文书档案管理及其信息化应用

杨玉献

（秦皇岛技师学院 河北 秦皇岛 066000）

文书档案信息化管理包括网络化管理、数字化管理和安全化管理三部分，其中，网络化管理就是利用网络信息技术将档案的分类、组卷、检索、储存等环节全部网络化，以充分发挥网络的便利功能。传统的档案资料以纸质材料为主，档案管理人员劳动强度大，档案材料要专门进行储存，占用大量的空间；而大数据数字化档案可以节省人力物力财力和空间，同时，由于网络功能的强大可以很方便的实现档案信息的查询，提升了档案的利用效率。

1 文书档案信息化建设意义

文书档案信息化管理提高了文书档案管理水平，现代信息技术拥有强大的功能，可以实现信息数字资源存储，进行数据分析、数据计算和数据搜索，为不同的语言文字实现自动翻译等，这些都为文书档案数字化管理提供了可靠的基础，使信息数字化变得更加规范高效。文书档案管理信息化也是时代的发展要求，随着计算机技术、信息技术和网络技术的发展，文书档案信息化也是大势所趋，为了适应生产管理工作的需求，档案资料的收集、存储和管理工作也要与时俱进，以适应时代的发展与科学技术进步的需要。在网络大环境的影响下，文书档案信息化管理有利于单位文书档案资料实现共享，档案管理信息化系统不仅能够满足本单位的档案资料管理的需求，也为不同单位、不同层次的用户之间提供档案资料的检索、存储等功能需求，实现档案信息资料的增值服务。

2 文书档案信息化管理工作中存在的问题

随着档案信息化技术的不断进步和发展，档案的管理形式和工作方法发生了很大的变化，档案管理正处于从传统方式向信息化的过渡阶段。不过，目前传统的文书档案管理理念依然存在，并且在文书档案管理工作中存在重藏轻用的思想，这样，不仅不能发挥档案的信息价值，也使档案管理人员对自己的工作职责认识不清。

目前档案资料主要以纸质形式保存，主要是由于纸质档案不易被修改，但同时存在纸质档案容易受损的缺点，纸质档案资料往往采用人工收集的形式，档案存储量大，档案管理措施落后，尤其是在进行信息查询时，登记程序复杂，浪费时间，无疑增加了人工成本；再有纸质档案在进行文件记录时，一般按顺序登记，管理手续复杂，效率低，异地调取文件不方便，降低了文书档案的利用价值。

随着档案信息化管理进程的推进，纸质档案在近一个时期并不会完全消失，纸质档案虽然运用不够灵活，但是，纸质档案资料是反映单位各项事务的原始凭证，有其保存的价值，要保持文书档案的完整性，最好采用原始的纸质化形式。纸质档案一般保存在档案资料室中，在进行查阅时不如信息化管理方便，因此，要寻找一种既适应信息化技术的档案保存模式，同时也有利于档案原始资料管理的方式，为档案管理提供新思路。

3 大数据下文书档案信息化建设

大数据下文书档案的信息化建设目的是为用户服务，通过对档案资料的加工、处理、分类、归档等，实现文书档案的有效利用。其中对档案进行加工处理包括根据文书档案的类型、时限，对档案资料进行分类归档，以数字化文书档案形成不同文件资料的数据库，为用户的检索和选择提供依据。文书档案资料是单位的宝贵财富，为单位的发展和管理提供最直接的参考，通过信息化技术的应用，能为用户开展多种服务，如可利用网络短信、电子邮件等为用户提供档案查询服务，也可以利用云盘为用户提供远程传输服务，利用网络对文书档案资源进行追踪，获得相应的档案信息资料。

大数据下文书档案信息化的管理工作难度更大，对档案管理人员提出了更高的要求。不仅要求其具备档案管理的专业知识，也要具有现代信息技术、计算机技术等的应用能力，以实现传统纸质档案向电子化档案的转变。同时，档案管理人员也要不断的加强学习，与时俱进，提高业务能力，根据本单位的档案管理内容，创造性的开展档案管理工作，更好的满足对档案不同使用者的需求，以适应大数据时代信息化管理的目标。