浅析武警院校教学档案管理

◇武警后勤学院 李翠艳

教学档案是武警院校教育事业的重要组成部分，科学合理地管理教学档案具有十分重要的现实意义。本文通过对武警院校教学档案的形成者、教学档案的内容以及教学档案的形成时间等特点的分析，提出了武警院校在教学档案的收集、鉴定、整理和利用等环节的具体操作方法。

教学档案是武警院校教育事业的重要组成部分，《军队院校教育条例》明确规定：“军队院校应当加强教学档案建设，及时收集整理教学活动资料，定期鉴定归档，妥善保管利用。”武警院校的教学档案是在教学活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它真实、深刻地反映了各项教学活动的原貌，能够衡量出院校的教学定位是否准确，教学目标是否明确，教学过程是不科学，教学内容是否符合新时代军事教育思想，所以科学合理地管理教学档案具有十分重要的现实意义。

1 武警院校教学档案的特点

1.1 教学档案形成者的多样性

武警院校教学档案是由教学文件材料转化来的，教学文件材料形成者，多数是单位机关，比如中央军委和武警部队的教学管理机构等上级机关、本单位教务部门、教学保障部门、教学考评中心及各部系等；有些教学档案材料的形成者是个人，比如教员的个人教学实践活动材料，学员的毕业论文、典型实验报告等。所有这些教学文件材料以“自产或者自用”为主，形成者类型多样，文件材料来源分散。

1.2 教学档案内容的周期性与延续性

武警院校教学工作的周期性决定了教学档案材料内容的周期性，院校学员从入学到毕业的这个教学周期内的教学档案材料是有机联系在一起的，比如学籍表、成绩登记表等；院校每届学员的教学内容在相同的教学阶段是延续性，比如军事训练大纲、教学大纲、教材、教学计划、课程分配等是历年延续发展形成的。

1.3 教学档案形成时间的特殊性

武警院校的教学工作是按学年或者按学期安排的，所以教学档案形成时间有的是按学年形成的，比如课程教学计划、考试安排等；有的教学档案是按教学周期形成的，比如学籍表、成绩登记表等；有的教学档案是按自然年形成的，比如教学管理的文件、院校规划等。从整体上看，武警院校的教学档案材料大部分按学年形成的，教学档案形成时间的特殊性要求档案管理人员针对不同教学文件材料的形成时间，采用不同的管理方法。

2 武警院校教学档案的管理

2.1 武警院校教学档案收集环节的管理

武警院校教学档案特点，决定了教学档案收集范围广，难度大。收集范围包括：教学组织，涵盖教学工作规划、制度，教学工作会议，上级视察检查教学工作等教学内容；教学实施；招生毕业；学籍管理；学科建设；教员管理；研究生工作；函授教育；教学保障；外训、院校协作等其它教学工作的重要文件。另外，教员的教学方案、准备实验、调查研究等教学实践活动中形成的教学文件材料和“教学辅助”类的档案材料，这些档案分散在院校不同的处室，数量多而且分散，不容易收齐、收全、收完整。

武警院校做好教学档案收集，需要做好三个结合。一是部门积累收集与定期接收相结合。教学文件材料形成于武警院校教学科研管理等各个相关部门，仅靠档案人员难以收集齐全，在教学档案室定期收集制度的前提下，各职能部门负责收集本部门的档案文件材料，根据本部门的工作特点，工作计划、各项制度等及时收集，按规定移交教学档案室。二是集中收集与分散收集相结合。这种方法适用于教学科研类教学档案的收集，武警院校的教学科研档案是按课题、分阶段形成的，这类档案应该在课题鉴定验收后集中收集。三是会前与会后收集。武警院校每年都要召开教学会议、党委议教会议等各类服务教学的会议，档案人员行要收集活动安排材料，掌握活动的情况，提前做好计划，会上不便收集的，会后及时收集教学会议文件材料。

2.2 武警院校教学档案鉴定环节的管理

武警院校教学档案的鉴定是确定其价值的关键步骤，决定着教学档案的存与毁，关系到教学档案工作的效率，所以对教学档案的鉴定工作，既要考虑教学单位的主体需求，又要用历史与发展的观点进行档案价值的鉴定，同时还要保证教学档案的系统性和整体性。

武警院校教学档案的鉴定以“教学档案归档范围及保管期限参考表”为依据，结合教学管理工作的需要和档案自身的价值，采用直接鉴定法，逐份逐卷确定其价值。武警院校在鉴定教学档案时，要正确处理教学档案数量与质量的关系，保证有价值教学档案的完整、系统；同时，对本单位以外的且与校教学活动密切相关的文件材料，准确鉴定其价值，确定保管期限，进行保存。

2.3 武警院校教学档案整理环节的管理

武警院校教学档案的整理就是使教学档案材料有序化的过程，是档案分类、组卷、编目、排列的统称。在遵循教学档案形成规律和教学活动特点的前提下，采取以下步骤进行教学档案的整理。

第一步是教学档案的分类。方法一：按照学员的届或者期，教学档案进行分类整理。届，指学历班学员的档案按照从入学到毕业作为一个整理周期；期，指短期培训班学员的档案从培训开始到结束作为一个整理周期。方法二：以学年（以新学员入学到第二年新学员入学前的时间）为单位，教学档案进行分类整理。

第二步是教学档案的组卷。第一种方法是按教学档案反映的“问题”进行组卷；第二种方法是教学档案形成的“单位”进行组卷；第三种方法是按教学文件材料的名称组卷。

第三步是卷内教学档案材料的排列。可以按教学档案材料形成的时间排列，也可以按档案材料的重要程度排列，还可以按教学档案材料的形成单位排列。

2.4 武警院校教学档案利用环节的管理

教学档案利用工作是教学档案部门的重要工作内容，主要服务对象以本校官兵为主，占到80%以上，利用的针对性很强，如教员主要是利用教学实践材料，教务人员主要利用教学组织、教学工作规定等档案材料；本校以外的人员利用教学档案目的很明确，主要以升学、晋级、查询成绩等。所以，武警院校的教学档案管理人员要根据教学档案的内容、构成及本院校的教学需求，编制检索工具，编写具有特色的专题数据库，开展编研工作，为全校官兵提供方便快捷的档案利用途径，比如教学档案的查借阅、教学档案的复制、开具档案证明等。

3 结语

武警院校的教学档案是衡量教学水平深度和广度的尺子，教学档案的内容对武警部队教育事业的发展和改革有着借鉴作用，特别是在武警部队编制体制的调整之后，教学档案为武警院校办学定位、教育教学的转型发展提供档案信息资源。同时，教学档案还可以帮助院校用历史的、全面的观点分析当前教学工作的得与失，为院校教育、训练等实战化教学，为教学改革及教育创新提供智力支持，起到“智囊团”的作用。无论从哪个方面来说，武警院校的教学档案与武警院校的教育发展都是密不可分的。所以，我们应该时刻重视教学档案管理中的每一个环节。