“10S”管理理念在医院痕迹档案管理中的应用及评价

岳朝辅 阳桃鲜 李锐 李蕊 王涛 李微 赵敏 黄合飞 吕路艳

医院痕迹档案是医院历史文化、重要成就的主要载体，随着医院的不断发展，计算机、网络等先进设备设施在医院痕迹档案管理工作中不断更新应用，如何将医院档案管理规章制度统一规范化、科学化、标准化、现代化地落实到实际工作中，保证医院整体痕迹资料有序归档，轻松查阅，是体现医院管理水平的重要方面[1]96。医院痕迹资料档案管理工作最主要的目的是保存医院的发展进程及患者诊疗活动中的全部信息，具有知识性和服务性[2]3。然而在医院痕迹资料信息化管理中，如何有效合理利用好所有存储信息的服务功能，各部门科室实现同质化管理，是实现医院档案管理工作最优化的关键。

“10S”精益化管理是一种创造和保持一个组织有序、清洁、高效和高质量工作的方法，由最初的“5S”逐渐增加而来，包括整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）、安全（Security）、节约（Saving）、速度（Speed）、坚持（Shikoku）、习惯（Shiukanka）[3]1411[4]2[5]530。本次以三甲医院复审为契机，将“10S”精益化管理理念在医院各部门科室痕迹档案管理中推行应用，通过持续整改促使医院职工养成良好的工作习惯，现将实践效果总结如下。

一、材料与方法

1.研究对象。以2019年3月—2020年8月，我院12个职能部门、56个临床医技科室档案管理为研究对象。2019年12月，医院成立等级办，在临床工作中推行“10S”管理理念。选取2019年3月—2019年11月推行“10S”管理前的医院痕迹资料管理为对照组。选取2019年12月—2020年8月推行“10S”管理后的医院痕迹资料管理为实验组。评价材料为医院启动三甲复审工作后，历次全院督导检查，专家对我院三甲工作评审检查，按专家意见整改后追踪检查。

2.评价方法。按《三级综合医院评审标准实施细则（2011版）》、我院《医疗质量与安全管理督导考核标准》及“10S”管理理念的内容（见表1）进行评估，评估内容主要包括放置规范率、取放痕迹资料时间、痕迹资料完整率、素养达标率、满意度评估。评估痕迹资料的完整性情况，评估为完整、不完整，完整率=评估为完整科室数/检查总科室×100%。职能临床科室痕迹资料管理素养达标率评价采用追踪检查评价日常工作痕迹资料落实习惯的情况，良好习惯养成为达标，未养成为不达标，达标率=有良好习惯科室/检查总科室×100%。满意度从推行“10S”管理理念前医院职工对我院目前痕迹资料管理流程、归档规范性、存档资料环境视觉感受、同事间配合情况、取放方便程度、工作量情况纬度进行评价。满意率测量指标采用Liket 5级（非常满意、满意、一般、不满意、非常不满意），非常满意和满意定为正向答案，一般、不满意、非常不满意定为负向答案，满意率=回答正向答案人数/被调查总人数×100%。

表1 “10S”管理理念的内容

3.推行方法。（1）等级办应用“10S”管理理念规范管理档案，组建专门的团队负责推行，制作档案的模板案例，包括纸质版和电子版，通过示范、讲解、下发攻略、限定时间段抓落实等途径，在全院范围内推行。（2）以“10S”管理标准及医院《医疗质量与安全管理督导考核标准》为主要依据，发现问题、给出整改建议、督促改进、效果评价，形成PDCA闭环（质量管理四个阶段：Plan方案；Do执行；Check检查；Act处理）。

4.统计学方法。采用SPSS17.0软件进行统计学分析。所有计量资料行正态分布检验，计量资料以均数±标准差（x±s）表示，管理前后比较采用Z检验。计数资料用率（百分比）表示，比较采用X2检验，P＜0.05为差异有统计学意义。

二、结果

1.实施前为未推行“10S”管理理念前检查各科室资料收集情况结果，每次检查均包括我院职能部门和临床、医技科室共68个。实施9个月为三甲复审资料收集，外院评审专家共评审评估我院62个科室部门。

表2 推行“10S”管理前后效果评价

2.满意度调查。在实施前、实施4个月、实施12个月分别进行满意度调查（满意度等于后面计算出的满意率）。每次检查中，一人负责调查科室或部门参与痕迹资料收集整理人员3—5名，实施前共调查了223份，实施4个月共调查了246份，实施12个月共调查了253份（实施9个月因三甲医院复审工作，未进行调查评价，但档案管理工作受评审专家一致好评），见表3、表4。

表3 各科室（部门）痕迹资料收集整理人员满意率调查表

表4 各科室（部门）痕迹资料收集整理人员满意率调查图表

三、讨论

强化医院痕迹资料档案的收集和管理，需注重流程优化、管理规范化、简化工作量、协调配合，做到实际工作中有统一、有标准，保证医院整体痕迹资料有序归档，轻松查阅。“10S”的管理理念能帮助创造和保持有序、清洁、高效和高质量的工作，长期严格执行，可带来良好素养的形成。

本文以三级甲等综合医院复评审为契机，推动“10S”管理理念引导医院痕迹资料管理，通过前后效果评价显示实施4个月后在放置或归档规范方面得到明显提高（X2=13.706,P=0.03;X2=62.431,P=0.000;X2=33.471,P=0.000）；实施第4个月时，因流程熟悉程度不够，取放资料时间未得到明显改善（t=2.307，P=0.131）；在实施9个月后取放资料时间可得到改善（t=21.818，P=0.000；t=25.498,P=0.000），同时统一规范了全院电子档案的归档管理。资料完整情况方面，在实施前全院无统一痕迹资料管理目录，实施后参照《三级综合医院评审标准实施细则（2011版）》、我院《医疗质量与安全管理督导考核标准》，结合各科室部门特点，制定细化各科室部门归档痕迹资料目录，发放各科室部门，实施4个月后痕迹资料完整性得到明显改善（X2=41.235,P=0.000;X2=98.000,P=0.000;X2=68.235,P=0.000）。素养形成情况，实施前除部分科室部门外，痕迹资料的整理混乱，无长期实时整理归档，借鉴实施前形成良好素养的科室部门经验，推行“10S”管理理念，定期检查，实施4个月后逐渐改善医院痕迹资料收集及归档素养（X2=55.353,P=0.000;X2=64.092,P=0.000;X2=80.588,P=0.000）。

在满意度调查方面，从管理流程、归档规范性、存档资料环境视觉感受、同事间配合情况、取放方便程度、工作量情况六个纬度进行评估。实施第4个月时在管理流程（X2=0.003,P=0.953）、工作量情况（X2=1.171,P=0.279）、同事间配合方面（X2=1.408,P=0.235），满意度不高。这主要与推行“10S”管理理念后，新的流程对科室及部门痕迹资料整理人来说较为陌生，且许多既往不规范的均须重新整理，认为增加了工作量。通过开展反复培训，在实际工作中亲临指导，实施12个月时满意度均得到明显改善（P＜0.01）。

医院痕迹档案的管理对医院的发展具有重要价值，规范、统一的标准是强化医院痕迹档案管理的重要一步[6]1。推行“10S”管理理念，能促进各临床科室或部门运行中产生的相关痕迹材料有序、清洁、高效和高质量地整理、归档，以此营造良好的医院痕迹材料管理氛围，体现档案工作的重要性，为医院的建设发展及时提供重要依据。