浅谈我国渔业互助保险档案的发展与管理

文/王丽丽

随着渔业互助保险协会的发展，协会中许多重要的机制改革方案、调解实例以及重要事件以渔业互保档案的形式被保存下来，方便随时查询。本文总结分析了我国渔业互保档案管理的发展、当前的特点与面临的问题，对完善渔业互保档案管理提出了对策方案，也为渔业其他机构管理档案提供了参考。

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。习近平总书记曾指出，档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。

一、渔业互助保险档案的起源与发展

海洋捕捞业是世界公认的高危行业，受近年极端天气增多影响，海上安全事故频发，渔民因灾致贫、因灾返贫现象时有发生，渔业风险保障任务十分繁重。

1994年，原农业部借鉴日本、中国台湾地区等发达的国家和地区的船东互助保险模式，经民政部批准发起成立了我国第一家由全国范围内广大渔民以及其他从事渔业生产经营或为生产经营服务的单位和个人自愿组成、实行互助共济、风险共担的非营利性社会团体——中国渔船船东互保协会。中国渔船船东互保协会在各沿海和内陆省市设立办事处，对在海洋进行捕捞活动的渔船开展渔船财产损失、渔民人身意外伤害、渔船雇主责任等互助保险业务。此后，渔业互助保险工作在国家和各省市渔业主管部门的关心下取得了长足发展，协会在河北、江苏、浙江、福建、山东、广东、宁波等7地纷纷设立省级渔业互保协会独立开展业务。目前，渔业互助保险已成为我国渔业保险市场主导力量，承担着转移渔业生产风险、保障渔民生命财产安全、维护渔区社会稳定的重要保障功能。

渔业互助保险自1994年发展至今，由小变大、由弱变强，各级互助保险机构在展业过程中，积累了大量的多类型档案资料，这些档案资料真实地记录了我国渔业互助保险事业建立、发展、改革的全过程。随着渔业互保覆盖面的扩大和参保会员数量的日益增长，渔业互保档案成为了记录渔业互保发展历程的主要手段，为渔业互保工作接下来的发展提供参照。因此，有必要建立起统一、规范的档案管理体系。

二、渔业互助保险档案管理的作用和整理归档

全国渔业互保机构在服务渔业安全生产的过程中发展壮大，遵循保险规律、互助保险理念，根据保险业务状况和发展需要，建立了完整的风险管理体制和业务体系，已完善了涉及日常运行、业务政策、财务管理、资产管理、人员聘用考核等规章制度。在当前阶段，进一步完善渔业互助保险档案管理制度，认真实施档案管理工作，有利于推进渔业互助保险标准化建设、健全渔业风险保障体系，为强化互助保险机构规范运作、科学管理和推动现代渔业建设发挥重要作用。

（一）渔业互助保险档案的归档范围

渔业互保档案是渔业互助保险机构在展业过程中形成的文件材料，以一定归集方法分别记载、整理了机构的业务政策、承保单证、理赔单证、重大事件、发展变革、电子信息等情况，反映制度、发展方向等方面的变化，具有一定保存价值和查考利用价值。

渔业互保归档包括政策依据类：国家、地方出台的有关渔业互助保险制度及改革的政策法规，渔业互助保险机构设立、章程、沿革，业务决策和人事任免等重要性文件；业务单证类：承保凭证、业务批改凭证、理赔凭证等；文件材料类：展业、理赔、运营管理过程中形成的具有保存价值的文件材料；会计档案类：会计凭证、会计账簿、财务会计报表及其他会计资料；声像档案类：业务经营和重大活动中形成的具有重要历史价值的声音和影像记录；电子档案类：具有参考和利用价值并作为档案保存的归档电子文件；实物档案类：奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书、赠品等载体。

（二）渔业互助保险档案的整理、鉴定与保管

1.档案整理

档案整理包括区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制。

每个省级渔业互保机构可作为一个全宗。根据档案文件的来源、时间、内容、形式等特征的异同分类，分成若干层次和类别，构成档案有机体系，便于系统查找利用。

档案分类是档案整理工作的首个步骤，也是重要环节。每个省级渔业互保机构全宗内的档案分类需要满足思想性、客观性、逻辑性和实用性等要求，经过科学分类后完成立卷、案卷排列、编目等工作。分类档案应瓜分穷尽，子项外延之和等于母项外延，子类之间相互排斥，不得交错或包容，类与属类之间概念明确、级别分明、层次适当。

适合渔业互助保险档案资料分类办法主要有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法三种。在渔业互助保险工作中，由于全宗档案的复杂性，一般采用以上分类中两种方法结合的复式分类法，可采用年度—组织机构分类法、组织机构—年度分类法、年度—问题分类法、问题—年度分类法等方法，在确定了分类方法后，用文字或图表形式编制分类方案，明确全宗内档案分类体系。

立卷就是将一个全宗的档案材料按照文件作者、问题、名称、时间地区等特征，把各类单份文件组合保管，是组成全宗的基本单位。立卷可以将某一活动、某一问题或有关联的一组文件组成案卷，反映出渔业互助保险工作变化规律。立卷后要进行案卷封面编目，案卷封面包括立档单位名称、类目名称、题名、起止年月、件及页数、归档号、档号等。组成的案卷必须以全宗为单位进行系统排列，确定每类案卷的存放位置和前后顺序，全宗内不同门类、载体和保管期限的档案，应分类排列，逐个登记形成案卷目录。按照全宗原则来编制案卷目录，案卷目录包括封面、目录或目次、序言或说明、案卷目录表、备考表等。

档案整理前应制定档案整理工作方案，内容包括：立档渔业互保机构的历史沿革和档案状况、整理要求和具体办法、档案分类方案、工作程序、组织机构、人员分工以及完成各项工作的措施和时间等。整理工作是从区分文件所属全宗开始，然后分类、立卷、编制案卷目录。

档号为档案实体的编号，按照我国有关规范，档号编制一般包括全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号。

2.档案鉴定

档案鉴定工作程序分三个阶段，一是在文件归档时确定归档范围，二是对归档文件确定保管期限，三是到一定年限时进行档案价值复审。

档案鉴定工作包括制定鉴定档案价值的统一标准和各类型的档案保管期限表，分析档案的价值，划定档案保管期限，按规范选出无保存价值和保管期满的档案，登记并审批后予以销毁。专业档案人员可从档案的内部特征分析文件内容，从档案的外部特征分析文件的来源、时间和形式，从档案的保存状态分析全宗和全宗群内档案的完整程度，从而判断档案价值，确定保管期限表。

3.档案保管

档案保管的基本条件是根据各渔业互保机构实际状况设立综合档案库、专门档案库、档案资料室等任意一种作为库房，库房内编制档案架、柜编号排放档案，日常做好温湿度等管理，延长档案寿命、确保档案安全、严防档案损毁。根据档案鉴定结果，用科学规范的方法，维护档案的完整与安全，是档案保管最重要的内容和核心环节。坚持以防为主，立足原件，从自然和人为角度，注意做好档案的防水、防尘、防火、防潮、防鼠、防虫、防霉，防偷窃、防丢失、防破坏，实现档案保管完整、安全、有序、保密。

三、完善渔业互助保险档案管理的建议

目前，渔业互保各级机构因设立时间短，渔业互保档案管理机制尚不健全，存在归档范围不明确、文件收集不齐全、档案保管不集中、档案管理制度规范和标准未统一、业务部门对档案重要性不够明晰、专职人员的数量和专业技能不能很好满足档案工作需要等问题。此外，受办公场所面积限制以及办公经费不足等客观条件限制，大多数渔业互助保险机构没有设置独立档案室和档案密集架，档案由内设各部门分别自行保管，存在一定的安全隐患，许多重要档案由于保存不当而遗失，造成了巨大损失。因此，要提高各级渔业互保机构对档案管理的重视程度，使档案保管人员的思想认识到位、档案保管措施落实到位。

各级渔业互保机构要根据渔业互保档案的构成、规模、特点，制定档案管理的规范标准，通过档案整理、归集，使各项业务工作有据可查，有章可循，并注意把档案管理工作分解到各内设部门的年度工作计划，纳入岗位责任制，以保证档案管理工作顺利进行。

各级渔业互保机构应培养并引进专业档案管理人才，并建立健全长效的档案评估机制、规范，严密评估渔业互保档案的重要程度，对历年积累的各类档案，按照档案形成的特点和规律，确定归档范围，归口类别、生成年度和保管期限，科学分类、整理，统一保管且按照渔业互保档案的重要程度确定保存时间、地点、方式，防止重要档案遗失。同时要加大资金投入，落实档案存放场所及手段，为档案管理工作持续、有效开展提供坚实保障，进而实现档案管理标准化、规范化和精细化。