基于情景规划的图书馆战略管理思考

张 雯

(太原师范学院，山西 晋中 030619)

“不确定性”是指难以判断的未来状态和发生概率，学术界尝试使用VUCA(Volatility，Uncertainty，Complexity，Ambiguity；即波动性、不确定性、复杂性、模糊性)及TUNA(Turbulent，Uncertain，Novel，Ambiguous；即动荡的、不确定的、新颖的、模糊的)等来揭示其所包含的多元隐喻。在图书馆行业由传统图书馆向数字图书馆的转型发展过程中，不确定性将是行业发展所面临的确定性环境。为应对这种不确定性，图书馆行业需要在充满波动性、不确定性、复杂性和模糊性的环境中实施变革，基于数字化转型的成果和经验，探索与新发展阶段相适应的管理服务模式，从而推动图书馆事业的整体发展。

1 情景规划的特征及步骤

情景规划(Scenario Planning)始于军事规划，通过预测竞争对手可能采取的措施来准备应对战略，后提炼发展为一种商业预测方法，通过将不确定的未来设计为若干典型情景，进而分析可能出现的新变化，并据此制订应对措施。该方法通过战略预见以更富创造力的方式思考未来，受到社会的广泛关注与认可，并成为探索组织战略转型和变革的有力工具。

1.1 特征分析

相较传统规划方法，情景规划具有以下特征：1)全面性和系统性。传统规划方法基于“过去——现在——未来”的连续性假设逻辑，而情景规划则摆脱线性思维，遵从非线性的发散思维和系统思维，基于“未来——现在”的逻辑，利用交叉影响分析等方法考察环境的变化趋势，预见多种可能的未来。2)灵活性和能动性。传统规划方法追求对未来进行单一预测和概率赋值，情景规划则不去预测未来，而是针对多种可能发生的未来发挥主观能动性，在对未来的多种想象中不断探索、动态调整，提升组织对未来的感知力、适应力和竞争力。3)创造性和现实指导性。传统规划方法呈现的是一种对未来的顺从态度，而情景规划则鼓励通过创造性思考在当前举措与未来可能性结果间建立联系，及早应对潜在风险，具有较强的应用价值和现实指导意义。

1.2 应用步骤

情景规划大致可分为以下阶段：找出影响未来市场和经营状况的因素——探讨这些因素如何相互作用——想象各种看似合理的未来——依据未来修改当前模型——利用新模型设计战略——为应对可能发生的情况做好准备。美国未来研究所(Institute for the Future，IFTF)为便于运用情景规划方法，开发了情景规划工具包(见表1)，将其程式化为“准备——远见——洞见——行动”四大步骤，帮助组织培养预见未来的战略思维，开展更有远见的战略性创新工作。

表1 IFTF情景规划工具包

2 基于情景规划的图书馆战略管理

情景规划工具包是情景规划方法的程式化应用，图书馆可充分利用该工具包开展组织战略思考，从而引导组织提升自身灵活性和敏捷性，对变化做出迅速反应，进而更好地适应未来。

2.1 战略准备

2.1.1 面向未来的。面向未来意味着突破当前的限制，去想象可能与今天截然不同的未来。面向未来蕴含三层含义：一是了解思考未来所需的历史背景。20世纪90年代以来，图书馆把握数字化转型的机遇，搭建数字图书馆服务网络，拓展移动服务阵地，较好地实现了由传统图书馆向数字图书馆的转型，而当下，新一代信息技术又将深刻影响图书馆的数字化之路。二是对过去发生变革的时机和事件达成一致看法。回顾先前变化发生的背景和环境以及当时组织的应对策略，从而激发组织对未来变革的想象力。在学术研究活动兴起、高等教育高质量发展、计算机与网络技术广泛应用等一系列重大变革中，图书馆顺应时势、重新定位，经历由印刷到数字存取的方式转变、由信息提供者向科研合伙人的角色转变。三是找到潜在的变化因素并探索其对未来的影响。工业互联网开启了第四次工业革命，以大数据、云计算、物联网、人工智能、5G、区块链为代表的人工智能技术重塑了用户的工作、学习和生活方式，图书馆需要重新思考其对用户需求、服务内容、组织形式的影响。

2.1.2 辨认变革的驱动因素。驱动因素是指改变图书馆环境、决定图书馆行业变革方式的主要因素。为更好地设想图书馆的未来，图书馆人必须认清变革的驱动因素，这些驱动因素可能来自人口，也可能来自技术创新。在社会、政治、经济、人口、科学研究与教育、技术等因素的综合作用下，图书馆正经历种种变迁，图书馆人需要具备严格区分影响因素和驱动因素的战略分析能力，懂得利用文献综述、理论分析、因子分析等工具，提炼辨认行业变革的驱动因素。驱动图书馆变革的因素主要包括：一是教育的变革发展。在数字技术影响下，教育将由信息化向智能化转型，教育教学资源共享、线上线下教学模式融合发展等趋势将不断强化，这些都将导致学术记录形式的变革，同时，越来越多用户的信息和科研实践发生在图书馆之外和校园之外，这就要求图书馆做好价值环节的分解，进一步拓展、延伸其服务价值链。二是技术的变革发展。数字技术发展扩大了信息市场规模，更多信息以数字化、碎片化的形式分散于网络，图书馆需要配套捕获、整理和保存相关过程记录，同时，用户需求进一步呈现个性化态势，也需要提供差异化服务。

2.1.3 发现和记录微弱信号。弱信号是指在小范围或局部发生但未来可能呈现急剧扩张、产生重大影响的早期迹象符号，具有不确定性、模糊性、零碎性等特征，蕴含着机遇亦面临着挑战。简而言之，弱信号是研究未来、揭示未来的有力依据，对图书馆而言，用户评价反馈的服务局限、爆炸式增长的用户新需求等均是具有揭示意义的弱信号。图书馆需要充分识别行业内不同类型的弱信号并作出合理反应。具体来说，一是图书馆需要创新组织文化、制度程序和业务流程，以支持馆员捕获和分享弱信号；二是图书馆员需要理解弱信号发展演变的一般规律，了解弱信号逐渐增强的生长过程、不同强度信号间的关联性，为做好弱信号的分析与处理奠定基础；三是图书馆员需要掌握并运用识别和处理弱信号的一般性方法，包括非定向扫描法、访谈与问卷法、集体讨论法、问题指引法等。

2.2 战略远见

2.2.1 初步预测。前期的战略准备可以帮助组织整体把握未来局面。在初步预测中，图书馆需要从前期分析的一系列不确定性入手，依据不确定性要素绘制极端情况，预见既反映图书馆发展历程又体现未来趋势的多种可能。具体而言，图书馆需要支持和促进馆员、科研人员、用户、决策者等多方主体的对话，不同参与方针对未来的预见能够最大限度地揭示隐藏的假设、偏见和盲点，确保预测的科学性、准确性与全面性。一方面，图书馆需要明确自身目标和期望，精准把握未来规划的重难点，从教学支持、科学研究、学术交流、内容出版等关键领域的不确定性要素入手绘制极端情况；另一方面，图书馆需要在多方协同的基础上，制订准则、设定话题，阐述未来的多种可能性，激发参与方的好奇心并建立未来场景与现实要素间的联系，从而促使相关方持续参与图书馆关于未来的对话与规划。

2.2.2 展望未来。基于初步预测的成果，图书馆需进一步组织相关参与方就预测草案进行更深层次的提炼、研讨和论证，结合IFTF为高等教育教学描绘的未来发展场景，明确影响图书馆未来发展的不确定因素以及未来发展出现的多种可能性，形成一套能够较为全面的描绘图书馆未来的情景方案。在情景规划方法中，存在四种场景原型，即增长场景——将当前蓬勃发展的图书馆数字化发展势头带入未来的设想；约束场景——图书馆继续存在，但作用被削弱；崩溃场景——图书馆快速崩溃，受到无法控制的变革力量的困扰；转型场景——图书馆为自身建立新的成功范式。每种场景下，图书馆需要罗列社会、经济、人口、科研、技术等变革驱动因素可能产生的预期影响，依据所发现和记录的微弱信号为场景提供相应证据，证明与之相对应的未来结果。

2.2.3 概括浓缩未来。概括浓缩未来是通过对初步预测和未来展望所获取的大量分散信息进行整理、浓缩和提炼，并按照一定的逻辑顺序加以编排存储，使之成为系统性成果的过程。这种浓缩和提炼主要体现在三个方面：一是抓关键，即在把握大方向和趋势的基础上抓关键变革驱动因素，对未来场景的预见主要取决于对支撑该场景关键驱动因素的捕捉和理解；二是重需求，在预见的每一个场景中，图书馆需要重点勾勒学术社区的需求及变化，为下一步图书馆探索如何应对需求变化打下基础，如在人才市场对学生的行业技能充分重视的场景下，学生个性化学习需求显著增加；三是成本收益分析，作为机构实现可持续运营的前提，无论是增长场景下的技术投入、约束场景下的资金重新分配还是崩溃场景下的成本增速过快问题，都将是图书馆所必须正视和慎重考虑的问题。

2.3 战略洞见

2.3.1 想象双重曲线。无论未来的图书馆属于何种场景，在当前场景向新场景的转变过程中，一些我们熟悉的元素在消退甚至消失，一些未知的新事物出现甚至兴盛，因此，这个转变过程可能出现卓越的创新，亦可能出现崩溃和混乱，简而言之，从现有场景跨越到未来场景至少存在两种可能性。因此，综合考虑人口变化、人工智能技术兴起、下一代数字学习环境的发展、用户数量变化等影响图书馆事业发展的驱动因素，图书馆需进一步想象发展的双重曲线，探索适应不同可能性场景的应对策略和解决方案。

2.3.2 分析交叉影响。情景规划的根本目的在于帮助图书馆积极应对未来的机遇和挑战，四种场景原型能够为图书馆提供有意义的预见，有效引导图书馆战略规划的方向。基于每一种场景，图书馆需要分别将关键驱动因素和影响区域作为行列标题，创建交叉影响矩阵，常见的影响区域包括组织和业务单元、影响范围等。同时，图书馆需要分析交叉点蕴含的危机和机遇、优势和劣势，懂得如何提前计划，在不同场景下发挥优势、规避劣势，将危机的伤害化为最小甚至逆转为机遇。

2.3.3 设定优先事项。交叉影响分析能够帮助图书馆准确定位贯穿于多个场景的优先发展事项，明确战略重点。围绕交叉影响分析过程中提出的“将危机的伤害化为最小甚至逆转危机为机遇”的举措，图书馆可组织开展更深层次的讨论和提炼，根据未来场景设计战略优先事项。战略优先事项数量应该以3—5个为宜，且能集中组织资源，解决关键弱点和提供关键指引。

2.4 战略行动

2.4.1 制订路线图。行动路线图是图书馆战略实施和操作的指南，是一套按时间序列逐步推进的短期、中期和长期行动方案，方便组织随时间推移持续审视战略实施情况。基于情景规划的路线制订，图书馆需要始终秉承“将未来带回现在，理解从今天开始创造未来”的理念，在目前行动和未来状态之间形成关联。为提高路线图质量，图书馆需要基于用户旅程图对用户进行深入研究，定期组织开放科学研讨会，听取不同声音和反馈，构建相关服务模型对实施结果进行预测。

2.4.2 发展合作网络。情景规划能够促进多方广泛参与组织的战略规划，使规划过程更加透明，并为战略推进搭建良好的多方合作关系。在数字生态系统中，图书馆虽然仍是重要的学习场所和互联网信息服务的重要一员，但比其他任何时期都更需要寻找合作与共享的伙伴，为社会创造新的价值。在创建合作网络过程中，图书馆应依照前期战略部署规划的合作方向，明确与不同合作方的合作重点：与同行进行数字化馆藏共享；与学习设计师、用户体验设计师等群体学习空间优化和学习体验设计；与研究人员、科研机构提高科研效率。随着跨组织联系与合作的增多，图书馆需要规范且科学的管理，通过详细记录合作内容、绘制合作图等方式充分掌握合作方的角色及价值，从而根据合作优先事项配置资源，以达到资源协同的最优化利用。

2.4.3 确定资产和缺口。资产是生产要素或能够给组织产生竞争优势、带来潜在价值的元素，是战略实施的基础。首先，图书馆需要围绕资产现状开展战略评估，明确其类型和内容，评估其与战略优先事项的关联度，衡量其对图书馆的战略价值，精准识别核心战略资产。数字图书馆品牌、内容渠道、知识管理能力都可视为图书馆的核心战略资产。其次，图书馆应根据评估结果及战略目标，明确资产与实施战略优先事项间的差距。再次，图书馆需要确定弥补差距的优先级次，这不仅取决于其关联战略的优先级次，还取决于当前用户的需求、差距情况等因素。最后，图书馆应积极制订相应的弥补方案，采取自行采集、对外采购、与外部合作伙伴交换或共享等方式获取更多的资源和资产。

3 结 语

伴随着信息技术的广泛应用，图书馆在行业由传统图书馆向数字图书馆的转型发展过程中会遇到各种不确定性，为应对这些不确定性，需要图书馆有更大的灵活性，并不断增强组织复苏力。情景规划作为广泛认可的战略远见工具，能够帮助图书馆提出超越不确定性的战略思考。运用情景规划工具包，按照“准备、远见、洞见、行动”四大步骤，能够帮助图书馆培养预见未来的战略思维，更有效地在当前的行动和未来的场景之间建立联系，通过制订更完善的系统化实施战略向社会展示图书馆行业强大的生命力与价值。