供给视角下海南医学院档案信息服务优化研究

摘 要：随着网络信息化技术的发展和档案管理法律法规的不断完善，利用者對档案的查用需求越发强烈，同时也发现档案信息服务有明显不足。高校档案馆作为保管并提供档案服务的专门机构，其档案信息服务的优劣直接影响利用者的满意度。本文以海南医学院档案馆作为研究对象，分析其档案信息服务供给不足，提出解决对策，供参考。

关键词：海南医学院;供给视角;服务;档案信息;优化

近年来，随着网络信息技术的发展，高校档案管理模式正在由档案实体保管和利用为重点，向实体档案存储和数字化档案存储并存过渡，文档一体化管理目标即将实现。同时，高校档案馆对档案信息服务供给进行的研究也在深入，取得了一些进展。海南自由贸易港建设，使海南医学院面临难得的历史机遇，学院档案馆档案信息服务也面临很多机遇和挑战。本文以学院档案信息服务的供给现状为抓手，研究其不足之处，探讨优化档案信息服务的对策，以期有效应对所面临的挑战。

1 海南医学院档案信息服务供给不足的表现

1.1 馆藏资源方面

1.1.1 资源类别的供给不足

1.1.1.1 常规档案资源供给不及时。在收集常规档案时，由于立档单位归档效率低、收全率低以及档案整理质量参差不齐等原因，档案馆工作人员需耗费大量时间催交、追交，再分类整理才能归档，严重影响了归档效率。

1.1.1.2 科研档案归档困难。科研档案形成的时间跨度大，一般3至5年，其中涉及的立项、结题材料以及在形成过程中的变更材料种类繁杂，且利用率较高。有的科研人员档案意识差，对科研过程中的档案资料保存积累不够;一些档案管理人员又难以把握科研项目在进行过程中形成的档案材料是否收集齐全，对科研档案归档时间难以界定。

1.1.1.3 特色档案资源供给不足。特色档案是指高校在办学过程中或开展各项重大活动中形成的具有本校特色的历史资料。由于无专人负责定期收集，造成特色档案较少。档案馆直接参与重大活动的机会较少，造成一些重大活动档案资料缺失。在名人档案资料收集上，由于名人的个人档案属于私人物品，除非本人自愿捐赠，否则档案馆无权向本人索取，名人档案收集不足，提供利用的机会更是少之又少。

1.1.2 资源形式的供给不足

1.1.2.1 数字化档案供给匮乏。数字化档案具有易检索、易操作等优势，如今已成为用户利用档案信息主要方式之一。然而，由于档案信息化、数字化水平严重滞后，海南医学院档案信息资源的供给形式只有传统介质方式，这与用户期望反差较大。

1.1.2.2 档案编研力度不够。学院档案馆供给的档案信息资源大部分是原始信息，二次文献、三次文献的供给严重不足。据了解，《海南医学院文件汇编》的利用率很高，且利用起来便捷直观，受到档案信息用户的一致好评。类似于《海南医学院文件汇编》的三次文献供给不足，直接影响档案信息服务的质量和效率。

1.2 馆内工作人员方面

1.2.1 工作人员配置上的供给不足

1.2.1.1 在人员配置数量方面。随着档案信息资源开发程度的加深和档案信息化进程的加快、服务功能领域的拓展，相关工作人员编制也应增加，才能保证档案开发的顺利进行。目前，海南医学院档案馆只有5名工作人员，且近6年都没有新增人员，明显不足。

1.2.1.2 在人员配置结构方面。学院档案馆35-49岁的4名，34岁以下的1名，无49岁以上的。这样的年龄结构，缺少年轻人员，档案馆档案信息化、数字化的工作难度较大。

1.2.2 工作人员能力上的供给不足

1.2.2.1 专业知识水平偏低。工作人员中，只有1名是档案专业硕士研究生，其余4人均为非档案专业毕业生。未及时引进档案专业人才，对现有工作人员的培训不够，未定期开展业务培训或者交流访问，档案馆工作人员专业知识水平偏低。

1.2.2.2 沟通能力不足。经常出现同一时间档案馆来访者较多、短时间无法查找到档案原件等情况，档案用户由于等待时间过长引起情绪上的烦躁。或者，档案用户在查阅档案前，准备的审批手续不全，无法办理查询档案时，接待人员没有一次性告知用户需要准备的全部材料，造成档案用户往返几次才能完成档案查询。当用户对所查档案信息不能准确描述，工作人员不能通过专业的知识，帮助用户对所需档案特征进行界定，拉长了查档时间。

1.2.2.3 信息化管理水平较低。近年来，学院档案馆一直沿用传统的档案查询利用模式，档案馆工作人员对传统的档案信息服务模式比较熟悉，但对档案馆信息化工作了解不足，由于本身都不是技术专业出身，信息化应用水平普遍偏低，不能适应档案馆信息化建设的需要。

1.3 服务方式上的供给不足

目前，传统的到馆查询档案的服务方式已经不能满足海南医学院档案用户的需求。更多档案用户期望能够通过互联网进行档案查询，第一时间获取所需档案信息;或者通过手机APP，随时随地获取急需的信息。而学院目前所提供的服务方式仍然只有传统的到馆查阅、档案外借、档案复印、档案证明等方式，不能满足学院档案信息用户日益增长的服务方式多样化需求。

2 供给视角下海南医学院档案信息服务优化策略

2.1 馆藏资源优化及管理方面

2.1.1 进一步强化档案信息资源的收集整理。注重馆藏资源建设，进一步提高各类档案信息资源的收集力度。应做到“应收尽收”，尽可能将收集范围内的档案收集齐全。还应扩大收集范围，从用户需求出发，不断拓展档案收集征集范围，全方位、多渠道收集档案材料。将“满足用户需求”作为收集档案资料的出发点，遇到暂不在接收范围内但又有保存利用价值且符合用户需求的档案材料也要接收进馆。同时，增加个人、团体等的非公务性档案，也可以向社会征集与本校有关的实物档案、名人档案、特色档案。档案资源齐全、完整、丰富，才能保证面向用户需求的档案信息服务。还应拓展收集载体类型。应在收集纸质档案资源的基础上，更加注重收集音频、视频、图像资料等电子档案，为用户提供多种载体的档案信息查询服务。

在收集档案时，在确保收集数量的同时也要注重收集档案的质量。加大对名人档案、重大事件档案、师生活動档案的收集力度，根据本校在办学过程中发生的重大事件，可以采用公开征集、给予奖励的方式，面向全体教职工、科研人员、在校学生、退休教职工、往届毕业生以及社会人员，征集与本校相关的档案资料。针对学院建校以来所发生的重大事件，可以邀请当时的参与者到档案馆进行采访，用视频记录下来，不断完善历史资料。

2.1.2 加大档案编研力度。以用户需求为出发点，针对教职工、科研人员更倾向于查阅科研、教学类档案的特点，进一步加大馆藏档案资源的编研力度，对科研、教学类档案信息资源分门别类，进行深度加工，从中总结、提炼出二次元信息、三次元信息，为学院教职工、学生提供更加直观、全面、准确的档案信息，提高他们的档案利用效率。

2.1.3 加快档案信息化建设。应以档案信息化建设为契机，分层次、分阶段实现馆藏档案数字化，建立档案信息资源数据库。

2.1.3.1 购买硬件设备，档案信息化需要档案网络、档案数字化设备以及档案数据存储设备。档案数字化设备主要有扫描仪、高拍仪等;档案存储设备主要有计算机存储系统、硬盘和备份系统等。

2.1.3.2 针对原有馆藏资源中的科研档案、教学档案、行政档案、财会档案等非涉密档案资源，可以采取购买服务的方式，由专业公司团队负责将档案资源转化为数字档案，存入数据库。

2.1.3.3 针对新收集的档案资源，由档案馆工作人员负责，收集纸质档案的同时，注重收集档案的电子版本，整理归档。

2.2 馆员方面

2.2.1 优化档案管理队伍

2.2.1.1 增加专职档案管理人员。确保充足的人力资源供给是提高档案馆信息服务能力、实现档案馆档案信息服务目标的基础。学院档案馆应根据学校发展战略以及自身发展目标，结合本馆实际状况，加强顶层设计，科学规划档案馆内设机构建设，增加专职工作人员数量。可以采取招录新人的方式面向社会公开招聘专业人才，或者在学院行政部门内部调整人员，引进档案专职管理人员。在引进的专职人员中，应注重对计算机专业类人员的引进，提升档案管理人员信息化应用水平，为档案馆开展线上服务打下基础。

2.2.1.2 优化工作人员年龄结构。进一步优化档案工作人员年龄结构，引进年轻且熟悉技术工作的人员，引入具有敬业精神和丰富工作经验的中老年同志，形成一个老、中、青相结合的队伍结构，工作人员之间合理分工：老年人发挥“传帮带”作用，向年轻人传授工作经验;中年人员作为档案馆的主力，能够从接待和阅览工作中脱身，把更多的精力投入到档案馆其他工作;年轻人容易接受新思想，在创新服务上发挥作用，这样才能更好地满足档案馆工作的连续性和稳定性要求。

2.2.1.3 优化工作人员教育结构。进一步加强档案管理类专业人才引进工作，在档案编研部门配备高学历专业人才，进一步提高档案馆的学术水平;在档案业务操作部门人员配备上可以保持一定比例的中等教育水平的业务技术人员，提高档案查询服务能力;在线上服务部门配备计算机专业人才，提高档案馆线上服务水平。

2.2.1.4 进一步明确兼职档案员职责。加强对全院兼职档案管理员培训，每学期组织1—2次兼职档案管理员业务培训，让所有兼职档案员都能够熟练掌握档案管理制度、档案的收集、归档要求以及档案的保管方式和移交档案的要求。同时，学院各立档单位在建立兼职档案人员队伍时应进行综合考量，选择有从事档案管理工作意愿的同志负责此项工作。同时在年度考核、职称评定等方面应给予兼职档案员一定的政策倾斜，鼓励兼职档案员做好档案管理工作，尽可能长期从事这项工作。

2.2.2 提高工作人员沟通能力

2.2.2.1 加强与档案馆领导的沟通。档案馆工作人员应准确领会学院和馆领导的工作部署与要求，确保领导交办的各项工作能够及时准确地完成。同时，档案管理人员也应及时发现和分析日常工作中遇到的问题，向档案馆领导反映情况，争取及时解决。

2.2.2.2 加强与档案利用者的沟通。档案馆工作人员应加强与档案利用者的沟通，了解利用者所在部门及工作属性和重点，掌握利用者需求的方向、目的，判断用户的需求特点，提高与用户的沟通效率。

2.2.2.3 加强与兼职档案员的沟通。档案馆工作人员应加强与各部门兼职档案员的沟通，对档案日常管理工作加以指导，提高各部门档案收集、整理和归档的质量。

2.2.3 提高档案工作人员信息化管理水平

2.2.3.1 加强档案专业技术人员继续教育。学院档案馆仍有3人的学历为本科，可以鼓励这些人员通过继续教育的方式考取研究生等，通过学习不断提升自身的综合素质。

2.2.3.2 组织开展专项学习培训。学院自身就具备各方面的专业技术人才，档案馆可以利用业余时间，邀请计算机专业的教师为档案馆工作人员开展计算机应用方面的培训，要求每人熟练掌握办公软件、微信公众号等的使用方法。

2.2.3.3 组织档案工作人员到其他医学院校挂职锻炼。结合高校校际合作，组织档案馆年轻工作人员到国内一些医学院校档案馆进行跟班学习，通过一段时间的实际工作，学习其他高校档案馆信息化管理等的经验做法。

2.3 服务方式方面

2.3.1 创新线上服务。一方面，加强档案馆网站服务性功能建设。学院档案馆应注重官方网站的开发建设，不断健全完善官方网站的服务性功能。应以学期为单位，及时更新网站内容，定期更新完善档案馆介绍、组织情况、馆藏数量、馆藏目录等板块的内容和数据，让档案用户能够通过网站了解学院档案馆的基本情况，比如档案馆的对外工作时间以及档案馆所处的具体地址，负责各项业务的档案管理员的办公电话等。在网站上公开档案馆的管理制度等相关信息，上传最新的档案管理工作相关规章制度及相关资料。用户需要到馆查询的，可以通过查询制度公开栏，了解办理查询档案的流程，以及需要提前准备的有关手续材料等，为档案用户查询档案扫清盲点、堵点。提供档案馆网站自助式服务方式，档案用户可以登录海南医学院档案馆官方网站，通过注册的方式，进行用户实名认证后，可以在线查询一定范围内的档案信息。另一方面，采用购买服务的方式，开发建立一套档案信息管理系统，通过在线检索的方式，检索出用户需求的档案信息;同时，为保障档案信息传播的安全性，对于不同用户的检索权限也应有所区分，加强管控。

2.3.2 强化线下服务。一方面，可以开通预约查询服务，档案利用者可以通过电话预约查询。档案馆工作人员在登记好用户姓名、查询时间、联系电话以及查询档案内容等信息后，可以提前将用户所需查询的档案找出，等到利用者按照约定时间到馆后，直接将档案提供给对方。如果档案利用者查询的信息相对简单，工作人员还可以直接将结果反馈给对方，这样能够进一步提高学院档案馆的服务效率。另一方面，应建立反馈机制。学院档案馆可以采取留言箱的方式，依托学院档案馆网站上的留言板模块，收集档案利用者对档案馆服务工作的意见和建议，找出工作中的不足，加以整改，推动档案馆工作。

我们应针对海南医学院档案信息服务供给不足的实际问题及原因，进一步明确未来档案馆信息服务水平和信息服务质量的优化策略，推动学院档案信息服务的完善，提高档案信息服务工作的质量和效率，更好地满足利用者日益增长的档案信息服务需求。

参考文献：

[1]司峻玮.完善档案馆服务工作对策分析[D].黑龙江大学，2018.

[2]茆文彦.高等院校档案馆服务质量评价体系研究[D].安徽大学，2016.

[3]马爱芝.面向用户需求的高等院校档案信息服务研究[D].河北大学，2017.

[4]丁乙.基于用户的档案信息服务评价研究[D].安徽大学，2016.

作者简介：李梓泉，海南医学院档案馆馆员。