省级档案馆档案数字化外包服务现状研究

徐芳璐

档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。[1]档案具有原始记录的本质特性，为人类以往的社会实践提供了强有力的信息支撑，有突出的情报价值和凭证价值，所以如何更好地利用和保护档案成为档案工作的重点。随着知识信息时代的信息技术进步，档案馆中的档案在种类和形式上都呈现多样化的特点，一些珍贵的历史档案由于年代久远和载体的脆弱，保存和利用都有困难。为了更好地保存历史档案，方便地利用这些珍贵信息资源，各级各类档案馆陆续开展档案数字化建设，为充分开发和利用档案信息资源打下坚实基础。2016年4月，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确表示，“积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合”，提出了“到2020年，全国地市级以上国家综合档案馆要全部建设成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字复制件等功能完善的数字档案馆;全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目;全国省级、地市级和县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例，分别达到30—60%、40—75%和25—50%”的工作指标，于是各省市档案馆纷纷大力开展档案数字化工作。本文以统计研究辽宁省档案馆档案数字化招标项目为切入点，以分析辽宁省档案馆档案数字化的具体要求和内容，对档案馆档案数字化工作提出如下建议。

一、辽宁省档案馆档案数字化招标项目统计

笔者从“辽宁省政府采购网 辽宁政府购买服务信息平台”获取与辽宁省档案馆档案数字化招标项目的信息，“辽宁省政府采购网 辽宁政府购买服务信息平台”作为辽宁省财政厅唯一指定政府采购信息网络发布媒体中国政府采购网辽宁分网，提供了采购管理、购买服务和公告公示等服务内容，平台中的信息具有真实性和权威性，可以作为本次研究的主要信息来源平台。

笔者在“辽宁省政府采购网 辽宁政府购买服务信息平台”站内搜索界面，以标题为“辽宁省档案馆”，年度为“2020”（只有2020年的招标信息才具备可下载的招标附件），区（县）为“省本级”为搜索条件进行查询，共查询到19条信息。公告类型包括中标公告、更正公告、采购公告、竞争性磋商公告、公开招标公告，内容涉及档案数字化、档案修复、档案著录、出版、硬件采买和基础设施维护等方面。笔者进行筛选后选择出4项与档案数字化有关的招标项目，如表1所示。

表1所示四个项目为辽宁省档案馆通过政府采购网发布的关于档案数字化的全部项目，包括档案数字化和硬件采买两方面。其中，“2020年满铁档案保护与开发项目”“编辑出版《盛京内务府档 乾隆朝》项目”“2020年历史档案文件级目录著录项目”的具体项目要求中明确提出了进行档案数字化的要求，而“档案馆磁盘阵列购置项目”主要目的之一是通过磁盘阵列硬件的采买更好地实现数字化档案的管理，为数字化档案提供更优质的存储环境。

二、辽宁省档案馆档案数字化招标项目分析

1.档案数字化项目的要求

“2020年满铁档案保护与开发项目”“编辑出版《盛京内务府档 乾隆朝》项目”和“2020年历史档案文件级目录著录项目”都分别对档案数字化提出了要求，具体的技术要求如表2所示。

以上三个项目有许多相似之处。首先，都要求经过数字化后的档案图像清晰、完整，能够反映档案的历史原貌，这点在档案的编辑出版上要求最为明显，为了实现出版物内容和排版达到最优状态，要求中标供应商对全部书稿进行至少三次校对，文字、目录以及目录与正文匹配的准确率为100%，文字必须达到国家有关新闻出版图书编校质量标准中“良好”等级。

其次，档案数字化工作标准都严格执行DA/T 31《纸质档案数字化规范》。[2]DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》由国家档案局发布，于2018年1月起正式实施，该规范结合数据的进步和档案工作理念的变化，在做好归档文件管理、档案数字化扫描管理、档案移交管理、安全保密措施等方面，对档案数字化建设提出了比以往高的要求。[3]在“满铁技术图纸修复与数字化”与“2020年历史档案文件级目录著录项目”两项目中，在进行档案数字化前均需要对档案进行确定扫描页、编写页号等数字化前处理工作，在扫描数字化过程中，色彩模式全部使用彩色模式进行数字化扫描，扫描分辨率普遍大于300DPI，扫描格式均为JPEG这一稳定又常见的格式，均需要对扫描数字化后的档案进行图像处理。最后，除技术要求外，还对档案数字化供应商和人员提出要求。中标供应商必须与辽宁省档案馆签订保密协议，不得下载、留存、持有和使用辽宁省档案馆任何信息，一旦发生泄密事件，经安全、保密部门查证，泄密源为中标供应商的，中标供应商应承担一切法律责任。中标供应商应对其聘用的参与服务的管理和工作人员进行身份审查和登记备案，必要时要求工作人员提供政审材料，必须签订保密协议，明确保密职责与违法后果。

根据具体项目和进行數字化处理的档案原件内容性质的不同，不同的项目对档案数字化要求也存在差异。如“2020年历史档案文件级目录著录项目”因涉及档案著录与档案数字化两个工作内容，要求对数字化后的档案做数据挂接处理，应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联，逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。而在“满铁技术图纸修复与数字化”项目中，强调的是满铁技术图纸档案的修复和数字化质量，为下一步档案编研和出版打下基础，无数据挂接方面要求。

2.档案数字化项目的评价指标

在政府采购网发布招标公告后，会有公司进行投标，在投标书中会有具体的评价标准，辽宁省档案馆会对这些投标公司进行打分，分高者中标。评分标准分为价格、技术、商务三部分，每个部分会再进行细分，满分为10-1分不等。

价格部分。价格分统一采用综合低价优先法计算，即满足招标文件要求且报价最低的供应商的价格为评标基准价，其价格分为满分。其他供应商的价格分计算会有相应的计算公式，不同的项目，价格分的满分标准不一样，其他供应商的价格分计算公式也不一样。

技术部分。技术部分会设定不同的技术指标，对档案数字化的技术要求进行规范，具体包括：①具备项目实施方案，实施流程科学合理，总体工作模式清晰、工作定位、工作目标符合项目整体需求，组织管理架构、人力配置方案，设置合理，措施得当。②有项目保密监管方案，相应的安全与保密措施完备，具备良好的安全与保密措施，基本设立安全与保密措施。③业务培训机制，培训方案完备，机制合理。④拥有专业的档案数字化加工软件，软件支持图像处理、条目输入、数据质检、格式转化等功能，软件信息保密安全及质量控制机制齐全，能够实现流程跟踪管理、图像一致性实时校核、图像纠偏、数据自动挂接、错误反馈等功能，任务实现精准。⑤有完整详细的项目保密保障方案，项目保密措施完备切实可行。⑥有完整合理的项目安全生产保障方案，措施得当，责任明确。⑦投标供应商项目负责人有从事历史档案修复及数字化工作经验证明，投标供应商专职档案数字化人员具有从事历史档案数字化工作经验证明。具备以上方案且方案完整规范的得满分，方案完整度一般的得分相应递减，无相关方案的投标供应商不得分。

商务部分分为投标人业绩和认证两方面。投标供应商为省级以上（含省级、直辖市）档案馆提供历史档案数字化加工服务，能够提供证明。对投标供应商的评价标准，投标供应商最好具有ISO9001质量管理体系认证证书（认证范围包括档案数字化加工服务）、ISO27001信息安全管理体系认证证书（认证范围包括档案数字化加工服务）、ISO20000信息技术服务管理体系认证证书（认证范围包括档案数字化加工服务）、ISO45001职业健康安全管理体系认证证书（认证范围包括数据加工服务）、ISO14001环境管理体系认证证书（认证范围包括数字化加工服务）、GBT27922-2011商品售后服务认证证书（认证范围包括数字化加工、数据处理）、省级或以上认证的软件企业证书、国家保密局颁发的国家秘密载体印制资质（档案数字化加工类）证书，具有自主知识产权的档案数字化加工系统、档案数字化质检与验收系统，能够提供著作权登记证书或软件产品认证证书。具有相关资质、证书或等级高的投标供应商得满分，资质不高或证书等级低的得分递减，无资质或无证书的不得分。

三、关于档案馆档案数字化工作的建议

笔者在对筛选出的“2020年满铁档案保护与开发项目”“编辑出版《盛京内务府档  乾隆朝》项目”“2020年历史档案文件级目录著录项目”和“辽宁省档案馆磁盘阵列购置项目”四个项目进行分析后，总结出关于档案馆档案数字化工作的几条建议。

1.成立行业协会

根据笔者在辽宁省政府采购网的查询显示，“2020年满铁档案保护与开发项目”和“2020年历史档案文件级目录著录项目”的中标供应商均为北京星震同源数字系统股份有限公司，该企业的多次中标体现出其具有较完善的全流程生态管理体系、技术体系和服务体系，企业在档案数字化方面有很深的资质和丰富的经验并取得多项认证证书，档案馆能够选择与它多次合作，也恰恰说明该企业能提供迎合档案馆需求的优质服务。但是，同一企业的多次中标不利于行业内部的良性循环，很多有能力的企业没有得到机会而无法崭露头角。档案馆档案数字化的重大项目通常外包给企业进行，不同的企业有其擅长的不同方向和独特的服务特色，应成立行业协会督促行业内部的良性竞争，对行业内新兴企业进行鼓励和扶持，在竞争中促进行业的发展。

2.培养专业人才

档案馆会在招标的技术指标中明确表示对“企业专职著录及数字化人员并能提供相关专业（历史、档案、中文、图书馆等）硕士学位证书”“专职著录及数字化人员能提供全日制本科相关专业（历史、档案、中文、图书馆等）学士学位证书”“配备具有从事历史档案著录工作经验的团队”有所要求。而目前我国档案及相关专业的本科毕业生和研究生数量较少，高校档案学专业综合性档案管理人才的培养目标，不能满足企业档案实操技能型人才的需求，单一企业人才需求量少、多元，教育机构较难系统开展培训。[4]所以应定向地培养掌握实操技能的专业人才，培养更多的檔案学专业本科生和研究生，为从事档案数字化的企业进行源源不断的人才资源输送。企业也应继续做好在职员工教育培训工作，帮助新入职的非专业员工快速掌握专业实操技能。

3.细化评价方法

虽然在公开招标文件中对档案数字化的评价标准进行了规范，但是部分评价指标并未明确细分。如“辽宁省档案馆2020年满铁档案保护与开发项目”的评价标准虽分为价格、技术、商务三大部分，但大部分下的细分做得不够清晰明确，技术指标中只提出了“项目现场管理方案切实可行，人员分工明确、职责明晰”“有合理的技术支持方案和措施，能够及时提供技术支持”“有完整详细的项目保密保障方案，项目保密措施完备切实可行”，并没有明确说明何为可行的管理方案，何为合理的技术支持方案，何为完整的项目保密保障方案，应根据具体的技术指标给出标准的方案内容，以供投标供应商参考来改进自己的使用方案，也为评价的实行提供标准规范。

四、结语

随着信息技术的进步发展，档案数字化建设一直是我国档案工作的重点之一，也是我国综合档案馆的档案资源信息化建设的主要工作之一。本文对辽宁省档案馆2020年档案数字化招标项目进行统计，对项目中档案数字化具体内容、要求和评价标准进行研究和分析，档案数字化技术要求严格遵行DA/T 31《纸质档案数字化规范》，评价标准普遍包括价格、技术和商务三部分，对档案数字化时档案资源的保密和工作人员的保密工作有严格的规定和要求。通过对辽宁省档案馆2020年档案数字化招标项目进行统计和分析，提出关于档案馆档案数字化工作的几条建议，分别为成立行业协会，规范行业市场;培养专业人才，满足人才需求;细化评价方法，提供统一标准。总之，在档案数字化的实践中，我们应认真总结经验教训，取得更优质的档案数字化成果和更安全的档案数字化外包服务。

参考文献：

[1]冯慧玲， 张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：6.

[2]杨千.《纸质档案数字化规范》（DA/T 3311—2017）要点解读及内容分析[J].北京档案，2020（07）：19-24.

[3]周霭.档案数字化的质量和安全保密控制措施分析[J].兰台内外，2020（21）：16-17.

[4]李海涛，张蕴怡.我国档案保管外包服务行业发展现状、问题及对策[J].档案学通讯，2020（04）：57-64.

作者单位：辽宁大学历史学院