要的作用。

1 医院建设项目工程档案的作用

1.1 有利于对建设项目工程全过程、全方位的把控

（1）建设工程开工前的筹备、立项、可研、环评、节能、招投标、勘察设计、土地征用等是项目建设准备过程中形成的文件资料，是工程建设核准工作的依据，也是施工阶段重要管控依据。因此，重要项目工程的顺利开工，离不开前期工作的筹备及归档文件资料的完整性、准确性。

（2）建设项目工程施工过程中会产生大量重要的归档文件资料，流通于建设、设计、施工、监理和设备供应单位之间，这些第一手资料能够充分展现每项施工节点各个方面的内容，如：工程各种检测报告、隐蔽工程验收单等资料有利于工程质量的把控；工程联系单、合同、工程进度计划表等资料有利于工程进度的管理；监理安全通知单、监理旁站记录等资料有利于对工程安全的把控；投标中标价、合同、财政投资预算、工程设计变更单、工程签证单、审计结算等有利于工程造价成本控制。因此，这一系列完整准确的技术文件和图文信息资料等及时汇集归档，可有效保障医院建设项目工程质量、安全和进度，还可以动态控制减少资金流失现象的发生，将为医院建设项目工程顺利竣工投入运营提供可靠的依据，为建设项目竣工时的总决算奠定基础。

1.2 有利于建设项目投入运营及设施维护

建设项目工程给排水竣工图、暖通竣工图、智能化竣工图、消防竣工图等专项图纸的准确完整，为医院后期能够有序开展实施维保、维修工作，减少经济纠纷，避免产生不必要浪费，提供了可靠的依据。建设项目工程地质状况、水文条件、周边环境、医院总平图、项目竣工图等文件、图文资料的完整准确归档可真实的反应医院具体建设状况，包含医院建设项目的质量标准、设计参数及监管指标等内容，可为医院后期改扩建、新建等基础建设提供重要参考，为医院可持续发展奠定坚实的基础。

1.3 有利于应急事件的处理

医院作为大型公共场所，科室繁多，人员密集，是一个地方安全管理及其应急事件处置的重点单位。建设项目工程楼层功能布局图，则准确且详细地记录了医院的科室、病房布局等，医院可根据档案图文资料，制定应急预案及应急事件处置等方案，为构建平安医院提供重要依据。

2 医院建设项目工程档案规范化管理措施

2.1 加强建设项目工程全过程归档资料管理工作

（1）构建合理统一的建设项目工程档案管理机制。主要领导特别是院领导在重视建设项目工程进度、质量、安全和成本的同时，也要充分认识到建设项目工程档案资料收集归档达标，对于医院建设事前、事中、事后控制的重要性。首先设立建设项目工程档案管理工作体系，确立领导责任制，最好有院领导直属领导负责。其次，统一业务制度规范。依据国家法律法规及地方规定，制定与医院建设项目相适应的建设项目档案管理制度，例如《***项目档案管理实施细则》《***项目档案分类方案》《****项目档案管理制度》《档案移交归档范围和保管期限表》等一系列项目工程档案管理制度，根据制度来指导规范各参建单位工程资料管理员档案收集整理工作，确保建设项目资料在不同阶段连续的、系统的、规范的及时汇集归档，确保最终档案资料的完整性。

（2）加强建设项目档案过程把控，确保项目资料归档工作与建设进度同步。

a、医院建设项目工程建设周期较长，医院档案管理工作者应做到早介入、勤跟踪，使档案收集、整理与工程建设同步。在建设项目启动时，编制建设项目分类方案及移交规范等指导书，指导各参建单位规范整理归档，保证归档资料移交格式上的统一，确保归档资料在分类、整理、排列、编号的一致性。

b、把控施工流程，全程跟踪，节点控制。医院作为建设项目工程的责任者，需常态化到施工现场了解工程施工工序及流程，沟通、讨论、协调工程档案资料准备的具体任务，协同代建、监理监督考核各施工工序所产生的建设项目资料组卷的规范性、合理性、完整性、准确性，要求参建单位工程资料管理人员按计划节点及时收集项目资料，完成预立卷工作，并将完成情况列入验收考核的指标，做到每一个施工过程都有档可查。

c、建设项目档案管理实行“谁形成谁负责”的原则。为确保档案的质量，建设单位应将建设项目档案管理的相关要求写入合同，对各参建单位建设项目档案资料提交不齐全的合同，不办理尾款支付进行约束，来充分调动参建单位参与档案管理工作的积极性，主动收集归档资料及时整理移交。

d、按照“对外靠合同，对内靠制度”的要求，充分发挥监理单位在建设项目工程中的监督管理作用，与监理单位予以明确，要严格按照监理合同、工作职责，针对项目勘察、设计、施工、设备采购等参建单位形成的项目工程资料内容进行监督检查，重点审查文件格式是否规范，质量是否达到标准，并就完整、真实、准确性签署意见，使档案资料能高质量的进行归档。

2.2 实施建设项目档案信息化管理

随着工程设计、管理等环节信息化进程的加快，将产生大量建设项目工程电子文档，基建档案信息化管理也日趋显得重要和迫切。档案管理工作要与时俱进，加强信息化管理。除了将电子文档统一信息化收集归档外，还需将原有贵重纸质档案通过扫描转换为电子资料收集存档。为此，医院要积极引进先进信息技术与网络技术，构建档案管理信息平台，贯穿工程管理，全面提升工程档案管理效果，做到覆盖文字、图片、音视频等数据信息，实现档案资料的有效储存和利用。同时做到档案信息安全保管，硬件设施满足“八防”要求，确保档案实体与信息数据的安全。进行数字化的档案，原则上实体档案不再提供利用，最大限度减少利用给实体档案带来损坏，为医院可持续性发展提供依据。

2.3 强化医院档案管理人员的业务知识和专业能力

建设项目档案管理工作贯穿医院建设项目全过程，其专业性要求水平高。因医院建设项目工程往往投资多、规模大，形成的基建档案资料多而且繁杂，这要求医院档案管理人员不但要有一定的档案管理知识和较强的经验能力，还需要通过培训、外出学习掌握一定的建设项目工程管理专业技术知识，了解建设项目档案归档文件资料格式、分类、组卷等内容的规范性，掌握项目前期阶段、施工阶段、竣工阶段、运营阶段形成的资料范围，以确保建设项目档案在不同阶段档案管理的准确性、完整性。