档案管理工作治理体系现代化

2021-12-30李卫娇

科学咨询 2021年4期

李卫娇

(湖南省平江县档案馆湖南岳阳 414500）

档案管理工作具有十分重要的作用和意义。随着经济的发展和科学技术的进步，人们对档案管理工作的方方面面都提出了更高的要求，使档案馆的档案管理工作逐步向现代化、科技化方向发展，未来必将发展成为综合性的档案信息管理工作，而不再是简单的档案管理工作。因此，为了适应现代档案管理的要求，档案馆应该与时俱进，改革创新，优化现有的档案管理工作治理体系。

一、档案管理工作现代化的重要性

在现代化发展过程中，现代化档案管理模式和方法有助于满足档案数量快速增长的实际需求和客观需要。随着经济的快速发展，档案管理的信息内容变得复杂多样，为了有效提升档案分类记录、整理的质量，减少工作花费的时间，需要通过现代化的档案管理方法对各单位数据资料进行合理统计和整理，并通过现代技术促进档案管理工作效率的提升。此外，由于档案管理工作治理体系现代化还存在一些问题，所以，加强档案管理现代化发展，利用信息技术管理档案资料和数据，可对档案信息高效处理和精准利用起到积极作用，也能间接提高档案管理工作人员对档案管理工作的正确认识和理解，实现对信息资源和档案信息的高效分类处理，促进工作效率的提高[1]。

二、档案管理工作现状

（一）管理制度严重缺失

县级档案馆的主要工作是对本地区档案的收录、管理、查询等业务，但在实际工作中，档案馆却存在管理制度严重缺失的情况，造成这一问题的原因主要是两个方面：一方面是档案馆自身在制度工作流程等方面的问题，另一方面是其他有关部门之间不配合。有一些部门应将档案交由档案局进行统一管理，但他们更愿意自己管理自己的档案，对于其他部门来说，自己管理档案可以方便自己部门的查找，但这样就会导致档案管理局内部档案收录不全，失去了本身工作的意义。

（二）管理意识相对薄弱

档案管理工作人员的管理意识相对薄弱，管理行为不够规范，不仅降低了管理质量，还拉低了管理水准。如果管理人员的观念不加以改变，那么低效管理将持续很长一段时间，十分不利于档案事业的发展。

（三）人员素质有待提高

随着社会的发展，对各行各业工作人员的技能都提出了一定的要求，档案管理也不例外。要想将档案管理工作治理体系现代化，就需要档案管理人员的素质和能力跟得上时代发展的需求。在管理过程中，不仅要有良好的职业道德，还应有较高的技能和素质，尤其是能够掌握现代化的技术，这样才能真正实现自身的价值，并不断促进档案管理向现代化的方向发展。但现阶段档案管理工作人员的素质偏低，与优秀的档案管理人才还存在较大的差距[2]。

三、档案管理工作治理体系现代化改革措施

（一）提高人员管理意识

档案管理是单位的基础工作，但管理水平直接关系到地区的发展。因此，县级档案馆的负责人要起到良好的表率作用，不断更新自身的管理意识，以规范管理行为。只有采取规范的管理行为，才能降低管理错误的发生，以此确保管理档案保质保量。此外，县级档案馆负责人还要加大宣传力度，让管理人员认识到档案管理的重要性，以此推动档案管理向正规化、标准化、现代化发展。在管理人员提高重视后，管理单位还要妥善处理档案管理与日常业务之间的关系，提升档案管理工作的利用率，以此保证管理决策的正确性。在日常工作中，管理单位要开展丰富的管理实践活动，让管理工作常态化，从而提升管理效率，还要定期检查与不定期抽查有机结合，确保管理人员的行为规范，促使问题处理更加高效。

（二）完善档案管理制度

完善档案管理制度是非常重要的，完善的制度是其他业务工作开展的基础和前提。对于我馆来说，急需完善现代化档案管理制度，同时与其他有关部门建立密切合作关系，将现代化电子信息技术和档案管理工作相结合，借助信息技术这一载体开展档案管理工作。计算机有非常高的运算速度，这一点是人工所不能比拟的，其还有巨大的储存空间，不需要很大的空间就能储存大量的档案信息，可以有效替代以往的纸质档案，提高档案管理的质量和效率，这对提高档案管理水平有十分重要的价值和意义。现代化档案管理制度要涉及档案管理工作中的方方面面，如档案录入过程中需要对档案的信息有详细的描述，保障档案信息的完整性和有效性，如相关的人名、地名、时间、事件等，并加强审核力度，如果发现档案信息有误或遗漏，应尽快对其修改和补充，重复部分给予删除，进一步提高档案信息的准确度。其次，要对档案进行统一分类、分号管理，将每一份纸质档案进行电子化管理，逐一录入计算机。为了保障档案在检索使用过程中的效率，要按照一定的规范和标准，将档案信息加以区分，统一分号。在进行档案分类时，工作人员需要对档案信息进行全面的整理、检查和核对，避免因人为失误等客观因素导致档案信息出现混乱、杂乱等现象。最后，还要对摘要进行规范处理，在档案检索过程中，为了进一步提高档案检索的效率，可进一步规范和标准化档案题名和摘要，避免因描述不清导致查不到相关信息[3]。

（三）加强管理人员培训

档案管理工作归根到底是人在工作，只有提升档案管理人员的素质才能有效发挥档案管理工作的实际意义。因此，单位负责人必须认识到档案管理工作人员能力不强、素质不高的问题，重视对管理人员的培训，提升管理人员对各类事务的应对处理能力，进而培养起一批综合能力较强、素质较高的人才。县级档案管理单位首先要定期对管理人员进行培训，包括管理能力、相关知识、计算机运用及责任意识的培训等，通过对档案管理人员提供培训机会来提升人员素质和工作能力。同时，还应对管理人员进行定期考核，将考核结果与员工工资直接挂钩，以此激发档案管理人员的责任意识和工作主动性。此外，还可以适当改善工资待遇，提高该项工作的准入门槛，以此激发人员工作积极性，同时吸引更专业、更高质量的管理人才进入岗位，实现档案管理人员素质的全面提升。

（四）建设现代化数据库

建设现代化的数据库，是档案管理工作治理体系现代化的重要部分。建立数据库系统是一个长期的任务，要经过由低到高，由单个到群体循序渐进的过程，需要加强人员管理意识及相关业务人员的配合，完善信息管理方式和操作方法，利用计算机技术，对各项档案信息实时收集、调库、分类、整理、归纳等。此外，还要保证现代化数据库的安全。例如，设置登录密码，启用防火墙，安装杀毒软件，采取数字认证技术等一系列措施，营造安全的网络环境，切实保障现代档案数据库的安全[4]。