机关事业单位档案管理存在的问题及对策研究

苏志红

《中华人民共和国档案法》第二条指出档案是对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1]，它将人类的发展历史完整的保存下来，成为后来人探究和探索历史发展的重要信息库[2]。重视档案和档案管理工作，是中国共产党的传统和优势之一[3]。习近平总书记在对档案工作的重要批示中指出，档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。要加强党对档案工作的领导，贯彻实施好新修订的档案法，推动档案事业创新发展。

机关事业单位在我国分别承担着各项任务与职责，在社会主义现代化建设当中是必不可少的一部分，是现代化建设当中的中流砥柱[4]。机关单位档案记录着机关单位的发展历史、人事关系、人事档案、工作流程等重要信息[5]，对于事业单位内部各项工作具有重要的参考价值[6]。但是长期以来机关事业单位档案管理与服务存在工作理念与传统档案管理模式不能充分适应新形势下单位需求，在一定程度上弱化了事业单位的公共服务属性，对事业单位改革与发展造成了消极影响[6]，本文着重分析了存在的上述问题，并提出了相应的解决措施。

一、存在的问题

（一）重藏轻用

长期以来，档案管理部门有一种传统的管理服务思想，那就是重藏轻用，重视馆藏资源建设，该收的档案应收尽收，档案资源建设在数量上明显增加，但并没有进行有效开发利用，并没有使得档案信息资源优势转化为信息资本优势，为社会主义现代化建设服务，为领导决策服务。

（二）缺乏重视

档案是一种活资源，是动态性变化的，最能反映事物发展变化的轨迹和事物发展全貌。缺乏重视表现在两方面，一方面是单位领导对档案工作的价值与作用认识不够，认为档案工作只是装装订订、分类存放，需要时再查询管理，没有认识到活档案的价值;另一方面是单位档案管理部门对档案工作重要性认识不够，导致档案管理工作中存在工作理念老旧，比如重藏轻用;责任心不足，没有严格做到按档案整理规程办事，认真核对、审核、盖章，收集整理好每一件档案，并分类、编号、装订、打印目录、扫描等[7]，只是简单装订，写上封面，无编号，无目录，档案标准化程度较低[8];职业操守不到位，没有严格按照规章制度办事等;投入不足，仍旧为传统的手工管理模式，缺乏自动化、信息化、网络化技术手段等。

（三）专业人员缺乏素养

档案管理是专业技术工作，需要专业的人来干专业的事。但是长期以来机关事业单位档案管理人员素养普遍不足，表现在以下方面。其一，现阶段事业单位的档案管理人员普遍为非专业人士，同时事业单位本身也缺乏相应的培训体系[6]，导致档案管理人员普遍缺乏基础理论知识和专业技术水平，且吸收新知识、新技能在心理和行动方面迟缓。其二，职称结构方面，受职称结构比例限制，工作人员多为初级、中级职称，高级职称比例偏低，且高级职称评审条件严格，使得大多数同志失去上升通道，大家在工作方面创新意识和研究意识不足，导致工作创新性不强，工作能力提升缓慢。同时职称结构限制促使一部分同志没有上进心，得过且过，满足于工作安稳，责任心不足。

（四）信息化建设滞后

当前，信息化、数字化、网络化是各行业发展的基本趋势，离开以数字化和网络化为基础的信息化，一切工作都将重归为低效率和低质量状态。要提升档案管理水平与质量，就要加强信息化水平建设。但是当前大多数市、县级档案局、档案馆最大的短板都出现在档案信息化建设方面。比如绝大多数县级档案馆电子目录占比和纸质档案数字化率均低于 50%，个别县级档案馆甚至尚未开展电子目录著录、档案数字化[9]，大量的档案馆由于受各种因素制约，馆藏档案数字化水平较低，有的档案馆数字化工作未实现零的突破[10]。信息化建设普遍滞后，投入不足，缺乏相应的软硬件设施，档案管理人员操作技能偏弱，难以充分发挥信息化设施的作用[6]。

二、解决的对策

（一）改变服务理念

服务理念对档案管理服务十分重要，要主动担当，有所作为，就要积极融入机关事业单位工作中，改变“重藏轻用”的管理服务理念，改变传统资源决定服务的理念，重视馆藏资源建设，更加注重档案资源开发利用，“藏”“用”同等重视，为机关事业单位改革和发展服务，为国民经济和社会发展服务，为人民服务，为社会主义现代化建设服务。

（二）提升工作价值

机关事业单位档案管理工作普遍不受重视，工作方面收收、藏藏、装装、订订，常规性工作是一方面，没有体现出应有的价值与作用。其次是部门自身存在感不强，与其它部门相比较自我定位过低，没有真正认识到自身价值。要想被重视，提高地位，就需要在工作方面提升价值与作用。要加强党对档案工作的领导，贯彻实施好新修订的档案法，推动档案事业创新发展。要做出有效成绩，用实力来说话，用实力为自己赢得地位。

（三）做好人才培养

专业的人干专业的事是社会的普遍共识，档案工作离不开专业的档案工作人员。要做好档案管理服务工作，其一，机关事业单位需要招聘专业的档案管理工作人员;其二，加大对现有工作人员的培训力度，要系统化、专业化和精准化培训，达到基础理论知识和专业服务技能逐步提高，鼓励专业技术人员走出去参观交流或参加学术会议，开阔眼界，增长知识和技能;其三，创建研究型学术团队，邀请专家进行科研意识和科研能力培训，为职业能力提升和职称晋升打好基础。

（四）强化技术保障

随着信息化、网络化和数字化水平的不断普及和提高，档案管理的自动化、信息化水平也在不断提高。机关事业单位要大力加强档案管理工作与服务的信息化水平，加大人力物力和财力保障水平。做好网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等，添置专业的打印机、复印机及扫描设备，提高档案管理工作效率。加强工作人员的信息化水平培训，确保工作人员可以熟练操作各类相关的设施，充分发挥各项信息化设施的作用。

参考文献：

[1] 《中华人民共和国档案法》

[2]闫卫文.浅议档案工作的重要性和价值[J].新西部（理论版），2013（06）：96+105.

[3]何虎生，雷引杰.中共中央档案管理体系的初步沿革、特点与经验[J].档案学通讯，2021（03）：4-11.

[4]史丹蕊.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题与策略[J].商讯，2021（18）：178-180.

[5]王芳.創新机关事业单位档案管理的重要性及途径[J].办公室业务，2018（16）：110.

[6]张丽娜.事业单位档案管理存在的问题与解决对策[J].城建档案，2021（05）：96-97.

[7]柏振乐.“活档案”是这样炼成的[N]. 中国档案报. 2019-04-11（4）

[8]张艳娟，王赛春，刘水英.新时代县级民生档案管理及利用研究[J].档案天地，2021（06）：48-49+59.

[9] 抢抓机遇 迎接挑战 聚焦关键 补齐短板——“十四五”时期全力推进全省档案信息化体系建设[J]. 四川档案 ，2021，（02）：18-20.

[10] 黄华阳.远程下载本人档案，档案馆准备好了吗？[J]. 办公室业务，2018，（20）：185-186

作者单位：河北省邯郸市政府民生工作督办室