新媒体环境对高校档案管理的影响及对策创新研究

杨丽丽

(山东外贸职业学院，山东 泰安 271000)

信息技术和计算机技术在各个领域的广泛应用，对人们的工作和生活方式产生了很大的影响，新媒体技术是大数据时代的产物，相比于传统媒体，新媒体技术能够准确、高速地进行信息传播，这对于信息传播工作效率的提高起到了很大的推动作用。高等院校中学生数量庞大，所涉及的信息不仅类型繁多而且规模巨大，因此档案管理是高校十分重要的一项工作内容，将新媒体技术应用于高校的档案管理工作中，对于促进信息服务和信息管理水平的提高具有积极作用。所以，探究新媒体环境对高校档案管理的影响并分析其对策创新具有非常重要的现实意义。

1. 新媒体环境对高校档案管理的影响

1.1 新媒体环境对高校档案管理的积极影响

1.1.1 促进高校全面网络化管理的实现

互联网技术的广泛应用，一方面有助于国内高校之间共享信息资源，另一方面能够帮助国内高校搭建和世界其他高校合作的桥梁，有助于高校培养高质量的人才[1]。因此，为了使高校师生拥有一个优质的信息化的工作环境和学习环境，高校应该重视对于校园全面网络化的管理。传统的档案管理工作存在着很多不足，比如各大高校之间缺乏信息交流的渠道，档案资料的利用效率也相对较低，甚至在出现档案信息的泄露问题时很难及时快速地找到导致这一现象的原因。在新媒体环境下，高质量的教学资源可以在各个高校之间进行共享，这有助于促进高校之间良好合作关系的建立，促进高校全面网络化管理的实现。因此，高校应该继续更加积极地探索新媒体在档案管理工作中的应用，从而更好地培养符合社会发展需要的高质量人才。

1.1.2 促进高校档案管理载体发生转变

各种类型的实体档案资料是传统的档案管理模式下的应用载体，而在新媒体环境下，通过数字技术储存在计算机系统中的各种信息成为了档案管理的载体，这种新的载体能够有效地缩短信息查询和使用的时间[2]。基于此，高等院校充分发挥新媒体技术的优势，积极探究其对于信息处理的强大功能，与此同时，高校应该在加强对自身信息资源的拓展。新媒体环境能够帮助高校升级优化自身的信息管理系统，从而更好地服务于学校师生的科研和教学等工作，使得学校的科研实力和教学实力得到进一步地提高。

1.1.3 促进档案管理人员综合素质提升

在高校的档案管理中，传统的管理方法相对来说没有特别严格的管理规定，主要依赖于档案管理人员的工作经验。但是在新媒体环境下，进行档案管理工作时要求档案管理人员必须掌握有序且专业的管理手段，具备更高的综合素养。

在新媒体环境下进行档案管理时对于信息的搜集、筛选和管理的要求更高，因为这些信息不仅包含高校自身的相关信息，还包含高校之间以及高校与社会之间的信息，信息量相对来说比较大，将新媒体技术应用到高校的档案管理中不但极大地促进了档案管理工作效率的提高，而且帮助档案管理人员更好更快地适应新媒体环境的工作理念，督促他们积极学习新型档案管理技术，为高校师生提供高质量的信息服务[3]。

1.2 新媒体环境对高校档案管理的消极影响

一是影响高校档案馆的工作模式。在传统的档案管理模式下，“光利用”和“强调管理”是其档案管理工作最重要的两个特点，在这种模式下档案管理的工作相对来说比较繁琐且具有相对独立性。而新媒体环境下高校档案管理的工作模式也发生了相应地变化，传统档案管理理念不再适应新形势的要求，同时新媒体环境对于高校的档案管理工作人员的专业水平和专业素质提出了更高的要求。这就要求高校档案管理馆改变工作模式，尽快适应新媒体环境的工作的要求，更好地发挥档案管理的真正价值。二是影响高校档案管理的教育。高校档案馆对于学校师生的学习和生活具有积极的引导作用，从某种程度上来说，它扮演着文化课程的作用。在学校的实体档案馆中往往会有与知名校友或者学校名人有关的宣传文化墙，这有助于对学生产生激励作用，在新媒体环境下，学校实体档案馆在这方面的教育作用和文化内涵很可能被忽视[4]。此外，新媒体的快速发展也使得信息传播的速度进一步加快，其中不健康的新闻和负面消息的传播速度往往更快，这就对于高校学生的价值观产生了很大的冲击。“垃圾”消息大量地散布在学生的日常学习和生活中，潜移默化地对他们的思想产生影响，进而严重侵害他们的心灵，这种现象会对学生社会主义核心价值观的培养会产生一定的消极影响。三是影响高校档案管理的价值。高校档案管理的内容、目标和方法受新媒体环境的影响也会发生相应地变化。比如，在档案管理中使用新媒体技术，不但促进了档案管理形式和档案管理主体的多样化，同时也促进了档案管理方法的更新。如果档案管理员对于高校管理的实际现状没有十分清晰地了解，那么他们依然受传统档案管理的影响保持原来的工作理念，进而不能够很好地适应新媒体环境对于高校档案管理提出的新要求。在这种情况下，可能会导致高校档案管理人员在激烈的社会竞争中丧失工作的主动性，从而影响高校档案管理的价值。

2. 新媒体环境对高校档案管理的创新策略

2.1 增加档案管理部门资金投入

随着信息科技的进步，越来越多的高校开始注重将新媒体技术应用于学校的档案管理工作中。为了进一步促进学校档案管理工作效率的提高，高等院校应该增大对档案管理部门资金投入的力度，将便于进行档案管理的先进信息设备积极引入学校，从而以更高的工作效率进行档案资料由纸质向数据信息的转化[5]。此外，高校档案全面信息化的建设也应该提上日程，这样不仅可以为学校师生的信息查询提供便利，而且可以使本校与其他学校之间的信息共享更加便捷化，进而为学生提供优质的教学资源，促进学校的长远发展。

2.2 健全档案管理机制

档案管理信息化是新媒体环境对于档案管理工作提出的新要求，因此，高校应该积极健全档案管理机制，从而更好地保证档案信息传播的安全性。在新媒体环境下，档案管理机制的创新主要从以下几个方面进行：其一，将档案管理的范围、职责和要求等进行明确说明，同时确保管理标准的科学合理性；其二，建立健全的监管制度，加强对学校档案管理的监督和指导，进而推动档案管理人员之间的互相约束和监督，为档案信息的安全传递提供保障[6]。

2.3 建立专业档案管理团队

在知识经济时代，人才是社会最为宝贵的资源之一，为了更好地应对新媒体环境对于高校档案管理带来的挑战，高校应该重视建设专业的学校档案管理团队[7]。首先，在进行高校档案管理人才的招聘时应该适当提高入职的门槛，尽可能筛选出能够熟练操作新媒体且具备档案管理能力的专业技术人才，进而促进高校专业档案管理团队的建设；其次，由于新媒体知识会随着信息技术的进步不断的变化，档案管理人员也需要不断的更新和学习相关的专业知识，因此，高校应该重视对档案管理人员后续技能的培训；最后，将思想政治教育列入档案管理人员日常的培训中，这样有助于增强他们在档案管理工作中的责任感，不断吸收新型的工作理念，不断尝试档案管理工作的新模式，从而促进档案资料利用率的提高，使学校师生接受到高质量、全方位的信息服务。

2.4 开发电子化系统

集中管理多样化的信息是高校档案管理工作的一个重要目标，但是由于高校各个分部门在信息管理的形式上存在着较大的差异，这就阻碍了这一目标的顺利实现。因此，高校应该加大对电子化系统的开发力度，并努力完善该电子系统的功能模块。依托电子化系统对各类信息进行集中管理，从而促进高校档案管理工作效率的提高。与传统的档案管理模式相比，电子化系统可以通过对各类文献资料进行数字化处理和保存，这就在很大程度上使信息的使用寿命进一步延长。

2.5 建立档案信息网站

高校档案管理的最终目标是快速获取并有效利用所需的信息，但是目前我国绝大多数高校都存在着档案信息利用率比较低的问题，通过加强高校档案信息管理网站的建设可以促进这一问题的有效解决[8]。在信息管理网站中，学校不仅可以提供档案信息的查询服务，而且可以展开电子邮件服务、及时发布有关信息以及开展目录查询等。档案信息网站的建立有助于促进信息的进一步开发，从而提高档案信息的利用效率。

2.6 探索档案传播新渠道

在新媒体环境下，高校的档案管理越来越注重用户的使用意识，这不仅有助于加强用户之间的交流与互动，同时有助于更好地发挥档案馆的教育作用。这种用户使用意识的培养通常通过在高校档案馆中建立专门的教育领域区和用户体验区得以实现。其中教育领域区一方面可以以大学生的精神理解或理想等问题为主题开展相关的活动，以此来培养学生的多元文化基调，促进学生之间信息资源的共享；另一方面可以充分发挥高校的教育作用，积极传播学校的特色文化，培养学生的新媒体精神。

3. 结语

通过上面的分析可以看出，新媒体环境对于高校的档案管理工作会产生正负两个方面的影响，高校应该充分认识新媒体对于档案管理工作的推动作用，依托信息技术的进步和校园档案的实际情况进行不断的创新改革，建立专业的档案管理团队，健全档案管理的机制。同时积极面对新媒体对于传统档案管理工作产生的冲击，努力弥补不足，加快档案管理工作的信息化建设，提高高校档案管理工作的效率，为学校师生提供良好的信息咨询服务。