新医改形势下医院人事档案管理信息化建设探究

李璐

广西柳州市柳铁中心医院 广西 柳州 545007

引言

随着我国现代社会科学和信息化技术的发展和完善，医院开始积极地运用现代信息化的方式来管理人事档案，该技术的广泛应用，极大程度上解决了我国各级医疗机构在人事档案的管理中普遍存在的诸多问题。在新的时代下，如何有效地利用信息化的手段管理和监督医院的人事档案工作，已经成为一个重大而不可忽视的热点话题。

1 我国医院的人事档案管理信息化工程建设的价值

传统的档案管理方式工作量大、工作周期长、管理的难度高；而且由于医院人事档案管理上的工作人员数量相对较少，导致他们无法按照规定地完成高技术要求、重复性的工作任务，使得档案的管理工作变得失去了真正意义，而招聘更多的人才和工作人员面临资金筹措、成本增大等问题[1]。针对这一困难，信息化的政府档案管理服务模式就应运而生，它的成功出现和广泛使用不仅大大减轻了我们在传统的管理模式下政府档案管理服务过程工作中的各种工作量、工作困难，更是极大有效提升了政府档案管理相关工作的服务质量和工作效率。

2 现阶段我国公立医院人事档案工作中存在的一些问题

2.1 重视程度不足

虽然我国各级医院对于人事档案管理工作具有不可忽视的重要性，但是现在许多大型医院对于它的认识却存在明显的不足，对于我国各级医院的人事档案管理工作重视的程度还远远不够[2]。一些大型医院在针对人事档案的情况下进行管理时，没有针对性地设置特定的专职岗位，更没有针对性地雇用专门的管理人才，而是从自己医院的各个岗位中充分调动根本就没有从业经历的员工来对其情况进行管理，导致医院人事档案的管理工作出现诸多困难。

2.2 工作方式落后

如今，对于各级机关人事档案的办公管理，大都还只是那种处于早期采取旧式纸质本版人事档案的一种[3]。在传统方式办公管理方法中，这样的人事档案往往都不过是由于相关工作人员以“手动”的归档形式对其内容进行了详细记录而逐渐衍生呈现出来的。这一记录方式存在的一个主要缺陷是，医院档案正常保存工作周期短，档案中的相关文件和照片字迹随着保存时间的慢慢流逝而开始逐渐模糊，纸张也因此在相应的地方慢慢变老，在医院档案的正常保存中也容易被他人遗弃，而且一旦档案丢失也很难及时找到，这种记录方式往往存在档案时间长，工作量大，记录不全等问题，严重影响了我国各大医院人事档案的正常保存。

3 新医改形势下医院人事档案管理信息化建设

3.1 重视专业人才的培养

首先，重视对医院内部的人事档案管理者进行选拔、任用。在我院招收企业的管理者时，应该优先选取经过系统的学习及专门培训的技术型人才，这种类型人才的整体综合素质通常都比较高，对于自己的工作也会比较认真负责。在我院招收到一些管理者之后，对于其他的管理者也需要多方面的专门培训。培训的整个过程本身就是一个提升管理者的专业技术能力的过程，又相当于一次考核。

3.2 计算机网络的应用

网络化的管理不但简单可靠，节约了空间，同时还有着十分详尽的信息分类，便于浏览和查询，是医院管理数据库的最好选择。所以，对于一家医院的人事档案管理，也许是可以由一家医院的档案管理者在互联网上自己开设一个专门的网站用来管理和存放一家医院的个人档案。这样，纸质的档案就能够做到只把一个医院全体员工的日常生活和学习中最为重要的组成部分，而将许多烦琐的资料全部保存到电脑空间中，减少医院的人事档案储藏和存放需要使用的空间。同时，纸质的档案和电脑同时进行了记录，这样就相当于对数据库资料进行了一次双重的备份，更加有利于数据库资料的保管，即使电脑上的纸质档案丢了，也能够通过电脑上的数据库资料再重新复印成电脑上的纸质数据库资料；同样，若是电脑上的信息错误或者文件格式错误，则可以直接通过电子邮件或其他方式将纸质信息重新发送到电脑。

3.3 完善相关管理制度

为了能够更好地保护和维持医院的人事档案，医院就要相应的制定更加健全和完善的人事档案制度，相关部门也都应该相继出台更加健全和完善的相关法律措施。医院在研究和制定服务管理制度时，要严格遵守工作规范，主要目的就是为了针对每位工作人员存在的记录方面问题，一定要真实可靠；对于滥吹乱造，不好好管理自己档案的负责人，要予以严肃惩戒，甚至将其清除。另外，对于工作的流程上也需要建立一套体系，使得管理者能够更清晰地认识和了解此项工作，提高其效率。相关部门在研究和制定相关的法律时，主要目的就是针对那些重大事故和可能影响到他人利益的事件而做出相应的法律性条文。但是若医院的管理者在进行信息库的管理过程中丢失了对于医院一些重要的信息和档案，在医院出了信息库的事故之后，管理者就需要自己承担相应的法律责任，医院也将因此而受到惩罚。若是管理者通过修改自己的档案给医院工作人员带来了经济上的损失，管理者也必须依法予以赔偿。

4 结束语

综上所述，医院的人事档案管理工作在我们医院人事档案的管理过程中具有很重要的意义。但是，目前我国各级医院的人事档案管理中仍然还是存在很多的困难。必须提高管理者的专业技术能力和职业道德素质，同时要运用信息化的手段加强对档案的管理，实现新医改的大背景下我国各级公立医疗机构人事档案的保护和管理信息化，让我国各级公立医疗机构的人事档案能够在社会经济的发展中得到更好的充分利用。