我国档案服务企业管理创新路径研究

朱建邦 谢永宪 房小可

一、我国档案服务企业发展历程

“档案服务业”是一个比较新的概念，对于不少档案行业内人士也是个新鲜事物，近几年才引起一定社会关注。学术界有关这一概念的界定还没有达成统一的共识，还存在诸多疑义和分歧。相关研究包括“档案中介服务”“档案服务业企业”“档案社会化服务”等，发表的论文不多。但无论理论上如何辩证，基于市场实际经营行为主体的基本共识是，档案服务企业作为一种市场主体的实际存在，指公民、法人或者其他组织依法设立的专门从事档案整理、档案寄存、档案保护、档案数字化、档案价值鉴定、评估、档案咨询培训、管理软件开发等档案服务业务的企业。

1.我国档案服务企业起点低。20世纪80年代末，我国开始出现第一批档案服务中心，由档案部门职能衍生而来，提供档案设备、档案装具、档案用品等附属性服务，业务和资源上对档案部门依赖性强，经营管理不独立，服务类型单一，不具备企业特征。经过近十年的发展，档案行政管理部门或行业组织主办的档案事务所、信息开发服务中心、技术服务中心等档案中介机构，开始从事档案咨询服务、技术服务、代办各类档案事务、寄存托管、咨询鉴定等业务。多数的档案服务企业如档案寄存公司、档案信息技术公司等，并不具有中介性和居间服务功能，仍然依赖于档案行政管理机关，不具有独立运作的能力，而且受我国区域经济发展不平衡影响，各地档案服务中介机构的发展水平差异较大。

进入21世纪，民营型档案服务业企业和外资型档案服务企业开始出现，业务范围有所扩展，从传统档案整理、寄存、咨询、档案用品生产和供应，进化到采用先进的技术和设备进行档案数字化、档案安全销毁、档案管理软件开发、档案数据备份等服务，突破了传统的业务范围，服务理念不断提升；但地区发展依旧不平衡，服务对象较为单一，存在行业性的不成熟与不规范。

2.我国档案服务企业规模小。目前，我国档案服务企业发展到现在已经以合伙企业、公司制企业为主，其中民营企业、中小企业占绝对数量优势，其次是少数国营、外资等企业；业务类型从原有的提供档案装具、复印等简单服务，发展到现在的档案整理、档案托管、数字化、数据处理、软件开发、数据保全等档案服务产业链，已形成一定的产业规模，主体构成由最初档案设备装具制造厂、档案中介机构、档案信息咨询服务中心、档案寄存服务中心等逐渐发展到档案外包服务企业、档案数字化服务企业、档案综合管理服务企业等，以提供区域性行业性档案市场化社会化服务为主要业务，尚无跨国跨行业经营的企业集团。虽然发展历史并不短，但受股本大小以及最低市值等诸多因素的限制，大多数档案服务企业不具备在深圳证券交易所主板市场和中小企业板块上市的资格，能够上市的档案服务业企业数为零。

3.我国档案服务企业发展慢。数字经济时代，传统档案、数字档案存量飞速增长，在档案装具用品、寄存托管、数字化、电子文件存储、数据挖掘、管理软件、展示展览服务、BPO①咨询等方面需求发展快速。但在有限数量的规模以上②档案服务企业中，与档案有关的业务只占这些企业的经营范围中的一部分，专业程度并不高，并且以整理、归档、存储、数字化等初级业务为主，高科技、大数据、数据挖掘等业务的能力较差。以档案寄存为例，绝大多数世界500强企业外包本企业非核心的档案寄存业务，众多国际大型档案服务企业已实现跨国规模化运营并进入长期金融市场。面对我国几十亿卷（件）的档案保存量拥有的巨大的潜在产值，我国档案服务产业发展尚跟不上市场需求增长的脚步。

数据显示③，与那些和档案服务业直接相关的大数据、信息产业等形成鲜明对照的是，经过几十年的发展，我国档案服务企业薪资水平低，福利相对较少，员工学历以大中专居多，以20—30岁的年轻人为主，在大数据服务项目开发等满足档案服务高科技领域的需求方面存在明显的知识和技能短板。并且至今无上市企业，无强大有力的“国家队”企业，无独资跨国企业，无“独角兽”④型企业，规模以上企业数量少，没有形成创新型企业群，金融能力、市场拓展能力、业务创新能力、产业链增值和创新能力较弱。

二、新修订的《档案法》颁布后档案服务企业管理创新的机遇

1.“放管服”使档案服务市场化程度迅速发展。档案机构改革及《档案法》的修订，使得“放管服”背景下档案服务市场化的程度迅速提高，档案行政管理部门对档案服务企业的行政管控弱化，履行档案管理职能时将更多需要市场和社会的协同治理，更加需要档案服务企业提供专业化和高效率的服务。一些由档案行政管理部门行使的技术性业务，如专业咨询、业务培训、档案价值鉴定、评估等，将更多地交给第三方的专业机构和更专业化的档案服务企业承担，传统的档案装具、托管寄存、数字化、保护修复类企业迅速壮大的同时，商业性文件中心、电子档案保全、数据挖掘、大数据应用等新的档案服务项目将应势而生，档案服务企业数量和类型迅速增加，档案服务市场发展潜力巨大，前景可期。

2.网络时代档案资源结构数字化、多元化、社会化程度迅速提升。网络时代社会关系的重构导致档案结构重构，档案资源结构已经发生历史性改变，档案资源多元化、社会化的程度越来越高。新修订的《档案法》实施后，档案信息化势必进入快速发展轨道，电子档案、传统载体档案数字化、档案数字资源的安全保存和有效利用等需求井喷式增长。我国档案服务市场已经对档案信息化建设、电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台建设提出了更多更具体的需求。档案结构主体的数字化、多元化、社会化，使得数字化信息化档案服务的新型市场需求、服务类型、产品种类不断涌现，供给侧创新发展动力强劲，产业链中的价值链、企业链、供需链和空间链四个维度不断生长，档案服务市场和档案服务企业发展迎来最好时机。

3.档案服务业吸引金融、人力资本等资源配置市场更多关注。新时代语境中，金融是企业的本质，金融能力是企业根本性核心竞争力，注重业务、开拓市场固然非常重要，但企业金融能力的竞争决定着企业生存，需要了解投融资的基本规律，积极参与各类重要金融活动，推进企业投资与融资制度创新，长期保持在金融市场的活跃度和知名度，尽快成长为真正意义上的现代化企业。档案服务市场占有率的基本元素来源于资金、科技领先和人才优势，以及快捷的运营系统和独特的优质服务，市场化配置使得更多的资金、人才、技术等社会资源更快地涌入档案行业，档案服务行业获得了空前的发展机遇。但目前传统型的档案服务企业金融意识和金融活动能力不足，档案专业人才以及技术研发型人才数量少且流动性大，部分企业出现了招聘档案专业员工难的问题，发展资金不足导致高级管理人员流动性大。一些中小企业资金和高级人才的缺乏，出现了人力资源发展瓶颈，企业绝大部分精力忙于抓业务跑市场，仍然感觉发展十分吃力，以目前的资金和人员结构难以应对档案服务企业快速发展所需要的创新优势、技术优势、数据优势和资本优势，无力优化服务和参与数字社会治理的激烈竞争，出现了投资和人力资本市场的价值洼地，具有可以预期的巨大的潜在投资价值，有可能吸引一批有前瞻战略眼光的金融力量的关注。

三、档案服务企业管理创新面临的问题

1.企业管理创新的基本含义。管理创新是指企业把新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式等要素或者要素组合引入企业管理系统，以便让组织目标更高效地实现。管理创新的灵魂是观念创新，管理者必须紧跟时代步伐，抢抓机遇，敢于创新，不断地创造或引进最新的思想观念，不断加强企业核心竞争力，对企业内部资源配置进行优化与调整，增强品牌和形象创新，促进企业可持续长远发展的能力。只有不断地进行创新，企业才会走得更稳、更远。

2.档案服务企业管理创新的主要问题。

（1）缺少顶层创新规划。目前，档案服务企业整体层面在管理创新战略上缺少整齐划一与长久有效的监管，没有长效创新机制，缺少权威的管理创新龙头企业或行业组织，企业各自为政、一盘散沙。档案服务企业作为服务行业中的“少数”，虽然与社会经济生活密切相关，但在金融、高科技等创新集中的领域并没有太多认知度，还没有切实认识到服务创新尤其是金融创新的作用。企业缺少完善的企业管理创新规划，缺少特别突出的服务创新的企业形象。《档案法》修订后，随着档案服务市场的开放，档案服务需求日益增长，档案服务企业如果不能对市场进行合理的区分和确定，发挥自身的优势，服务就会逐渐与其他档案服务企业同质化，结局就是失去顾客、失去市场先机。我国档案服务市场升级速度越来越快，庞大的档案服务市场意味着巨大的潜在商机，档案服务企业完成了基本的资本积累，以行业性局域性业务为基础逐渐向中高端档案服务进军，档案服务市场的竞争将日趋激烈。竞争是提升产业水平，提高服务质量，促进研发创新的最佳动能，我国档案服务同化现象比较严重，多数档案服务企业满足于跟在市场需求的后面走，在与客户的博弈关系中始终处于劣势，以价格竞争为主的低端竞争非常激烈，但金融、技术等高端竞争能力普遍偏弱，而且缺少对市场需要和顾客消费心理的深度研判和长期分析，缺失引领性的服务创新，欠缺市场观念和创新思维，很难走在需求之前，用创新引领需求。

（2）缺少高端服务创新。对于档案服务企业来讲，档案服务品质的优劣取决于其服务顾客的能力和水准，健全的服务对档案服务企业的创新开展发挥了非常重要的功能。长久以来，我国档案服务企业市场竞争思维弱，不注重消费者的心理活动，沿袭官方档案业务拓展出来的档案服务，很多制度都使用原本的档案服务管理规定，服务流程僵硬呆板，效率和服务质量参差不齐。循规蹈矩是传统档案服务的体制特点，虽然尽可能保证了档案服务的基础性和严格性，但是服务的理念须与时俱进，不断争取和整合优质市场资源，以创新的产品和服务来契合用户需求。档案服务行业的基石是服务的品质和能力，作为档案服务企业，服务客户是重中之重，以顾客权益为基础，是获得顾客的最有效方法。企业管理创新是为了促进企业的更好发展，而缺少战略创新性主动性，缺少完备的企业管理创新和高端服务创新的计划，服务模式不够灵活、营运效能低，使本身的业务优势难以体现，面对技术、业务研发以及市场开拓、服务创新方面就会出现明显不足。

（3）缺少形象品牌创新。随着档案服务市场的竞争日趋激烈，数字化、网络化、云端融合等是档案服务企业竞争的新走向，企业形象和品牌创新的竞争是其核心，由此可以带来巨大的业务拓展面和客户黏性，凭借实力实现品牌创新发展的企业才是最后获胜者。个别档案服务企业为了抢占市场份额，以降低服务费用来争取客户，甚至出现恶意低价中标现象。只是单纯使用低价互相竞争，没有档案服务能力、形象品牌的创新，在长期竞争中很难维持比较好的市场占有率和顾客的忠诚度。人是创新的基础要点，管理创新、形象创新、品牌创新都需要企业全体员工的共同参与，每一名员工都应有足够全面的创新思维，并且能通过本身的日常行动来践行企业文化创新。如果欠缺市场和竞争思维，不能及时得到应对市场变动的创新文化教育，认识不到创新形象能够带来的市场和利益，不能全力发展新业务，服务创新不完善，服务品质参差不齐，不能树立企业创新形象，塑造品牌，不仅得不到原生业务市场份额，也很难获得金融市场的关注和好评，在前端市场资源竞争中失去先机。

综合分析，阻碍档案服务企业发展的主要因素是企业创新能力不足，各地区的企业创新研发的力度很小，全员创新思维不强，各自独立发展，现代企业管理创新力度弱，竞争战略、竞争观念保守，竞争工具单一，亟需在资金、人员结构、品牌树立、文化建设方面获得面向新时代档案事业规模和发展的资源及能力，以保持较高的市场敏感度，不断创新原有业务类型，开拓出创新业务领域，推动档案服务供给侧的升级换代，以供给创造需求；对标大数据、人工智能、数字人文等与档案事业直接关联行业的创新企业群，提升企业内部治理决策科学性，以便在金融等优质前端资源的市场配置竞争中抢占先机。

四、我国档案服务企业管理创新路径

档案服务的安全需求十分重要，安全性是档案服务质量的首要指标。20世纪90年代末以来，我国档案信息保护和数据挖掘方面需求旺盛，美国信安达（GRM Information Management Service）和铁山公司（Iron Mountain Incorporated）等跨国档案服务公司，相继在上海、广州、北京、深圳等一线大城市开设分公司并开展收购，拓展自身业务和影响力。典型案例是号称存储和信息管理服务领域全球领导者的铁山公司对GRM China⑤业务的收购,扩大了其在北京、上海、广东、青岛、大连、成都和武汉的业务，包括超过7万多立方米的存储空间和550家客户。这次收购对于铁山公司具有重大意义，大幅扩大了其设施规模、员工数量和运营资产，增强了其业务规模和市场竞争能力，大大拓展了其在中国的影响力和市场领导地位。

当前国际政治形势下，面对迅速扩张的档案和数据服务市场，国际竞争对手早就获得了比较大的市场占有率，并显示出加快布局的意向，国内档案服务企业产生了市场紧张感和不安全感。为保障国家核心档案资源和档案数据的安全性，完善档案数据处理的产业化安全措施，须做前置准备，须尽快全面实现我国档案服务企业市场化、企业化运行，建立与档案信息发展规律相配合的流通体系，以高度产业化促进档案信息流通利用和信息安全建设，积极推进档案服务企业管理创新，提高自身发展和市场竞争力，以高效应对新时代新常态条件下的档案服务需求的快速发展。

1.人力资源管理创新。知识经济时代，企业人力资源投资收益在各项投资收益中所占的比重逐年上升。1992年,我国确立市场经济体制以来，政治、经济条件和制度的改革使我国职业经理人⑥产生的条件逐渐完备。与别的国家不同，我国首先产生职业经理人的不是制造业，而是服务业。档案服务企业的生命力在于创新，人才是创新的基础，而职业经理人最重要的职业能力就是创新。档案服务企业可以适时引入懂产业、懂金融、懂创新的职业经理人进行企业管理创新，树立坚定的可持续发展理念，积极寻求有效措施，促进和保证企业管理创新的顺利进行。职业经理人应对日益复杂的经济环境更具有专业性和科学性，能够帮助企业进行社会资源优质整合，提升企业竞争力，建立一套人才培养、激励制度，培养属于企业自己的优秀人才队伍，完善企业文化，持续提升企业竞争力，扩大企业品牌影响力。

同时，要重视职工教育培训，让员工清楚自己在企业中的地位和发展前景，努力工作，实现自身价值。档案服务企业可以利用社会化产学研一体化平台，购买培训服务并资助那些想继续深造的员工，他们完成培训后可以回到企业继续服务。一方面，为企业的长远发展培养和储备人才，有效降低员工流动性；另一方面，可以与员工形成牢固的利益联结和心理契约，使员工对企业更加忠诚。从长远来看，有利于企业的稳定运行，也有利于推出更多的档案服务的新产品和新业态，促进从利润创造型到价值创造型企业的转变。

2.战略创新。企业战略的制定应着眼于长远、全局和纲领性，以适应未来不断变化的市场环境，使企业保持良好的发展态势。档案服务企业数量众多，但业务比较初级单一，缺少有强大金融背景的集团化大型档案服务企业，不利于优化产业结构链条和提升市场稳定性。新时代背景下，档案服务企业应坚持国家机关和企业、社会并重，将经营重点和经营战略转移到金融等前端市场资源竞争方面，利用金融资源超前转型和进化为龙头企业。企业经营战略分为总体战略、职能战略和竞争战略。总体战略是企业战略的顶层设计，必须先明确企业资源优化配置和未来发展的方向为金融竞争；职能战略是以更详细的方式安排档案服务企业各职能部门的工作，最大限度地提高其管理效率，统称为内部管理战略或企业内部治理；竞争战略是在对档案服务企业内外部发展环境进行综合评价后。制定的具体的服务、产品、价格等战略，其中服务和产品是在激烈的市场竞争中获得优势地位，在行业中赢得更多的市场份额的关键，这是一场耐力和实力的马拉松，拥有强大金融能力的企业才有发展的后劲。档案服务企业在制定战略时，要发挥职业经理人的资本金融市场创新能力，分析档案服务企业的内外部发展环境和企业自身的优缺点、国家宏观经济发展政策和方向、文化背景环境以及档案服务企业相关行业发展趋势；对档案服务企业的业务状况、客户需求和产业链进行综合分析，深入研究档案服务企业的长期战略发展方向，采用异化战略加大对档案服务企业经营业务高端化和专业化方面的投入，提高产品的技术创新水平，与相关上下游企业合作升级产业链，共同探讨中高端服务产品的研发，实现双赢。

3.观念创新。企业狭隘的产权观念和固定的人才观念阻碍企业管理创新的成功实施，影响企业的长远发展。档案服务企业要有长远眼光，树立整体观念，全面推进企业管理创新。基于企业生命周期理论，企业在不同的发展阶段由于资源、技术、市场、环境等外部因素以及企业人才流动、生产技术等因素引起的内外矛盾，对企业的稳定发展具有一定的阻力。必须通过创新和改革来消除这些矛盾，使之适应外部环境等因素的影响，实现可持续发展。档案服务企业的业务范围涉及制造业、软件业、托管业等多个领域，如档案保护设备与产品生产企业、档案密集存储设备生产企业、档案管理软件企业和档案数字化加工服务企业等。当客户面临多样化的选择时，除了比较档案服务业务的技术水平和专业性，如档案数据处理技术是否先进、档案库房设施是否完善、业务人员素质是否过硬、传统档案服务的更新迭代等，更多的关注点将聚焦在档案服务企业能否展现出面向未来档案服务业的巨大力量和潜能。档案服务企业要占领先机，快速转变企业发展理念，将发展重心转移到数字档案资源开发利用各环节，积极介入电子文件服务产业链的建设和发展，快速羽化为数据治理企业。新时代网络的力量快速膨胀，我国已进入网络立法的高峰阶段，为互联网领域制定各种法规制度以清晰网络权力的边界，这个过程中多元参与的整体治理机制主动寻求发挥政府、企业、社会和学术界等多方模式的优势，是全球治理行之有效的重要方式，但在中国尚未成为正式的治理模式。为了出现在未来的数据治理盛宴中，档案服务企业率先利用自身文化建设优势做大做强，积极开展档案领域的国际交流与合作，应对外企竞争压力，形成公私合作博弈的基本格局，促进档案科学技术创新和科技成果转化应用，建设档案服务骨干企业，构建创新性企业群和档案服务“国家队”，培育档案服务企业的“独角兽”。

4.企业文化创新。企业文化是一种具有特殊结构的深层次管理体系，是企业在日常经营管理过程中自觉形成习惯和氛围，使企业管理者和员工自觉地按照企业的规范和制度认识自己的行为。新时代条件下，档案服务企业需要依照C-PMBOK⑦的规范构建企业文化标准化知识体系，系统建设企业创新文化氛围，对档案服务企业中每一位员工思想和行为进行创新性的规范和塑造。二是构建企业文化传播体系。文化传播体系在企业中起着桥梁和引导的作用，是企业文化管理的重要组成部分，包括文化传播的意义符号、文化传播的动力系统、文化传播渠道网络系统和传播反馈系统。借助于文化传播的动力系统，企业管理层有效地传播意义符号所反映的企业文化，并通过传播反馈系统有效地控制和获取相关的反馈信息。三是建设企业文化培训管理体系。档案服务企业应建立一套行之有效的文化培训管理体系，形成企业文化创新建设标准化实施方案，引导和强化员工的行为。通过长期可持续的科学主义与人文主义相结合的标准化创新文化建设，在理论研究层面为档案服务企业优化管理创新提出建议，发挥学术研究对政策制定过程的影响力，合理配置企业文化建设战略性资源，使企业经营管理创新理念深入人心，达到塑造企业创新意识、用创新文化引领企业经营管理行为的效果。

（注释及参考文献见下页）

注释

①BPO：Business Process Outsourcing，商务流程外包。BPO咨询服务发展较好的有北京量子伟业信息技术股份有限公司等。

②根据《国家统计局关于印发2019年统计年报和2020年定期统计报表制度主要修订内容的通知》（国统字〔2019〕101号），规模以上服务业标准分三档，分别为年营业收入2000万元、1000万元和500万元。

③根据求职网站公布的信息，目前档案服务企业普遍存在薪酬低于相应地区其他企业平均水平的问题，负面评价较多，难以吸引到高级专业人才。

④2019年中国智慧物流、医疗健康、人工智能、互联网教育、产业互联网、大数据、云服务、智能网联等26个领域的独角兽企业数量达到218家，总估值7964亿美元，平均估值36.5亿美元。

⑤GRM China是GRM Document Management旗下子公司，是中国首批获得政府许可的存储和信息管理服务提供商之一。GRM China公司于2003年在上海开设其首家分公司，为保险、银行和金融、制造、会计、咨询、工程等行业的大型跨国公司和本地企业提供文档存储、媒体存储、文档图像处理、安全自毁和信息管理咨询服务。

⑥21世纪，职业经理人成为推动公司全球扩张和引领新产业的主力军。随着互联网技术成熟、相关产业崛起，具备市场敏锐性和冒险精神的职业经理人群体不断创造新产品、新业态，成为新的行业的领军人物和佼佼者。利用现有的技术储备、组织架构和市场环境的有利条件进行集成创新的能力是全球竞争中职业经理人最重要的职业素质，如商界传奇人物杰克·韦尔奇。

⑦2001年，我国在借鉴了美国文化建设标准化协会创建的PMBOK（Project Management Body of Knowledge，文化建设标准化知识体系，包括文化建设的范围、时间、费用、质量、人力资源、沟通、采购、风险和综合标准化等九大模块及39个要素）和国际文化建设标准化协会创建的ICB（IPMA Competence Baseline，国际文化建设标准能力基准。包括技术能力、行为能力和环境能力主体的3个模块及46个能力要素）的基础上，建立了我国文化建设标准化知识体系，简称C-PMBOK。C-PMBOK除了具有文化建设标准化技术的特点，还重点强调了文化建设标准化团队的作用。