教育信息化2.0背景下高校信息系统一体化建设探析

陈丽萍,苏子瞻

(1.东北财经大学 教学研究中心,辽宁 大连 116025;2.辽宁石油化工大学经济管理学院,辽宁 抚顺 113001)

0 引言

数字经济时代的到来,既为高等教育的发展带来了机遇,也带来了挑战.随着大数据、云计算等新技术的不断发展与应用,各高校广大师生对于学校信息化建设的要求也随之提高.未来信息化建设如何能够更好地支撑以人为本的教育理念、满足师生个性化发展需求,提升教育的核心价值观成为各高校迫切需要解决的问题.

当前我国教育信息化已经经历了起步和应用阶段,正在步入融合与创新的时期.根据《教育信息化2.0行动计划》的精神要求,各高校要完善教育管理信息化的顶层设计,全面提高利用大数据来支撑和保障教育管理、决策和公共服务的能力,实现教育政务信息系统的全面整合和政务信息资源的全面共享[1].针对当前校园信息化建设中存在的问题,结合《教育信息化2.0行动计划》的指导性意见,需要不断扩大优质教育资源的覆盖面,整合校内各类业务流程以及各种数据,实现教育和信息化的深度融合,提高教育信息化服务能力,从根本上实现“以人为本”的办学理念,从而推进教育事业的科学发展.

1 信息系统建设中存在的问题

近些年,我国各高校信息系统建设蓬勃发展,各类信息系统的数量逐年递增.随着大数据、云计算以及人工智能的迅猛发展,广大师生对于高校的信息化建设提出了更高的要求,高校的各类信息系统在建设以及应用中也逐渐暴露出很多问题.很多高校信息化建设缺乏整体上的统筹规划,采取以部门为单位分散建设的模式,这种建设模式中业务流、数据流均没有得到有效地梳理和优化,因此用户体验较差,且因参与运维的人力物力有限,系统及数据也存在很大的安全隐患[2],导致出现诸多问题:

1.1 信息孤岛现象严重,数据冗余大

因建设初期缺乏整体上的统筹规划,目前我国很多高校各种类型的系统之间不能进行信息的有效实时互通互联,不同系统的数据库其结构和类型各不相同,大量的异构数据库无法进行有效的数据交换,导致各类系统“各自为政”,系统中存储的海量数据资源难以共享[3],各部门间的信息孤岛现象严重.同时,因系统间无法进行数据共享,导致各业务部门间的重叠数据较多,系统数据冗余较大.

1.2 业务流程繁复,跨部门协同不畅

高校的很多业务流程均存在跨多部门的情况,以教职工入职为例,按以往的流程,新教师入职需持人事部门开具的纸质入职报到单到财务处、教务处、工会、后勤等多部门签字盖章后,交返人事部门方可完成入职手续,其业务流程繁复且跨多个部门,经常因经办人开会或出差等情况,导致当天不能完成入职.目前,各部门虽然都建有信息系统,但各系统相互独立,跨部门协同不畅,导致跨部门办理的业务不能在系统间流转,无法实现网上办理.

1.3 用户体验差,数据利用率低

因不同部门间的各类系统相互独立,其登录地址及账号密码各不相同,广大师生需在各部门系统之间频繁切换.尽管拥有众多的信息系统,但因协同不畅仍无法为广大师生提供便捷的信息化服务,严重降低了师生工作和学习的效率以及他们对学校政务管理工作的满意度,用户体验差.同时,数据利用率低,无法为学校的教育管理和决策提供数据支撑.

2 信息系统一体化建设的实施策略

信息系统一体化建设是指在信息技术的基础上,对分散的信息系统进行有效地整合,以系统化的管理思想和功能为决策层提供更加全面有效的管理平台,为广大师生提供更为便捷的信息化服务.学校的信息系统一体化建设需要校领导的全程参与,并在政策、资金、人员以及其他方面给予强有力的支持,一体化建设需要自上而下地进行.从系统建设角度来看,信息系统一体化建设分为三大部分,具体如下:

2.1 数据流一体化建设

数据流一体化建设首先需要整合数据,对各类系统中的数据进行治理.针对异构数据库不能进行信息共享的问题,要重点对所有底层的基础数据进行清洗、分类.要狠抓数据治理,制定详细精准的数据标准,严格控制数据的质量[4].在此基础上打造一个完整、准确、规范、安全且可扩展的校级中心数据库.同时,创建“部门—学院—个人”三级协同的数据管理模式,制定数据治理自动分析的标准体系和考核指标,在应用过程中不断提升数据的质量.此外,还需在中心数据库的基础上,根据每位师生的基础信息,生成一张包含其个人基本信息以及教学、科研或修读课程、成绩等综合数据的表.在实际应用中,按照各部门填报的要求,系统将自动从该表中提取相应的内容填入表格,实现基础数据的高质量复用,师生无须手动录入或重复填报.

2.2 业务流一体化建设

业务流一体化建设需要对各类业务流程进行梳理、优化以及再造.对诸如新生入校、教职工入职、活动审批、项目验收乃至毕业离校等与广大师生的工作学习密切相关的跨部门业务流程,通过业务流一体化建设,实现网上办理,为师生提供“点对点”“键对键”的网络化、智能化、人性化服务.一体化后系统中的数据是全部基于中心数据库的,是互通互联的.各业务流程在部门流转过程中进行线上审核[5],最大程度为广大师生提供方便,实现很多高校预设的“最多跑一次”的办事原则.业务流一体化建设以推进业务的协同办理为目标,要梳理各类业务流程,大力推动管理流程的优化、升级和全面再造,制定流程再造的详细实施方案,大力推行网上办事,提高办事效率,推进全校层面的场景化多业务协同办理.

2.3 服务一体化建设

在数据流一体化建设和业务流一体化建设的基础上,整合各类服务链条,打通各部门之间的服务壁垒,优化跨部门的服务流程,进行服务一体化建设,树立“争取让人少跑路、让数据多跑路”的管理与服务目标.通过“一表”建设来增强信息化服务的数据协同性和利用率,进行一次填报、多次复用,复用时以“确认为主、填报为辅”.建设一体化的门户平台,实现一个平台、一次登录、一网办理,将“最多跑一次”优化为“最多跑一地”的办事原则.借助一体化的门户平台,实现诸如新生入校及学生毕业离校等全程网上办理的跨部门协同服务功能,提高服务质量,为广大师生节省更多的时间和精力,为学校教育教学事业的发展提供更好的服务.

3 信息系统一体化建设的意义

3.1 全新的教育和工作模式提高了管理工作的效率和效益

将先进的信息技术引入到教学、科研、管理和服务等学校的各项工作中,消除了师生之间教学与管理上的空间屏障,使得教育教学活动的开展更加灵活,教育管理也呈现出高效统一的服务模式[6].运用现代信息技术及时处理大量的数据,既提高了教学管理的质量和效率,也从根本上提升了全体师生的满意度和幸福感.

3.2 全新的服务模式推动了智慧校园的建设进程

按照以往传统的教学管理模式,学校所提供的服务存在一定的局限,信息系统一体化建设将为广大师生创造一个开放便捷的校园环境,使用智能终端以及互联网即可实现一站式办理的服务目标.通过让师生在这种环境和氛围中,不断地学习、适应和调整,可以为智慧校园的实施做好前期准备[7],进而推动智慧校园的建设进程.

3.3 领导决策数字化提升了管理决策科学化水平

通过对各类数据的标准化、数字化处理,提升了高校基于大数据的智慧型管理的水平,使领导层更多地掌握各类管理资源情况,能够集中集体的智慧进行科学的管理调度,明确决策目标,为决策的必要性、可行性和科学性提供了信息化支持,进一步提高了管理决策的科学化水平.

4 结语

信息系统一体化建设是高校信息化建设发展的必经之路,代表着社会的发展和时代的进步.通过信息系统的一体化建设,可以实现一切业务数字化、一切数据共享化、一切管理系统化以及一切服务在线化的科学管理模式,能够极大地推动智慧校园建设进程[8].在大数据、云计算、人工智能、移动互联、物联网等技术迅猛发展的背景下,信息系统一体化建设充分应用信息技术与教育融合创新发展的思路,解决了目前信息化建设中存在的各项问题.未来,可以力争在前期运行成效、技术成果以及管理经验积累的基础上,探索技术性的管理与服务输出,以全面提升校园信息化服务的水平与质量,进一步提高学校在社会上的声誉以及在同类院校中的口碑,为其他社会服务型单位提升服务质量提供可借鉴的经验.