土地档案管理信息化建设重要性及方法探讨

阎 霓

一、土地档案管理信息化建设的重要性

1.提高档案资源利用率。在我国国土资源管理领域中，土地档案发挥着提供决策依据与信息支持的重要作用，是开展土地适宜性分析、土地利用现状调查、制定土地开发利用发展规划、确定土地权属和土地税、企业资产评估等工作的前提基础。但是，根据我国土地档案早期管理情况来看，受到技术限制，土地档案信息资源的实际利用率较低，面临着资源共享不到位、缺乏统一档案管理体系、部门间信息沟通不畅等问题[1]。

而对土地档案管理体系的信息化建设，突破了传统技术的局限性，通过统一技术标准与转变管理模式，以及对大数据等信息化技术的引进，必将推动土地档案管理体系的规范化、全面化发展。例如，在我国北京、上海、苏州等城市中，均构建起统一的土地档案信息化管理系统，在各机关单位内建成数字档案室，数字档案室持续将收集的各类信息数据上传至统一的土地档案信息化管理系统中，通过网络向各部门人员提供信息实时查阅、异地下载、文件编改、信息存储等多元化服务，实现了对土地档案资源的集中整合，将“多档合一”作为基本理念。如此，在开展土地适宜性评价、土地评估、制定土地开发利用规划等工作时，工作人员凭借自身权限，直接在土地档案库内查阅调取相关资料信息即可，显著增强了对土地档案信息资源的开发利用力度，最大限度地满足使用者的多样化需要[2]。

2.减轻土地档案管理负担。在土地档案传统管理模式中，受到管理方法与技术的限制，管理部门承担着较大负担，主要问题包括土地档案库藏量过大、档案种类繁多、土地档案变更频繁、档案查找效率低下等问题。例如，在土地档案管理期间，随着时间推移，将持续产生海量的资料信息，要求管理人员采取手工操作方式来对各类土地资料进行分类保存与立卷归档。同时，在土地权属与用途等基本状况发生变更时，需要由人工从海量资料中查找与之相关的土地档案，用新收集到的资料信息来覆盖旧有的档案信息，频繁开展档案变更工作。

在这一管理背景下，对土地档案管理信息化模式的实施，可以替代人工开展一部分的管理工作，凭借数据采集与分析处理能力，简化土地档案管理步骤，可以在短时间内完成原本复杂烦琐的管理任务。例如，在土地档案信息化管理系统中应用大数据技术，在导入全新的资料信息时，系统自动对数据进行分析，从数据库中查找与之关联的信息，管理人员将新导入的信息覆盖原有信息，即可完成土地档案的变更任务[3]。同时，系统从载体形式、信息内容、收录时间等多维度对收集的资料信息进行分析，自动将资料信息划分至不同种类的土地档案中，保存操作记录，以此来减轻土地档案的立卷归档工作量。

3.适应现代信息化社会的经济发展需要。在信息化时代背景下，部分机构部门与企业纷纷构建起电子档案系统，以电子档案来取代传统的纸质档案，通过网络远程办理资料查询、土地档案信息修改等业务。但与此同时，仍有一部分机构单位未实施土地档案的信息化管理模式，在开展具体工作时，无法做到与其他业务系统的无缝连接。

因此，对土地档案管理的信息化建设，将彻底解决纸质档案与电子档案混杂问题，工作人员可以通过系统接口，同步办理土地档案查阅与相关业务，在真正意义上实现数字化档案著录查询，更为贴近现代信息化社会的经济发展需要和国土资源管理需要。

二、土地档案管理信息化建设方法

1.明确土地档案信息化管理目标。为充分发挥信息化管理模式的使用功能与应用价值，尽可量地延长模式实际使用寿命，提供更为丰富的功能。因此，在开发土地档案管理信息化系统时，必须结合实际需要，明确信息化管理建设目标，具体目标包括：具备快速获取信息的技术手段，以工业化方式快速将海量媒介信息进行电子化、数据化处理。系统具备良好的可操作性，满足不同业务的办理需求，以及适应高负荷网络访问的能力。系统具有完善的安全防护机制，灵活应用数据加密、公私密钥、备份恢复等保护技术，避免出现土地档案信息缺失、恶意篡改、数据失窃等安全问题。系统应支持多种载体形式，具备立卷归档多媒体档案、声像档案、软盘档案的技术条件。系统具备良好的扩展性，通过调整系统结构与升级维护，增设全新的使用功能[4]。

此外，在土地档案管理信息化建设期间，对技术水平、软硬件设施配置、人员素养等方面有着严格要求，国土部门需要清醒地认识到土地档案管理体系信息化建设的庞大工作量，以及面临的诸多难题。因此，应采取渐进方式，分阶段地推动管理体系信息化建设，及时处理建设期间存在的各项问题。

2.信息化管理系统的功能开发。为切实满足土地档案管理需求，在开发信息化管理系统时，应结合实际情况来确定系统结构形式，针对性地开发各项使用功能。例如，将信息化管理系统分为档案工作平台、档案检索平台、档案统计分析平台、文件工作平台、业务查询平台、系统管理平台、档案借阅平台七部分。其中，档案工作平台具有档案接收、信息修改删除、归卷、卷内文件目录打印、档案著录等使用功能，用于办理核心业务。档案检索平台负责提供资料信息分类浏览查询、多条件快速查询、展示档案室对外服务内容、所藏档案情况查询等服务。档案统计分析平台具有统计档案利用情况、移交接收记录、基本情况综合统计、档案库藏情况统计等使用功能。而文件工作平台负责提供文件建档前的管理功能，如文件登记、自动排序、扫描与格式处理等。

3.规范管理制度与技术标准。近年来，在我国土地档案管理信息化发展期间，由于缺乏统一的管理制度与技术标准，各地区开发的信息化档案管理系统之间的兼容性较差，难以通过系统接口实现跨系统办理业务目标。与此同时，各地区土地档案的信息化管理水平存在明显差异，受到人为主观因素的影响，存在优化提升空间[5]。

针对这一问题，需要结合我国实际国情，贴近土地档案的实际管理需要，制定统一的土地档案管理规范和技术标准，如确定信息化管理系统的设计模式、结构形式、管理流程、业务系统电子档案归档步骤等，为区域性和全国性土地档案信息化管理格局的奠定提供坚实基础，同时，还将改善各土地档案信息化管理系统之间的兼容性。

4.积极引进先进技术。土地档案管理信息化建设期间，为构建起更为高效的信息管理系统，全面提高土地档案管理水平及效率，要尽可能简化烦琐的管理程序。因此，需要积极引进各项先进技术，持续推动土地档案管理信息化技术体系的优化创新。例如，在某土地档案信息化管理系统中，应用到GIS、大数据、对象组合等技术。其中，GIS是以地理信息为管理对象的地理信息系统，具有动态性、多维性、空间性的特征，在系统运行期间，将自动对划定空间范围内的有关地理分布数据进行采集、储存、运算、分析操作，持续获取空间特征数据和属性特征数据，在界面上显示土地档案的经纬度坐标与周边的地理环境信息，将GIS系统独有的视觉化效果、地理分析能力和信息化系统的数据查询及统计分析等操作功能进行有效结合。而组合对象技术是将多个元素集成为一个对象进行处理的技术手段，与传统的类继承技术相比，组合对象技术具有对象组合封装性不易被破坏、可以实时替换对象、对象间的依赖关系较少、可以将单个类集中在所属任务等优势，显著增强了土地档案信息化管理系统的复用性。

5.构建土地档案信息网站。土地档案作为社会信息体系的构成部分，其核心价值在于服务与面向社会。然而，在土地档案管理早期信息化建设阶段中，虽然各机构单位纷纷构建起信息化管理系统，灵活应用大数据、GIS等信息技术，但却并未对档案查阅的服务方式进行调整，土地档案实际面向的群体范围有限。同时，在办理跨省区的土地档案查询与移交接收等业务时，还需要办理烦琐的手续流程，致使土地档案信息资料的共享成本居高不下，资料信息实际利用率有待进一步提升。为解决这一问题，需要尽早对传统的服务方式进行转变，构建土地档案信息网站，为用户远程提供信息查询、档案移交接收等服务，突破时间与空间层面的局限。

此外，从信息安全角度来看，考虑到土地档案信息具有保密性需求，如果出现土地档案资料泄露问题，不但会给社会造成严重的负面影响，在问题严重时，还将威胁到国家安全。因此，还应在土地档案信息网站中采取数据保护技术，如增设权限登录及验证功能，用户在信息网站中输入登录账号密码，通过短信码验证等方式来确认用户的真实身份，随后，根据用户权限等级，向其提供相应的功能菜单，为其开放一部分或是全部的使用功能，如仅管理员账户才具备土地档案信息编辑权限，一般用户仅具备土地档案信息查询与检索等基础性功能的使用权限。

6.建设现代化、专业化管理团队。在土地档案管理信息化建设早期阶段，多数管理人员虽然具备丰富的工作经验，但并未接受与信息化系统相关的专业性培训，对常用软件工具和信息化管理系统的操作流程缺乏了解，限制了信息化管理模式的推广发展。

因此，应加大对管理人员的专业培训力度，将信息化系统操作流程、常用软件操作步骤、信息化技术的理论知识等作为主要培训内容，重点提升管理人员的信息化素养。同时，定期对人员培训成果进行考核，根据考核结果来调整培训内容与计划。如此，可在一段时间内构建起一支现代化、专业化的管理团队，切实满足土地档案的信息化管理需求。

7.完善基础设施建设。在全新时代背景下，随着科技水平的不断提高，国土部门应注重对土地档案管理体系的基础设施建设工作，一方面，做好硬件设施设备的维护保养工作，以及软件系统的升级维护工作，尽可能延长设施设备和系统的实际使用寿命，以此来均摊土地档案管理的信息化建设成本。另一方面，为完善信息化管理系统的使用功能，加强信息安全保护力度，避免国土资源机密信息外泄，并提供多元化的管理服务，应适当提高配套设施设备的更新换代频率，积极配置现代化仪器设备，以及使用全新研发的国产化软件产品。

综上所述，为彻底改变传统以手工操作为主的土地档案管理模式，全面提高管理水平，为国土资源管理工作的开展提供信息支持。国土部门必须正确认识到土地档案管理信息化建设的重要意义，贴近实际管理需要来采取上述的建设方法，更为高效、可靠地掌握土地档案资料。