基于毕业生就业服务的高校学生档案管理思路探析

南京师范大学中北学院 刘江莲

高校学生档案管理是高校学生工作中的一项重要工作，是用人单位评价毕业生个人综合素质的重要参考指标，对服务毕业生就业工作有重要作用。但是当前高校学生档案管理存在诸多问题，加上新冠疫情对高校学生档案管理带来的影响，制约了学生档案管理工作为毕业生就业工作更好地服务。为更好地服务高校毕业生就业，提高学生档案管理水平迫在眉睫。

一、高校学生档案对毕业生就业工作的重要作用

（1）推介作用。高校学生档案是对学生在校期间各项表现的记录，从一定程度上反映了学生的个人综合素质。很多用人单位都会将学生的档案内容作为重要的聘用指标，通过查阅学生档案可以了解学生的在校表现，评判其是否适合该项工作。同时，学生本人也可以通过个人档案向单位间接推荐自己。因此学生档案对于毕业生就业工作有着重要的推介作用[1]。

（2）激励作用。学生档案是毕业生就业工作中最具有权威性的“推荐信”，每个毕业生都期望自己毕业时能够有一份完美的“推荐信”，从而获得竞争优势。为拥有一份全面、完整、优秀的学生档案，毕业生会激励自己不断努力，让这份个人“推荐信”变得更加优秀和更具竞争力。

（3）保障作用。随着我国人事制度的不断改革和完善，档案对于个人发展变得越来越重要。毕业生工作后落户、社保办理、职称评定、工作转正等都需要进行档案认证，同时毕业生升学深造、公务员或者事业单位报考等都要用到个人档案。因此，档案对于毕业生今后的个人发展具有重要的保障作用。

二、高校学生档案管理现状及问题分析

（一）高校档案管理体制不规范

1.档案管理规章制度不完善

从新生入学到毕业离校，学生在高校的各项记录都应该及时归档至档案中。目前我国没有统一的高校学生档案管理标准，导致各高校学生档案管理规章制度的要求也不尽相同，甚至部分高校还未制定学生档案管理规定，导致学生档案管理工作无据可依、管理混乱。因此，建立健全学生档案规章制度尤为重要。

2.学生档案监管力度不严

高校学生档案经常会出现以下几种问题：一是学生档案在归档过程中未按照统一标准归档或归档过程中出现错放、漏放等现象，导致学生档案材料不全。二是学生档案在转递过程中操作不规范，导致档案丢失。三是学生本人通过某种途径消除对其不利的档案内容，出现档案弄虚作假现象。以上情况的出现都表明高校对学生档案的管理缺乏有效的监管机制，若无法避免此类现象，将导致学生档案管理失去价值和意义，进而影响就业的公平公正。

（二）档案管理方式方法落后

我国大多数高校仍然是采用传统的人工操作的管理方式，主要以纸质档案资料为主，在这个信息化时代，档案管理的信息化建设严重滞后，在一定程度上造成就业工作单位无法及时查看到学生档案，甚至可能会对后续的就业造成一定的影响。其次，档案管理人员本身缺乏对档案管理工作的认知，认为只要档案完整无误就可以了，忽视了档案管理工作在就业工作中发挥的作用和价值。最后，由于当前疫情防控常态化的要求，人员流动受限，甚至很多高校长期处于封校状态，毕业生就业工作中对档案的利用困难重重。

（三）档案管理重视度不够

1.学校层面不够重视

现阶段多数高校对学生档案管理不够重视，主要体现在以下两个方面：一是归口单位不统一，目前各高校的学生档案管理归口部门不尽相同，多数高校的学生档案管理归属学工处、就业处或二级院（系）分团委等，从学生档案管理的归口现状可以看出在学校层面，学生档案管理未能得到重视。二是人员配置不够专业，多数高校配置的档案管理人员并非档案管理相关专业毕业，档案专业素养不够，甚至部分高校存在没有安排专门的档案管理人员或管理人员不足的现象[2]。

2.学生层面档案意识薄弱

大多数学生认识不到档案的重要性，出现这种情况的原因很多，一是由于档案在学生中的存在感较弱，学生无法接触到本人的档案，档案往往都是在学习或工作单位之间进行转递，对于一个自己知道其存在但却从未接触过的资料，学生本人往往会忽视其重要性。二是学生本人对档案的认识不够，学生档案中很多档案材料是学生在校期间填写的，但部分学生填写材料时存在随意填写、不够完整、前后不一致等现象，从而导致档案材料不够准确，价值较低。三是学校对档案知识的普及宣传不够，学生没有渠道了解相关的档案知识，从而导致学生根本不了解档案的重要性，导致档案意识薄弱。

（四）学生档案在就业工作中的利用价值不高

1.档案内容单一，模式固化

大部分高校的学生档案归档内容比较单一，模式固化，只简单记录了学生的学籍信息、学习成绩、党团情况等，这些固定模式的记录无法体现一个学生的能力及特征，用人单位在学生档案中得不到可参考的内容，久而久之，弱化了学生档案服务毕业生就业的功能。

2.学生档案利用滞后

学生只有在确定了就业单位，与就业单位签订协议后，档案才能从学校寄往就业单位，因此学生档案在毕业生就业过程中的利用延迟。此外，一般是学生毕业离校前才会进行毕业生档案材料的统一归档，将分散在各个部门、学生个人以及辅导员手中的材料统一收集，时间上肯定也会有所延迟。

3.学生档案参考价值较低

从用人单位的角度来看，目前学生档案的参考价值较低，主要分为以下三种情况：一是公务员、事业单位这类性质的用人单位，在录用时会政审学生档案，但由于学生档案归档内容大都比较简单，因此用人单位政审查看档案一般也仅仅查看其档案内容是否与学生提供的信息有偏差，基本的档案材料是否齐全而已。二是单位不保管学生档案而是委托当地人才市场保管学生档案的用人单位，在录用学生前基本不查看学生档案内容，录用后大多数也仅仅是委托当地人才市场保管学生档案，很少查阅档案，因此学生档案对这类用人单位提供的参考价值较低。三是大多数民营企业既不会查阅学生档案，也不会保管学生档案，学生档案在这种就业中几乎毫无用处。

三、基于毕业生就业服务的高校学生档案管理思路探析

（一）健全学生档案管理体制，强化档案监管力度

1.健全学生档案管理体制

近年来，大部分高校都在扩招，随着学院增设、专业增加，在校学生数量越来越多，学生档案数量的增加也增加了学生档案管理工作的困难，对学生档案管理工作提出了更高的要求。因此，建立一套完整的学生档案管理规章制度，规范学生档案管理工作势在必行。

2.强化档案监管力度

高校应定期组织对学生档案管理工作的监督指导，保证档案材料归档的真实性和及时性，对档案内容进行及时更新和归档，并做好痕迹管理。档案监管内容主要有以下两个方面：一是对档案内容的监管，监管人员应定期组织人员全面核查或抽查学生档案内容是否齐全、是否真实、是否规范等，发现问题要及时解决问题，以免学生档案离开学校后再无法更改，保证学生档案真实有效。二是对档案管理人员的监管，高校应组织监管人员对档案管理人员的工作内容、工作方式、痕迹管理是否合乎规范等进行核查，确保档案管理人员工作的规范性。

（二）加强学生档案信息化建设，创新档案管理模式

随着整个社会信息化水平的不断提高，学生档案管理只有跟上信息化的脚步，才能更好地服务于毕业生就业工作，尤其是在当前疫情防控常态化的背景下，“线上”档案的建设对于毕业生就业工作助力作用效果显著。为提升就业工作的整体服务水平，高校学生档案管理信息化建设势在必行。首先，高校应逐步引进先进的信息化技术，改变传统的纯手工作业模式，为学生档案管理信息化建设提供技术支撑，加快学生档案管理数字化建设，从而方便用人单位快速获取学生档案信息，提高学生档案利用效率。其次，高校也应该引进档案管理专业人才，完善人员选拔和考核机制，确保档案管理工作的标准化、规范化。最后，高校在引进技术和人才后，应该加强对管理人员的培训力度，确保管理人员明确工作职责，应用好信息化技术，提高网络安全意识，充分保障档案管理的完整性、安全性[3]。

（三）提高档案管理重视程度，加大档案管理宣传力度

1.档案管理重视程度

高校应明确学生档案管理工作对毕业生就业工作的重要性，重视学生档案管理工作，在归口单位设置上设置专门集中管理学生档案的机构，统一负责学生档案管理工作。在硬件设施上提供足够的场地和设备，确保学生档案管理工作的开展有足够的场地设施。在人员配备上，要设置足够的专职管理人员，管理人员必须具备一定的档案管理专业素养，保证档案管理工作的规范性。

2.加大档案管理宣传力度

高校应加大档案管理宣传力度，利用微博、微信、官方网站、校园活动等重点宣传档案管理知识，提高学生档案就业意识，及时扭转认为不到政府机构或事业单位等单位就业就不会用到档案这一错误观念。同时，学校应积极为学生开展就业指导课程，并在就业指导课程中将学生档案管理作为重点内容之一进行讲授，重点讲述学生档案在毕业生整个就业过程中的重要作用以及学生档案利用的实操性，让学生充分认识到档案对个人的重要性。

（四）丰富档案归档内容，提高档案利用价值

1.丰富档案归档内容

为多方面展现毕业生个性化特征和能力，让用人单位多层次地了解学生在校期间的表现，提高毕业生就业竞争优势，高校学生档案管理工作人员应对档案归档材料进行调整和丰富，除了保留大学生基本信息的材料，还要增加能够反映学生个性特征的材料，当然此项工作一定要与高校其他部门进行联动，以丰富学生档案内容，细化学生在校表现，提高学生档案在用人单位选拔人才时的竞争优势[4]。

2.树立超前管理意识

随着高校毕业生数量逐年增长，毕业生就业竞争也愈发激烈。高校要认识到档案对于毕业生就业服务工作的重要性，提高档案的超前管理意识。对于学生在校期间产生的各种档案材料，积极、主动地对接相关部门，及时归档，不要等学生毕业时才开始集中、紧张、大批量地归档毕业生档案材料，以免出现错放、漏放学生档案材料的现象。此外，学校可根据往届毕业生的就业情况，了解用人单位需求，以便对学生档案归档内容进行适当调整，增加能体现学生就业竞争优势的材料，为毕业生就业助力。

四、结语

学生档案跟随学生本人一生，在其整个人生中扮演着极为重要的角色。面对竞争日益激烈的大学生就业市场，高校应立足于学生档案管理现状，建立健全学生档案管理体制，创新档案管理方式方法，提高对档案管理的重视程度，从而提高学生档案在毕业生就业服务工作中的利用价值，为毕业生就业争取更多的竞争优势，在高校人才输送和用人单位招聘人才中发挥重要作用[5]。