论新形势下基层单位如何加强档案管理工作

福建省三明市明溪县融媒体中心 江月兰

基层单位开展档案管理工作时，普遍欠缺关注力，未深刻意识到档案管理工作对单位未来发展的重要意义。在具体的档案管理工作中，不具备优良的法律意识，也未参照具体标准进行技术操作。因此，在日后开展档案管理工作时，应正视档案管理过程中存在的问题，只有深入剖析，才能在此基础上完善管理措施，增强档案管理效果，为基层单位推进各项工作提供充足支持。

一、基层单位加强档案管理工作的重要意义

若想切实提高档案管理工作品质，首要任务就是增强基层单位档案管理人员的工作责任感，促使其对档案管理工作产生清晰的认知。若能保质保量完成档案管理工作，则会为其未来发展带来坚定力量。基层单位的档案管理工作，并非仅是针对现有工作进行总结，还需要对过往工作加以归纳，总结工作经验。档案管理工作是考量档案管理人员工作效率、质量的前提，加强档案管理工作规范化，是基层单位落实各项工作的重要基础，也是立足现状展望未来、规划未来的核心依据。为此，基层单位应注重档案管理工作，准确认知单位发展现状，从而发现并解决单位在实际运营时遇到的问题，不断推动单位各项工作迅速落实。

二、新形势下基层单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理效率低下

现阶段，大多基层单位在档案管理工作中仍然沿用传统的纸质管理方式，在一定程度上导致档案管理水平越来越滞缓。众所周知，纸质档案空间占有量大且难以保存，如果站在综合角度进行分析，会为档案归档工作带来诸多难度。另外，一些基层单位并未构建完整的信息管理系统，在档案管理过程中极易出现细节错误，严重浪费人力资源。由于所应用的档案管理方式相对落后，从而影响了档案应用质量。

（二）档案管理机制不全

部分基层单位在档案管理方面，并未完善档案管理机制。档案管理工作存在随意性，且缺少严谨的科学管理手段。在具体工作中，常常出现混乱、无序等现象。与此同时，档案记录内容清晰度不足，档案归类工作相对随意，在整理档案时，没有明确的方向，未制定严谨的档案执行方案，致使档案管理模式缺乏先进性、创新性，长期下来便会导致档案管理工作越来越滞后，难以从整体上提升档案管理水准[1]。

（三）档案检索流程繁杂

归整档案、分类档案的本质目的在于提高基层单位日常工作中查询档案与检索档案的便利度。然而，一些基层单位并未针对这项工作予以高度重视，在检索档案与查询档案时，通常采取人工检索方法，导致档案查阅时间长，有时还出现检索并不完善的情况，导致档案管理效率日渐下滑，严重影响单位档案管理工作水平的提高。

（四）档案管理水平不高

调研中发现，部分基层单位并不重视档案管理工作，上至单位领导者，下至基层档案管理人员，均未深刻意识到档案管理工作的重要性，也未曾采取系统性手段收集档案与管理档案，部分单位仅仅将财务档案和人事档案归档，其他档案的储存效果并不如意。同时，许多单位仍采用“兼职”档案人员管理档案。一些基层单位的人员档案管理专业水平有待提升。档案管理属于综合工作，若想做好这份工作，不仅需要相关人员具备扎实的文字功底及专业知识，还需要拥有档案整理经验。然而，大多基层单位并未聘用专职档案管理人员，由兼职人员负责档案管理工作，极有可能出现时间不够用或者业务技能不精湛等问题，致使档案管理效率和质量大打折扣。基层单位关于档案管理人员的培训少之又少，由于较少接受档案管理部门的专业培训，致使档案管理人员缺少系统性学习档案管理理论知识的机会，导致其自身档案管理理论知识与技能跟不上时代发展的步伐。

（五）硬件设施不到位

首先，缺少专业档案室。受资金以及办公用房等各种因素的制约，一些基层单位未创建专业的档案室，常常将档案堆放在各部门办公室中。由于办公室内人员偏多，增加了档案保存隐患，极有可能导致部分档案被泄密。其次，档案室缺少现代硬件设施，一些单位即使成立了档案室，但是未安装档案柜、防盗门窗、报警设备和监控设备等，档案管理“八防”落实不到位，同样会增加档案保存隐患[2]。最后，档案数字化程度偏低，未形成系统性的电子档案，与现代化数字档案管理目标仍有一定差距，严重影响档案开发率和利用率。

三、新形势下加强基层单位档案管理工作的对策

（一）高度重视档案管理工作，提高管理效率

传统档案管理理念及具体执行方法，不符合创新改革要求，会在一定程度上制约档案管理的有效性。基层单位需结合现有工作情况，不断探索档案管理创新模式，增强档案管理工作实效性。所以，在基层单位日常推进档案管理工作时，应增强档案管理重视程度，合理优化档案管理的各项要求与标准，增强档案管理科学认知，改变错误的管理方法，并加强宣传教育工作，增强基层单位内部所有职工对档案工作管理的认知程度，立足新形势，不断探索档案管理的多方面工作。

（二）注重档案管理制度建设，提高规范化水准

所谓管理制度，主要针对管理方法、原则、机制、目标等进行了细致规划。科学的管理制度可以简化档案管理过程，提升管理效率。基层单位档案管理工作属于制度性颇强的工作，从收集档案、保管档案到利用档案，整个过程均需要有严谨的制度加以规范，这样才能保证工作质量，真正达到全面收集、妥善保管以及高效利用档案的核心目标。为此，应对现有的制度加以梳理，及时修订不合理制度，在制定规则时要保持细化原则，确保档案管理规范极具针对性、可操作性[3]。具体来说，应注重监督检查，并创建完善的奖惩机制，将制度执行情况和每一项考核与评先评优结果挂钩，从而提高相关人员遵守制度执行工作的自觉性及积极性。另外，要注重制度宣传，让单位内部全体人员养成自觉遵守档案管理相关制度的意识。

（三）完善档案检索系统，增强现代化管理效果

基层单位档案管理工作针对性颇为明显，尤其是在经济迅速发展的时代，现代化管理体系对基层单位档案管理工作提出了更高的要求。为此，若想切实达到现代化管理档案的目的，就应积极采用先进技术，构建完善的档案检索系统，以便切实提高档案管理体系的有效性、完善性。对于基层单位而言，档案管理及档案储存极其关键。为了切实增强档案管理的实效性，极有必要创建完整的档案检索系统。立足大局看问题，基层单位构建全面的电子检索体系，通过合理应用现代化管理技术，便可以提高档案检索体系的完善性。另外，要保障所制定的检索系统和单位具体情况相符，以便为提升单位档案管理工作效率提供强有力的支持和保障。

（四）组建高素质档案管理队伍，提高职业素养

上述提到过，在基层单位开展档案管理工作时，经常出现档案管理人员素质偏低的问题。为此，在新形势下，基层单位应积极组建高素质档案管理队伍，并提高档案管理队伍中每一名档案管理人员的综合职业素质及能力，这样才能在增强档案管理意识的基础上，推动单位的各项档案管理工作有序落实，增强档案资源应用价值。具体来说，在新形势下，基层单位在档案管理工作中，应改变传统的档案管理方式，提高对各种档案管理途径的认知，提升档案管理工作效率[4]。基层单位要更新档案管理观念，合理应用档案资源，针对复杂档案资源进行标引及归类，凸显档案管理价值。另外，基层单位为了提升档案管理效率，要注重提升档案管理人员的业务素质，定期组织专项培训，进一步提升档案管理人员对档案管理工作的认知，在实践中锻炼业务操作能力，在实践中互动交流，从而达到“取长补短”的效果。此外，相关档案管理人员必须积极参加每年由国家、省市组织的档案专业继续教育培训，不断学习业务标准，提升操作技能，以更高的水平参加档案资源管理及档案资源应用过程。

（五）科学增加档案管理资金投入，引入先进硬件设备

为了解决单位硬件管理不足以及数字化创新探索效率不高等问题，各基层单位应科学增加档案管理各项资金投入，采购先进的硬件设备，投入到档案管理工作中。一方面，基层单位应针对每一年的工作预算展开合理规划，将档案管理列为重点，注重提升档案管理创新能力、发展能力。在新形势下，基层单位要合理购进先进的硬件设备，如扫描仪和计算机等，以便为单位的档案管理工作提供硬件设备保障，为基层单位档案管理工作的创新与发展注入动力[5]。同时，也便于基层单位档案管理人员深入开展档案资源管理和利用工作，全面提升档案管理工作各环节的效率。另一方面，基层单位应不断创新档案管理系统，改变传统人工操作方法与理念，结合新形势制定新要求。这就意味着基层单位要不断创新标准化档案管理要求及技术标准，量化分析管理体制。此外，基层单位应定期进行智能化档案管理工作的探索，提高自动搜集与管理档案数据的能力，要求每个部门都能逐步建构数字化档案管理平台，利用先进的大数据及其他技术管理创新档案资源，从而收获更有价值的档案管理成果。

四、结束语

综上所述，基层单位应在新形势下加强档案管理工作力度，致力于创新管理方面的探索，结合新形势带来的针对性改革要求，推动档案管理工作落到实处。在日常管理单位档案时，无论单位领导还是档案管理员工，都应高度重视并强化档案管理工作，合理落实与完善档案管理工作要求及标准，增强档案管理工作创新动力，解决档案管理难题，致力优化与开发档案资源，将所有档案资源应用到合理之处，为基层单位未来发展贡献力量。