实施清单式管理 促进机关档案工作开好局

□ 辽宁省档案局 刘薇薇

“十四五”时期，机关档案工作面临新的发展形势、工作任务，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设任重道远。当前，省直机关档案部门应围绕中心、服务大局，科学制定档案工作任务清单和责任清单，精准施策、精准发力，确保任务逐项落实。

统筹推进脱贫攻坚档案工作。脱贫攻坚档案真实记录了打赢脱贫攻坚战的新时代伟大成就，系统完整地保存脱贫攻坚档案意义重大。脱贫攻坚涉及领域广泛，涵盖行业部门多，脱贫攻坚档案资料的收集整理工作需要统筹各方力量。一是明确档案资源收集范围。省脱贫攻坚领导小组各成员单位作为全宗立档单位，要对照《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）第十六条，确保归档文件与各单位编制的文件材料归档范围和档案保管期限表的收集范围一致，相互衔接。二是准确把握两个时间节点。相关立档单位于2020年年底以前形成的脱贫攻坚档案均列入此次移交范围，须在今年6月30日前完成档案目录的移交任务。三是严格遵守工作标准。鉴于脱贫攻坚档案形成时间跨度大等现实情况，脱贫攻坚档案可纳入日常档案管理，按照《辽宁省归档文件整理实施细则》（辽档〔2017〕5号）和国家行业标准分类和整理，将全宗内所有脱贫攻坚档案目录进行归集，建立专题目录统一移交。有必要或有条件单位，可以建立脱贫攻坚专题档案。

扎实做好疫情防控档案工作。疫情防控档案是抗疫斗争取得重大战略成果的重要记录，将疫情防控档案收集好、整理好是档案人的时代责任。一是拓展档案资源收集门类。截至目前，省疫情联防联控机制成员单位中35家共移交档案1.9万件，从档案门类上来看，主要以文书档案为主，较为单一。各成员单位要依据《新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围和档案保管期限参考表》认真梳理全宗内疫情防控档案的来源，保证在疫情防控过程中形成的照片、音视频、实物等各载体、各形式的珍贵疫情防控档案应收尽收、完整归集，确保疫情防控档案得到有效收集和安全保管。二是做好时间前后衔接。2021年6月30日前需移交2020年12月底前形成的疫情防控档案目录。已完成疫情发生以来至2020年上半年形成的疫情防控档案整理和移交工作相关单位，只需将2020年下半年的档案进行收集、整理。三是统一整理标准。疫情防控档案需要按照《关于新冠肺炎疫情防控档案向省档案馆移交的通知》（辽档函〔2020〕30号）要求进行整理，全宗号、机构和问题等填写要突出疫情防控档案的特点，与其他档案加以区分。

加速推进机构改革档案处置。自2018年起省档案局围绕机构改革多次通过举办座谈会、业务培训、实地调研等方式对涉改单位档案的归属、流向进行指导，工作取得了进展。为进一步保证档案作为国有资产不散失、不流失，我们仍需持续用功用力。一是新官理好旧账。改革后新组建单位，在对当前形成文件材料规范建档同时，还要做好新接管存量档案的保管，并对整理不规范、未开展数字化等瓶颈问题尽快出实策、抓落实，立行立办。省直各单位及其所属事业单位要对照《中共辽宁省委办公厅辽宁省人民政府办公厅关于认真贯彻落实厅字〔2018〕79号文件精神在机构改革中切实加强档案工作的通知》《中共辽宁省委办公厅关于做好省级机构改革涉及部门和单位档案交接管理的意见》《辽宁省档案局关于做好机构改革中档案工作的意见》加快推进档案标准化管理。二是要树立时间观念。要按照“新组建成立之日起6个月内完成档案收集、整理、清点和交接工作”时间节点要求，提高工作效率，及时做好档案交接工作并将交接文据交省档案局备案。三是统筹形成合力。按照新修订《档案法》，机关、团体、企业事业单位和其他组织要对所属单位的档案工作实行监督和指导。各单位要将管好档案工作作为政治责任，一手抓单位自身档案工作，一手抓直属单位档案处置。对于一些整合单位数量多、基础条件差的部门，档案局、馆、责任单位则要一体谋划、形成合力，对其存在问题摸清底数，做到科学施策心中有数。

依法推进档案移交进馆。档案移交是机关档案工作常项内容，也是重要一环，往往不能“毕其功于一役”，需要持之以恒、长耕不辍。一是充分认识移交档案是法定义务。新修订《档案法》第十五条规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案。省档案局、馆每年印发年度进馆计划，对省直各单位在立卷改革之前形成的具有永久保存价值的各种门类、各种载体的档案，包括文书档案、科技档案、专门档案、照片档案、录音录像档案等进行接收。机构改革撤并单位所有室藏档案按要求整理合格后可向省档案馆移交。二是移交档案是现实工作需要。档案资源体系建设是档案事业持续发展的基础，建立覆盖人民群众的档案利用体系需要档案资源作支撑。档案移交并非某个单位的内部事务，而是事关档案事业发展和服务国家发展、人民群众的档案需求的大事。同时，定期移交档案也有利于解决部分单位的档案库房容量紧张困难，有利于档案集中安全保管。三是牢固树立责任意识。尚未完成移交任务的单位要知法守法，履行应尽义务，克服畏难情绪，科学制定档案工作计划，将档案整理、数字化、开放鉴定工作任务分段分解，稳步推进档案移交和馆藏形成满25年档案的开放审核。并将大事记、全宗卷编制工作常态化，按照“增量部分标准整理，数字化同步展开”的节奏推进档案工作依序高质完成。

全面推行三合一档案管理制度。为进一步加强对档案资源质量的管控，各机关、团体、事业单位要全面推行分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度。一是科学合理分类。制定分类方案应按照《机关档案管理规定》通盘考虑全宗内档案所涉及门类和载体，做到与归档范围相互照应，注重保持档案之间的有机联系，为开展正确的分类工作提供依据，也为后续数字化和保管、移交等工作创造条件。同一全宗内同一时期切忌存在多种分类方式，否则会出现管理混乱的局面。分类方案制定得再好，也只有真正执行起来才能起到规范作用。二是适时合理调整。有的分类方案已很明显不能适应当前制度的新要求，不但不能发挥应有作用，沦为摆设，反而妨碍了正常工作。因而，分类方案不能一成不变，要根据档案管理的发展实施动态管理，用具体实践对其进行校准，及时去除不科学、不切实际、不合理之处，使档案工作在一个正确的轨道上发展，有效避免在档案数字化和移交时出现档号编制方式不一致或者衔接不畅等问题。三是归档范围力求精准。建立完备的三合一归档制度，既便于文书部门、业务部门对档案进行收集和整理，也利于档案主管部门开展监督检查。按照《辽宁省一体化政务服务平台电子文件归档与电子档案管理暂行办法》要求，政务服务机构应该编制本部门一体化平台电子文件的归档范围和电子档案保管期限表，以政务服务事项的最小细分项（如业务项）为单位，将业务办理过程中形成的文件材料全覆盖，完整记录事项运行全过程。

机关档案工作是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性工作，各单位应结合自身实际厘清工作思路，以“一张蓝图绘到底”的定力，强化落实、提高质效，积极探索推动档案事业高质量发展的有效途径。