大数据背景下的医院档案管理工作研究

张 蕾

一、大数据与医院档案管理工作的开展层次

近年来，“大数据”这一概念已经不是新名词了，各行各业都对行业规范与大数据技术进行融合开发。医院档案管理工作也是在大数据的背景下，加强医院档案管理工作的开展。

一是大数据技术应用于医院档案管理工作的初级阶段。在大数据背景下，医院档案管理工作的开展首先是强调医院档案管理工作的信息化。医院档案的数据化是医院档案管理信息化的基础。只有绝大多数纸质档案完成电子数据的录入工作，算才完成医院档案管理工作信息化的初级阶段，即数据录入阶段。这一阶段要充分考虑工作的目的性，或者是服务倾向性，即是为了档案数据存储便利，还是为了医疗救治案例成体系，或者是为医疗科研提供基础数据。要根据医院自身的特点，有选择性、有倾向性地进行医院档案信息分析，再进行数据录入工作，就会达到有的放矢的效果。

二是大数据技术应用于医院档案管理工作的中级阶段。医院档案管理工作信息化的第二阶段，就是要求完成对医院电子档案信息数据的分析与整理，这一阶段要求医院档案管理工作人员具备档案专业的业务能力和专业素养。医院电子档案信息数据的分析与整理是基于对档案专业知识深入运用的基础之上的，它的分析与整理的科学性直接影到医院电子档案信息数据库建设的方向，以及医院档案信息数据库的利用效率，因此必须由专业人做专业事。这一阶段，我们称之为医院档案管理工作信息化的中级阶段，即数据建库阶段。在数据建库阶段，要加强数据库的分类建设，要制定数据库的分类标准，既要与国家标准、行业标准相一致，又要突出医院档案的数据特色，将两者统一起来，相互促进。

三是大数据技术应用于医院档案管理工作的高级阶段。在医院档案管理工作信息化中，大数据技术为档案管理提供技术条件，为医院档案管理工作的开发利用提供了技术支持。在医院的医疗救治过程和医疗科研工作中，大数据与医院档案管理工作的紧密结合为医疗救治和医疗科研提供了便利。“医院推动管理现代化，提升医院的医疗水平要重视医疗档案管理，利用电子档案对医院的各种信息进行管理，进一步提升医院档案管理的质量和效率，为医院更好地发挥救死扶伤功能，为医院长远发展奠定坚实的基础。”[1]而这一阶段，则是充分利用大数据技术为医院档案管理工作的开发利用提供了技术支撑，这也是大数据背景下医院档案管理工作的高级阶段，即数据开发阶段。在数据开发阶段，要重视用户的需求反馈，做到以利用为目的，进一步加强医院档案信息数据开发。用户的需求反馈，也同时为医院特色档案建设指明了方向，需求量大的医院档案信息正是该医院档案的优势所在。在大数据背景下，医院档案管理工作要充分利用用户需求反馈这一渠道，将特色档案做优做强。

二、建立以大数据为依托展开医院档案管理工作的技术支持

医院档案管理工作的开展离不开大数据技术的发展与支撑，因此要加强医院档案管理工作，就必须充分运用大数据技术，要以大数据为依托，合理地、有效地展开医院档案管理工作。

一是加强数据库联网建设。大数据背景下，医院档案工作建设的精神实质就是合作、交流、共赢、共享。在大数据背景下，医院档案管理工作要在实现各个医院档案数据库建设的基础上，加强医院档案的互联互通，利用医院的特色档案资源和优势学科建设，打造医疗救治与医学科研领域中具有特色的医院档案数据库联网平台，实现档案资源信息共享，实现跨院区的档案信息资源共享，面向社会提供优质服务。但是，目前在全国范围内尚未形成跨院区、多平台的医院档案信息共享平台。一方面是因为在技术上实现跨平台、跨数据库标准的成本较高，缺少国内统一的医院档案数据库建设标准与数据库建设规划，这就使得各自医院档案信息数据库建成后，并不能够实现联网共享，必须以各自的标准进行档案信息的检索与查询，加大了检索信息的难度。另一方面，各医院在档案管理工作中，并不都是坚持合作、交流、共赢、共享的理念，并不开放优势领域的科研成果，以达到“垄断”的绝对优势地位，从而打造学科建设的带头领军目标，这就造成医院档案数据库联网建设在实际工作中困难重重。建议建设医院档案信息一体化的大数据平台，形成国家、省、市、县四级互联的网站群，在群中任意一个节点，都可以访问到整个网站群中的所有数字化医院档案信息资源，达到资源的最大化共享利用。

二是建立面向医疗科研的档案信息数据挖掘系统。在医院档案信息化建设中，医院档案信息数据库建设必须面向医疗科研群体，为其提供专业的档案信息数据服务。这就要求医院档案管理工作人员必须学会运用数据挖掘技术，通过医院开发的数据挖掘系统对医疗科研所需要的档案信息数据进行数据挖掘，从而为医疗科研服务。医院档案管理人员可以使用户在海量的信息数据中挖掘到某一领域中专门的数据以及医疗方案的实践案例，为医疗科研理论创新提供基础数据，做到对医院档案信息资源有效的开发利用。如今数据挖掘技术已经相对成熟，可以与相关公司合作，购置面向医院档案系统的数据挖掘软件，达到对医院档案信息资源的有效开发利用。同时，要搭建医院档案信息资源库大数据平台，并结合资源库的数据资料进行搜索平台的搭建。搜索平台可提供全文检索、分类检索、搜索问题提示、搜索结构评价、拼音搜索、智能纠错、自然语言翻译等多种搜索模式。为了方便对医院档案信息资源的搜索利用，医院档案信息资源库大数据平台配合医疗科研体系建设，建立中英文对照搜索。用户在输入查询内容时，可以输入多国语言的检索条件，并使用AND、OR、NOT等逻辑关系。检索结果中可以同时显示多国语言记录，搭配多国语言同义词库，可以通过单一语言条件，得到多国语言检索结果。

三是建立医院档案管理的数据安全体系。信息共享、数据共享是大数据的标示性产物，但这并不与建设医院档案管理的数据安全体系相矛盾。因为在大数据背景下，坚持开放、全方位交流与合作，这也使得档案信息安全成为重要的课题。医院档案信息资源包含了大量的个人信息，对于个人信息安全的保护是医院档案信息开发的基本要求。在制度与技术方面，应该加强对医院档案信息安全方面的投入与建设。第一，要加强对医院档案管理者的安全培训，使其树立保护患者隐私的安全意识。同时，要加强对医院信息化相关负责人的信息安全培训。一方面，医院档案管理工作人员要树立档案数据安全意识；另一方面，与其相关的领导或负责人也要担负起安全责任，对出现档案数据安全问题时要能追责到人。第二，要建立医院档案管理工作数据安全制度，以制度约束人，以制度规范行为，才能防患于未然。第三，应通过技术手段确保医院档案数据资源利用信息可控，利用数据资源电子化审批程序，将数据安全风险降到最低。“档案管理人员要不断对安全系统进行更新与升级，有效防止档案信息管理系统受到黑客与病毒的攻击。”[2]第四，在方案设计时要充分继承现有的信息安全基础设施，为了避免浪费，要将目前网络系统中使用的防火墙、防病毒等安全产品纳入信息安全体系中充分使用。

三、大数据背景下医院档案管理工作的决策支持

一是医院档案管理工作领导到位。领导到位是关键。“医院中管理层次人员必须发挥自身的作用，能够认识到大数据在档案管理中能取得较好的成效，改变头脑中传统的管理观念，这样才有利于带动相关的管理人员，在实际档案管理工作中将大数据高效地运用其中，确保档案管理工作得到稳步的提高。”[3]只有医院党委重视，医院档案管理工作的数据化和信息化才能得到有力支持。医院党委班子应有专门负责档案管理的分管副院长亲自指导档案管理工作，一把手高度重视，既加大投入支持力度，又进一步完善医院档案管理工作制度，确保医院档案管理工作顺利开展。

二是医院档案管理人员编制到位。编制到位是医院档案管理工作开展的基本条件。编制到位，就如同给医院档案管理工作人员吃了个“定心丸”，使他们在从事医院档案管理和档案信息数据开发过程中无后顾之忧，全身心地投入工作当中，同时也为建立干事创业的激励机制营造良好氛围。

三是医院档案信息化建设经费到位。医院档案管理工作，特别是医院档案管理的数据化、信息化和智能化，需要大量的经费投入，但是实际工作中各项经费还是很不足的，医院档案管理工作普遍未受重视，是“无权无钱部门”。要在大数据背景下改善医院档案管理工作条件和信息化建设方式，没有资金的投入是无法实现的，这就需要将医院档案管理工作的数据化、信息化建设所需经费列入院区的年度预算之中，只有这样才能保证其工作的顺利开展。

四是医院档案信息化建设设施到位。设施到位是保证。办公用房、档案库房、数据库等设施设备是医院档案管理数据化、信息化工作所必需的硬件条件，只有基础设施完备，才能更好地为医院管理决策和科研提供智力支持，才能充分满足各方的利用需求。

四、结语

在大数据背景下，医院档案管理工作是十分复杂的工程，要将其进行细化分解，充分利用医院档案资源优势加强信息化建设。而在信息化建设中，大数据只是技术支持，根本动力还在于医院管理层的决策支持。因此，大数据背景下医院档案管理工作的核心要义就是技术支持与决策支持相统一，两者缺一不可。只有共同发力，才能实现医院档案管理工作的信息化、数据化与智能化。