加快档案信息化建设 创新档案管理工作

王延峰

摘要：档案在大众的印象中就是一本厚厚的历史材料，档案员就是手拿剪刀、棉线、胶水每天忙碌的人。档案是一座城市的历史见证，是一个人的平生总结，是每个人不可或缺的证明材料，所以档案是非常重要的。随着信息化技术不断创新发展，档案工作也逐步实现了数字化、智能化的发展过程，为档案服务工作提供更多的便利条件。本文以档案信息化建设为切入点，通过对信息化建设的重要性、建设中遇到的困难进行重点分析，进一步阐述如何加快档案信息化建设，为新时代档案建设提出可行性意见建议。

关键词：档案工作;信息化建设;创新

传统的档案工作完成依赖于档案管理员手工完成，办公桌子厚厚的案卷和分散的材料需要一一对应查找，按年份先后顺序进行整理，最后更新档案目录，看似简单的流程要花费档案管理员大量的时间和精力。剪刀、胶水、白纸、打孔器等等这些“万能工具”是档案员的得力助手，一本档案往往是几个甚至十几个档案管理员经过无数次整理、分析讨论而形成的智慧成果。高新技术带来了大数据时代，档案工作所用的工具也发生了日新月异的变化，比如，打孔机取代了打孔器，打孔的数量由原来的一次几页纸提升到现在的一次完成几十页纸的任务量，一个小小的改变可以大大提升档案工作效率。

现阶段，档案工作逐步实现智能化，档案查找工作可以在计算机系统中完成、档案室阴冷、潮湿的问题也得到了解决，这些充分说明信息化成为档案工作有力助推器，给档案工作带来了便捷，减轻了档案管理员工作压力和负担。

一、档案信息化建设的重要性

1推进档案工作的现代化

大数据时代对档案工作提出来更高的要求，随着人们对档案查找工作的需求量越来越大，简单、快捷、方便成为百姓对档案工作的直接要求，但是档案工作本身就是一个需要认真、细心，耗时耗力的工作，怎么才能在原有基础上创新工作思路、改善工作环境、借助高新技术不断提高工作效率，是现阶段全体档案工作人员亟需解决的问题。

计算机技术为档案工作提升工作效率带来极大的可能性，也为档案存储工作带来前所未有的方便。就档案查找部分而言，计算机让查找更省时省事，没有计算机参与之前，想查找一份土地规划档案材料，首先要根据纸质版档案目录分门别类找到材料所在位置，找到所需年份的档案材料后进行拆装、复印过程。整个查找过程复杂且耗时量大，计算机只需几步输入就能完成上述查找工作，在计算机中输入查找内容、年份、部门就可以筛选出所有资料的扫描件，直接打印出来即可使用。通过简单的查找工作就能清晰的发现，档案现代化建设不仅有助于档案存储、提高工作效率，更有助于档案长期管理。

2推进档案工作的标准化

计算机为档案工作可持续性发展提供不竭动力，为推动档案标准化、一体化发展提供更多可能。档案馆要将所需管理的内容制定相关制度和标准，不同类型的档案材料标准要略有区别，档案管理人员要严格按标准进行分类整理，提升整体工作效能。比如，退役军人档案存储工作，除了将每个人的档案材料扫描录入系统中外，还要尽可能联系到原部队和户籍所在地的居委会或村委会，将材料更详细化，全面化，只有这样才能符合个人完成档案的要求，才能为下一步档案查找提供更多的便捷条件。

3推进档案工作的服务化

提供查找服务是档案工作重要职能之一，原来的查找工作是人工查找、复印完成，现在借助计算机完成前提整体扫描工作，将档案室内的每一页档案分门别类完成系统输入工作，当百姓或者机关工作人员来查找的时候，通过关键字输入方法快速提取需要材料，确认无误后直接打印即可完成。由于档案管理员年纪都是年纪较大的工作人员，所以对于他们来说学习计算机操作系统显得额外困难，这就需要档案馆整体协调统筹，做好档案管理人员年龄搭配工作，确保每个档案馆都配有2-3名年轻且懂计算机操作系统的综合型人才。档案馆要定期对档案管理员进行业务培训和服务培训工作，不断提升管理人员的专业技能和服务意识。

二、档案信息化建设中出现的阻碍

1 档案信息的保密性得不到保证

在档案管理中，用户信息的保密非常重要，在保密的实施中，政府的保密局要及时做出业务指导。国家对档案信息化寄予厚望，未来的信息化管理将普及到每一个人，此时的档案信息化是未来工作的基础保障。只有当各部门和大型企业的相关档案管理模式系统化、标准化后，相关政府或部门才能通过建立整体信息网络将这些数据链接起来，便于存储、提取和监督。一旦出现涉密信息外泄问题时，解决问题的重点不是对其进行法律处理，而应该是在前期進行业务培训，强化信息保密工作的责任制。部分管理人员保密意识淡薄，保密工作落实不到位，分不清什么内容属于保密范围，对于保密材料该如何处理。管理人员的这种工作状态，很容易给一些图谋不轨的窃密者可乘之机，往往在无意识中轻轻松松就保密内容泄露出去，威胁到国家整体信息安全。

2 档案信息化建设的设施落后

在信息技术全面发展的今天，档案信息的建设需求长足的发展。对部门而说，加快档案信息化建设，需要构建新的管理体系，不断完善多学科、多领域的交流，实现信息共享，最终建立起更系统化的档案信息工程。通过实地调查发现，档案馆现有设备陈旧、计算机操作系统跟不上新时代要求，管理人员的业务水平不高、服务意识不强。面对这些现状，政府和相关部门要给予政策的支持，资金的扶持和技术、知识上的辅导，不断提升档案馆的硬件和软件设施，提高管理人员的综合素质。

三、加快档案信息化建设

1增加档案数据库的规模

如果档案中的数据很少，就无法形成管理系统，不同的数据无法通过信息网络进行链接，因此档案信息的管理和使用存在一定的困难。如果可以取代传统的记录信息的方式，档案信息就可以用数字化的记录方式记录下来，将存储所有档案信息的原始存储库变成信息系统网络中的数据库，实现一键归档的目标。档案云，是借助于档案数据库所提出的新的技术手段，

通过档案信息自动化系和智能审核系统的融合开放，实现了不同信息间自动收集、整合分析、分类归档等一系列操作过程，需要的时候通过高级检索来快速查找所需的内容。即使面对大量查找内容的时候，也可以保证时效性。

2 升级设备功能与增强相关工作人员的专业程度

档案信息化的建设和创新离不开人才的支持，信息化管理虽然减轻档案管理人员大部分工作量，但以目前的技术水平无法实现无人化管理，这就要求档案管理人员需不断提升自身业务能力，不断提升自己计算机操作水平。因此，提高现有员工的专业意识，聘请高素质的专业人才是当务之急。未来的竞争是信息化的竞争，传统的档案管理方式将不可避免地被取代，培养和提拔一批优秀的信息管理人才，充分发挥人才优势、技术优势，为建设信息化档案模式和专业档案归档方式提供有力支撑。

3推动文档一体化管理

从目前的发展来看，传统的文件管理主要是通过一种特殊的管理方式来进行的。但是现实情况是，这种管理方式实际上并不适合工作的更好发展。按照传统的管理模式，文件管理和档案管理实际上是独立存在的。这种管理方式的最大缺点是经常导致档案工作的重复进行，容易造成整个档案工作的大量人力和财力损失。因此，根据信息化建设发展的需要，借助建设计算机创新技术，不断推进档案文档集成管理技术成为当务之急。其中，档案事业单位要以综合管理工作作为推进各项信息化创新建设的重点。同时，档案馆可以尝试利用计算机系统在两者之间进行云计算，然后安排专门工作人员依托信息存储，完成综合管理工作。

4借助信息软件形成特色档案管理

大量实践证明，集成文件管理系统非常有利于管理一些特殊类型的数据文件。在具体操作过程中，相关人员可以根据信息档案的具体情况，建立电子档案索引目录的特殊数据库，将符合相关要求的部分档案数据录入到数据库中。然后，将数据自动备份到云存储信息数据库中，档案馆可以利用计算机信息技术，方便档案人员查询这部分数据。这不仅有利于存储重要的档案信息，还可以有效提高档案工作人员的整体工作效率。此外，通过这种计算机化的档案管理形式，可以全面推进档案管理信息化建设进程，有效节省人力资源，节省出来的人力资源可以进行其他方面的工作。

综上所述，在当今信息时代背景下，不仅要高度重视实体经济结构的深化改革，更要高度重视档案管理工作形式的創新。在档案管理工作中大力推进信息化建设，可以有效提高档案信息管理工作的整体效率，同时也可以在各方面提高档案管理工作的保密性和安全性。因此，需要加快档案管理信息化建设，实现档案管理科学、合理。

参考文献：

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