档案文献编纂成果集成管理平台的构建

刘雨珊 张佳佳

一、前言

我国档案集成管理研究最早始于对文档一体化管理的理论关注和实践探索。2002年，航空企业开始了技术图档动态管理电子化集成系统框架模型的构建和实践探索[1]13。2003年，安小米教授主持的国家自然科学基金项目“城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务研究”，主要针对城建档案信息的持续发展进行学术理论研究，将信息集成服务与集成管理的概念融入到城建档案管理与建设中，提出城市建设文件档案信息的集成管理与集成服务模式。苏珊珊的《我国档案集成管理研究现状述评》对2012年之前的我国档案集成管理研究进行了详细述评，她认为我国档案集成管理大致可分为两个阶段：2002年至2003年是档案集成管理的萌芽时期，是集成管理在档案研究领域的初步探索与应用；2004年至2011年是档案集成管理的初步发展时期，档案管理部门及其研究人员在档案集成管理的实践探索基础之上进行经验总结，并开展了关于档案集成管理概念的内涵与外延、原则与方法、标准与规范、集成系统构建模型等众多方面的热烈讨论[2]14。在此基础上，2012年至今有关档案集成管理的文章研究更加细化，研究客体涉及大型工程、少数民族、企业人力资源、地质科技、方言数字档案等多个方面。

1988年，吴宝康最先在《档案学概论》一书中明确指出：“档案是贮存和传播知识的一种形式。”这一论断揭示了档案的传播性是其重要属性和要求。自此，档案学界开始将传播学原理和方法引入档案信息传播领域。当前，对于档案信息传播的相关研究主要集中在传播模式、档案信息传播媒介（尤其是网络媒介）、传播功能分析等方面[3]16。

档案集成管理与档案信息传播的研究随着时代的发展不断地创新，但是缺乏借助集成管理模式推进档案文献编纂成果传播的相关研究。本文在当前档案集成管理与档案信息传播研究的基础上，将档案集成管理与档案信息传播融于一体，并具体作用在档案文献编纂成果上，构建档案文献编纂成果集成管理平台，实现档案文献编纂成果效益最大化。

二、档案文献编纂成果集成管理平台构建的必要性

1.档案文献编纂成果是向社会传播档案信息高效优质的方式。陈永生在其文章《从信息传播的角度看档案编研的意义》中说道：“一般说来，档案信息可通过三种主要渠道传播给利用者：一是移动档案原件本身，即包括阅览服务、外借服务和举办展览三种形式；二是以照相、静电复印或者其他方法进行复制；三是档案文献编纂成果。”[4]24通过阅览服务，利用者可以与档案原件或经过数字化处理的档案图像进行直接接触，利用者可以获得真实性最大的信息，但是档案信息只有在利用者到馆情况下才能被发掘使用，这种渠道下档案信息传播受到很大局限。受资金、人力、场所等因素的限制，展览的档案信息可能不够全面。而档案文献编纂成果是以提供客观的档案信息为基本出发点的产物，经过编者所做的查选、考订、加工等一系列工作之后，档案信息的整合度较高且更容易利用，而且档案文献编纂成果是档案机构主动向社会提供利用的重要方式。

2.档案文献编纂成果更加丰富。随着社会的发展以及社会信息需求的扩大，档案文献编纂成果不断丰富。首先，档案文献编纂成果的内容形式不再局限于文字与图片，以音视频、纪录片等形式传播的档案文献编纂成果日益增多，档案文献编纂成果的内容表现形式不断呈现出丰富化、多样化的趋势。其次，档案文献编纂成果的表现形式不再局限于传统印刷型档案文献出版物，音像型与数字型出版物的数量逐年上升。最后，档案文献编纂成果的载体由图书、期刊、报纸等纸质载体发展到广播、电视等电子媒介载体，再到包括网络、移动端、新媒体在内的新型载体形式。档案文献编纂成果从形式到载体都得到了极大丰富，但是当前档案文献编纂成果仍需依赖出版商、新闻媒体等传播形式，传播结果不尽如人意，耗费时间、人力、物力编纂出来的档案文献成果引起关注与评价的范围较小。

3.档案文献编纂成果的传播是档案文献编纂学学科价值诉求的体现。档案文献编纂成果是整个编纂工作的核心，直接关系到整个编纂工作和编纂学研究的价值实现。在以往档案文献编纂学的体系内，透过教材中“出版传播”类似章节以及文献计量的分析，不难发现编纂成果的传播研究常常被认为是可有可无的存在，在其内容、价值乃至是否属于档案文献编纂学研究任务上，仍无清晰的理论认识和足够的学科自信[5]112。再加上档案文献编纂成果在传播实践中受到市场运行机制等因素影响，传播效果以及对社会贡献度无法衡量，由此档案文献编纂学的学科价值受到了一定的影响。档案文献编纂成果集成管理平台的建构可以根据相应的绩效评估体系与传播体系，对档案文献编纂成果的传播与评价进行数据统计与分析，通过数据分析档案文献编纂成果的社会影响力，通过档案文献编纂成果的传播验证并提升档案文献编纂学的学科价值。

4.集成管理平台的构建是我国档案事业总体规划的要求。2011年，《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》提出：利用先进技术，为社会各界提供快捷、便利的档案利用服务；加强档案编研工作，挖掘档案信息资源，开发、提炼档案信息产品，出版档案史料汇编，使“死档案”变成“活资料”，努力把“档案馆”建成具有特色的“思想库”。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求各档案馆（室）加大档案信息资源开发力度，实现档案价值最大化；拓展服务渠道，紧紧围绕党委、政府、本单位和其他单位及人民群众的需要，主动开发档案资源，积极提供档案信息服务，通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进农村和社区等多种形式，全方位为社会提供档案信息服务。2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，创新服务方式，多渠道开发档案资源，不断向社会推出精品力作和举办受公众欢迎的活动。以上《纲要》与《意见》中均提及档案资源的开发利用，而档案文献编纂成果是档案资源开发利用最有效的方式，档案文献编纂成果集成管理平台的建构是为了更高效地传播档案文献编纂成果，从而促进档案资源的开发利用。

三、构建档案文献编纂成果集成管理平台的制约因素

1.档案文献编纂成果数量较少。档案文献编纂是对档案信息进行深度开发、客观呈现、科学加工的复杂的系统工程，该项工作的开展受到机构人员设置、人员知识结构、经费等多项因素的影响。档案文献编纂工作对于人员的知识结构有较高要求，需要相关人员具备历史文献学、文书学、传播学、校勘学、计算机等多学科的知识体系。档案文献编纂从选题至出版传播都需要经费的投入，而档案馆作为事业单位，经费受限于国家与当地政府的投入。受到以上多种因素的影响，加之档案文献编纂工作难度较大、耗时较长，因此档案文献编纂的成果数量较少。

2.缺少系统性规划。首先，近年来，国家和一些省市的档案行政管理部门陆续出台了有关档案事业管理的一系列政策、制度和办法，鼓励档案资源的开发利用，但有关档案文献编纂成果的整体规划仍然较为缺乏。其次，长期以来各档案馆虽然建立了各种区域或者业务往来的合作关系，但是在档案文献编纂成果的展示方面却无明确的合作关系，多数档案馆都是各自为政，基于本馆馆藏进行档案文献编纂工作，缺乏系统的档案文献编纂工作合作性的规划。最后，档案文献编纂成果有与出版商合作出版的、与媒体合作公开播放的、借助官方网站传送的、需要去档案馆主动查阅的，档案文献编纂成果的传播方式各异，缺乏系统性规划的整理与公开的平台。

3.各档案馆档案文献编纂成果差异较大。我国各地区档案信息化建设发展水平不均衡，西部地区受技术、资金、人才等因素制约，档案信息化建设发展较慢，而档案馆信息化建设情况会影响编纂人员对档案馆馆藏的认识，对自身馆藏无全面认识与掌握则会影响档案文献编纂工作的进程与档案文献编纂成果的质量。

4.档案人才队伍建设机制不健全。档案文献编纂成果集成管理平台的建构是一个涵盖档案文献编纂成果、国家行政管理体系及各级档案机构网络体系的复杂的工程。这一工程涵盖了收集、整合、发布、评价等各项业务工作，其后需要网络连接技术、系统创建与更新技术等多项技术的支撑，而在业务工作开展与技术支撑的背后是专业型人才的组合。各专业型人才的高效组合与合理分工、人才的培训与提升、人才管理方式等问题都需要逐步完善。

四、建构档案文献编纂成果集成管理平台的策略

1.丰富档案信息资源。丰富的档案信息资源是开展档案文献编纂工作的前提，也是档案文献编纂成果质量的保证，各档案部门应以实施《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》为契机，加大档案资源收集力度，扩大档案收集范围，既要丰富资源内容，又要注重丰富资源特色，既要满足当前需要，又要兼顾长远利用，保证档案信息资源充分而丰富。

2.加快各区域信息化建设的步伐。档案文献编纂成果集成管理平台的构建离不开计算机技术、互联网技术以及相应完善的基础设备，只有在信息化技术设备齐全的基础上，才能完善集成管理协作技术，将各档案部门的成果通过统一技术导入到集成管理平台当中，实现跨区域、一体化的档案文献编纂成果服务体系。

3.加强档案人才队伍建设。首先，应重视档案人员继续教育和职业发展，鼓励高等院校、职业院校和档案部门深入合作，丰富档案人才队伍的专业结构。其次，应启动全国档案教育培训网建设，开展远程网络教育培训，建立全国档案教育培训合作机制，提升档案人员的业务能力和与时俱进的创新精神。最后，各级档案馆应不断优化人才的管理方式，促进档案人才队伍建设。

4.档案工作主管机构加强领导，统筹规划。档案行政管理部门应会同学者、档案从业人员成立相应的研究小组，结合理论与各地区档案文献编纂成果传播的需要，明确档案文献编纂成果集成管理平台的发展目标，加速推进档案文献编纂成果集成管理平台的体系建设，制订有关档案文献编纂成果集成管理平台构建方面的法规和技术标准，统筹规划平台的发展。

社会转型浪潮下，档案文献编纂成果集成管理平台的构建对于档案文献编纂成果的传播、档案文化的传播以及提升档案机构的社会价值等方面具有极大现实意义。社会公众对于信息的需求不断增加与先进技术的不断更新也为集成管理平台的建构提供了更多的可能性。以开放的姿态来集成档案文献编纂成果，用发展的眼光实现人才、资金等全方位的集成，用共享的思维来促进集成管理平台的建设，就能为档案文献编纂成果搭建一个开放的平台。