信息化背景下档案管理创新路径研究

杨晓文

（青岛职业技术学院，山东 青岛266000）

档案系统、软件的出现和兴起，标志着档案信息化建设时代的到来，提升了档案管理的实效性，使档案管理有机地融入企业、政府、高校及相关组织的运营管理中，实现了档案信息的动态化录档、实时化检索、规范化管理的目的。但要想借助信息技术，提高档案管理的质量，还需要从信息化内涵及其对档案管理工作的影响等角度出发，从时代与社会发展的层面上，探索档案管理的发展方向与创新理念。以此推动我国档案管理事业的全面发展。

一、信息化及其建设的基本内涵

信息化主要指发展、培养以计算机技术为代表的生产力，并使其服务社会的时代历程。相较于传统生产力，数字化、信息化能够以数据库、互联网、现代通讯为发展基础，对研究要素进行收集、处理、存储、传输，以此提升特定人群的学习、工作、生活品质，推动现代社会的健康发展。在信息化得到大力发展的过程中，信息技术与信息资源得到了充分的利用与共享，能够使资源潜力与智能潜力得到有效的发挥，进而使社会运行、组织决策及个人行为趋于理想状态。在信息化建设过程中，社会主体需要在电子商务、网站、现代通讯等层面上，加大投入力度，注重资源利用、管理体系的建设。关注信息技术与传统组织架构、运行机制及业务模式的融合、融通，进而发挥信息技术与信息资源的社会推动与服务作用。在信息化建设中，知识管理、信息集成、协同办公及信息发布等平台能够将信息资源与信息技术有效地结合起来，使信息化建设呈现出易用性、强大性、安全性、整合性及移动性等特征。因此在档案管理工作中，信息化建设的基本内容应包含信息平台、信息技术及信息资源等内容。在借助信息化技术创新档案管理体系的过程中，需要档案管理者或组织负责人从技术、资源及平台应用的角度出发，以此提升档案管理的质量。

二、信息化对档案管理的影响

（一）档案管理的机遇

首先是信息检索的简易性与便捷化。在信息化建设的背景下，档案管理员能够实现档案信息的网络查询与检索，能够突破时间与空间的限制，提升档案信息查询的精准性、便捷性与有效性。而在实际的信息查询中，组合查询、分类查询及模糊查询等功能可以减少档案查询的时间，提高查询的质量，使档案信息查询变得更加便捷。其次，档案的可控化能够使管理者在调取、查看档案数据的过程中，更好地查询到相关的档案数据，能够规避档案检索“不全面”“不规范”等问题。此外，档案查询的信息或记录会存储到数据库中，方便档案管理员查看并统计档案数据的使用情况。最后是档案管理的标准化。在信息技术的支持下，档案管理者能够切实地提升入档、归档的质量与效率，使档案管理更加符合业务标准与技术规范，帮助组织管理者更好地深化档案管理制度，提升档案管理的标准化水平。

（二）档案管理的挑战

首先是信息化建设与传统管理模式的冲突。档案管理员传统的管理方法、管理手段及管理内容都是基于管理实践、管理经验及管理目标所形成的，相对科学、相对稳定的档案管理体系。在档案管理信息化建设的过程中，传统的档案管理方法、体系及模式将难以适应信息化建设的基本要求，进而阻碍信息化建设的进程。另一方面，信息化建设也将导致传统的管理体系发生内容、秩序及行为等层面上的混乱，导致档案信息化建设缺乏目标和方向。其次是档案管理员与信息化建设的矛盾，如果档案管理者缺乏充足的信息化素养、信息化能力，将导致档案管理信息化难以得到有效的推进，进而使档案管理工作发展滞后。因此，信息化建设在能力、素养及理念上，对档案管理员提出了诸多的挑战。

三、档案管理信息化建设的问题

在档案管理信息化建设过程中，企业、政府或学校，通常将信息化建设所带来的挑战作为革新档案管理工作的突破点。然而在实际建设中，却存在诸多的技术应用问题。

（一）信息化技术的应用深度

档案管理的信息化建设应从信息资源、信息技术与管理平台等角度出发，而在实际应用中，档案管理人员通常将信息化技术的简单应用作为档案信息化建设的全部内容，难以充分发挥信息化技术和管理平台在档案管理中的功能和作用。而在档案管理“方法”“内容”“模式”上，依旧以传统的管理体系、理念及思想为主。如果档案管理者难以深化信息化技术的应用深度，将导致档案管理信息化建设依旧局限在表层，难以发挥信息技术的优势和价值，无法提升档案管理工作的信息化、智能化及现代化水平。

（二）信息化技术的应用维度

在档案管理信息化建设的过程中，信息化技术依旧停留在档案管理领域，没有与其他部门建立联系，进而使信息资源的获取、利用及存储质量受到影响。虽然应用维度与应用深度的概念较为相近，但关系到档案管理在组织运作、经营管理及机制建构中的地位，影响档案管理在决策制定与战略规划中的作用。但由于信息化技术的应用维度较窄，导致信息化背景下的档案管理工作依旧停留在传统的业务范畴中，无法触类旁通、开拓发展，不能与其他业务部门形成系统统一的整体。

（三）档案管理的数字化水平

由于我国档案信息化建设还处于探索阶段，因此很多声像、图纸、文档等资料依旧采用相对传统的档案管理方式，不仅提高了查阅与管理的难度，更不利于档案的管理。而部分组织或机构虽然能够开展信息化档案管理工作，然而却在档案管理中出现“数字档案”与“纸质档案”并存的问题。因此，要想切实提高档案管理的实效性与有效性，还需要加大财力、物力及人力等层面的投入力度。此外是档案信息管理平台的安全问题，在信息化建设的过程中，部分组织或机构往往忽视网络信息安全防范的价值和作用，导致档案管理风险增加，不利于信息化建设工作的持续推进。

四、信息化背景下档案管理创新路径

在档案信息化建设中，档案管理工作还存在诸多的问题和弊端，需要组织负责人从应用深度、应用维度、数字化水平及理念创新等层面出发，切实优化档案管理的信息化水平，创新档案管理内容、方法及理念。在某种程度上，应用信息化技术的过程，也属于档案管理体系的创新过程，能够从多个角度、多个层面，为我国档案管理事业的健康发展提供支持和帮助。

（一）深化信息化技术的应用深度

在档案管理中，信息化技术的应用深度主要指技术的应用程度，譬如入档信息化、管理信息化及查询信息化等。但要想切实深化信息技术的应用深度，首先应从档案管理需求的角度出发，确定信息化技术的应用目标。譬如在知识管理中的显性知识与隐性知识上，管理员可利用大数据技术提升隐性知识的管理质量，使隐性知识呈现出可视化、具体化及显性化特点。其次从管理质量的角度出发，提升信息化技术的应用广度。在档案管理中，管理者应以精细化管理为抓手，利用信息化技术提升不同档案管理环节的工作质量。使其所利用的信息化技术类型、种类更加多样和更加广泛。譬如为提升档案信息检索服务的质量，可将大数据的信息挖掘技术、分析技术应用在信息检索及习惯归纳的过程中，使信息检索更加“人性化”“具体化”“智能化”。

（二）拓展档案管理的管理维度

拓展档案管理维度，能够延伸信息化技术的应用范畴，使档案管理成为组织或机构战略制定、决策制定的依据。首先，构建并完善档案信息管理平台，使档案管理工作与其他业务部门建立联系，进而形成档案数据和信息的自动收集、自动整理、自动存储及自动归档的“目的”。其次，要充分应用大数据技术、神经网络技术及自动化技术，使档案数据管理工作呈现出规律化、标准化的特征。即根据机构或组织存储、调用、查询档案的特点，智能地抓取与之相对应的“数据信息”，以此形成档案数据库。但在这个过程中，档案管理员需要根据信息化技术所提供的数据信息，进行信息归纳、分类及存储等工作。以此使各部门或单位的信息资源得到有效的整合。最后，要构建外延式“管理机制”，将组织或机构涉及财务、财税等内容的档案信息，以互联网平台的方式，介入政府网站或信息管理平台中，以此减少相关档案管理环节，提升档案管理的质量与效率。此外，在“拓展档案管理维度”或“扩宽技术应用范畴”的过程中，组织负责人应加大人员培训力度，注重信息素养、信息能力及专业技能的培养，并以人员培训为抓手，解决传统档案管理方法、模式、理念及经验与信息化建设之间的矛盾和冲突，使档案管理员可以更好地参与档案信息化建设的全过程。

（三）构建科学合理的保障机制

首先构建监管机制。针对档案管理信息化建设中所存在的数字化水平低的问题，组织负责人应构建相应的监督管理机制，明确档案管理者在信息化建设中所肩负的责任和义务，确定管理目标及工作标准，进而在人力、物力、财力得到有效投入的基础上，提高档案管理的数字化水平。其次，构建网络安全防范机制。针对档案管理信息化建设中所存在的网络安全问题，组织负责人从预防网络病毒、黑客攻击、系统漏洞及信息泄露等层面出发，构建科学合理的防范机制，明确档案管理者在网络信息安全防范中的责任，以此使档案管理信息化建设体系更加完善、更加系统和更加安全。最后，要构建严谨的评价审核机制。在创新档案管理内容、方法及方向的过程中，档案管理员往往肩负着档案信息入录、数字档案检索、档案信息挖掘和管理等层面的责任，要想切实提高档案信息化建设的实效性，就必须构建出与之相对应的评价机制，以此诊断管理员在档案管理中所存在的问题，提升档案管理的水平和质量。

五、结语

信息化技术使档案管理的内容、形式及方法都发生了深刻的转变，能够切实地提升传统档案管理的实效性与有效性。然而在技术应用的过程中，却存在诸多的问题。因此在创新档案管理体系时，需要档案管理者从技术应用深度、维度及构建保障机制等角度出发，深化信息化技术与档案管理的内在联系，彰显信息化技术在档案管理中的价值，使档案管理工作呈现出智能化、信息化、网络化、多元化的新特征和新特点。