高校声像档案安全体系的建设

王亦婷

摘 要：高校声像档案管理对于学校的建设非常重要，要维护声像档案的安全。建立档案安全体系，可以防止声像档案遭到破坏，让声像档案发挥积极的作用。本文主要介绍高校声像档案管理的现状和问题、高校声像档案安全体系建设、建设档案安全体系措施。

关键词：高校声像;档案;安全体系;建设

1 高校声像档案管理现状和问题

高校在实际教学中需要用到声像档案，它可以用比较形象的方式向学生呈现重要的资料，特别是医学资料，书本上的知识和图像不能立体地显示人体的结构，声像资料却可以很直观地显示出来，采用这种方式可以提高教学的效果。可是很多学校没有认识到声像档案管理的重要性，導致很多档案出现破坏甚至丢失的情况。

1.1 声像档案收藏量少

很多学校的档案馆主要是存放纸质的图书，学校重视图书的管理工作，声像档案的管理没有得到学校的重视，它的数量非常有限。有些重要的声像资源没有收入到档案馆，不能满足教学需要或者学校活动需要。声像档案的资料没有整理完整，影响学校声像档案的管理工作。

1.2 不合理的管理方式

不同的档案在管理方式方面存在一定的差异，在整理和收集资料时需要采用合适的方法。很多管理人员不了解正确的整理方法，采用普通的方法管理这些声像档案，导致很多资源受到破坏，给学校造成损失。没有注意它的保存环境，没有做好相关的登记工作，导致声像资源受到影响，出现不能使用的情况。有些借阅者没有及时把档案归还，导致声像资源出现丢失的情况。

1.3 没有得到有效的利用

学校没有重视它的管理工作，使得很多资源出现问题。不合理的管理和存放方式会影响声像档案的功效，在使用的过程中也会对声像档案造成一定的损坏。在一些重要的活动时间，学校需要使用声像资源，资源和实际的需要之间不能实现平衡导致它们没有得到很好的利用。医学院在研究人体结构时也需要用到声像档案，如果不能很好地利用这些资源，会影响教学效果。

2 声像档案种类、特点

2.1 声像档案的种类

它的种类比较多，不同载体存储的信息内容不一样。第一，录音形式的声像档案。这种形式的档案利用相关的软件录制声音，比较方便保存。可以录音的设备比较多，磁带等都可以进行录音。第二，影片的形式。它可以利用磁带或者数字记录信息，然后利用设备将录制的影片存放到载体中。影片声像档案运用的设备形式比较多，可以利用摄影机等设备进行录制。还可以运用比较高科技的设备进行录制，数码相机等都可以实现这种功能。第三，照片。可以利用相机等设备进行记录信息，运用相关的感光材料作为记录的材料，把图片通过相关的技术进行存储。

2.2 声像档案的特点

声像档案的形式比较特别，它可以实现声音和录像的结合，可以记录详细的信息，保存重要的资料，是学校重要的资源。

第一，真实性。高校声像档案记录高校的情况，特别是学校活动或者重要的事件的信息。它可以通过声音和画面的形式记录真实的情况。它比较真实，反映的信息也比较真实。在保存时也比较方便。管理时需要采用合适的方法，防止出现问题，给档案馆造成损失。第二，反映的信息比较准确。它是根据真实的情况进行记录的，记录中的信息不会出现错误的情况。在记录学校重大事件时，采用录像或者照片的形式记录，把当时的情况清晰地记录下来，成为学校的资源，具有它的价值和意义。在拍摄录像时，可以把声音和事件的始末记录在案，通过人物的解说可以了解事件的情况。出现丢失或者损坏，都会给学校造成损失。第三，可以记录成为系统。高校的发展历史比较长，利用声像档案记录学校的发展历史，可以把收集的资料整理成系统，研究学校发展的事情和大事件的情况，对于了解学校的发展历程具有一定的帮助。第四，比较直观。声像档案不像以前的档案形式，完全是文字的方式记录信息，查看起来不方便。声像档案可以通过多种形式反映信息，照片、录音、录像等都可以。观察起来比较方便和直接，记录的信息比较全面和真实。声像档案的形式比较多，记录的信息比较全面，反映的情况比价真实。它具有这些优点，可以充分利用。

3 声像档案在实际管理中有哪些问题

3.1 声像档案记录的内容存在丢失的情况

档案馆的人员数量不足，安排管理的人员能力不高，在记录重要的信息时没有掌握到记录的方法，导致重要的信息没有记录完整。在管理中没有采用合适的管理方法，导致出现丢失的情况。

3.2 管理和存储

学校需要重视声像档案的管理工作，根据他们的重要程度和种类特点采用不同的保存方法。在采用声像档案的存储方式时需要避免它们遭到破坏，在存放资料时要保证资料的全面性。存放位置要根据要求进行设置，防止光线等因素影响声像档案。对存放位置进行清理，控制保存位置的光线和温度变化。不要在存放地点摆放危险物品，防止出现火灾等损坏这些资源。在主要的声像档案管理的地方，要定期检测它们的情况，控制湿度，清除灰尘等。在保存时不可以使用对档案有损坏的化学剂，它们会对档案和人体造成一定的伤害。可以安装一些专门存放的装置，根据声像档案的特点控制光线和湿度。这种管理方法可能管理费用比较高，学校可以根据自身的情况采用合适的方法管理。

4 解决声像档案管理中各项问题的办法

4.1 声像档案安全管理

学校和学生需要认识到声像档案安全管理的重要性，根据需要建立安全体系，维护它们的安全。学校的管理者需要采取措施帮助管理档案，把主要的档案放在比较安全的位置，重视存放位置的环境，可以安排人员管理。做好声像档案的记录工作，这样方便查找，可防止出现丢失的情况。分析学校在管理声像档案中的问题，根据具体的问题采取措施进行处理，提高管理的效率。在学校建立完善的管理制度，声像档案出现问题要追究责任。

4.2 加强监督

建立声像档案安全体系，需要完善各项管理制度，加强对声像档案的监督，这样可以维护它们的安全。学校中的老师或者学生在利用声像档案后需要及时归还，超过规定时间没有归还需要提醒他们。可以根据安装相关的设备，方便管理。重要的档案需要经过严格的流程才可以借用，没有获得批准不可以使用重要的声像档案。采用数字化的声像管理方式可以通过设置权限或者加密的方式限制人员使用信息资源。

4.3 重视声像档案安全宣传

可以在学校宣传声像档案安全意识，让学生认识到它的意义。在使用的过程中注意保护它们，使用完后及时归还。

4.4 提高管理人员的素质

重视管理人员能力的培养，声像档案的存放环境会影响档案的质量，严重的会出现不能使用的情况，给学校造成损失。管理人员要定期清理存放位置的卫生，清理灰尘等，保持室内温度和湿度。重视声像档案的记录工作，及时跟进档案的使用情况。学校可以安排他们参加培训，增长档案管理知识，学习正确的管理和存放方法，锻炼管理能力。可以利用相关技术帮助管理工作，提高管理水平和效率。

结束语

高校声像档案对于学校的发展和建设非常重要，要重视它们的管理工作。建立声像档案安全系统，利用相关技术维护档案的安全。把重要的档案进行备份，这样可以防止重要的信息出现丢失的情况。重视档案管理者的能力的培养，按照相关要求管理档案，防止声像档案受到其他因素的影响。

参考文献：

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[2]张晏如.高校声像档案管理存在的问题及对策[J].南阳师范学院学报，2010（11）：119—121.

[3]栾丽.声像档案管理工作的现状及思考[J].科技传播，2011（15）.

[4]金玉兰.加强档案安全保障体系建设思考[J].北京档案，2010（8）.

（作者单位：宁夏医科大学档案馆）