民办高校文秘工作困境及对策分析

李芳

[摘           要]  文秘工作是民办高校办公室日常工作的重要组成部分，在国家教育改革新形势下，其重要性日益凸显。做好文秘工作，对于提升民办高校管理水平、降低行政成本、实现高质量发展具有重要意义。 但从其现状来看，民办高校文秘工作仍存在一些现实困境，以民办高校漳州科技职业学院为例，通过分析文秘工作的特征、重要性、现实困境，提供相应的改进措施，助推民办教育事业高质量发展。

[关    键   词]  民办高校;文秘工作;困境;对策

[中图分类号]  G712                   [文献标志码]  A                   [文章编号]  2096-0603（2021）49-0106-02

一、引言

随着国家支持和促进民办教育发展的新法新政陆续出台，民办高校迎来了新的发展机遇与挑战，作为民办高校中枢机构的学校办公室，其自身职能也在不断发生变化，这些都对文秘工作提出了新的更高的要求。各民办高校应予以重视，针对高校办公室文秘工作存在的现实困境，采取切实有效的改进措施，促进文秘工作者的业务能力提升，为学校事业发展精准发力。

二、民办高校文秘工作特征

民办高校办公室和公办高校一样，都是学校管理的“神经中枢”和机关单位对外的“形象窗口”，处于承上启下、协调左右、联系内外的重要位置。文秘作为该机构的基础组成部分，主要负责组织起草学校规划、总结、报告、简报及对外公函，行政主要领导活动文稿、信息收集、会议组织、信访处理、督查督办、调查研究、协调关系等工作。

（一）专业性

民办高校文秘主要承担“以文辅政”的职能，日常要处理大量的文字综合性工作，需要将校级领导的决策、指示以及学校的方针、计划行文，因而需要较强的文字功底，同时需具备基本的公文处理技巧，因而高校文秘工作具有专业性要求。

（二）综合性

民办高校办公室是一个综合统筹性部门，文秘工作者应对的事务通常涉及多个部门，需要统揽全局、保持信息灵通，在文字组织方面更是考验其全局观及综合素养。如为保障会议的顺利组织、活动的有效开展，文秘工作者就需要与多个部门成员进行沟通协作，才能确保各项筹备工作及工作流程开展到位。

（三）服务性

民办高校文秘工作自身具有服务性质，在做好本职工作、服务本部门发展的同时，还应牢固树立服务理念，围绕学校中心工作，服务领导和广大师生，要在准确理解各个时期学校的重要工作和工作思路的基础上，在文字上发力，完成领导交办的各项工作任务，助推学校事业开展。

（四）保密性

民办高校文秘作为校级领导的重要参谋助手，工作范围涉及组织的方方面面，这就使得文秘工作者成为保密工作的密切接触者，在绝大多数情况下他们都是学校机要工作的直接参与者，有时甚至介入到机要保密工作的全过程，所以其工作特征具有一定的保密性。在撰写涉密文稿时，文秘工作者要自觉做好保密工作，无论是拟稿、审查、修改还是最后的签发环节都要做到保密。

三、民办高校文秘工作的重要性

（一）在民办高校领导决策过程中发挥参谋助手作用

随着职业教育改革的不断深入，民办高校面临着新的机遇和挑战，如何带领学校融入改革发展浪潮，促进学校实现转型升级是高校领导面临的重大使命和任务。作为领导讲话、总结材料的执笔者和领导事务的协办者，高校文秘的参谋助手职能的重要性日益凸显。作为高校文秘工作者，应充分发挥岗位优势，对学校信息进行收集、分类整理和研究判断，提炼确实有用的信息、合理化的建议和备选方案给校领导，为领导科学决策提供合理化的建议。

（二）在民办高校领导和师生员工之间发挥桥梁纽带作用

高校办公室文秘工作在高校管理中发挥着承上启下、参谋助手的作用，为学校领导服务、为基层工作服务是其基本职能，是学校领导工作的必要补充。在日常工作中，高校办公室文秘工作的重要内容就是通过上情下达和下情上达，及时准确地传达学校领导的决定，解释学校的有关文件、会议精神，同时通过详细的调查研究将各学院、部门和广大师生的真实情况传达给学校领导，充分发挥桥梁纽带作用。

（三）在民办高校各部门之间发挥信息员和督导员作用

民办高校办公室是一个综合性部门，需要围绕学校中心工作统筹、协调相关部门开展业务，高校文秘工作者在辦文、办会、办活动的具体过程中，充当着信息员和督导员的重要角色，在学校重大决议事项和会议精神的执行方面，办公室文秘工作者承担着反复跟进、督促、落实、反馈职责，是领导真正的“督导员”和“信息库”。

（四）在民办高校对外关系中发挥窗口示范作用

民办高校办公室文秘工作者是学校对内外的重要形象窗口，由文秘工作者执笔的学校性总结报告、上报材料或对外公文，是学校学术形象及号召力输出的有效途径，文秘工作者在处理行政事务过程中，在广大教职员及师生中展现出的形象，一定程度上关乎学校的整体形象和管理水平，发挥着窗口示范的关键作用。

四、民办高校文秘工作面临的现实困境

（一）政治站位不高

民办高校文秘工作者普遍存在大局意识欠缺、政治站位不高等问题，民办高校对文秘工作的重要性认识不足，导致文秘工作者往往充当的是行政事务的简单执行者，与上级部门主管，特别是校领导之间缺乏行之有效的沟通，是学校重要事件的边缘性人物，在撰写重要学校层面的材料时，只能“断章取义”，政治站位始终提不上去，缺乏必要的理论高度，难以与领导实现“同频共振”，是文秘工作者面临的一大现实困境。

（二）业务能力不专

民办高校文秘工作者在学校管理工作中主要发挥的是“以文辅政”的职能，撰写的文字材料一般是作为学校向上级教育主管部门上报的总结报告、对外的接洽公文或领导重要活动讲话稿使用，因而需要具有较强的文字功底和专业素养，但目前民办高校在办公室文秘岗位招聘时还广泛存在缺乏专业限制的问题，很多文秘工作者并非秘书专业或管理类专业出身，因而业务能力有限。

（三）服务意识不强

民办高校文秘工作者服务意识不强，除个人问题外，组织方面的原因也很突出，一方面是因为民办高校文秘岗位缺乏编制，人员力量不足，在大量的文字工作之余，应对其他行政事务显得“心有余而力不足”;另一方面是因为岗位职责不清，文秘工作者难以找到自身的角色定位，因而欠缺服务意识和创新精神。

五、民办高校文秘工作提升的应对策略

（一）重视文秘工作的重要性，加强对文秘工作者能力的培养

文秘工作者是民办高校行政管理队伍中的重要组成人员，是校领导身边的参谋助手，还是各部门和广大师生间的信息联络员和沟通协调者，身兼重任，为最大限度发挥文秘工作效力，赋能学校事业发展，各民办高校应充分重视文秘工作的重要性，通过校内外培训、短期培训、中长期培训、外出参培参训等方式提高文秘工作者的综合业务水平。应在合理定编的基础上，确保文秘工作者有一定的时间参与到学校重大会议、事务当中，增强文秘工作者对国家、省级职教改革情况以及校情的认知，提高文秘工作者的政治站位和大局意识，确保文秘工作精准发力、有的放矢。

（二）扩大文秘岗位人员编制，增强民办高校秘书人才队伍力量

民办高校文秘工作人员力量不足并非个案，在许多高校中文秘工作者承担着本部门和校领导层面的绝大多数的文字工作，各高校应根据学校发展实际需要，对文秘岗位进行合理定编，扩大文秘岗位人员编制，必要时成立专门的秘书工作部门，减少“单干”“蛮干”现象，逐步充实基层文秘工作力量，促进专业化的文秘工作队伍培养，以提升学校材料的整体水平及影响力。

（三）盘活文秘岗位退出机制，促进学校人才队伍实现良性流动

各民办高校应建立科学的人才队伍退出机制，加大对不称职、未能胜任秘书工作等人员的调整、优化力度，认真执行绩效考核制度，辞退考核不合格人员，提高劳动合同的约束力，同时，可通过轮岗的形式，实现人才“出口”渠道畅通，将业务技术匹配且有意向调岗的人员补充到文秘等专业技术人才团队中，对不太适宜于做文秘业务工作的人员进行恰当分流，逐步建立起良性的人才流动机制，促进高校人才队伍持续健康发展。

六、结语

民办高校文秘工作是一项极其重要且复杂的全局性工作，在国家教育改革新形势下，文秘工作者的重要性日益突出，但同時存在发展困境也更加凸显，各民办高校应当予以充分重视，结合文秘工作特性，对文秘工作者的成长予以必要的关注和保障，并采取多方面的措施，逐步优化文秘人才队伍培养力度，助推民办教育事业高质量发展。

参考文献：

[1]徐天南.高校办公室文秘人员素质探析[J].现代商贸工业，2011（2）.

[2]苏忠钊.高校文秘工作的质量评价问题探析[J].黑龙江教育，2015（8）.

[3]陈万荣.基于服务视角下的高校文秘工作[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2012（2）.

◎编辑 郑晓燕