学校档案管理工作改进思路与创新策略摭探

陈晓芳

摘 要：档案管理工作是学校平稳运行的关键，在加强数据的归纳与整理、助力教学活动的实施、推动学校的健康发展等方面具有举足轻重的作用。基于此，文章分析学校档案管理工作存在的问题，简述学校档案管理工作的改进思路，并从增设智库咨询功能、利用信息化平台强化档案服务功能、实施可视化档案管理、对接办公自动化系统、优化双系统管理流程等方面，探讨学校档案管理工作的创新策略，以期为提高学校档案管理水平提供参考与帮助。

关键词：学校档案管理;改进思路;创新策略;管理模式

中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1008-3561（2022）04-0043-03

学校是青少年学生学习知识、锻炼能力、培养品格的重要阵地，只有保证学校各项工作平稳顺利运行，才能源源不断地为国家输送优秀人才。学校平稳运行的关键在于档案管理，档案详细地记录了学校成立与发展的过程，如学校进行过哪些变革、有什么辉煌的成绩或教训，这些可以给学校未来的发展提供重要参考。可见，学校想要达成优质办学的目标，就必须加强档案管理工作，及时改进其中的不足之处，运用科学的档案管理模式，提高档案管理工作效率。

一、学校档案管理工作存在的问题

1.有的学校不重视档案管理工作

调查发现，有的学校管理者往往只关心学生的升学情况、毕业情况以及教师的教育质量，对学校的档案管理工作不太关注。有的学校甚至会轻视档案管理工作，认为其无足轻重，只在需要调用档案时才会简单地关心档案管理情况。学校若不重视档案管理工作，自然就不会为档案管理部门调配更多的资金。此外，有些学校认为档案管理只需要将档案信息分门别类即可，没有多少工作难度，即使档案管理人员工作再出色也不会主动给予嘉奖，这极大地打击了档案管理人员的工作积极性。

2.档案管理人员的专业能力不强

当前，部分学校的档案管理人员的专业能力相对较低。许多学校的档案管理人员多由一些年龄较大的职员来担任，这些员工或因为年龄较大、工作效率不高，或因为不属于档案管理专业的毕业生、对档案管理工作一知半解，或因为与时代脱节，对先进的信息化档案管理模式感觉陌生。在这种情况下，档案管理工作必然比较混乱，效率不高。

3.档案管理的安全防护等级偏低

当前，许多学校的档案管理偏向于传统模式，以纸质档案的管理为主，即使落实了信息化管理，储存档案的电脑也大多系统老旧，卡顿现象比较明显。在这种情况下，学校档案管理的安全防护隐患比较严重。比如纸质档案的管理要求很高，必须要严格防水、防火、防虫蛀、防挤压、防纸张老化，需要管理人员定期除潮、消除明火隐患、除虫，科学分配档案的重叠高度，随时查看档案纸张的老化状态。相对来说，工作十分繁重，稍有疏忽就容易造成不可弥补的损失。对于信息化档案管理而言，如果系统老化，电脑操作反应迟钝，就容易出现死机的问题。而这一类系统过时的电脑，还容易遭到黑客或病毒的入侵，导致档案被盗或损毁。如果遇到以上情况，所造成的损失也难以估量。

4.记录档案的方式比较混乱

大多数学校储存档案的方式以纸质档案与电子檔案为主，但记录档案的方式往往欠缺一定的条理性。比如，同一个人的资料，一半用纸质记录，另一半用电子记录。这种记录档案的方式不仅十分麻烦，而且会给管理或查阅档案带来许多难题。之所以出现这种情况，是因为档案管理方式在由纸质向电子方向过渡时，管理人员没有做好其中的衔接工作。一些学校的老档案多为纸质记录，没有及时更新成电子版本，当需要使用原来的档案时，调阅方面出现许多不便之处。

5.档案的利用率不高

档案管理部门除了储存学校的员工信息、教学信息、学校发展计划等重要档案之外，还需要为学校的教学工作、科研工作提供一定的信息帮助。但很多档案管理人员欠缺这方面的意识，或因为档案管理模式不够灵活，导致档案的价值没有充分开发出来，这是学校档案管理工作需要重点解决的问题之一。

二、学校档案管理工作的改进思路

1.提高对档案管理工作的重视程度

想要改进学校档案管理工作，首先要从思想上入手，纠正人们对档案管理工作的错误认知。比如，聘请专业人士在学校开设有关档案管理的讲座，列举档案管理工作成绩显著的优秀学校，分析这些学校加强档案管理之后出现了哪些积极变化。由此，让相关人员了解到加强档案管理工作对学校发展的助力作用，认识到档案管理工作的重要性。

2.重视专业化档案管理队伍建设

针对档案管理人员专业能力不强的问题，学校应当做到优胜劣汰。档案管理是一项精细的任务，需要管理人员具备较强的专业能力，精力充沛，具有耐心。而年龄偏大的工作人员体力不足，很难胜任这项任务。学校应当多聘请一些年轻的工作人员，并对这些青年档案管理工作者定期进行培训，帮助他们掌握科学、先进的档案管理方法，让他们了解档案管理工作者容易遇到哪些突发事件、应该怎样积极应对。这样才能打造专业化的档案管理队伍，为改进学校的档案管理工作打好基础。

3.重视档案的安全管理

针对学校档案管理工作中存在的安全隐患，管理人员需要从多个角度做好准备。首先，建立储存纸质档案的专业仓库，尽量保证纸质类档案的真空储存，防患一切水、火、电、虫问题，并每天安排员工负责巡检与抽查，确保安全防护工作的稳定落实。其次，及时更换信息化管理设备，专门为档案管理设计便于操作、性能稳定的系统。最后，对于已经存入系统的档案资料，管理人员应当在光盘、移动硬盘、U盘中进行备份，并放在其他地方保存，预防因操作系统遇到故障而损失档案资料的情况出现。

4.重视纸质档案的电子版转化工作

针对档案记录混乱这个问题，若想加以改进，管理人员就要积极落实档案的电子版转化工作，通过手打输入或扫描仪扫描的方式将纸质档案全部转化成电子版。同时，要在电子版中标记纸质档案的存放地点。但管理人员需要谨记：纸质档案转变成电子档案并不意味着纸质档案失去了管理的价值。比如学校领导和教师在报名进修、参评职称时，都需要原始的纸质档案记录。落实纸质档案的转化只是为了让档案的查阅效率更高，减少因不必要的翻阅而损伤档案的问题出现。

5.重视档案部门与其他部门的合作

大多数学校的档案管理人员一般很少关注学校教务部门、行政部门的具体情况，只将工作重心放在本职工作上，这也导致学校档案的利用率较低。想要提高档案的利用率，档案部门的工作人员就不能以独立的状态脱离于学校的其他部门。对此，档案管理工作人员应当与学校其他部门的同事积极合作，及时分享学校最新的教育信息或发展政策。学校领导也要将档案部门的人力资源充分调动起来，每当落实一项教学措施或发展计划时，都要寻求档案部门的助力，让工作人员积极查阅档案资料，筛选有价值的档案数据，为学校的各项规划提供帮助。

三、学校档案管理工作的创新策略

1.增设智库咨询功能

学校档案管理工作不能只是以被动的形式开展，学校是育人成才的主要场所，任何部门都要主动为培养优秀人才提供助力。学校档案部门有着信息方面的天然优势，可以通过信息的查找与整理，找出教师的教学工作与学生的素质培养方面存在的不足之处。在此基础上，档案部门的员工可以增设智库咨询功能，按照国际前沿的智库理念，综合教师和学生的实际情况，为其制订科学合理的学习计划，帮助教师和学生及时查缺补漏，解决相关问题。这种方式，能够更好地凸显档案管理工作的价值。

2.利用信息化平台强化档案服务功能

除了咨询功能以外，学校档案管理的服务功能也十分重要。时至今日，我国学校教育已经步入信息化时代，档案管理工作也在与时俱进，以信息化管理为主要形式。因此，学校档案部门应当主动建立档案管理平台，并在平台中引入多元化的信息服务。比如优化平台的操作方式，尽量保证档案管理平台界面的简洁，让用户能一目了然地查阅档案。同时，档案管理平台增设反馈版块，积极吸取用户的意见。除此之外，档案管理平台也可以与外界联网，便于用户在调阅档案时查阅更多的信息，有效提高工作效率。

3.实施可视化档案管理

当前，除了一些学校的机密档案文件之外，其他的档案资料都可以实施可视化管理。可视化管理可以使教师通过登录平台随时查看档案，第一时间了解自己的教学贡献、绩效考评记录，查看自己曾经得到哪些荣誉、受过什么处罚等，这有助于教师的反思与素质的提高。但实施可视化档案管理时，档案管理人员必须加强网络安全建设，每日检查网络防火墙是否处于激活状态，防止档案数据被盗取的情况出现。要确保档案信息只能由本人调阅，不会泄露给其他人。

4.对接办公自动化系统

根据档案管理规定，学校的档案应当满足完整性的要求。当前，部分档案文件为电子文件，保存在学校的办公系统，这与档案完整性的规定相悖。因此，档案管理部门可以与其他办公部门寻求合作，通过对接办公自动化系统的方式，促进学校档案数据的高度融合。比如，可以将数据接口技术作为办公自动化系统与档案管理系统之间的纽带，力求让两种系统的数据能够相互传输，融为一个整体。这样可以让办公自动化系统中的电子文件能够实时转化成档案数据，存储到档案管理部门的服务器中。这能为档案管理人员的工作带来便利性，因为传统的数据储存方式需要工作人员将学校办公部门的电子文件打印成纸质模式，再进行手工扫描，录入到档案系统。而对接办公自动化系统可以优化操作流程，让管理人员在系统对接时迅速完成数据的录入或文件的打印。这不仅能够减轻档案数据转换的烦琐程度，还能有效提高档案管理工作效率。

5.优化双系统管理流程

在落实档案管理系统和办公自动化系统对接的基础上，管理者要重视两种系统管理流程的进一步优化。前者的流程为借阅、查询、归档，后者的流程为收阅、发文、签发。两种不同的流程在实质上泾渭分明，管理者若想提高对接时数据转化的效率，就应以集中的方式将不同的流程合为一个整体。换言之，可以通过一个操作界面，同时完成两种不同系统的功能。通过这种方式，学校领导想要查阅某个档案文件并进行审批时，不需要登录两个系统，可有效避免系统操作的重复性。同时，这也有助于提高学校管理部门和其他部门的融洽程度，让各个部门的工作配合更加默契。

四、结语

随着科学技术的快速发展，學校档案管理技术也在不断革新，未来学校的档案管理必然要遵守“快速、精准、稳妥、归类整齐、类型丰富”的原则。从客观角度分析，当前学校的档案管理工作还存在一些不足之处，管理者必须积极地加以解决。为了进一步提高档案管理工作效率，学校要广泛应用以云技术平台、网络数据库为主的档案信息化管理模式。学校档案的云管理或将是未来档案管理工作的主要方向，这也是学校档案管理者需要重点关注、积极学习的重要内容。

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Exploration of the Improvement Ideas and Innovative Strategies of School Archives Management

Chen Xiaofang

（ Longyan No. 4 Middle School， Fujian Province， Longyan 364000， China）

Abstract： Archives management is the key to the smooth operation of the school， it plays an important role in strengthening the induction and sorting of data， helping the implementation of teaching activities and promoting the healthy development of the school. Based on this， this paper analyzes the problems existing in school archives management， briefly describes the improvement ideas of school archives management， and discusses the innovative strategies of school archives management from the aspects of adding think tank consulting function， strengthening archives service function by using information platform， implementing visual archives management， connecting office automation system， optimizing dual system management process， etc， in order to provide reference and help for improving the level of school archives management.

Key words： school archives management; improving ideas; innovation strategy; management model