有关智慧档案管理若干问题的思考

国网河北省电力有限公司 陈颖，赵洋

在当前互联网技术水平快速提升背景下，信息的透明程度提升，并实现了更高的智能化水平。档案管理工作的重要性也越发凸显出来，智慧技术、智慧管理逐渐成为全新的发展趋势。

一、新技术发展与数字档案馆的局限性

数字档案馆的产生解决了传统档案存储存在的许多问题，存储的数量限度、传播的途径、安全性等都得到了极大的提升。对于档案管理工作带来了革命性的改变。但是在数字档案馆建设和使用过程中，会受到多方面因素的限制，存在一定的局限性。从理念层面进行分析，数字档案馆仅仅是对外在条件进行了改变，在管理方面并没有进行真正的改革，仅仅是以信息化作为依托，实现了档案本身的变革，在管理档案实体上并没有实现革命性的进展。在技术层面，相比于传统档案馆，数字档案馆实现了信息镜像化，极大提升了大众使用的便捷性，但是对于管理人员而言，在开展业务、信息筛选过程中并没有享受到便利，难以将档案信息用户的思维作为依据开展相应的档案管理工作。在资源方面，数字档案馆信息资源会受到一定限制，主要源自传统档案信息基础方面。数字化的档案信息是其主要的核心资源，同时还包括了原生态的电子档案，对于传统档案馆既有局限性难以作出突破。想要解决这个问题需要借助全新的思路，同时对新技术进行研发。对于档案部门而言，不仅需要对数字档案馆进行巩固，同时还需要对建设成果进行提升。运用云计算和物联网等新技术对智慧档案馆进行建设，并讨论如何实现档案管理工作的智能化，从而推动我国档案信息化建设工作迈向全新的阶段。

二、档案管理现代化是历史发展的必然要求

所谓管理现代化，就是指将管理工作信息化、最优化。针对管理工作中存在的规律性问题，着重使用现代科学技术理论、方法、手段等进行研究和处理，逐步完善管理工作。

（一）要解决档案工作发展中存在的突出问题，档案管理现代化是必然出路

当前的档案工作中存在着很多较为突出的问题，比如，档案数量剧增、新型信息介质和记录方式逐渐产生，如何有效保护档案、如何适应利用档案的社会需求变化等，这些对传统手工管理手段、方法带来了极大的冲击。首先，因为管理能力、管理效率较低，难以适应当前档案数量剧增、档案数量范围扩大等需求。其次，仅仅局限于传统纸质档案管理范围，并没有很好的方法管理新型档案，难以适应实际需要。面对这种情况，自然就需要实施档案管理现代化，这也成为解决档案工作发展中突出问题的有效方法。

（二）档案管理现代化是我国现代化建设工作中的必然要求

首先，档案管理工作主要承担着对我国历史上各个时期形成的档案进行收藏、保护的任务，这项工作直接关系着国家的宝贵文化财富，对于子孙后代的发展具有十分重要的作用。其次，这项工作也担负着提供档案的责任，并且直接服务于现代化建设工作。想要开展后续各项工作，档案是重要的依据，也是必要的条件，需要将档案充分利用起来，能够实现经济效益、社会效益等方面的显著提升。“科学技术是第一生产力”这一科学论断，对科技储备形式的科技档案进行妥善利用，可以极大地促进我国特色社会主义事业的建设工作。

（三）档案管理现代化将提高档案工作整体水平，推进全面建设

1.提高贮存、收藏能力

通过有效应用缩微技术和光盘技术等行动技术，可以对存贮密度进行很大程度的提升，也可以有效减少贮存空间。对于当前逐渐增多的档案而言，为存储和管理工作提出了有效的解决方法，从而提高了档案部门的收藏能力进行，可以明显增加贮存的信息量，真正成为社会贮存回溯性信息的基地。

2.提高信息处理能力

在档案管理现代化工作中，电子计算机的应用是核心内容。电子计算机的工作效率、信息处理能力都非常强，可以用于组卷、编目、分类、鉴定等工作，从而开展各种统计分析。在开展这些业务期间，可以对一些人为操作进行代替，从而实现了档案信息处理能力的提高，工作进度明显加快，相应的工作效率、服务质量也可以得到提升。

3.提高档案信息资源开发利用能力

对计算机技术应用最成功也是最主要的方面就是档案编目、检索、借阅管理等工作。计算机技术具有准确性高、速度快等特点，可以实现多样化的检索方式，能够进行大批量地提供利用，从而满足系统、专利等方面的利用需要。能够实现多次重复利用和联网检索，借此实现对档案资源的共享。通过运用现代信息处理技术手段对档案信息资源进行开发，开发能力、效率可以得到显著提高，从而针对档案资源进行高效利用。

三、智慧档案的服务方向

智慧档案馆是基于互联网和云计算等新技术而构建的，属于一个智能模块，借助这个模块，可以实现多元化的管理，丰富档案资源，同时可以对档案信息进行自动感知和处置，属于提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。借助智慧档案馆，可以基于数字档案馆将采集终端、各类有线和无线宽带网络技术等现代化技术利用起来，有效联通物联网、移动互联网以及互联网等网络，针对档案的环境信息、档案变化动态信息进行实时采集。在信息提取方面，智慧档案馆有十分显著的优势，针对档案资源可以随时作出反馈，将智能服务提供给需求者。借助智慧档案馆可以将数字档案的资源、传播优势充分发掘出来，基于数字档案馆信息化，将发达的通信技术、科技手段充分利用起来，分析并整合档案资源，同时可以对动态的档案信息进行感知。在实际收集和整理档案资料的过程中，针对用户的需求作出智能响应和智能支持，提供更为便捷、人性化的基础条件。

四、智慧档案管理的特点

构建智能化的智慧档案馆，需要基于数字档案馆开展技术革新工作，同时需要树立智能管理理念，构建更加方便的管理模式，从而更为广泛地使用档案，让档案室具备更强的综合处置能力，同时建立更为先进的档案管理体系，借助一个综合处理平台妥善完成档案处理工作。

（一）资源多元化

档案作为智慧档案馆的基础，直接决定着智慧档案馆的智能化水平，在各个媒体、网站中所传播的信息，都可以成为智慧档案馆的信息资源。同时，资源多元化还体现在智慧档案馆的管理模式上，因此具有广泛的资源面，针对不同的档案，有时需要采用不同的管理方式，资源多元化相应地促进了档案管理工作的多元化。

（二）感知更全面

感知属于一种预测能力，同时也是对智慧管理的第一要求。在实际的智慧档案管理工作中，需要将高科技手段利用起来，借此实现自动化管理，管理人员也需要具备高端的管理策略。在有效联系互联网和档案实体的同时，针对档案内容、档案管理信息，还需要进行交互式的信息通讯、信息交换。借助对RFID技术的应用，可以实现感知档案实体、档案内容信息、档案管理信息等方面的内容。在档案内容的感知方面，通过对数据进行识别，对档案资源信息进行整合，从而实现对档案内容信息的抽取和挖掘。在档案管理状况的感知方面，主要依靠人为因素，借助管理人员所具备的管理能力和管理技巧，实现对档案管理状态的智能化检测和评价。

（三）综合处置能力更强

智慧档案管理之所以先进，是因为该项技术具有成熟的处理应对和反馈机制。通过解析、识别档案信息的需求特征，与相应管理策略进行对应，管理人员借助自身管理经验来科学评价感知到的档案信息，档案信息保障机制、查全率可以得到有效提升。在实际应对和处置档案管理业务工作的需求过程中，在档案实体、管理信息等方面获得综合的分析。

五、档案现代化管理中存在的问题及对策

（一）贯彻实用原则问题

实用就是指将本企业、本单位实际需要作为出发点，应用计算机技术能够切实提高工作和管理效率。如果脱离了实用原则，计算机的应用也就是失去了意义，成为装饰门面的累赘。部分企业的档案管理部门为了应对档案管理升级考核，计算机检索科技档案目录系统建设十分草率。在进行升级以后，计算机并没有得到应用而是闲置状态，从而导致资源的浪费。我们需要以实际需要作为出发点，在避免功能不足的同时，还需要避免功能多余，如果成功研制出了应用系统，需要第一时间投入使用，避免闲置。

（二）软件开发应用问题

当前我国各个地区的档案部门已经建立看计算机档案检索系统，但是存在许多相似之处，其中存在着许多低水平的重复现象，这在一定程度上造成了浪费。一些单位中过于关注自己的成果，因此并不愿意应用其他单位研发的软件。因此，在后续工作中相关档案部门需要借鉴国外先进经验，同时重点关注对通用软件的开发和应用，通用软件可以提供灵活扩充的功能，同时还可以提供自编程软件接口。各个软件之间相互学习、相互促进，充分融合各自的优势，针对通用的各类应用软件进行研制和优化。在当前信息时代发展背景下，电子档案的发展和应用是一种必然趋势。在电子档案管理工作中，最为关键的问题就是电子档案的数据保护，对此需要相关人员予以重视，解决这类问题以后，才能够保证档案部门电子化、数据化，使档案管理工作得到稳定发展。

（三）计算机应用两种知识的结合问题

在借助计算机进行开发试验的过程中，曾经出现过两种欠妥的做法。首先，研制工作需要完全依赖计算机专业技术人员，但是这些技术人员并不了解档案管理业务，导致最终研制出的成果并不具备较强的实用性。其次，主要借助档案工作者进行研制，最终的研制成果缺乏较强的功能性。针对档案管理业务，只有进行深刻的了解，针对档案业务在改进过程中具备科学的创想，才能够科学地分析、设计并应用计算机档案管理系统，在对计算机软件知识予以重视的同时也需要关注档案管理业务知识，这两者都是不可缺少的。因此，今后为了扩大档案管理工作中计算机的应用范围，更加需要结合上述两种知识，在档案业务人员工作中具备主动进取的精神。

（四）档案管理现代化对档案工作人员的要求

1.增强现代化意识

所谓增强现代化意识，就是在档案管理现代化、发展档案事业等目标的实现过程中，相关档案工作人员需要树立与现代化建设目标、规模、方法等相互适应的思想观念，充分适应当前社会的发展和进步。以管理科学理论作为指导，以实际情况作为出发点，对以往实践工作经验进行总结，并进行大胆的探索和改革，全面推进科学管理，不断加强现代化管理意识。

2.调整知识结构，掌握多种技能

想要实现档案管理现代化，要求工作人员调整自身知识结构，从而逐步形成一支具有较高知识化、专业化水平的工作队伍。对多元化知识结构进行构建，对档案专业知识进行全面、系统的掌握，同时对现代化科学技术知识、管理科学知识等方面的内容进行学习并掌握，特别是电子计算机等学科知识，借此实现对复合型专业人才的培养，有效提升档案工作人员的素质，充分适应现代化需求。

六、结语

在对智慧档案馆进行建设的过程中，需要经历一个长期的过程，同时这项工作也具有较高的复杂性。在技术方面、管理方面都会遇到很多问题。在对技术进行发展、推进的过程中，可以将一定的基础保障提供给智慧档案馆建设工作，但是在政策、理论等方面仍然缺少足够的支持，另外没有形成完善的法律规范，相关标准、规范并没有得到统一，很多方面都需要进一步完善。