试论电子计算机在职业院校档案管理中的作用及应用

摘 要：随着信息化时代的到来，职业院校的工作在开展的过程之中，会涉及到越来越多信息，其中也包括档案管理等的相关信息，对于这些信息的保护工作，对于职业院校的档案管理人员而言，是十分重要的，当然职业院校档案，是对学生的个人履历的客观记录，因此，其作为职业院校进行规范化的管理的文件材料，其对于今后的职业院校的行政管理工作的质量与层次有着一定程度的影响，本篇文章就结合当前电子计算机在职业院校档案管理中的作用，进一步提出电子计算机在职业院校档案管理中的应用。

关键词：电子计算机;职业院校;档案管理;作用;应用

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言：对于档案管理工作而言，如何将规模庞大的数据进行归纳以及整理，这是一项费时费力的工作，那么对于当前职业院校的档案管理工作而言，这无疑是一项不小的挑战，在档案管理工作的过程之中，档案管理人员需要对信息进行核实，这样才能够保证信息录入的正确性，然后由下一个环节，对已经录入的信息进行核实，而在这一过程之中，档案管理与检查人员需要对一部分失真或者不符合现实情况的数据或者信息予以修正，基于此，本文以职业院校为研究对象，对电子计算机在职业院校档案管理中的作用及应用策略进行论述。为今后电子计算机在职业院校档案管理中的作用以及应用提供理论性与实践性的借鉴。

一、电子计算机在职业院校档案管理中面临的问题

（一）档案管理意识不强

在职业院校的档案管理部门需要综合当前所收集到的信息，而在当前大多数的职业院校之中，甚至出现没有专门的档案管理的数据库，这就说明电子计算机技术在职业院校档案管理工作中的应用并没有受到档案管理部门以及相关工作人员的重视，档案管理工作最主要的任务就是利用数字化的系统，实现各种类型以及各个部门档案管理以及检查工作中，虽然社会上对档案管理以及检查工作开始普遍重视，但是，档案管理以及检查工作中仍然面临者意识层面的问题，这一点具体体现在部门的管理层。由此可见，当前的档案管理意识不强就会成为当前档案管理工作中的主要问题之一[1]。

（二）档案管理人员的专业化能力较弱

对于档案管理工作专业性的要求究竟如何，本人通过对档案管理工作等相关的文献进行了解的基础之上，认为当前档案管理部门的人员只是采取传统的保管方式，对档案进行管理工作，因此，在管理的过程之中，并未涉及到电子计算机的使用，这说明档案管理人员并不精通电子计算机，也就更谈不上充分发挥电子计算机在职业院校档案管理工作中的作用[2]。

（三）档案技术设备无法满足档案工作的各项要求

档案技术设备无法满足当前职业院校档案管理部门等的要求，导致当前这一问题的原因，主要是因为职业院校与本科院校相比，我们能够看出档案技术设备等的资源配备未达到国家所规定的标准以及要求，由此可见，当前档案技术设备无法满足档案管理工作的各项要求就成为电子计算机在当前高职院校档案管理工作中的一大问题。

二、电子计算机在职业院校档案管理的优化策略

（一）树立数据库检查档案理念，注重个人信息等资料的收集工作

电子计算机在职业院校档案管理中的作用及应用是一项技术性的突破，那么对于当前职业院校档案管理人员而言，需要把握个人信息等资料的等手机工作，为建立数据库检查档案理念提供理论性与实践性的借鉴。

（二）加强档案管理人才的培养

在档案管理的时代背景之下，档案管理人才的培养也是档案安全管理工作过程中的重要环节，在人才的培养途径层面，职业院校可以加强对档案管理人员的职业技能以及职业道德等方面的培训。并且在档案管理人才的招聘与考试的过程之中，需要开设相关的课程，这样既能够提升档案管理人才的培养，而且能够提升职业院校档案管理的层次化以及质量化，培养复合型人才，借助电子计算机系统红的“政用产学研”方式，加强认识档案管理人才的培养能够为日后的档案管理工作提供有利条件。

（三）建立健全档案利用审批制度，优化档案的密钥设置

建立健全档案管理制度，职业院校的档案管理工作人员，需要按照既定的审批制度，对不同级别的档案进行分类化的归类，在归类之前，档案管理人员先行报请主管或负责人的批准，按照主观以及负责人的意见，对这一部分的档案进行密钥设置，借助电子计算机等的相关技术与手段，这样就能够在更短的时间内，完成对档案信息的采集工作，并将当前已经收集到的信息进行归类，并建立健全档案利用以及审批的制度，这样做的突出性的优势在于，能够在查找档案的时候，以最快的速度准确无误的查找出相对应的档案信息，从而实现答案管理的层次化与质量化的发展，优化档案的密钥设置，应该根据利用者的具体情况进行设置，并且结合电子档案内容的密级进行区分性的归类与管理，并对密钥进行周期性的变更，这样就能够充分保证职业院校档案管理工作的正常运转，优化档案的密钥设置就成为电子计算机在职業院校档案管理中的作用及应用的策略之一。

结 论

综上所述，随着社会科学技术与互联网通信技术的高速发展，我们能够看出电子计算机在职业院校档案管理工作中起到了十分重要的作用以及意义。那么结合这一现实性的情况，本篇文章结合电子计算机在职业院校档案管理中面临的问题，提出电子计算机在职业院校档案管理的优化策略，具体从以下的三个方面展开论述，分别为树立数据库检查档案理念，注重个人信息等资料的收集工作、加强档案管理人才的培养、建立健全档案利用审批制度，优化档案的密钥设置。本篇文章旨在为电子计算机以及职业院校档案管理中的作用以及应用提供理论性与实践性的借鉴。

参考文献

[1] 王续智， 李丹. 计算机网络技术在高校档案管理中的应用探究[J]. 人文之友， 2020.

[2] 刘各巧. 数据挖掘技术研究以及在档案计算机管理系统中的应用[J]. 太原城市职业技术学院学报， 2020（7）：0003-0004.

作者简介：

姜萌，女，汉族，山东青岛人，大学本科学历，馆员职称，主要研究档案管理方向。