浅谈当代档案管理面临的社会化问题

姜卫

摘要：对于事业单位的档案进行有效的管理，是事业单位管理最为基础的一项工作，同时它也是确保事业单位合法权益的重要工作，除此之外还能够促进保护历史的真实样貌，为我们留下一份珍贵的历史遗产。该管理体系很好的完善和规定了对于事业单位档案管理的相关组织制度以及体系，同时将它们做好了相应归纳划分，更是将其与现代事业单位的主管部门做好了有机结合。但是在现代事业单位档案管理工作中，依然在实际工作中存在着很大的缺陷或是漏洞，亟须人们的解决，同时需要有人能够提出相应的对策，以防止和解决好存在的问题，用以最大程度改善事业单位档案管理的工作，提高档案管理的效率，让事业单位体系可以更为完善健全。

关键词：档案管理;社会化;问题;解决措施

引言

档案管理在事业单位管理中具有不可替代的作用，是事业单位管理工作的重要组成部分，是维护事业单位合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。事业单位档案记述和反映了事业单位的行政管理、组织管理、财务审计、人事劳资以及会计等重要内容，在事业单位生产经营活动中起着不可估量的重要作用。

1事业单位档案工作存在的问题

1.1单位对档案管理重视度不高

在事业单位中，传统档案管理模式之所以长期得不到改进和发展，主要是因为对其重视度不够，造成这一现象的原因主要有三个方面：第一，单位工作难度大，档案数量多，工作量大，收集处理时间长，短期内档案管理效益不明显，因而事业单位档案管理工作不太重视。第二，档案的有效管理需要更多的财力、人力、物力，因而事业单位档案工作效率低下。第三，档案管理工作呈现出封闭性、边缘性特点，档案管理工作不太重视，单位对档案管理积极性不高。但是目前事业单位的公益性越来越突出，一些档案资料具有公共资源的属性，公众使用档案信息的频率越来越高。但部分档案工作者缺乏现代服务意识，帮助职工群众的积极性不高，冲突、误解等现象时有发生，导致服务质量明显下降。

1.2档案管理的相关设备较为落后

在当前阶段，我国事业单位对于档案管理相关资源投入并不多，因此这也就导致很多事业单位用以档案管理的相关设备比较落后，而且有的甚至在进行档案管理的时候，依然在使用传统方法。例如，采取手工编辑又或是手工检索等传统方法，投入使用的现代信息技术设备较少，因此造成很多因为人工疏漏所出现的问题或是一些错误，这样极大阻碍了事业单位正常工作，而且稍有不慎，就可能将重要档案资料丢失，造成事业单位不能得到有效进步和发展。

1.3档案人员业务素质有待提升

事业单位中的档案专业人员普遍欠缺，档案专业知识基础薄弱，档案意识不强，能够专下心来做档案工作、钻研档案业务的更是少之又少，种种不利因素使档案人员的业务精进和经验积累始终落不到实处，而抛开这些谈档案人员业务素质提升无疑成了镜花水月。

2事业单位档案管理的原则

2.1真实性原则

档案管理可以为事业单位提供有效的信息，并有助于事业单位决策的正确性和可信性，因此必须保证事业单位档案信息的真实性，防止由虚假信息造成的经济损失以及后续风险问题。具体而言，事业单位档案信息并非自然形成，而是人为对相关信息和资料的一种记录，这种人为记录方式本身就具有一定的主观性。因此，要保证事业单位档案信息的真实性，就需要做到档案形成过程的真实以及档案内容的真实，这两个方面的要求。

2.2全面性原则

在信息化时代，人们对信息的需求量大幅度提高，其中利用档案来获取相关信息，成为信息使用者的重要途径。此时，档案的全面性、完整性就显得很重要。完整全面的档案能够真实地反映事业单位的客观情况，反之，不完整的档案信息不仅容易误导信息使用者，而且不利于事业单位管理者实时掌控事业单位情况。

3对于档案管理能够实现社会化的措施

3.1积累优势，提高领导及部门关注度

“打铁还需自身硬”，要获得領导以及其他关键职能部门的重视，档案部门首先要做好自己，在未获得瞩目的时候专注于把工作做好，把专业优势积累起来，确保关键时刻能够拿得出、用得上。例如，适时向领导展示档案开发利用、信息化建设成绩;办理档案移交和利用服务时，把档案管理原则和方法潜移默化地向对方渗透;平时在深入挖掘档案价值、创新服务方式、提供主动服务上多钻研、多出成果;抓住机会搞好档案工作和档案人物宣传等，只要档案部门同心协力，真正下功夫为档案工作做实事、谋出路，那么赢得关注和支持是迟早的事情。有了各方面的关注和支持，就等于构建了畅通而严密的工作网，优化了档案整体工作环境，那么档案工作何来痛点、难点、盲点、断点！

3.2基于人员专业化提高档案管理效率

新时代，有必要结合事业单位档案管理效率提升的具体要求，进行专业人才培养，进一步提升事业单位档案管理效率。一方面，应明确事业单位档案工作人员培训目标，结合当前事业单位档案管理实际，对培训内容、培训方式进行创新，有效提升事业单位档案管理工作人员的整体素质和专业能力，更好地适应事业单位档案管理模式创新，推动事业单位档案管理效率的提升。另一方面。应将网络信息技术作为培训重点。事业单位既要结合档案管理信息化建设的实际，需要专业人士对档案管理人员进行专题讲座和系统的技术培训，同时档案管理人员必须进行实际操作，进而将所学到的理论和技能运用到实际操作之中，进而提升档案管理人员的动手能力。此外，还应加大对专业人才的引进力度。当前部分事业单位的档案管理人员并非档案管理专业出身，因此对于档案管理的具体流程和专业知识了解得不深不透，难以为档案管理效率提升作出贡献。这就要求事业单位通过社会招聘的方式引进一些档案管理专业人才，充实到事业单位档案管理队伍之中。

3.3提升档案管理信息化水平

随着信息技术的日益普及和向各部门的发展渗透，任何单位和个人都无法在广大社会团体中独立工作，组织内档案管理也无法适应现代化成长的需求，管理中的出错率高、任务量大、品质差、办公效率低等现象越来越明显，电子信息化的管理方式还有待加强。就档案管理而言，需要投入大量的资源，建立目标档案管理系统，使管理中的工作内容转变为电子数据进行储存，以提高档案管理及检索的效率，避免过度修改纸质文件而对档案造成的损害，推行档案管理系统，将极大地提高资源利用率，减少资源浪费，提高档案管理的针对性。事业单位应根据自身发展的实际需要，结合各部门档案管理工作的需要，广泛开展调研，在合理的预算条件下，引进先进的现代化管理类设施，为档案管理能力的提升奠定基础。

结束语

总而言之，想要让事业单位档案管理能够在现代的事业单位制度中占据重要分量，确保事业单位在决策的时候保持正确和权威，我们需要加强和推进事业单位档案的管理工作，确保档案资料的真实和安全性，通过现代的科学技术手段，提高档案管理的安全和完整性，促进事业单位的工作效率得到有效的提高，同时推进事业单位更好地发展。

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