大数据思维下高校校友档案的开发与策略研究

朱玥桦， 林 露， 张 琪， 吴保根

(东华大学 发展联络处，上海 200051)

校友是高校的宝贵财富，是能为高校教育事业发展带来潜在的人力、物力、财力、信息、社会关系与美誉度等的重要资源。20世纪末以来，我国越来越多的高校意识到校友工作的重要性，开始尝试开发和利用校友资源，依托校友的力量助力学校发展。作为高校与校友联络沟通的基础性工作和有效工具，校友档案显得尤为重要，可以说校友档案越完善，与校友的联络沟通越高效，越有利于校友资源的开拓。然而，目前国内高校校友档案开发工作可供推广的好的做法并不多，对校友档案的理论研究时间也不长，笔者在中国知网数据库中按“主题”分类搜索“校友档案”，最早的研究论文发表于2007年且后期的研究成果也难以对现实工作提供实质性支撑。如何及时高效地获取校友信息，促进高校与校友的有效沟通，是校友工作者面临的难题，也是本文研究的意义所在。

一、高校校友档案的内涵

1.高校校友档案的界定

目前，高校校友档案的研究人员以档案工作者居多，多是从档案角度出发，对校友的内涵把握有失偏颇。比如将校友档案定义为“高校各类在校生、应往届毕业生在校期间及毕业后形成的对个人、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”[1]。该定义中的校友在狭义内涵即一所学校的各类学历教育毕业生的基础上向前延伸到了在校生。而广义上的校友是指在同一所学校学习、工作过的学生、教职工或担任过学校各种名誉职务者的统称。校友身份获得的时间点不是“毕业”，而是“离校”，毕业只是离校的一种原因，此外退学、肄业、离职、退休等均可以导致离校，从而成为校友。为了凝聚更多的校友力量，在实际工作中一般也都采用广义上的校友定义。因此，高校校友档案的内涵可以拓展为在一所高校学习、工作过的学生、教职工或各类名誉职务者在校期间及离校后形成的对个人、学校和社会具有保存价值的历史记录。

2.高校校友档案开发的意义及内容

校友档案开发的内容应以“对个人、学校和社会是否有保存价值”作为主要判断标准[2-5]。这三者是一个递进包含关系，对社会有保存价值的必然值得学校保存，对学校有保存价值的也必然是校友个人档案中较为重要的内容。因此，保存对校友个人有价值的信息资料是校友档案内容开发的关键一环，对校友工作的服务能力、效率、质量乃至后期由服务到反哺的转化都有着深远的影响。

建立完备的校友档案，可以寻之有道，有助于快速获得联系校友的有效途径，提升服务能力；可以言之有物，通过事先全面了解校友的相关信息，快速消除前期联系过程中的疑虑，提高沟通效率；可以用之有方，通过深入挖掘校友性格特征、兴趣爱好、社交偏好、事业发展等个性化信息或需求，有针对性地提供个性化定制的校友服务，提高服务质量，用服务催生校友对母校的反哺行动。

要建立完备的校友档案，需要采集海量的数据加以支撑。在当前的大数据时代，判断“对个人是否有保存价值”的标准不宜过于刻板，要不拘一格，从校友个人的角度换位思考，除了常规的学籍档案、人事档案、荣誉档案登记的信息外，还应考虑采集那些能触景生情引起校友共鸣的信息。如校友在校园生活的印记实物、师生书信往来、班级或教研活动信息、校园媒体上的作品、社团或社会实践活动等记录校友成长成才的信息；校友毕业之后与母校、老师或同学之间互动方面的信息；校友事业发展历程、终身教育方面的信息记录；校友的性格特征、兴趣爱好、社交偏好等各种个性化信息等。总之，“对个人是否有保存价值”本身就是因人而异，建立完备的校友档案，需要尽可能多渠道、不间断地搜集更新校友信息。只要技术成熟、条件上许可，与校友相关的信息都有保存价值。

二、高校校友档案的开发现状与存在问题

笔者对国内多个地区的50多所高校官网进行了调研，发现目前还没有一所高校将校友档案单列进行系统开发。厦门大学档案馆官网上设置有“校友档案”栏目，但登载的主要是校友捐赠的新闻报道。部分高校将“知名校友”“杰出校友”纳入“人物档案”进行开发，如中南大学2016年开展了以知名校友为主的信息征集活动并建立校友人物档案。值得关注的是，部分高校已开始从传统的学籍、荣誉等档案管理转向关注校友在校期间的生活、学习和社会活动，如上海交通大学2018年发起面向毕业生的档案信息征集活动，征集内容包括课堂笔记、日记、与家人及师友的往来书信、有意义的赠礼、在读期间有意义且保存完好的生活物品等；华北电力大学分别在2012和2013年颁布了《华北电力大学学生组织社团档案管理办法》和《华北电力大学学生班级档案管理实施办法》，注重对学生组织社团和学生班级在校期间的纸质、实物和电子声像档案的收集。总的来说，我国高校校友档案的开发工作尚处于起步探索阶段，在实际工作中还存在诸多问题。

1.缺乏规范的制度支撑

目前，档案馆和校友会是高校涉及校友档案工作的主要部门。高校档案馆依据《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案管理办法》，负责学生的学籍档案管理，但这两个办法中均没有设置校友类目，仅在10个一级类目中涉及部分与校友相关的信息。校友会则主要管理校友档案信息。校友会一般都会建设校友信息数据库作为工作支撑，但由于缺乏规范的指导意见和管理制度，在校友档案的卷宗分类上也没有形成统一的认识，导致无论从收集、整理到归档都存在很大的盲目性和随意性。

2.缺乏有效的数据采集方式

主要管理校友档案信息的校友会采集信息的方式仍较为传统，比如:通过教务处或研究生院(部)等部门采集新生入学的基础信息，构建基础校友信息数据库；通过二级校友组织登记备案理事会成员及会员信息、班级校友秘书采集提交班级同学的基础信息、校友活动采集参与校友的报名信息、电话或邮件问候校友核对其相关信息等途径更新校友信息数据。通过以上方式采集到的多为学生入学或毕业时登记的基础信息，且多为静态数据，无法完成自主更新。随着时间的推移，校友的工作单位、职务、联系电话和联系地址等基础信息也在不断发生变化，而数据库中的这些静态数据都将成为无效信息。虽然实际校友工作中每年都会有一定比例的数据更新，但与高校动辄数十万的校友数量以及每年成千上万的增长数字相比，几乎忽略不计。因此，传统的数据采集方式已难以满足校友工作的实际需求。

3.缺乏合理的人员配置

除了几个规模较大的校友会，如清华大学校友会、浙江大学校友会等，国内高校校友会大多存在人员编制紧张的问题，一般编制数为1～5人，有些高校校友会甚至尚未独立成部门，几乎没有能力去做好大体量的校友档案开发工作。同时，数据采集、挖掘和智能应用是一项专业性很强的工作，需要配置专业的人才加以支撑，才能从海量的数据中获取有价值的信息，而这在现实中也是普遍缺乏的。

三、大数据与人工智能技术在校友档案开发中的应用

1.应用可行性分析

首先，大数据是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，具备数据量大，数据类型多样化，数据呈碎片状态广泛分布、价值密度低，具有较强时效性四大特征[6]。校友档案的信息明显符合大数据的特征：(1)数据量大。高校一般都有数万至数十万校友，并且每年都以数以千计的数量增加，仅基础信息就已数目可观。(2)数据类型多样化。除了文字、表格外，校友档案的信息还包括声像视频、对话记录、实物扫描件等。(3)数据价值密度低。校友的很多信息广泛地分布在各类网页和社交媒体中，比如使用网络时留下的地理位置、班级微信群中的对话记录、电子相册里的老照片扫描件、新闻报道中的声像视频等，这些碎片信息单独看似乎并无太大意义，但多条结合往往隐藏着巨大的信息价值。(4)数据时效性强。无论是校友的地理位置、工作信息还是社交偏好，都是随时可能发生变化的，如果不及时采集并加以分析，那么掌握的数据很可能会成为无效数据。

其次，大数据时代数据存储技术的突飞猛进使得海量信息的存储不再成为问题，而人工智能(AI)技术的飞速发展可以改变校友档案的采集方式，变被动等待信息提交为主动挖掘有效信息。比如通过抓取技术全网搜索知名校友，采取与基础数据库智能比对的方式，挑选其中匹配的信息关联至校友个人档案；开发微信机器人管理员，及时传达有效信息，实现实时互动，并智能过滤将群中有价值的信息自动关联至校友档案；利用人工智能的快速反应代替人工服务，为校友提供全天候的答疑解惑服务，及时送上母校的关怀，并挖掘校友兴趣点和行为习惯等，针对性地推送母校资讯和活动信息等[7]。

2.校友档案云平台开发思路

(1)实现校内信息的互通互联。参照政府政务大厅“一窗受理、集成服务”的“一站式”开发理念，提升高校校友工作的地位，将校友档案云平台嵌入高校办公自动化(OA)系统进行开发，打通与高校教务、学工、团委、科研、就业、人事、档案等系统的数据共享通道，消除内部信息壁垒，做到校内信息数据互联互通，避免信息“碎片化”、数据“孤岛化”等现象。在校友档案云平台中，可通过大数据和AI技术实现对高校OA系统中各条块海量数据的有效驾驭，最终可在平台上集成校内部门登记或发布与校友相关的在校期间或离校后的信息，并凭预设的识别标识(比如学号/工号、姓名等)实现快速对校友信息进行检索利用。

(2)根据校友的共性需求或兴趣爱好，开发有特色的模块化网络社交互动服务，如寻找校友、学籍证明、校友杂志订阅、校友活动发起与管理、校友商店等，吸引校友主动在平台上注册更新个人信息，通过在线获取服务、参与线上线下活动等举措增加校友用户的黏度，从而实现从被动收集数据向主动提供数据的转变。常见的网络社交互动服务模块见表1。

四、高校校友档案的开发策略与展望

1.从高校战略发展层面推进校友档案开发工作

从某种意义上说，校友是高校发展的宝贵战略资源，校友资源的开发可惠及教学、科研、就业等诸多方面，所以校友工作应从校级层面统一规划和推进。具体来说，校友档案开发工作的首要目标是校友会以最终需求为切入点，联合信息化办公室，以打通现有的教务、学工、团委、科研、就业、人事、档案等系统或网站数据共享通道为抓手，尽快实现校内信息的互联互通，提高数据信息共享和利用的效率；同时，要围绕所提供的网络社交互动服务模块，与相关部门共同规划、共同论证、共同开发，确保所开发的每一个服务模块都能从学校层面推进并真正落地，所提供的服务能真正体现学校的人文关怀并具有足够的吸引力。

表1 校友档案云平台网络社交互动服务模块

2.配置必要的专业人员

由于校友档案的数据采集、挖掘和智能应用是一项专业性很强的工作，必须配备既懂大数据技术又懂AI技术的专业人员，才能有效地驾驭校友档案云平台。因此，有条件的高校可直接引进相关专业人才，条件尚不成熟的高校也可寻求与第三方专业公司合作；同时要积极构建数据价值标准体系，加强校友工作人员的业务能力培训，提高对大数据和AI技术的认知水平。

3.强化信息安全责任意识

人民网的一项网络调查结果显示，90%的被访网民表示曾遭遇个人信息泄露，89%的被调查者表示不堪个人信息泄露之扰[8]。显然，校友档案云平台的信息安全问题是悬在校友工作人员头顶的达摩克利斯之剑。一旦出现隐私泄露等信息安全问题，不仅高校的社会声誉会受损，更会失去广大校友的信任，从而造成无法弥补的损失。因此，校友档案云平台的开发要纳入高校信息化统一数据库平台建设，统一纳入高校网站服务器和网站信息安全保障工作。为确保数据的完整和安全，应尽可能将服务器架设在高校内部物理空间并及时备份，避免使用第三方云存储空间造成的数据丢失或泄露等风险。

五、结语

未来，数据科学必将成为一个专门学科，被越来越多的人所认知。而基于大数据思维和技术的校友档案云平台建设，也必将成为各高校校友工作核心竞争力的关键一环。工欲善其事，必先利其器。高校应对校友档案建设给予足够的重视，从学校战略发展层面进行推进，打通校内各部处、学院的信息共享通道，重视大数据专业人才的培养、引进及合作，设计信息安全保障机制，早规划、早启动、早实施、早受益。