信息化时代提升国企档案管理质量的思路

汤明英

【摘  要】档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。以国企为例，国企在生产经营和管理活动中所产生的各种形式的文件材料较多，这些资料有效记录了国企自身经营发展轨迹，是企业经营发展的重要信息资源与信息凭证，具有较大的参考价值和保存价值。鉴于档案资料的重要性，论文主要立足于信息化发展背景，对国企档案管理工作思路以及创新途径进行研究与分析。

【Abstract】Archives refer to various forms of valuable historical records directly formed by state institutions， social organizations or individuals in social activities. Taking state-owned enterprises as an example， there are various forms  of documents and materials generated by state-owned enterprises in production， operation and management activities. These materials effectively record the development track of state-owned enterprises， which are important information resources and information certificates of enterprise operation and development， and have great reference value and preservation value. In view of the importance of archival information， based on the background of informatization development， this paper studies and analyzes the working ideas and innovative approaches of state-owned enterprises' archives management.

【关键词】国企;档案管理;信息化

【Keywords】state-owned enterprises; archives management; informatization

【中图分类号】G271;F276.1                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）12-0034-03

1 引言

档案作为持续推进企事业单位各项工作良好有序开展的重要依据，可对企事业单位的经营发展质量乃至国家各项事业的健康发展产生显著的促进性影响。目前，“十四五”规划时期，国家对于档案事业的建设问题予以了高度关注。从大环境方向来看，我国档案管理工作已经全面步入战略发展的关键时期，所面临的机遇挑战较多。在这样的发展态势下，我国企事业单位应该深化档案治理能力以及管理水平，通过科学运用档案以及相关资料的信息内容，为国家各项事业的良性开展奠定保障。其中，国企作为持续推进档案管理工作进程的主力军，理应肩负起自身的发展责任，做好档案管理工作。与此同时，国企方面应该主动立足于档案管理工作发展趋势，对新时期档案管理工作创新内容以及发展要点进行统筹规划与合理部署，切实推动档案工作高质量、可持续发展。

2 国企档案管理工作的指导思想

国企档案管理工作应该坚持围绕党中央及国务院政策思想，联系档案工作实际持续深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，对党的十九大会议精神进行领悟实践，促进档案管理工作效能提升。与此同时，国企档案管理工作应该坚持站立在新发展格局角度，协调推进国企档案管理工作有序开展。在管理过程中，管理人员应该切实发挥系统管理优势，对档案治理体系构建问题进行高质量开展，并应用信息化技术推进档案管理工作转型发展，保障档案管理工作逐步走向依法治理、高质量开展方向当中。除此之外，国企档案管理工作应该主动结合过去档案管理工作总结经验，对以往档案管理工作存在的问题进行深刻认知，并采取科学合理的方法措施，强化档案管理工作效果[1]。

3 国企档案管理工作的原则

国企档案管理工作应该始终按照原则规范要求準确无误地将各项工作内容落实到位，一般来说，国企档案管理工作在工作原则理念的体现上，主要可以从以下几个方面进行研究与分析：

一方面，国企档案管理工作应该始终坚持党的领导地位不动摇，准确把握档案工作政治属性以及发展趋势。在实际管理过程中，国企领导人员应该始终将档案管理工作放在企业经营管理工作的重要位置，并逐步引导相关工作人员加强对档案管理工作的贯彻落实，促使国企档案管理工作始终处于安全稳定的状态当中。与此同时，国企档案管理工作应该贯彻落实以人为本的理念思想。其中，档案管理人员应该始终体现出档案工作为人民的工作思想，通过积极构建以人为本的档案管理体系以及资源保障体系，从根本上提高人民群众满意度。另一方面，国企档案管理工作应该始终坚持将依法治党原则作为核心理念。在实施档案管理工作期间，档案管理人员应本着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责及历史使命，应该始终在正确方向上积极引导档案工作深入可持续开展。在此过程中，管理人员应该结合现阶段档案管理工作存在的问题，提高法治化与规范化管理水平，促进档案管理工作效能持续提升。与此同时，国企档案管理工作应该立足于改革创新角度，对新时期档案管理工作的发展趋势进行动态把握，并主动与新科技进行深度融合，促使档案管理工作可以实现横纵发展目标。需要注意的是，国企档案管理工作应该始终以安全为底线，利用新科技手段以及管理方式，全面增强档案风险防控能力，避免出现档案数据丢失或者被盗窃等问题。

4 国企档案管理工作的现状

目前，国企内部管理工作主动站立在“十四五”时期，对新时代发展趋势以及管理方向进行深刻把握，借此加强对企业内部管理工作的强化落实力度。其中，档案管理工作作为国有企业体系的重要内容，形成与新时代中国特色社会主义事业相适应的发展局面已然成为当前档案管理工作的主流发展趋势。结合工作开展情况来看，多数国企在档案管理工作方面取得了突飞猛进的发展，并且在创新驱动以及管理质量方面得到了明显加强。但是从整体上来看，国企档案管理工作尚未完全摆脱传统理念的滞后影响，在部分管理形式以及管理理念方面还是存在问题。近年来，信息化时代的全面来临，促使传统档案管理理念及模式必须发生改变。

举例而言，档案管理人员需要利用信息化管理方式，加强对档案资源以及数据的整合分析，保障档案工作效率持续提升。与传统管理方式不同，信息化管理模式可以整合应用档案数据资源，对企业内部经营情况以及人事管理情况进行集成化处理，最终以电子档案方式进行存储，规避传统纸质档案存在的容易破损、泛黄等问题。需要注意的是，开展档案信息化管理过程中，管理人员必须高度重视安全管理问题。究其原因，主要是因为网络环境存在开放性以及不稳定性特点，在保存管理期间容易受到黑客攻击或者病毒侵扰而出现数据丢失问题。总体来看，国企档案管理工作形势并不是很乐观，仍需要管理人员立足于信息化管理背景，加强对档案工作内容的创新实践[2]。

5 信息化时代提升国企档案管理质量的思路及创新途径分析

5.1 提高档案信息化治理水平，促进档案管理效率稳定提升

为强化档案管理工作在国企内部管理工作中的重要地位，企业管理人员应该始终坚持党的基本路线不动摇，坚持党的领导，对各级主体管理责任进行压实。一方面，各职能部门之间应该统筹谋划，并增强指导协调能力，保障国企档案管理工作效率持续提升。与此同时，构建长期且行之有效的信息化档案工作责任制，保障各项细节内容得以深化落实。

另一方面，国企应该适当完善档案法规制度以及标准规范。其中，针对档案开放利用以及档案信息化问题而言，国企管理人员应该结合实况进行健全与调整。同时，对于与实际情况不相符的法规以及规范性文件应该进行及时修改。除此之外，国企应该严格执行档案信息化治理工作。在档案管理期间，应该依照标准规范落实档案管理主体责任，通过明确各级主体权责，保障各项工作内容有序开展与落实，避免出现责任不清或者档案资料丢失等问题。

5.2 提升国企档案工作领导水平，增强档案机构履职能力

为切实加强国企档案管理能力，一方面，国有企业应该至少安排1名领导对档案工作进行强化管理。如指定1名领导分管档案工作，并将档案工作纳入企业发展规划体系当中。与此同时，重点将档案工作纳入部门管理工作体系当中，并对档案管理人员岗位职责进行合理划分。必要时，可以将其纳入工作考核检查领域范畴当中。需要注意的是，分管档案工作的领导应该深化个人的监督检查职能，定期听取档案工作汇报的同时，加强对档案工作的监督检查。一旦发现工作短板问题，应主动结合问题表现及成因，积极协调并解决档案管理问题。如此一来，国企可以从多个方面实现对档案管理工作的强化保障。另一方面，国企应该对档案机构建设工作问题予以高度重视。其中，档案机构设置应始终与企业档案工作发展协调。也就是说，国企应该设置独立的档案管理部门，且配置上能承担起企业日常的档案管理工作及档案业务指导、检查工作的管理人员，并对该部门组织架构体系进行合理部署，严格按照国企经营管理需求以及档案法规定要求，合理设置岗位职能职责并配备相关人员。在此过程中，国企领导人员必须切实提高档案机构履职能力。举例而言，国企领导人员可根据档案资源数量以及档案管理工作需求，对从事于档案管理工作的相关人员进行定期培训教育，保障每一位在职人员具备相应的知识与技能，更好地完成档案管理工作。此外，相关档案部门负责人应该对档案管理工作人员的职责履行情况进行定期评价与考核，以增强档案机构的履职能力。

5.3 增强信息化软硬件构建能力，保障信息化档案管理效果

为保障国企信息化档案管理水平持续提升，除了需要提升档案信息化治理水平之外，档案管理人员还需要针对信息化软硬件构建问题予以高度重视。如国企领导人员应该结合档案工作形式以及国家部署的规定要求，对现阶段企业信息化技术设备的配置应用问题进行调整优化。在此过程中，可根据信息化档案管理需求对高质量管理软件进行研发与高效利用，从根本上助推国企档案信息化管理进程持续发展。

在研发与高效利用过程中，因不同国企在工作形式以及性质方面存在一定差异，导致企业所需的档案管理软件系统存在较大差异。再加上不同档案管理软件所表现出的价值功能不同，因此在研发与利用档案管理软件系统以及硬件设施的过程中，建议国企管理人员应该结合本工作单位性质以及实际用途，选择合适的档案管理软件系统进行高效应用。举例而言，成都兴城集团档案管理系统主要根据本企业的业务性质，对各工程建设期间所涉及的档案范围及扫描范围资料进行集成管理。

除此之外，国企档案管理人員应该对当前信息化管理平台存在的滞后性问题进行及时处理。通过构建科学高效的信息化档案管理平台，促进国企档案管理工作不断朝向数字化与网络化方向发展。值得注意的是，部分国企对于信息化档案管理工作存在不重视的问题。建议国企领导人员应该坚持立足于十四五规划要求，对新时期档案管理方向进行深度把握，并主动将信息化档案管理建设工作纳入企业经营管理工作当中，奠定档案管理工作的主体地位，保障信息化档案管理效果深化加强[3]。

5.4 确立档案信息化建设的主体地位，全面强化信息化安全效能

档案信息化建设已然发展成为国企档案管理工作的趋势所在。结合近几年情况来看，随着大数据技术的深入持续发展，传统纸质档案管理模式已被淘汰，取而代之的是信息化档案管理模式。目前，企事业单位纷纷采取电子化管理模式储存资料及档案。虽然从客观角度上来讲，电子化档案管理模式在工作效能以及质量效率方面大幅度增强，但是计算机系统容易受到病毒及黑客等因素影响而出现数据丢失问题，严重影响国企档案管理工作质量及数据安全。而对于国企档案管理工作而言，保障档案安全，始终是档案工作的底线所在。因此，国企在实行档案管理工作时，应该对档案安全管理工作内容予以高度重视。在管理实践过程中，应该始终坚持健全与完善档案安全管理制度，并采取科学规范的安全管理技术保障档案安全工作责任得以贯彻落实。

目前，为稳定开展档案信息化建设工作，国企档案主管部门应该构建集成网络安全与信息化工作于一体的协调机制。通过切实加强档案信息化工作指导力量，保障档案信息化基础设施稳定运行。在此過程中，软件管理人员应该对档案信息化软硬件产品质量进行试验分析，根据分析结果确定产品的适用性，保障信息技术应用质量与效能。除此之外，软件管理人员可通过构建档案数字资源安全保密防护体系等方式，稳定提高网络安全监测预警能力以及信息保障能力。需要注意的是，档案管理人员应该高度关注档案数字资源备份工作，可借助安全监控方式完成对备份工作的过程管理，以增强档案数字资源安全效果。

5.5 全面增强档案人员信息化管理意识，确立复合型档案管理队伍体系

首先，国企领导人员应该充分发挥出自身的带头作用，定期组织档案管理工作人员参与到档案信息化专题培训或者专题会议等活动当中，通过加强对信息化档案管理方式的宣传与推广，让全体人员树立良好的信息化档案管理意识。其次，国企领导人员应该坚持将档案管理工作纳入企业重要经营管理工作当中，通过确立档案管理工作的主体地位，增强档案人员工作意识。同时，也可以将档案管理工作与其他业务工作共同考核，让每一位档案管理人员形成岗位责任意识。最后，国企档案管理部门应该结合国企经营发展需求以及十四五规划要求，充分借助信息化管理手段增强档案信息化管理效能，并主动立足于新时期发展需求，将兼具了解档案业务、具备档案管理资质能力、熟知档案管理规范的人才资源引进到企业档案管理工作当中，全力打造复合型档案管理队伍，切实推进档案管理工作持续高效开展。

5.6 定期梳理与总结信息化档案管理问题，增强档案管理效能

为进一步增强信息化档案管理效能，档案管理人员应该定期梳理与总结信息化档案管理中出现的问题。根据问题反馈情况，对当前信息化管理工作存在的滞后性问题进行及时处理。举例而言，在处理过程中，档案管理人员应该适时结合国企未来发展计划以及档案管理趋势，对信息化档案管理制度以及体系构建问题进行优化调整。与此同时，档案管理人员应该主动结合信息化管理发展趋势，加强对电子档案查询利用工作问题的优化处理，切实提升档案管理效能。

除此之外，为进一步增强档案管理效能，国企档案工作部门以及相关负责人员应该构建科学有效的监督指导机制。在实践过程中，相关负责人员应该主动立足于深化放管服改革的发展阶段，对档案业务监督指导机制进行健全完善，并通过采取科学规范的评价制度以及检查制度，促使档案管理工作全面贯彻与落实。需要注意的是，对于档案管理期间所存在的安全管理不到位并相继引发档案损毁以及丢失等一系列问题，相关负责人员应该依纪依规追责，尽量从多个方面保障档案管理效能。

6 结语

总而言之，档案管理工作基本上可以视为影响国企经济效益发展、内部管理质量效果的重要保障。鉴于档案管理工作的重要性，国企领导人员以及各部门档案管理人员应该深刻意识到档案管理工作价值，并主动立足于国企档案管理工作现状，抓好档案法制工作，对当前阶段档案管理工作存在的问题进行消除。与此同时，延续发展并创新信息化档案管理方式，以创新改革精神促进档案信息化管理工作规范化与合理化发展。除此之外，档案管理人员应该重视信息化档案管理安全问题，保障档案资料及数据安全应用，促使档案管理工作的进一步完善。

【参考文献】

【1】朱婷婷.大数据背景下国企经营如何做好档案管理[J].财富时代，2021（09）：135-136.

【2】胡红.国企深改背景下企业档案管理创新措施探讨[J].企业改革与管理，2021（04）：16-17.

【3】黄林.国企电力设备档案管理规范化建设[J].电力设备管理，2021（07）：170-171+185.