ERP环境下企业内部控制问题初探
2021-12-26沙伟静
沙伟静
镇江西门子母线有限公司 江苏 镇江 212200
1 ERP系统的含义
ERP系统称为“资源管理计划”，它基于信息技术环境，并通过集成供应链的上下游部分之间的关系构成了已建立的内部管理平台。支持企业决策和业务发展，以及业务供应和管理流程的移交。ERP系统是执行公司内部控制管理的重要工具。公司可以根据行业特征和内部控制要求设计ERP程序，使管理系统能够满足内部控制要求并有效提高内部控制实施的有效性。
2 ERP环境下企业内部控制存在的问题
2.1 企业的管理体系
企业的内部结构需要改变。在此阶段，公司尚未对ERP系统的应用进行任何内部组织更改。ERP系统上线后，公司对旧的职能部门和旧的管理特权进行了调整，但仍然存在变革效果不明显和相关管理人员权限不足的问题。阻碍了公司业务流程的运作[1]。此外，具有一定的操作风险。公司倾向于采用在线和离线的审批方法，尤其是当企业开始使用ERP系统时。信息管理系统本身是具有时效性的。如果公司相关部门的人员未及时记录所需的数据，则特定管理模块中的信息不准确，进而导致信息错误以及整个管理过程相关的决策风险。
2.2 企业的业务活动
现阶段，我国部分企业的采购系统的设计还不够完善，商业供应商数据库模块不发达。作为ERP系统的一部分，公司进行采购，公司的技术研发部门将计划提交给采购中心，该中心分析并更新物料需求计划。供应商发布价格后，将分析价格，交货日期和合作伙伴关系等因素以选择合适的供应商。但是，由于缺乏供应商的评估和管理模块，公司无法进行长期评估和监督，并且在生产过程中会出现诸如原材料价格飞涨和交货延迟等问题，从而导致生产进度受到严重影响。
3 ERP环境下企业改进内部控制问题的相关策略
3.1 优化企业内部控制环境
公司的治理基于ERP系统的内部控制，ERP系统为企业的管理系统中的核心模块，企业需要通过ERP系统，为企业的原材料，研发，生产，营销和人力资源提供资金[2]。并制定企业内部的相关管理标准，以及企业内部相关管理流程等企业内部管理文件。同时，公司在运营和风险管理流程中遵循这些业务流程文档的指导方针进行风险管理和内部控制，并在管理流程中对风险因素和关键警告进行全面评估。举例来讲，应用ERP系统可能会为企业带来数据管理方面的风险，而企业在发展中需要确保根据职位和管理要求的责任建立数据访问权限，从而管理数据安全。企业应该通过增强ERP系统的安全性来增强相关管理功能，以减少信息使用过程中的相关风险。
3.2 组织和重组各种业务活动流程
企业的生产过程。公司可以使用ERP系统来全面分析环境部门信息生产线上的原材料价格波动，库存变化和营销趋势。简化生产过程中的资源分配，公司可以改进传统的生产方法，以跟上产品库存和售后服务的步伐。ERP系统可以支持基于原材料的附加模块的账户清单，合理分配可访问公司资源和订单流，并进行系统的生产控制。将会计信息集成到产品，业务和计划的企业营销策略中。
企业的采购活动流程。关于采购链的内部控制，公司决定采购管理流程的计划：采购计划，投标请求，合同结论，供应商供应，产品存储等。在ERP环境中，公司需要参与材料和供应商方面的管理[3]。考虑到当前来自公司库存的物料数据输入不完整和不科学的问题，在不更改物料管理系统的情况下添加了特殊的物料管理模块。并分别为每个季度和每个月创建生产计划。ERP系统具有自动数据更新功能，可提供有关生产计划，安全库存等变更的及时反馈，以支持物料管理工作。
在供应商管理层面，公司需要将其供应商分为临时的和长期相关的供应商，并将交付能力，材料质量和具备时间观念的供应商视为供应商评估的指标。企业通过应用ERP系统，以监视供应商绩效评估，实时响应价格波动，定期评估以及报告供应商资格[4]。保证与优质供应商进行长期合作锁定的资格，进而确保公司供应流程的稳定性。
建立信息共享平台。ERP系统是一个业务流程的应用，因此公司可以分析采购订单，采购管理，库存管理，生产计划，质量控制，物流，运输，财务管理系统在整个行业的分布。ERP系统的管理模块可确保相关人员根据标准，进行系统操作，并扩展企业的信息渠道。在共享外部信息时，应用ERP系统可以最大限度地提高公司供应链的价值。业务的上游供应商和业务的下游分销商需要加强与业务的关系，以形成利益共同体。通过合理分析市场供需，实时收集营销数据以及实时调整营销策略，借助信息技术和IT管理理念，公司可以更好地适应外部环境。
4 结束语
企业内部控制工作是ERP系统快速运行的前提和基础，ERP系统也可以确保企业内部控制工作发挥最大的效益。因此，公司需要积极适应信息技术环境，改变内部控制方法，将更先进的IT技术应用于企业内部控制，并不断优化业务流程，及其他管理资源。企业相关软件开发人员应积极开发ERP系统，及时完善和优化企业内部控制管理系统，明确操作程序和分工，确保公司在ERP中的健康发展。
