档案信息化建设与档案管理浅议

2021-12-27毛宝珍

科学与信息化 2021年18期

关键词：档案管理人才信息化

毛宝珍

衢州市委党校档案馆员浙江衢州 324000

引言

近年来，在信息技术的带动下，档案信息化建设普遍得以开展，并取得了一定成果，但由于缺乏权威部门的统筹规划，各地区档案信息化工作各自为政，不合规范者比比皆是。因此，如何科学开发利用档案资源，有效推进档案信息化建设，是值得我们深思的问题。

1 档案信息化建设的概念

其一，档案信息化建设其根本因素以及主要推动力，就在于信息技术以及计算机技术在档案相关工作当中的广泛合理运用。其二，档案信息化建设其主要阶段性的工作目标，就是促使档案工作能够趋向现代化发展，能够满足社会发展对于档案工作所提出的要求，并且确定在网络环境当中档案管理工作以及档案服务工作的基本工作框架。在我国有相关学者将档案信息化建设分为两个阶段：第一个阶段，是运用信息技术以及计算机技术等等技术形式开展相关档案工作，而针对档案信息化建设的这一认知通常情况下档案工作人员已经得以认识，运用计算机设备开展档案工作的方式已经将以往传统人工档案工作方式逐渐代替。第二个阶段，是研发电子文件。建立在新档案工作理论以及新档案工作方法的基础上进而完成档案电子文件的归档工作以及电子档案的管理工作。其三，在进行档案信息化建设的过程中，一定要注重重新认知档案管理工作的基本原则、工作方法、工作理论等等，由于在进行档案信息化建设的过程中，需要在档案管理工作过程中运用信息技术以及计算机设备，在此基础上新的档案管理工作方法、工作手段、基本原则等等不断实现创新，并且还提出了以往档案工作过程中并没有涉及以及接触到的新问题，而针对这些新问题而言，在进行档案信息化建设的过程中，一定要注重充分考虑，并作出科学合理，客观理性的回答。其四，针对档案信息化建设而言，其最终想要达到的目标就是实现档案信息的社会服务，进行档案信息化建设最为理想的工作目标就是能够建立在信息技术以及计算机技术的基础上实现将档案信息公开化以及透明化。在进行档案信息化建设的过程中，一定要充分考虑长远，并立足于当前实际情况的基础上，进而使得档案信息化建设的中心问题能够得以充分把握。

2 档案信息化建设与档案管理面临的问题

2.1 信息化认识存在差距

信息化技术改变了传统的档案管理模式，但少数人员没有在思想上真正认识到信息化技术给业务工作带来的巨大影响，思想上重视程度不够，依然习惯于传统的管理模式，无法将信息化建设与各项业务有机结合，如在工程项目建设、除险加固、资产动态管理方面的信息数据收集、记录不准确、不及时、不完整，给业务数据统计带来困难。还存在对信息化档案管理软件系统不熟悉、不熟练，习惯于传统手工记录、纸质保存，单轨制落实不到位，先进信息技术应用未得到充分体现。

2.2 缺乏完善的基础设备

从目前基层相关企业档案信息化的进程可以看出，企业档案管理部门缺乏完善的、成体系的基础设备。绝大多数企业设施设备要么不全，要么设备落后不堪支撑信息化档案系统的运行。如，缺乏专业扫描仪、声像档案非在线采集系统、磁盘阵列及微缩档案胶片采集机等。而有些企业缺乏相应的阅档室、陈列室及数字化用房，即使配备也是条件较差、面积小，难以形成有效的保护措施体系，不利于开展档案信息化及相关工作。

2.3 档案管理方式落后

目前，在开展工程管理工作的过程中，传统实体档案管理模式占据的空间相对较大，大多习惯通过纸质档案对信息资源进行保存。在时间不断推移的背景下，档案调用情况较多，档案数量不断增加，对空间的占有率也越来越多，而对于计算机的应用只停留在初级阶段，管理手段整体处于落后状态，档案管理工作效率普遍低下，因而档案管理工作的有序开展受到很大限制[1]。

2.4 专业人才的缺乏

人才是档案信息化建设事业中最重要的建设资源,档案信息化建设是庞大的系统工程，各方面各层级都需要大量的信息化人才，引进档案信息化人才，人才兴档是档案事业发展战略转型的关键因素之一。现今很多档案工作者仍抱有传统的理念，自身综合素质偏低，未能掌握档案信息化建设技术，现有的技术能力、管理经验等难以适应档案信息化建设的发展需求，档案部门也受自身和社会地位限制，难以引进信息化人才，并且，档案部门现有的信息化人才还在逐渐流失,这样一来，就导致了档案信息化人才缺乏。另外,没有一个规范的档案信息化技术培训管理体系，也是造成档案信息化专业人才严重缺乏的原因之一。总之,档案管理工作存在人员结构不合理,信息化人才的配置严重不足,专业素质待提高等问题。这些都严重阻碍着档案信息化建设的发展，成为发展进程中最大瓶颈，从而一定程度上制约了档案事业发展战略转型。

3 档案信息化建设与档案管理措施

3.1 树立信息化档案管理理念

理念是行为的先导，在计算机信息技术快速发展，档案信息化建设如火如荼的时代发展背景下，企业管理者，以及档案工作者要在思想上牢固树立信息化管理理念，在思想上要高度重视档案信息化工作，将档案信息化纳入企业生产、经营和管理的各个方面，纳入企业各个岗位、部门的年度考核，并在人、财、物等方面加大信息化建设投入力度，打牢企业信息化建设基础，并做好企业信息化建设顶层设计，将档案信息化建设与企业长远发展规划有机结合起来，夯实企业档案信息化建设根基[2]。

3.2 培养专业化人才

人才是社会生产力诸多要素中最活跃、最重要的因素，培养高素质专业化的档案人才是推进档案信息化建设的可靠保障。档案信息化建设既需要熟悉网络技术、信息技术、数字技术的技术人才，又需要精通业务的专业人员。专业化的档案人才是档案信息化建设中不可或缺的部分。对这一部分的实现，档案管理部门应构建专职人员的长期培训机制，推动培训常态化规范化，通过举办讲座、培训班、现场指导等方式对在岗人员每年进行定期业务培训，更新知识结构，坚持“缺什么，补什么”，及时调整培训内容和课程设置，增强培训的实用性和针对性；同时争取组织人事部门的支持，把档案部门进人的专业和特长要求作为一项制度固定下来，坚持“人岗相适”的原则，为档案数字化岗位配备合格的、合适的工作人员，科学设置职务、职称，并采取合理的激励手段，构建多维交叉的人才考核制度，增加知识、能力、业绩等要素在考核中的比例和权重，形成稳定的工资增长机制；同时大兴爱才、重才、用才、护才之风，为其建功立业提供宽阔舞台和良性成长空间，使从业人员安心投入岗位工作。

3.3 提高信息管理质量，加快档案信息化进程

档案信息是一种宝贵的资源，因此必须要提升电子档案管理质量，确保电子档案的安全高效，充分发挥电子档案信息的实用价值。进一步加强档案信息的建设和管理，具有十分重要的意义。当前档案信息化已成为档案发展的必然趋势，但档案信息化建设还处于起步阶段。不管是引进和使用各种设备设施，还是在相关行业中的推广和应用，都存在着很多不足。档案信息化建设面临着严峻的挑战，电子化能在很大程度上解决这些问题，加快档案信息化进程。信息技术是档案信息化的关键，为了实现档案的信息化管理，必须充分利用各种先进的技术，如计算机和网络信息技术等，电脑与网络信息技术也是档案管理的重要内容。电子技术是档案信息化十大工程的重要技术基础，把握电子技术，并充分应用于档案管理，可以较好地解决档案信息化建设中的种种问题[3]。

3.4 完善档案管理信息化的制度、标准规范体系建设

要理论结合实践，将宏观的档案管理理论要落实到具体的实践中去，要重视管理系统建设、制度标准建设。逐步建立和完善档案信息化工作中的各项制度，使档案信息化建设工作制度化、规范化，实现“有制可依，有度可循”。这样才能有利于档案信息化建设事业的发展。规章制度的建立要遵循合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性等原则。制度的完善对档案信息化事业的发展奠定了坚实的基础。还要重视档案信息化工作中的安全管理制度，规范落实网络安全问题，让相关档案工作者重视网络安全问题，从而多方面对档案信息化系统安全、稳定运行带来坚强保障。档案信息化在实践中需要对纸质档案进行扫描、录入、存储和传输等操作，应该遵循统一的技术标准和工作规范。如扫描的统一技术规范、管理规范、保密管理规范等，存储方式的统一的技术标准，这样档案信息化工作可以依据统一的工作规范来开展，可以保障档案信息化工作有序有章，避免标准不一带来的一系列问题，从而提高档案信息资源的利用率。