新媒体环境下数字化档案室的发展与应用

中新天津生态城图书档案馆 吴丽君

随着新媒体的发展，档案管理数字化趋势不断增强，数字档案管理是适应数字社会的必然趋势。由于我国档案管理数字技术起步较晚，管理尚不完善，模式有待成熟，为此，要加强对数字档案管理的深度挖掘。

一、数字档案室内涵

所谓数字档案室，即通过现代化数字技术，比如电子计算机等对电子档案资料进行整合、分析、处理、储存、共享的一种先进管理模式。其不仅是单位构建信息化体系的重要组成部分，还是提升办公自动化水平的有效手段。因此，各单位务必要将数字档案室当作信息化建设体系中的一部分，并和办公自动化进行有机结合，做到统一建设管理。该档案室中包括先进科学的计算机设备、安全高效的网络设备和相关材料，以及单一的档案数据网。其中，档案数据网较为特殊，对其保密性能有着严格要求，需要遵守国家相关涉密信息系统条例制度来划分级别，确定安全域，并根据BMB17技术的实际需要予以建设。此外，要格外注意单位中的业务网、办公网必须要和档案数据网进行物理隔离，同时不得将其和因特网进行；连接。

二、新媒体环境与数字化档案室的内在联系

新媒体并不是指传统意义上的社会传播方式，而是在现代化的发展过程中形成的一种传播形态，通过数字技术将信息数字化，利用计算机技术、互联网技术、通讯技术等现代化科学技术的力量，实现数据信息的快速传递。新媒体环境简单来说就是通过现代技术形成的一种传播环境，而数字化档案室就是在新媒体环境中所成立的，利用计算机技术独有的二进制程序代码将文字形式的信息资料转化为以0和1组成的数据代码，并实现在计算机程序中的长时间保存。总体来看，新媒体环境与数字化档案室形成了相辅相成的发展关系，计算机技术为其提供了储存环境，互联网技术为其提供了传播环境，使两者在相互促进的前提下实现共同发展。

三、新媒体环境下数字化档案室的发展特点

（一）科技水平较高

在新媒体环境下，数字化档案室利用了多项科学技术和现代化科技产品，因此本身具有较高的科技含量。数字化档案室的建立以数字转化技术为基础，而数字转化技术是计算机技术的分支之一，通过二进制代码程序将档案资料转化为数字模型，数字模型的分类越为详细，经过转化的档案资料就越为精确。除此之外，互联网技术和通讯技术为数字化档案室提供了传播条件和传播技术。数字化档案室中的资料信息全部储存在计算程序中，而计算机程序是通过集成电路板运行的。因此从应用技术和应用设备来看，数字化档案室的科技水平较高。

（二）个性化明显

新媒体环境下的数字化档案室的建立，为企业提供了多种选择形式，即根据企业需要选择不同的使用模块。以现代软件程序ERP系统为例，企业可以根据需求选择不同的应用模块，总体来说分为人事资源模块、合同模块、固定资产模块、供应商模块、客户模块等，企业在实际的档案管理过程中，可以自行选择应用模块，或与软件公司合作设计专业软件。在档案管理的各个模块中，企业也可自行选择功能，这种可以自由选择的应用模块和功能体现了数字化档案室的个性特点。

（三）受众选择性增多

广义上的受众是指接受信息的群体，受众选择性增多也就是说接受信息的需求者可以自主选择需要使用的信息，而不必受到各种外界因素的影响。受众主体的对立面是信息发布者，也就是发布档案资料的企业职工，受众选择性增多也同样意味着发布的档案信息量在逐步增多。从信息发布者角度看，在新媒体的作用下，数字化档案室的成立可以将各种档案资料转化为数字形态进行储存和传播，与传统纸质档案资料相比，任何档案资料都可以通过数字技术进行转化，而不局限于信息量的阻碍，为此信息发布者可以任意上传多种档案信息，而受种者的选择性也将进一步增多。

（四）表现形式多样化

新媒体的传播形式决定了信息可以通过多种形式进行传递和储存，数字技术的存在使得档案信息的储存方式更为简便，而两者的结合使得档案信息可以大量储存在系统程序内，并根据需要的形态进行传播。对于企业来说，形成档案资料的信息可能是文字、照片、视频、音频等各种形式，储存形式的不同意味着档案信息的表现形式也不同。虽然现代技术可以将照片、视频、音频中的文字进行转化，但将文字所叙述的内容转化为其他表现形式的技术尚在研究过程中。就现有技术来说，新媒体的存在使数字档案的表现形式呈现出多样化的发展趋势。

四、新媒体环境下数字化档案室的应用策略

（一）建立完善的信息检索系统

数字化档案室是以数字技术为基础建立的企业档案储存室，这种储存室是没有实物形态的虚拟储存室，但企业依然可以根据需求查找相关信息，这就要求企业要在数字化档案室的储存空间内建立完善的信息检索系统，通过计算机技术和网络技术的融合，实现电子程序和网络系统的共存，信息检索系统也并不只是类似于百度搜索的引擎装置，而是利用信息搜索技术建立的档案信息优化系统，包括对档案信息的自动分类和数据整合。

首先来说，信息检索系统应当以企业部门为划分基础，将不同部门作为检索系统的主要检测点，也就是说当企业职工注册专门的登录账号、填写使用部门进入信息检索系统后，数字程序将默认部门划分，并以此为依据查找本部门的档案信息。在企业档案管理过程中，除领导授权外，本部门职工不允许查看其他部门的档案信息，这也是遵循企业保密原则的重要事项之一。按照部门划分检索标准，将会使数字化档案室的信息更为精确，而不会混淆企业的档案信息。

其次，信息检索系统应当具备自动过滤重复信息和删除错误信息的功能。对于明显人为错误所造成的信息录入重复以及信息录入错误，检索系统将自动出现提示，从而防止人为错误的发生。

（二）加强档案无纸化管理

纸质档案作为企业经营过程中产生的信息，是企业重要的保密资料，例如各部门签订的各种经济合同等，纸质档案是无法被取代的，企业可以通过以下两种方式加强档案无纸化管理。

第一，通过数字技术将纸质档案进行合理划分，简单来说就是对纸质档案进行明确划分，方便企业在持续经营过程中对纸质档案进行电子化管理。企业重要档案信息可以通过纸质资料进行保存，但在保存过程中需要将重要信息录入数字系统内部，使数字化档案室同时包括纸质档案和电子档案。将纸质档案转化为数字化档案室的一部分，要通过人工记录的形式将其主要信息进行完整登记。

第二，企业可以采用ERP系统对各种业务进行线上操作，包括各种业务操作流程的审批、重要经营信息的记录等。企业在签订合同、业务挂账、付款审批、保险费用时，一般通过纸质资料进行流程审批，在申请人填写完基础信息后，由各级领导进行审批，从而形成纸质档案，但通过ERP系统进行线上流程审批后，重要的信息数据将保存在数字系统内，使档案信息通过数字形式进行存放，避免了纸质档案的留存，从根本上实现档案的无纸化管理。

（三）通过建立档案信息网强化信息数字化管理

企业可以通过建立档案信息网，强化档案信息的数字化管理。企业档案信息网是通过互联网技术进行传递的，并利用数字技术进行信息收集。

档案信息网实际上是对各部门档案信息的收集和整合，通过有效的信息整合将各部门的档案信息形成相互联系的网络，使各个部门的信息具有串联性，并可以通过一定的介质或载体相互传递和转化。虽然保密原则的存在不允许各个部门相互查看档案信息，但对于企业的高层管理者来说，不仅仅只需要某一个部门的档案信息，而是企业所有部门的信息集合，而档案信息网的存在使企业高层管理者可以快速获取各个部门的档案信息，且档案信息可以通过关系网对各个部门的经营情况进行总结。

对信息进行数字化管理是档案信息网建立过程中的重要决定因素，只有档案信息通过二进制运算代码进行储存和整合，企业才可以通过信息网络对其进行完整的网络传播。而数字化管理看似简单，但对信息的有效性具有较高要求。因此企业在收集档案信息时，要对档案信息进行严格审核，避免错误信息的存在。

（四）通过新媒体技术实现档案信息的快速转换

新媒体技术的存在使档案信息可以通过多种形式进行表现，但对于档案信息的相互转换功能仍然存在弊端，为此企业应当通过新媒体技术，加快档案信息的转换速度。

档案信息的转换是根据信息需求者的不同进行的，当信息需求者不同时，对于档案信息的理解程度也不同，并根据所处部门的不同，对同一信息的需求也不同。以建筑公司为例，信息需求者处于预算部门，项目工程的费用要按照预算需求进行总结，并对上一年度的费用信息进行整合，但当信息需求者处于财务部门时，项目工程的费用要按照实际发生额进行统计，部门的不同意味着对于同一项档案信息的获取形式也不同。新媒体技术，可以有效加快档案信息的转换速度，企业应当有效利用新媒体技术。

五、结语

总之，新媒体环境下，数字化档案室的发展呈现科技水平较高、个性化明显、受众选择性增多、表现形式多样化等特点，推动新媒体环境下数字化档案室的应用，应建立完善的信息检索系统，加强档案无纸化管理，通过建立档案信息网强化信息数字化管理，通过新媒体技术实现档案信息的快速转换等。