管理中的沟通与团队协作障碍

2021-12-12刘鑫

科技信息·学术版 2021年32期

摘要：高效率的管理活动依赖于组织团队中人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间的有效沟通。从某种意义上说，管理活动就是连续的相互沟通过程。只有通过沟通，管理活动才能正常进行，管理的目标才能达到。本文首先给出了沟通的要素，按照信息的传播方向划分了不同类型的沟通方式，对上行沟通、下行沟通、平行沟通、斜向沟通四种不同类型的沟通方式做了总结分析。其次分析了团队内部在协作过程中可能出现的障碍。

关键词：管理学、沟通、团队协作、障碍

一、沟通的要素

人机沟通是由相互联系、必不可少的诸多要素构成的完整过程，是信息发送主体将信息通过选定的渠道传递给信息接受客体的过程，这个过程包括主体与客体、编码与解码、信息、传送器与接收器、渠道、反馈、背景、系统噪音八个要素[1]。正确认识沟通的各要素，是有效沟通的前提。

人与人之间的信息传递需要有两个或两个以上的人参与。由于个体之间的信息交流活动往往包含着人们相互间一系列交换、互动、沟通、交流，因此通常把一个人定义为发送者，而另一个人定义为接收者，即主体与客体。

2、解码与编码

编码是指信息的发送者根据一定的语言语义规则，把自己的思想、观点、情感等转换成可以传送的信号的过程。而解码则是把所接收的信号转换为原本的含义，从而获取主体发送的信息的过程。编码与解码的过程是沟通中的关键环节。

3、渠道

随着沟通工具的发展，信息传递的方式越来越多。最初主要通过语言进行口头的信息传递，之后借助文字的书面沟通，现在借助于电子邮件、网络实时通讯软件、电子邮件等来发送和接收信息。网络已经成为人们日常生活和工作的重要沟通渠道。渠道的多样化使发送者需考虑选择合适的方式传递信息，不同情况下采取的沟通方式应该有所不同。通常，口头沟通主要用于及时性的互动性沟通。书面沟通则更加正式、严谨，二者均为组织沟通中的重要方式。

4，系统噪音

系统噪声的主要来源是：第一，情绪状态和环境场景造成的障碍，以正确发送或接收信息;第二，双方的性格特征，如气质，性格，能力等，都会影响到沟通的顺利进行;第三，价值标准和认知水平差异导致无法理解对方的真实含义;第四是地位水平造成的心理差距和沟通距离。简而言之，作为干扰源的噪声，无论是有意还是无意地生成通信的哪个级别和哪个部分，本身都是一种信息，但是这种信息通常会影响到信息的编码和解码过程。噪声本身所具有的不确定性，可能会导致信号在被传输和接收期间的模糊和失真，并进一步干扰双方之间的信息通信。

二、沟通的类型

根据沟通中信息的传播方向可以将沟通分为下行沟通、上行沟通、平行沟通以及斜向沟通[2]。

1、下行沟通是指由组织中的较高层次流向较低层次，是行政组织中通过行政层级体系将信息向下级传递的过程，即从管理者到基层的沟通过程[3]。

2、上行沟通是一种自上而下的沟通形式，是职工向上级领导反映情况、汇报工作、提出建议的正常渠道 [4]。

3、平行沟通是指在一定环境或场合下，人与人之间人格或精神上的相互平行、尊重、理解而进行的亲切、友好交流的沟通方式[5]。平行沟通的主体在层级、权力等方面更平等和相似，可以避免由于认知水平等差距造成的信息严重失真或偏差。

4、斜向沟通是指发生在不同职能部门或组织层次的员工之间的沟通。

总体来说，组织的下行沟通较多，且较为正式。平行沟通是最普遍也是最受大家欢迎并习以为常的。这是因为，在组织中，每个人都需要有归属感并且得到认同，在这种心理需要的作用下，同级之间的沟通不仅是一种工作上的需要，更是各自情感的需要。对组织来说，平行沟通的畅通无阻也是凝聚力形成保持的重要因素。但是在绝大多数组织中，由于上级对下级的重视不够、员工的工作传统以及规章制度的不完善、良好沟通氛围的缺乏等原因，上行沟通较为薄弱，影响了沟通的整体效果。

三、团队协作的障碍

学生组织由于其性质的特殊性，所以通常的管理模式更像是团队协作，基于此，需格外注意团队协作的障碍。

1.缺乏信任。

相互之间缺乏信任的团队成员往往会有如下的表现：

一、刻意隐藏自己的错误和短板;

二、可以很容易地在没有仔细考虑的情况下得出关于其他人的意图和意见的结论;

三、不想在自己的職责范围之外提供帮助;

四、畏惧、逃避开会，并为此寻找借口，试图减少与其他同学的相处时间。为了鼓励团队成员相互建立信任，团队经理需要采取的第一个行动是带头承认自己的不足。在这种情况下，团队的其他成员才愿意展示他们的真实自我，并且团队的信任将得到加强。

2.害怕冲突。

稳定且持久的合作需要积极的冲突和争论才能向前发展，而通过积极的冲突和讨论能够做到在较短的时间内找到问题的最佳解决方案，从而彻底，迅速地讨论和解决问题。

3.缺乏投入。

投入有两个十分关键的环节：阐述问题、达成共识。一个优秀的团队可以在较短的时间里关于某个问题达成共识，并根据结果来决定最终工作的分配。缺乏投入的两个最重要的原因是追求绝对的一致和绝对的掌握。