收支业务中避免重复付款的内控措施分析

王春蓉

摘要：收支业务控制中，重复付款是其中一个发生率较高的风险点。通过案例分析，以案促改，完善内部控制措施。

关键词：收支业务控制;案例;流程管控;往来科目控制;辅助台账控制;信息化手段控制

行政事业单位业务层面内部控制主要包括预算业务控制、收支业务控制、政府采购业务控制、资产控制、建设项目控制及合同控制。我单位为一家集科、教、研于一体的三级甲等综合医院，财务在拟定内部控制风险清单时发现，我院收支业务控制中的重复付款是一个发生率较高的风险点。在我单位的付款业务活动过程中，发生了几例重复付款事件，下面以案例形式进行展示和根因分析。

案例一：医院内部审计部门在进行2020年常规收支业务审计中发现一笔重复付款业务，2020年7月医保科填制支付报销单，原始凭证为医保局出具的缴款文件，走完签字审批流程后，财务科向医保局支付医保基金监管自查自纠违规费用27012元，列入会计科目“事业收入/医疗收入/住院收入/卫生材料收入”贷方红字;2020年10月医保科填制支付报销单，走完签字审批流程后，财务科向医保局支付医保基金监管自查自纠违规费用27012元，列入会计科目“单位管理费用/其他经费/商品和服务费用/其他支出”借方蓝字。两笔业务金额相同、所附医保局缴款文件号一致，经查实为同一笔业务，系重复付款。

风险强度：★★★★此笔业务为零星业务，属于费用性质，未用往来科目管理，主管会计不易发现重复付款，发现重复付款后因对方单位为行政单位易追回款项，故风险强度未到五星。

重复付款原因：此笔业务两次发起付款的科室经办人不同，两次对接的财务科经办会计也不同，中间时间间隔3个月，业务主办会计分工不明确且缺乏有效沟通，接收不属于自己主办的业务事项，两笔业务账务处理不同，使用了不同的会计科目，为账务查询增加了难度。同时此类违规费用医保局未出具收款凭据，医保局自身也不易发现重复收款。此笔款项于2021年5月联系医保局后予以退回。

案例二：市审计局委托会计师事务所对各家医疗机构在用信息系统及维保服务采购全流程进行审计，财务科负责提供各被审计项目的付款情况，在统计医院外网网站建设维护分期付款业务时发现一笔重复付款，金额580元。

风险强度：★★★★★此笔业务付款跨度时间长，收款公司非医院长期合作单位，没有其他付款业务，重复付款后，款项追回难度较大。

重复付款原因：此笔维护款分三年支付，时间跨度较长，信息中心经办人填制付款单据时未核对合同总金额，多填尾款金额;维护款未挂入往来科目管理，经办会计也未建立支付台账，付款审核时未查询之前的付款金额，导致重复付款。此笔款项于2021年3月联系供应商予以退回。此笔款项风险较大，网络维护公司如果在我单位发现重复付款前破产，此笔款项将无法从收款公司追回，只能由相关责任部门及责任人承担相应损失。

案例三：维修业务经办会计在日常审核付款单据时发现一笔尚未支付的重复报销款项，后勤科报销一笔地下室污水泵维修费3000元，经办会计审核时发现上个月也支付过同样金额的地下室污水泵维修费，经核实，两笔款项为同一笔业务，维修商开具了两次发票，后勤科经办人重复报销。

风险强度：★★★★★此笔业务，供应商存在主观故意成分，零星维修费未按往来科目管理。

重复报销原因：供应商有主观故意成分，主管部门经办人未认真核实。虽然款项并未实际重复支付，但说明付款环节存在重复付款风险。对该维修供应商提出警告，若有下次将拉入“供应商黑名单”，对主管部门经办人进行提醒和培训，强化其对款项报销业务的内控意识。

案例四：卫生材料经办会计在日常审核付款单据时发现一笔卫生材料付款发票为加盖鲜章的复印件（发票为纸质发票，非电子发票），其他要件完整。经过核实，此笔款项上一年度已经支付（发票为原件）。

风险强度：★★★★此笔业务供应商为长期合作单位，且卫生材料按往来科目管理，主办会计容易识别重复付款风险。

重复报销原因：供应商未履行对账义务，误以为此笔业务发票丢失，尚未收到材料款，主管部门未建立发票台账，也未进行核实，导致重复报销，材料入库单重复打印无任何标记。对该材料供应商提出警告，并要求其加强与财务的定期账务核对。

以上案例类型不同，發生的原因不同，财务科针对以上实际发生的案例举一反三、由点到面，对付款业务的内控进行总结和反思，通过梳理，笔者认为避免重复付款可以采取以下内部控制措施：

一、流程管控

1.归口管理控制：所有需要出入库管理的物资及设备由资产管理科统一填制付款单据，网络运行维护费用由信息中心统一填制付款单据，设备维修维护费用由医学装备科统一填制付款单据，工程款项由基建科统一填制付款单据，等等。各主管部门指定专人负责付款资料填报事宜，财务科各主管会计明确分工，严格各自归口管理业务范围，不交叉接单，并加强沟通。

2.签字审批流程控制：业务主管部门填制支出报销单，收集并初审原始凭证，部门主管签字;付款资料报送财务部门（建立交接记录备查，纸质版与电子版各一份。纸质版以接收人签字为准，电子版便于查询，交接记录要素有业务名称、发票号码、合同编号、金额、收款方名称等），经办会计审核原始凭证的真实性、合规性、完整性，并重点查重，财务主管审核签字;付款资料报送分管院领导及主要领导签字。

3.付款单据传递流程控制：所有付款业务，走完签字审批流程后，主办会计先进行账务处理（传统流程是出纳先付款，会计后进行记账处理，笔者通过实践发现由会计先记账处理再交由出纳付款更能降低重复付款及错误付款风险），记账处理时再次审核，审核重点是往来科目余额及查重，出纳核对记账凭证与原始凭证金额是否一致，收款单位与发票单位是否一致，一致后发起网银付款。

4.网银付款流程控制：设置四级复核机制，出纳为制单员，财务副科长二级复核（按单据逐笔核对金额、收款信息），财务科长或总会计师三级复核，院长四级复核。此流程可根据各单位实际情况设定，大部分单位只设定了三级复核，第二级复核尤为重要，笔者实践证明，二级复核可以有效起到事前“查漏补缺”的控制作用，许多前期审核中忽略的细节在此复核环节中予以补充完善。

5.监督审核流程控制：成立稽核组，成员2-3名，可以由科室负责人、副科长及总账会计构成，集中审核所有记账凭证，定期检查各主办会计岗位职责履行情况，从五个维度进行评分：原始凭证完整率、账务处理错误率、往来科目清理率、辅助台账完整率、岗位专项分析报告完成率，每个维度各20分，共计100分。评分结果应用于年末科室人员评优评先。

二、往来科目控制

药品、卫生材料、其他材料、低值易耗品、固定资产、无形资产等需要办理出入库管理的资产，一律通过“应付账款”科目进行管理，保证金、质保金等通过“其他应付款”科目管理，医院职工个人往来款项通过“其他应付（收）款”科目管理，预付款项通过“预付账款”科目管理，主办会计账务处理时必须逐笔核对该单位或个人应收或应付往来科目余额，有无预付账款，付款金额只能﹤﹦科目余额，如果大于往来科目余额，须暂停付款，查明原因后再付款。

三、辅助台账控制

按合同分期付款但不需要出入库管理的业务（未按往来科目管理），例如各类维保款，主办会计登记辅助台账，台账须清楚反映合同总金额，分期付款时间点及金额，实际付款时间、凭证号、金额等要素，分期付款金额合计等于合同总金额。辅助台账完整率作为年末评优评先指标之一，各主办会计比较重视，保证了辅助台账的质量。

四、信息化手段控制

自2013年中国首张电子发票开具以来，电子发票开具数量经历了高速增长，电子发票的全面普及已成趋势。一方面，电子发票减少了发票从收款方到付款方的传递环节，避免了发票丢失后带来的系列风险;另一方面，电子发票可多次重复打印，也为支付业务内控带来了新的挑战。业务量大且资金雄厚的单位可选择自动化报销系统，直接接入税务系统进行识别，从消费申请（预算锁定）、费用报销（智能识票）、业务审批、财务审核、出纳结算、到生成凭证的全流程智能审核，不过此类系统价格比较昂贵，成本较高;业务量小，从成本效益原则考虑的单位可选择微信小程序中的电子发票查重工具，可有效减少EXCEL发票台账为财务人员带来的巨大工作量。