新形势下加强企业档案现代化管理的研究

国网河北省电力有限公司 陈颖，赵洋

随着新时代的到来，科技的不断进步，我国各领域都得到了前所未有的发展，企业也面临着重大的改革与调整，可以说当前的企业步入了一个全新的发展阶段。在新形势下，企业的档案管理工作必须具备较高的工作效率，档案工作人员也要有较高的信息整合能力。传统的档案管理方式已经无法促进企业更好地发展，因此，企业必须要把档案现代化管理工作作为重要内容，让企业的现代化管理能够与时俱进，跟上经济发展的步伐，以此来促进企业的发展。

一、新形势下加强企业档案现代化管理的要求

随着互联网信息化时代的到来，信息化充斥人们生活的方方面面，无论是工作、学习，还是生活、生产都离不开信息化的支持，“一部手机走遍世界”也不再是一句传说。企业始终都是我国经济发展的重要基础，企业的信息化占有率决定了企业未来的发展方向以及市场竞争力，同时，人工智能的出现代替了大量的人力劳动。正是因为企业是国家经济发展的支柱，企业的档案管理工作必须要作为一项重要内容来开展，实现企业档案现代化管理的与时俱进。企业档案管理应该朝着科学化、现代化、智能化、数字化方向发展。所谓的现代化，就是在企业档案管理过程中提升档案管理的效率，节约更多宝贵的时间和资源。笔者认为，加强企业档案现代化管理一共有三点要求。第一，准确性。准确性可以说是企业档案管理的基础内容，决定着企业档案资源的利用水平。第二，效率。企业档案管理的效率是体现档案管理人员专业水平的基础，所以，档案管理工作人员要严格要求自己。但在长期的工作过程中，可能会让档案管理工作人员失去工作的积极性和热情，出现了工作效率低的问题，因此，企业需要为档案管理工作人员创造一个轻松、和谐的工作环境，以此提升管理人员的综合素养。第三，闭合性。闭合性的主要内容就是对后续工作的开展进行一系列的总结和检查，这时可能需要监管部门的加入，监管部门不仅能够检查档案管理工作人员的工作完成情况，还能帮助档案管理工作人员提升工作效率。档案管理工作人员还应该具备良好的职业操守，因为档案中包含着企业的私密信息，管理人员要具备良好的安全意识，严禁外泄信息，保证信息数据的安全性和可靠性。

二、新形势下企业档案管理工作存在的问题

（一）管理制度不够完善

企业在开展档案管理工作时，应该按照新形势下企业发展趋势和档案资料内容完善相关制度，避免因为缺乏合理参考依据而出现问题。同时，有关部门规划的各项制度与新形势下企业实际发展要求之间也存在很大差距，多方面因素导致新形势下企业档案管理出现问题，各类档案资料在企业实际工作中的作用也会受到很大影响。档案管理工作人员在工作上没有固定的节点、固定的工作目标以及闭环式的工作模式，很多企业就算有相关的管理制度，也只是“挂在墙上”，没有定时讲解、落实，只是在应付上级部门时才会拿出来，管理制度形同虚设。

（二）工作人员的专业素养有待提升

当前，在人员培训和招聘过程中，没有给予档案管理部门太多的关注。长此以往，部门员工会认为企业放弃了该部门，逐渐失去了工作积极性和主动性，只能保持以往的水平和能力，无法符合新时代的档案管理要求，与企业档案管理的实际要求还有一定的提升空间。当前，人工智能时代已经来临，企业的资源业务越来越多，档案管理工作量也越来越大，工作人员每天需要消耗大量的时间和精力，很难抽出业余时间来提升自身的专业水平，若是企业内部不组织现代化档案管理培训工作，那么工作人员的整体水平难以提升，工作效率和质量只能维持原有水平。

（三）管理水平不一

当前，企业的档案种类增加，内容也比以往复杂，在这种情况下，档案管理人员很难在最短的时间内找到档案管理工作的要点，导致企业的档案管理效率不高，档案服务水平不理想，档案工作无法实现与信息的有效结合和合理利用，档案甚至没有严格的编码，例如，内部员工和外部员工的档案全都放置在一个文档中，三年前的档案和五年前的档案放置在一起，导致有的时候寻找相关档案时，工作人员没有目标，耗时耗力。同时，档案管理人员专业化程度不高，或者没有经过专门的档案管理培训，也是造成档案管理水平不一的重要原因。

（四）管理人员缺乏监督

随着社会文明的不断发展，我国近年来相继出台了完善企业档案管理的政策方针，这些政策极大程度上推动了企业对档案管理工作的重视，但是由于不同企业管理者的思想观念存在一定的差异，导致很多具体工作无法科学地解决。在日常工作中没有过多关注，导致整体计划中并没有太多的实质内容，档案工作权责不够明确，没有具体的管理规则，逐渐出现了工作人员积极性不高、档案管理工作停滞不前的问题。

档案管理人员长期处于一个环境中，会失去工作积极性和工作热情，造成档案管理人员工作散漫、工作态度不端正。同时，企业的档案管理经常出现问题还有一部分原因在于，企业没有配备相关的行政部门，对档案部门进行监督管理。对任何工作来说，监管工作都是对工作最为科学、公正的总结，也是对部门工作人员工作质量和工作态度的考核，是所有工作最后的闭环。也就是说，档案管理部门的领导应该向上级部门反馈，行政部门也应该加强与档案管理部门的互动，监管其工作效率，对一些工作出现问题、态度不端正的人员进行处罚。针对企业工作人员进行有效监督，可以降低相关人员在档案管理过程中出现错误的概率，逐步增强相关人员自身专业素养，确保管理人员和企业基础工作人员在相互配合的情况下管控各类档案资料，发挥各类档案资料在企业基础工作和实际发展中的作用。

三、加强企业档案现代化管理的策略

（一）提高管理水平

企业应该加强对档案管理人员综合素质的培训，不断引进具备新思维的档案管理人才，对部门工作人员进行定期的培训、考核、测试，不断提升管理人员的工作水平，定期对档案管理人员进行职位调整，调动档案管理人员的积极性和工作热情。另外，企业应该要求每一位档案管理人员在每月或者每季度进行一次工作总结、工作计划、工作报告，帮助档案管理人员找到发展方向，实现自我提升。同时，档案管理部门的领导要结合企业的实际情况以及未来的发展方向制定档案管理工作内容，根据社会环境的变化进行调整。同时，企业档案管理人员必须具备较强的信息素养，掌握、熟悉现代化档案管理方式，使电子档案代替纸质档案，用计算机对不同档案进行分类，并对档案进行扫描、存档，利用信息技术对相关信息进行搜索。定期对计算机中的档案数据库进行备份，防止计算机储存容量不够，或者发挥泄露、病毒等安全问题，备份可以选择硬盘或者云存储的方式。企业还可以利用大数据技术，实现对档案的管理工作，不断鼓励员工转变思维，思考如何提升企业档案管理工作的科学性和有效性。新员工入职的第一个月，可以采用学徒制模式，让老员工带领新员工快速进入工作状态。

（二）完善相关管理制度

企业需要根据档案管理工作的内容与内部结构，在顺应时代趋势的过程中不断修编完善，制定出加强企业档案管理现代化的措施，对以往的档案进行快速整改和完善。企业应该针对不同部门制定工作章程，例如，规范档案填写要求、字迹清晰、归档应有封面序号、同一类型档案需要按照时间存放等，明确档案管理工作人员的工作范围，不断提升管理人员的工作质量和工作效率，固定档案管理人员的档案类型等。总的来说，企业需要科学地针对档案管理人员制定一系列制度，不能照搬别的企业的案例，始终秉承以人为本的原则，使制度得以到落实，在会上明确公布制度内容，打印管理制度或者微信群发给档案管理人员。

（三）对档案管理工作人员进行监督

企业需要设立专门监督档案管理部门的机构。监督能够让档案管理工作人员规范自身行为，不断提升工作效率和工作质量，可以说监督工作是企业日常管理中必不可少的环节，也是实现档案现代化管理的必经之路。在当前现代化办公的形式下，监督部门要保证监督管理人员对档案信息的保密性，提升安全意识，对计算机档案管理平台设置防火墙，计算机最好不要插入U盘，进入档案室最好不要带手机。监督人员若是发现电子档案存在安全问题，要在第一时间找到原因并进行整改，对负责相关工作的工作人员进行警告或者处罚，若是出现了损害企业利益的问题，那么要把工作人员及时交到行政部门来处理。企业档案管理在实际开展过程中面临的影响因素比较多，需要对企业档案管理做好监督控制工作，通过监督可以对企业档案管理面临的影响因素进行有效处理，借此维持企业档案管理的安全性和相关工作开展的效果，方便相关人员准确查找各项档案资料，并在各项标准化档案资料支持下实现企业实际管理水平提高的目标。

（四）提升档案管理人员的综合素质

引进新的档案管理方法能够进一步提高企业档案管理的现代化水平率。但是在实际工作中，还需要全体档案管理工作人员的努力，不断提升工作效率。企业要从档案管理人员的工作能力和综合素养入手，打造高水平的档案管理团队。在具体的实施过程中，可以通过激励等方式，由有经验的老员工带领新员工，并让老员工之间进行能力比拼，不断提高企业内部的档案管理效率。当前，企业档案管理人员年龄偏大，相对来说经验比较丰富，能够带领新员工尽快投入工作中。另外，企业要加强对人员的培训，制定完善的管理计划，定期进行内部交流与学习，学习行业内的新知识和新技能，提升现有工作人员的综合素养，为企业日后开展工作打好基础。另外，在技能培训后要进行理论与实践结合的测试，提高工作人员的工作能力。在人才引进方面，要注重对高科技、综合型人才的引进，以此来完善现有团队的人员结构。

四、结语

为推进企业档案管理工作顺利开展，需要按照企业各项工作实际开展要求强化各时期档案管理力度，并在提升相关人员自身专业素养的同时使得相关人员严格按照标准程序和现代化手段开展档案管理工作，从而帮助企业稳定地发展。总的来说，要想实现档案现代化管理，企业要制定工作制度、加强监督，不断提升工作人员的综合水平，从各方面入手，提升档案管理现代化水平。